doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2016.10.131

企業(yè)檔案管理社會(huì)化，用通俗的話來說，就是企業(yè)檔案外包服務(wù)，外包模式主要來源于工業(yè)企業(yè)。而企業(yè)檔案管理社會(huì)化，不但能在短期內(nèi)減少企業(yè)成本支出，進(jìn)而提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與收益，同時(shí)，企業(yè)通過將檔案托付給社會(huì)上的一些專門機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理，也可以省掉企業(yè)不少的檔案管理時(shí)間，進(jìn)一步提升企業(yè)的管理水平。

1企業(yè)檔案管理社會(huì)化的必然性探析

1.1降低企業(yè)成本，有效提升檔案資源利用率

在如今激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，企業(yè)會(huì)想方設(shè)法合理控制各項(xiàng)成本支出，增加經(jīng)濟(jì)效益，然而檔案管理并不能給企業(yè)帶來實(shí)質(zhì)性的經(jīng)濟(jì)收益，因此，很多企業(yè)便會(huì)以外包的形式，將檔案管理工作委托給相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，這在一定程度上控制了企業(yè)成本的增加。并且，專門的檔案管理機(jī)構(gòu)在檔案管理方面通常比企業(yè)更科學(xué)、專業(yè)、規(guī)范，這既有效控制了企業(yè)成本的支出，也實(shí)現(xiàn)了檔案資源的雙重利用，提高了檔案資源的利用效率。因此，在這種背景下，企業(yè)檔案管理必然會(huì)逐漸變得社會(huì)化。

1.2統(tǒng)籌社會(huì)資源，提升資源配置

企業(yè)將檔案外包給專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)，降低了企業(yè)自身成本，對(duì)于檔案管理機(jī)構(gòu)來說，也是一件好事，它在滿足企業(yè)需求的同時(shí)，推動(dòng)了自身經(jīng)濟(jì)收益與社會(huì)效益的發(fā)展，對(duì)企業(yè)與檔案管理機(jī)構(gòu)來說達(dá)到了雙贏。同時(shí)，它也給更多人提供了就業(yè)機(jī)會(huì)，隨著檔案管理機(jī)構(gòu)檔案業(yè)務(wù)量的增加，其聘入的檔案管理與技術(shù)人員必然隨之增加。企業(yè)檔案管理的社會(huì)化，不僅代表著企業(yè)及個(gè)人的發(fā)展需求，更是社會(huì)進(jìn)步發(fā)展的體現(xiàn)。

2企業(yè)檔案管理社會(huì)化的可行性探析

2.1現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段一定程度上支持了企業(yè)檔案管理的社會(huì)化

隨著科技信息技術(shù)日新月異的發(fā)展，信息技術(shù)給予很多行業(yè)強(qiáng)有力的支撐，檔案管理不也不例外。在管理檔案時(shí)，可充分借用科技的力量實(shí)行更為有效的檔案分類與管理，企業(yè)把檔案托付給專門的檔案管理機(jī)構(gòu)以后，雙方還需利用信息技術(shù)平臺(tái)的搭建進(jìn)行溝通與交流，企業(yè)可隨時(shí)知道檔案管理的具體情形，節(jié)省雙方會(huì)面的不必要時(shí)間。并且，檔案管理機(jī)構(gòu)在對(duì)管理檔案時(shí)，可充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)以及信息化的管理方法，從而提供給企業(yè)更高效、便捷、科學(xué)的管理服務(wù)。

2.2優(yōu)質(zhì)的中介服務(wù)保障到企業(yè)檔案管理的社會(huì)化進(jìn)程

國(guó)內(nèi)相關(guān)的政策法規(guī)有明確規(guī)定，檔案管理機(jī)構(gòu)這類公司的主要職責(zé)幫助所委托的企業(yè)進(jìn)行檔案管理，且法律對(duì)該類公司的權(quán)利與義務(wù)也進(jìn)行了明確規(guī)范。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理機(jī)構(gòu)的中介市場(chǎng)也獲得了更好的發(fā)展，且中介服務(wù)也在不斷改善、完善中，無論是中介的服務(wù)方式還是內(nèi)容，都更加規(guī)范、科學(xué)，能夠給企業(yè)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.3企業(yè)檔案外包業(yè)務(wù)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理社會(huì)化主要途徑

企業(yè)檔案管理工作并非表面看來的輕松、簡(jiǎn)單，而是一項(xiàng)比較復(fù)雜、繁瑣且單調(diào)的工作，這就需要企業(yè)在這方面投入更多的人財(cái)物力，若是長(zhǎng)期這么投入下去，企業(yè)很有可能會(huì)因成本支出過大而面臨虧損。但外包形式可有效緩解這個(gè)問題，通過業(yè)務(wù)外包的形式，企業(yè)可將檔案管理工作外包給專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，讓他們實(shí)施科學(xué)、有效的高質(zhì)量管理。這不僅能節(jié)約企業(yè)成本，滿足企業(yè)對(duì)檔案資料的需求，還能加強(qiáng)企業(yè)的整體工作效率及企業(yè)在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力。

3企業(yè)檔案管理社會(huì)化的具體體現(xiàn)

3.1集中統(tǒng)一管理

相比于傳統(tǒng)的管理形式，企業(yè)檔案社會(huì)化管理有著更為明顯的管理模式，而集中統(tǒng)一作為企業(yè)檔案管理中比較明顯的一個(gè)特征，不但能有效降低企業(yè)的成本支出，還能使管理更加科學(xué)與便捷。以往的傳統(tǒng)檔案管理，其管理依據(jù)主要是根據(jù)員工的文化程度和工作級(jí)別進(jìn)行劃分，這種模式過于單一，相比之下，企業(yè)檔案管理社會(huì)化主要是通過專門的檔案管理機(jī)構(gòu)來管理企業(yè)員工檔案，集中統(tǒng)一管理模式，在一定程度上能避免檔案管理工作出現(xiàn)混亂，并使檔案管理更加專業(yè)、科學(xué)、規(guī)范。

3.2使檔案管理更加集約化

企業(yè)檔案代表的不僅是企業(yè)員工的身份背景等人身資料，同時(shí)也是企業(yè)知識(shí)、信息資產(chǎn)管理的關(guān)鍵組成部分，良好的檔案管理工作能促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、以及管理工作的順利開展與進(jìn)行。可在保證企業(yè)檔案安全、完整、準(zhǔn)確以及系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，開展社會(huì)化的企業(yè)檔案管理模式進(jìn)行科學(xué)的統(tǒng)一管理。隨著科技的飛速前進(jìn)，企業(yè)檔案管理社會(huì)化的管理模式逐漸引入更多新科技，把檔案管理工作納入進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化管理模式中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，確保檔案管理工作的便捷與安全，提升檔案管理工作效率。對(duì)于企業(yè)內(nèi)部工作人員在工作調(diào)動(dòng)時(shí)不可避免的繁瑣流程，網(wǎng)絡(luò)化管理可以合理簡(jiǎn)化檔案管理工作流程，使其變得更加高效、快捷和安全。

4結(jié)語

企業(yè)檔案管理社會(huì)化是如今檔案管理市場(chǎng)的必然發(fā)展，它既確保了檔案管理的科學(xué)、規(guī)范化，降低了企業(yè)的管理成本，同時(shí)也給社會(huì)提供了更多就業(yè)機(jī)會(huì)。

主要參考文獻(xiàn)

［1］王麗華.探討企業(yè)檔案管理的社會(huì)化問題［J］.黑龍江交通科技,2012(5).

作者：姚邵英 耿瑛 單位：陜西宇航科技工業(yè)公司 陜西航天醫(yī)院