內容概要：本文從紙質檔案及電子檔案的對比出發，對制約電子文件及電子檔案被廣泛使用的疑點——信息安全性、法律效力、真實性、完整性做了初步的分析，并提出了相對應的策略。以期對國內檔案界目前蓬勃發展的電子文件及電子檔案研究工作有所裨益。
    關鍵詞：  電子文件   電子檔案   使用   疑點   策略

     信息技術的迅速發展是當今世界發生劇烈變化的最顯著特征。技術的變遷也隨即帶來了檔案管理的革命。計算機在辦公領域的廣泛應用，加之電子政務的飛速發展電子文件應運而生，而且電子文件也逐步進入檔案館（室）成為電子檔案，這類檔案的數量逐年遞增，在檔案館（室）目前形成了兩種載體檔案共存的現狀。
    如果說紙張從公元一世紀誕生起，在經歷了數百年才取得作為檔案載體的統治地位的話，那么我們可以毫不夸張的預言，由于電子文件被廣泛使用而衍生的電子檔案很有可能在計算機出現不到100年的時間內，在很多領域將取代紙張作為檔案載體。有專家認為：“對于許多日益腐朽的信息載體來說，惟有數字存儲才能做到使信息保存數千年而不失真。”但是，剛剛登上檔案歷史舞臺的電子檔案在一定程度上還無法取代紙質檔案的現實價值，只是在一定程度上，電子檔案的充分利用將很好的促進檔案工作的開展，也將更好地促進檔案在當代社會的實際利用。本文將就制約電子文件及電子檔案被社會廣泛使用的疑點做一初步探討，以此期望能對當前電子檔案的管理的思考有所裨益。
    紙質檔案已經得到了最廣泛的認可和使用，這是與其在檔案界的傳統地位相符合的。
由于紙質檔案的歸檔、保管、提供利用等諸多工作都是人為為主。因而在檔案的信息安全性和真實性以及完整性問題上，紙質檔案能夠得到最大可能的保障。只要做好防盜、防潮、防蟲、防熱等措施，紙質檔案的安全是能夠得到保障的。在真實性和完整性問題上，由于檔案歸檔時是經過了嚴格的鑒定工作，其真實性也是可以讓人信服的，另外，經過按照嚴密系統的全宗歸檔，檔案的完整性也很容易得到保障。在法律效力上，紙質檔案的法律憑證作用是得到了法律的認可和保障的，紙質檔案是許多司法案件定案的權威憑證。反之，電子檔案由于其異與紙質檔案的特性，目前的技術水平難以保證其安全，難以確保真實性和完整性的要求，在證據力受到鑒定技術的限制的同時，法律憑證作用上自然也難以代替紙質檔案。這些已經成為困擾電子檔案的廣泛使用的疑點。
    （一） 信息安全性問題
    電子文件和電子檔案產生于計算機或網絡，并存在于計算機或計算機網絡之中，由于計算機網絡的開放性和交互性，電子文件和電子檔案的不穩定性和不安全性昭然于目。我們都知道文件和檔案管理的核心是保證文件和檔案的安全性和完整性，由于電子文件和電子檔案的不穩定性和不安全性，人們對電子文檔的安全性和法律效力尤為關注。安全問題是國際檔案界共同關注的話題。
   1、網絡中的電子文檔的信息安全
   網絡是一個開放的系統，任何電子文檔一旦在網絡上泄了密，后果比在紙質檔案可怕得多。這是因為紙質檔案的傳遞要受到時空的限制，而網絡的傳輸則完全不存在這個問題。因此，電子文檔的安全性將成為網絡電子文檔管理工作中最重要的問題。而它的核心問題是信息內容的保密問題。除了保密之外，電子文檔還存在因被修改而失真的問題，甚至被刪除。由于網絡的開放性和交互性，網絡中的信息則成為某些人的攻擊目標，電子文檔信息也不例外。又由于某些電子文檔涉及到商業機密或政府關于某方面的政策，而使得電子文檔信息更具有誘惑力，對“黑客”的誘惑力也更大了。
    電子文件和非電子文件之間的最根本的區別就是，后者通過保持它們在事務處理過程中被產生、接受、和歸檔時的原格式和狀態來保證其真實性，而前者則是通過不斷地刷新和定期遷移來保證其可靠性。
    2、電子文檔的安全性該如何得到保證
    （1）備份系統的建立。對電子文件和電子檔案的管理系統的備份有三個層次：①硬件級備份、②軟件級備份、③人工級備份。理想的備份系統應盡量滿足全方位、多層次的需要。對電子文件和電子檔案來說，還應該要將軟件和數據一起備份，并對設備環境參數詳細登錄，要選擇耐久性備份介質，設備更新后要及時將舊載體轉換成新載體。
    （2）網絡系統的安全性和防火墻的使用。
網絡安全貫穿于電子文件信息管理的幾個層次：物理層的安全、鏈路層的安全、網絡層的安全、操作系統的安全、應用平臺的安全、應用系統的安全。
    建立網絡安全體系，主要包括：建立對特定網段、服務的訪問控制體系建立入侵攻擊監控系統；建立良好的認證系統；建立合理可靠的備份和恢復機制等。
    防火墻技術的使用。采用防火墻技術是保證網絡安全的一種較為有效的方法。防火墻的技術核心思想是在不安全的網絡之間構造一個相對安全的子網環境。為了防止內部攻擊，還需要設置對內的第二道防火墻，使主機對內也被隔離。但這兩道防火墻都會影響效率。為了提高效率，有的系統采用的是動態安全管理方式，按照數據安全級別要求的高低，使檢測數據的安全自動在用戶層和系統層動態調整。
    （3）信息處理的安全性保證及加密。
    密碼系統的目標是為網絡上運行的電子文檔提供高度的安全保護：①機密性，通過加密隱藏信息，從而為處理和存儲數據提供隱秘保護；②完整性，保證文件從生成到被接受的全過程不變；③非否定性，用于證明文件來自于某個機構或某個人，而不論該機構或個人是否承認；④真實性，提供兩種服務，一是識別文件的來源，并對真實性提供保證，二是認證注冊到系統的人員身份，對有人進入連接并偽裝成該人時進行驗證真偽。⑤權限的問題及口令的保護。網上的權限管理可歸納為用戶身份的驗證，身份的驗證主要解決兩個問題，一是確定用戶是誰，二是確定其被允許在網上作什么。在網絡上，最常用的是密碼口令。應當認識到普通的機器上是沒有絕對安全的口令。相對較安全的口令為大小寫字母、數字、特殊字符無序組成的、長度大于6位的口令。
    （二） 法律效力問題
    電子文檔是否具有法律效力，是否可以成為憑證，其法律效力由誰來定，怎么樣使電子文檔具有法律效力？它受各國的法律制約。只有滿足本國的證據法則的電子文檔，才有資格成為證據；具有證據資格的文件、檔案不一定具有同等的證明力，即法律效力，這是既涉及到法律又涉及到技術與管理的重要問題。
    一份材料能否具有法律效力，主要取決于兩個方面：一方面是看該材料能否有資格成為證據；另一方面是如果成為證據，其證據力大小如何。證據能力是指證據資料在法律上允許其作為證據的資格。一份材料只有首先具有證據資格，才可能具有法律效力。我國的法律在證據采用方面，《中華人民共和國民事訴訟法》、《中華人民共和國刑事訴訟法》（以下簡稱《民事訴訟法》和《刑事訴訟法》）中所作的規定，并沒有將電子文件和電子檔案的證據能力排除在外，也就是說電子文件和傳統文件一律平等，均具有作為證據的能力。從發展的角度來看，只需要對電子文件加以明確的規定。可見，我國的法律并未對電子文件采納為證據的設置障礙。2003年6月，《四川省公文網上交換管理暫行辦法》第五條已經明確指出“電子公文與相同內容的紙質公文具有同等法律效力”。
    電子文件在具有作為證據的資格之后，隨之而來的問題是電子文件的證明力度如何？無論在什么訴訟制度中，只有真憑實據才有證明力。我國的《刑事訴訟法》和《民事訴訟法》均要求“一切證據必須查證屬實，才能作為定案的根據。任何未經審查、真假不明、來源不清的材料，都不能作為認定事實的根據”。傳統的文件、聲像檔案具有鑒別技術，在鑒定具有客觀性后，其證據能力是很大的。電子文件盡管其具有證明能力，由于當前鑒定技術的限制，使其證明能力比傳統的紙質檔案低得多。但只要能使電子文件的客觀性得到鑒定，其證據力將會大大提高。
    由此可見，在我國，電子文件與其他載體文件一樣具有證據力。目前，其證明力受到鑒定技術的限制，但隨著技術的發展和法律的完善，將同傳統文件一樣具有證明力。
    （三） 真實性和完整性問題
    電子文件和電子檔案管理的核心是保證其安全性和完整性。如果做到這一點，那么電子文檔的法律效力將不再是一個值得懷疑的問題了。電子文件的完整性有多方面的含義：內容信息的完整、文件集合體的完整、文件背景信息的完整、元數據的完整（是電子文件可讀性和恢復原貌所需要的數據）。電子文件的真實性保證起來非常的困難，因為電子文件的載體和存放地點經常的變化，復制起來又難辨真假，其處理過程又有隱蔽性，更改不留痕跡，所以哪個是“原件”很難確認。國際上目前的一般做法是，利用法定的程序對電子文件的生命周期進行全過程的管理，并據此來認定其法律效力。可靠的做法是采用管理制度和技術措施組成一個貫穿于電子文件從生成、運作到歸檔全過程的安全“通道”。
    綜上所述，科技是一把雙刃劍，一方面它帶給人類最絢爛的憧憬，另一方面也會給人類帶來難以防范的科技“死角”。電子文件以及電子檔案得到全社會廣泛的使用是信息時代的必然趨勢，而電子文件以及電子檔案管理上出現的疑點也將隨著計算機技術的迅猛發展而得到妥善解決。
    鑒于國內電子文件研究正處于蓬勃發展的階段，應該更多研究顯露出來的問題，因為問題的產生同時意味著研究契機的出現，能及時發現并重視研究中的問題，也必將推動電子文件研究的進一步發展。
    我們有理由相信，傳統的筆耕起草行文被計算機鍵盤取代是不可逆轉的趨勢，紅頭實體文件或蓋有紅頭印章的上傳下達文件也將被計算機網絡文件而替代，這一突變將給檔案管理部門帶來革命洗禮式的沖擊。電子檔案必將昂首登上歷史的大舞臺，而紙質檔案將領受退居二線的使命。
   
參考文獻：
1  王嵐《無法回避的挑戰  必須跨越的顛峰——迎接電子檔案的降臨》（載《檔案學通訊》2000.1）
2  黃宙紅《文檔一體化計算機管理技術與實現》（載《新疆檔案》1999.1）
3  琳達．馬里［美國］肖永英編譯《謝倫伯格理論和計算機自動化世界》（載《山西檔案》2000.1）
4  葉建英《論網絡時代的文書寫作》（載《浙江檔案》2000.2）
5  安素琴《國際檔案界共同關注的話題：檔案鑒定和電子檔案的保存》（載《檔案學研究》2000.1）
6  邱曉威．馮麗偉《電子文件和電子檔案涉及的網絡安全問題》（載《中國檔案》2000.1）
7  劉家真《電子文件與法律——電子文件的憑證性探討之一》（載《檔案與建設》2000.1）
8  徐芬  張斯英《電子文件給檔案管理帶來的挑戰》（載《蘭臺世界》1999.11）
9  于麗娟《電子文件證據性的法律思考》（載《檔案學通訊》）2000.6）
10  馮惠玲《電子文件利用的障礙與對策》《電子文件的雙重鑒定》《無紙收藏》（載《檔案學通訊》1998.5 1998.3 1998.2）
11  張正強《關于電子文件的概念》（載《檔案與建設》 1999.10）