信息化時代的到來，派生出了許多新的載體形式。電子科技的應用表現在很多方面，電子文獻不僅改變了傳統的信息獲取方式，使用戶可以自主地得到所需要的內容，而且能夠降低對信息管理人員的依賴程度；同時，電子科技也給檔案管理機構帶來了革新，在很大程度上改變了檔案一元化的存在形式，創建了文獻類多元化發展的新方法。

1.檔案載體的多元化

1.1檔案載體多元化的定義

所謂檔案載體的多元化，是指突破原來僅有的紙質印刷這種傳統的形式，采用新科技、新技術對文獻資料進行收集、整理和存儲，并逐漸向以磁、光電等作為介質的載體發展，建立多種存儲方式并存的模式。尤其是以新科技為基礎的信息化存儲方式，極大地豐富了各單位的檔案內容，也改變了傳統的檔案存儲方式，優化了傳統的信息獲取模式以及信息管理方式。此外，載體多元化也促使傳統的檔案管理機構更快地向復合型檔案管理發展。由此可見，這一系列的變化都在影響著檔案管理機構的現代化發展。

1.2檔案管理機構信息載體多元化的基礎

在信息載體逐漸演變的過程中，并不是完全適合物競天擇、適者生存的自然法則，在新的載體出現的同時并沒有伴隨著傳統方式的消亡，而是在這種發展過程中同時體現出了兼容性，體現了信息載體發展的特點和規律。所謂載體之間的兼容性就是指各種載體形式同時存在，并且相互依存，互相補充，彼此協調一致的發展、存在，并且以一個整體的形象出現在大家面前，一起履行信息儲存、交流的使命。

1.3信息載體多元化發展的管理對策

對于檔案管理機構而言，現有的信息載體類型以及檔案在所有的檔案資源中的比例都會直接影響管理策略與方針。隨著科學技術的發展，載體類型會不斷增加，而且各種載體的資源量會有所變化，因此制定有效地管理策略十分必要。對于它的管理，首先應考慮不同的信息載體之間的科學分配問題。根據各種載體形式的特點，選擇出主要載體和輔助載體。還要根據每個檔案管理機構的實際情況，充分考慮載體的差異、資源建設的資金投入以及檔案管理機構空間大小對載體的影響等因素，做好規劃。

2.紙質檔案與電子檔案各自的特點

因為信息載體的巨大優勢，以及被人們所接受的程度，在擔負起現代科技信息活動任務的同時，電子檔案給紙質檔案帶來了很大的挑戰，但是這并不代表著紙質檔案會就此消失。紙質檔案能夠與電子檔案共同存在的原因主要有：一是由于人們的使用習慣已經養成，對紙質檔案的鐘愛依然無可取代。紙質檔案的便捷性及其悠久的歷史使這一載體保持了與大眾很好的親和力。二是電子檔案雖然在迅速發展，但其性能并不能夠在每一個方面都超過紙質檔案，甚至在某些方面，紙質載體反而會比電子載體更具有優勢。比如，大眾更喜歡用紙質載體，因為其適合大眾的閱讀習慣。據有關統計顯示，有56%的人習慣閱讀印刷型文獻，視聽文獻以及機讀文獻分別占有17.2%和9.9%的比例。因此，紙質文獻仍然有它存在的價值。同時，紙質文獻更易于保管，不需要專門的設備以及特殊的閱讀條件，因此電子文獻并不能全方位的承擔信息交流的任務，它的性質也決定了需要其他輔助載體的支持。因此，紙質載體的存在還是有必要的。三是電子信息技術的快速發展不僅帶來了管理上的創新，同時也促進了紙質載體潛能的進一步開發。紙質載體的發展一直與生產力以及生產技術的發展水平密切相關。從手抄傳閱到刻板印刷再到活字印刷，一直到機械印刷以及現代的數字印刷，紙質載體的作用一直在得到不斷的開發利用，電子技術的發展，使紙質載體的潛能有了進一步的可開發性。

3.檔案信息電子化的益處

檔案信息電子化是指對那些館、室所藏的資料以及以機讀或紙質形式存在的資料，通過計算機技術對其進行整理、分類以及加工，并將其轉化為可以通過計算機進行閱讀使用的文獻資料，其益處主要有：一是可以充分發揮出計算機的潛能，進一步提高利用效率。當前，大多數檔案管理機構對計算機的應用還比較單一，開發出的功能也比較簡單，有的只是利用其存儲目錄或者進行文件打印存儲，較低的利用率不只是浪費了大量的人力物力這么簡單。二是減少二次文獻利用的加工時間，提高檔案信息所具有的時效性。傳統的手工信息加工模式是指：選題———選材———編輯———出版，這種傳統的整理模式，從文件資料到能夠使用的二次資料所耗費的時間較長，因此會降低信息的時效性，影響檔案信息的使用價值。檔案信息的電子化，使讀者可以通過計算機直接讀取資料，并且利用計算機完成加工程序，操作上更加便捷。三是檔案信息電子化的發展，使一次投入多次產出成為可能。電子化的發展改變了信息加工受經費限制的缺點。通過手工對信息進行加工，編輯出版需要很多的經費，信息的電子化不僅方便了大眾的閱讀，也降低了資金的投入。就目前的情況看，國家正在壓縮財政開支，各單位離開財政的支持來解決檔案升級和現代化管理會困難重重，在這種情況下，開源節流不失為一種好辦法。四是檔案信息的電子化，可以通過其他介質將成果進行拷貝，并且可以及時的送到各個部門，在擴大社會影響的同時也拓寬了社會服務范圍，檔案部門的地位也因此得到提高。五是檔案管理的電子化，使得檔案信息可以更好地與新技術接軌，雖然我國的信息高速公路尚在建設之中，但是要注意這方面的發展以及最新動向，使檔案工作不斷地適應社會的發展，為今后的工作打下良好的基礎。

4.關于電子檔案趨于主流地位的優勢

首先，從信息載體的發展來看，性能優越的新載體不斷地取代性能不好的舊載體并漸漸地成為主流載體，這是載體不斷發展的一個規律。電子載體漸漸地在某一部分取代紙質載體也是符合這一規律的。回顧人類的發展歷史，伴隨著信息技術的進步，總是有新的信息載體不斷出現，因而信息交流的載體也會不斷出現。科學技術的發展提高了對信息載體的要求，同時當一個綜合優勢比較強的新載體出現時，這種新的載體也就會取代舊的載體而成為新的主流載體。縱觀紙質載體的發展歷史，它的問題在長期的實踐中已經逐漸地暴露出來。比如信息容量較低，不能及時地滿足科學信息發布的需要等。因為信息與載體之間的緊密關系，其“形影不離”的特性妨礙了信息傳遞的時效性，在科學技術飛速發展的今天，紙質載體已經不能完全擔負起當前科學信息交流的使命。

以醫院為例，信息化將檔案管理模式從實體保管模式向數字化模式轉變，使檔案管理工作做到標準化、網絡化，在必要的時候可以提供快捷有效的病例查詢，應對危機病例的發生，提高醫療效率，最終為醫院的建設和發展提供助推力。新興的信息交流載體具有更好的優勢，它通過優越的綜合性能，可以適應信息交流的發展需要，因此成為主流載體，這是大勢所趨。電子載體不僅僅體現了如今載體的最高成果，克服了許多傳統載體的不足與缺點，其具有的性能優勢完全可以滿足現代科學發展與需要。紙質載體并沒有被完全淘汰，主要是因為它的獨到之處以及特殊功能使得紙質載體仍然有很大的生存空間，因此他們在信息交流的平臺上，各盡其能，共同完成信息交流的使命，扮演著不同的角色，仍舊是相互統一的。