一、音序數字編號法的探索與實踐

音序數字編號法是音序編號法的拓展與延伸，它克服了傳統編號法的不足。是在音序編號的基礎上將不同音序賦予相對應的2位數字，再按數字大小排序，這樣音序編號就轉換成了數字編號，一般情況下人們對數字比較敏感，直觀就能比較大小，音序數字編號正是利用這一特點完成編號的。使用音序數字編號法排列人事檔案一般按以下四步進行。1.編號。對照下表將全員檔案按姓名進行編號，姓名為2個字的中間用00補號。李杰的拼音首字母為LJ，對照下表轉換成數字編號為1210，姓名為2個字的中間用00補號，最后李杰檔案編號是120010；陳志峰的拼音首字母CHZHF，對照圖表其檔案數字編號210906；歐陽光東的拼音首字母OYGD，對照圖表其檔案數字編號為15250704等。對于同姓名的檔案，它的數字編號是完全一樣的，可以加標識碼如01、02、03等加以區分或以部門來區分（音序數字編碼表見右上表）。2.貼標簽。檔案編號完畢，按檔案編號填寫標簽。標簽一般由三部分組成：檔案號、姓名、部門。將書寫好的標簽對應粘到檔案外殼上，完成標簽粘貼工作。這個過程要做到標簽姓名與檔案姓名一致，避免張冠李戴。3.排序。檔案用數字編號后，排序變得非常簡單，就是比較大小的過程。將檔案姓的編號是01的所有檔案集中在一起，再集中姓的編號是02的檔案，依此類推，這樣將全部檔案按姓分類共分成26份，完成排序第一步。第二步在每個姓下排名，比較大小，小號在前，大號在后，先比較名的第一個字大小，再比較名的第二個字大小。例如：李潔、劉龍飛、李健、劉楊、劉曉莉五人的檔案號排序為：12001001（李潔），12001002（李健），120025（劉楊）121206（劉龍飛）122412（劉曉莉），這樣五卷檔案的排序完成，五卷檔案的架位也就固定下來了。其中李潔和李健的檔案編號完全相同，我們采用了標識碼01、02進行區分，或采用所在部門來區分，方便快捷。4.做標注。檔案排序上架后，每卷檔案在檔案柜中的位置就固定了。為了方便查找，我們需在每個檔案柜外的標簽上記下檔案柜中首卷檔案和末卷檔案編號，做上標注，這樣每個檔案柜中檔案起止編號就一目了然了。在檔案上架時需注意每節檔案柜要留有余地，方便新調入人員檔案隨時入庫[1]20。

二、音序數字編號的優勢

干部人事檔案編號方法有多種，但均以干部的姓名為單位進行編號存放的。隨著干部人事檔案歸檔材料的不斷增多，人事檔案利用的頻繁，采用科學合理的檔案編號方法會起到事半功倍的效果。通過幾年的工作實踐，我校采用的音序數字編號法在工作中發揮了積極的作用，極能適應檔案數量的任意增減，發揮了它應有的優勢：1.簡單易學、不易錯號。音序數字編號法只要熟悉漢語拼音就可以自如編號了，簡單易學，比其他編號法容易操作。筆形編號法和姓氏編號法中有些字有幾種編法，容易給檔案材料編號、查找檔案帶來不便。而音序數字編號方法唯一，它只用音序的首字母來排序，對照圖表做個數字轉換即可，不易錯號，熟練之后可直接按音序給出數字編號，方便易學[2]41。2.位置固定、不用倒架。采用音序數字編號的檔案不隨人員職務、職稱變動而改變位置，只要不調出或退休，每一卷檔案位置固定，不用倒架，避免部門編號法因部門改變而經常倒架的弊端，減輕工作量，將工作人員從繁重的體力勞動中解放出來，有精力做好檔案其他方面工作[1]19。3.簡化手續、提高效率。使用音序數字編號最明顯的優勢就是查閱檔案、對新接收的材料編號不用再翻名冊，不用查庫存號，根據圖表就可以直接給出檔案數字編號，省去了查檔案名冊的環節，簡化查檔、編號手續，大大提高工作效率[2]41。總之，音序數字編號在我校人事檔案管理中發揮了它應有的優勢，改變我校過去以部門編號經常倒架的弊端；同時在檔案利用、檔案材料編號中不用費時費力去翻名冊查號，節省大量時間，提高了服務質量和服務效率，在我校干部人事工作中發揮更大作用，為組織人事部門提供方便、快捷的信息服務。

作者：范燁 單位：哈爾濱商業大學人事處