一、引言

數字檔案館是一種可以提供網絡資料搜索的網絡信息系統，其主要以信息技術為基礎，使用數據庫的方式進行儲存和應用檔案資料，實現資源的共享，提高檔案資料的利用率。[1]在信息技術不斷發展的情況下，建設超大型檔案存儲已經開始啟動，使得檔案館可以有效突破時間和空間的限制，為檔案利用者提供針對性的檔案信息檢索服務。所以通過建設數字檔案館，不僅可以有效提高檔案館檔案的數量，也可以有效保護檔案資料的安全，使人們可以合理利用檔案資料，最終促進檔案館的發展。

二、數字檔案館建設對檔案管理體制的影響

第一，促進檔案服務功能的豐富。數字檔案館可以有效解決以往檔案館位置過偏、檔案資料分布不夠合理、信息查閱速度過慢、對空間儲存的要求過高、需要花費大量人力物力等問題，不但可以為檔案使用者提供各種服務，也可以節省檔案管理的時間，使案管理人員可以有更多的精力開發新的業務和服務，提高檔案管理人員的工作效率。[1]第二，促進檔案管理體制的改變。以往檔案管理體制主要以檔案的保管為主，使檔案得到有效保護。這種方式，雖然可以有效保護檔案，但是無法發揮檔案的價值[2]。而通過建設數字檔案館，可以充分發揮網絡的作用，使更多有需要的人員可以進行利用檔案信息資源，并且也可以有效簡化檔案查詢利用方式，使檔案可以被快速找到。在數字檔案館當中，不僅可以有效保護檔案數據的安全，也可以使檔案價值得到有效的發揮。[2]第三，完善現有的檔案管理體系。在以往的檔案管理當中，行政管理的關注點多為檔案實體的監控和規范。但是這種管理方式容易影響到檔案管理工作和檔案利用方面的創新和進步。通過建設數字檔案館的建設，可以有效打破以往管理模式對檔案利用的限制，使檔案管理者可以真正扮演服務者的角色，為檔案利用者數字提供針對性的服務。[3]第四，促進檔案館相關職能的進步。以往在工作當中，檔案管理人員是統一由上級檔案管理部門直接領導的，當數字檔案館之后，可以使檔案管理的各個部門進行互相溝通，共同參與檔案管理[3]。數字檔案館的建設不僅僅是某個部門的事情，其需要涉及各種知識，因此各個部門均需要給予數字檔案館建設足夠的支持，使數字檔案館建設得以順利完成。通過這種方式，不僅可以有效提高各個部門的團結程度，也可以使檔案管理的質量得到提升。

三、利用建設數字檔案館完善檔案管理體制的解決措施

第一，對數字檔案館建設的認識，促進數字檔案館的發展。建設數字檔案館屬于檔案管理體制的創新路徑，因此在實際工作中，檔案管理人員需要轉變自己的觀念，合理利用數字檔案館提高自身的工作效率。同時檔案管理人員需要意識到數字檔案館的重視度，不斷學習各種有關數字檔案館的信息技術，合理利用數字檔案館進行檔案管理工作。另外需要進行掌握數字檔案館應用的方法，這樣不僅可以使自己的辦事效率得到提高，也可以使檔案的管理和利用更加便捷。第二，實現檔案資源共享，促進檔案利用率的提升。要想建設數字檔案館，就需要打破檔案館檔案管理固化、資料利用率不高的現狀，使部門之間可以進行有效溝通，不僅需要完成檔案的保密工作，也可以使檔案資料得到有效共享，使檔案的價值發揮。因此需要進行檔案管理，尤其是要做好系統中檔案數據庫的保護，使檔案資料可以得到有效的利用的同時，可以保障檔案資料的安全。第三，加大人才培養的投入，培養更多的專業人才。建設數字檔案館需要大量的人力物力，因此政府需要投入足夠的財政資金，企業也需要給予足夠的資金支持，才能使數字檔案館得到充足的經費進行建設，促進檔案管理方法的先進化。同時因為數字檔案館系統和技術的使用需要專業的知識，因此需要加強專業人員的培養。比如可以招聘專業技術人員進行管理數字檔案館，并且可以利用自己的專業知識為其他員工進行培訓，為數字檔案館的后續應用提供有效的人才保障。第四，加強數字檔案館的安全防范，保障檔案信息安全。在進行數字化建設工作的時候，檔案信息資源會處于比較開放透明的狀態，如果沒有得到合理利用或者被不法侵害，將會造成巨大的損失。所以在建設數字檔案館時，需要注意防范檔案資料被不法侵害。比如可以進行制定完善的工作管理操作制度，使每個員工均可以按照制度的要求進行工作。同時在進行資料查詢的時候，需要分級設置查詢權限，使檔案資金的獲取到有效保護。另外需要需要做好檔案的備份以及防止黑客入侵的措施，使檔案資料可以免受惡意技術的侵襲。

四、結束語

綜上所述，數字檔案館建設對保護檔案資料，提高檔案資金的利用率具有重要的作用，因此需要加強數字檔案館建設，解決以往檔案管理存在的問題，改善以往的檔案管理體制，為人們提供專業的服務，促進檔案管理工作效率的提升。在實際工作中，可以通過提高對數字檔案館建設的認識、實現檔案資源共享、培養數字檔案管理專業人才、加強數字檔案館的安全防范等措施使數字檔案館建設得以順利進行。這樣不僅可以有效保護檔案資料的安全，也可以促進檔案使用效率的提升，促進檔案管理目標的實現。

參考文獻：

[1]馮克民.規范化數字檔案館（室）建設研究[J].辦公室業務，2017（02）:152-153.

[2]錢欣.智慧檔案館與數字檔案館的關系研究[J].黑龍江檔案，2016（06）：88-89.

[3]數字檔案館與傳統檔案館工作之比較[J].上海檔案，2015（06)）：452-453.

作者：鄧啟飛