內容概要：本文對紙質檔案和電子檔案共存期管理問題提出相對應的策略--兩套制管理、新的立卷方法、新的保管和利用方法 ，對舊的管理方法提出改革思路，以期對兩種載體檔案共存期管理的研討有所裨益。
　關鍵詞：紙質檔案   電子檔案  管理  策略

　　信息科學的迅速崛起，信息技術的廣泛應用，信息產業的高速發展，極大地影響和改變著人們的生產、生活、工作、學習、思維和交往方式。一些著名學者把信息化趨勢稱為"重塑人類文明的數字化革命"。在黨的十六大提出"以信息化帶動工業化"的戰略后，電子政務工程蓬勃發展，建設高效便捷的"數字化政府"已經呼之即出，而數字化檔案館在檔案界已經叫了有數年之久。電子檔案的產生，使檔案室和檔案館打破了傳統的單一的紙質檔案管理，而出現了兩種載體檔案共存的現象。電子檔案的加盟必將使紙質檔案的管理趨于簡單化、自動化、有序化和科學化，無疑將促進整個檔案管理的發展和水平的提高。這要求我們尋求新的檔案管理方法，也就必須對原有的管理方法進行改革。紙質檔案和電子檔案共存期管理的問題已經得到檔案學術界的重視。筆者以粗淺之見，談自己的一點體會。
　　一、建立檔案兩套制管理，確保電子檔案的使用安全有序
    　現在不少企業、機關在工作中形成了電子的和紙質的兩種文件形式，其中電子文件的數目有增無減。在同時保留了兩種文件的機關中，對二者的處置方法也不盡相同。有的按傳統的做法把紙質檔案歸檔保存，電子文件由形成者自行處置；有的將電子文件和紙質文件分別集中保管于信息技術部門和檔案部門，紙質文件獲得了"檔案"身份，而電子文件則成為資料；也有的講兩種文件雙雙歸檔，形成了兩種介質的兩套檔案。目前，很多檔案工作者已經承認了電子文件的"檔案價值"，主張應該由檔案部門統一管理電子檔案。正是由于兩種介質檔案的共存，可以預見今后會有更多的機關、企事業單位乃至檔案館會采用"兩套制"方案管理檔案。
  　 60年代中期，國家檔案局提出了省及省以上的首腦機關、要害部門和重要單位要實行檔案兩套制，這里所謂的"兩套制"的載體都是紙質檔案。而現在我們所提及的兩套制，是完全區別于舊時的管理方式，它是電子檔案和紙質檔案共存下的更科學、更實用、更經濟的一種檔案管理方法。電子檔案提供快捷、準確、簡便、靈活的信息服務。滿足利用的一般性需求；紙質檔案的載體性能、字跡材料以及記錄方式相對更穩定，便于長期保存和提供利用。兩種檔案各施其能，相得益彰。
　　兩套制的成因大體有兩種情況：一種是將計算機產生的電子文件轉化為紙質文件，使之應用于實際工作中，履行文件的功能或者僅僅用于檔案保存。這種“謹慎”是很必要的。檔案工作者有責任和義務盡最大努力保存反映歷史真實面貌的歷史記錄。在有充分的把握證實電子文件的法律效力（憑證性）、安全性前，不能輕易放棄傳統的文件形式。這種“固執”的精神所體現的正是檔案工作者的職業精神。同時將電子文件保存下來是因為電子文件在檢索、利用、傳輸、存儲等方面具備紙質檔案沒有的方便快捷，以此構建一個新的信息系統，可以更加高效率、高無誤地滿足利用者的信息需求。于是形成了電子文件——紙質文件的兩套制。
　　另外一種情況是為現有的一些紙質檔案制作數字化副本，主要目的在于改進利用和改善保護。我們在二灘發電廠檔案館看到，大量被刻錄的光盤構成了電子檔案的核心部分，這正是該館檔案數字化工作的生動體現。在利用方面，數字化文件給利用者帶來的方便是十分明顯的，隨著網絡的迅猛發展，它使全文檢索和異地查閱成為現實。在檔案保護方面，數字化文件也有很大的優越性，根據現有的技術水平，為原件制作的模擬副本的質量總是低于原件，而且每復制一次，質量就會下降一次。而在對原件進行數字化時可以根據需要制作出不同分辨率的副本，不改變甚至獲得比原件更好的質量。有專家認為：“對于許多日益腐朽的信息載體來說，惟有數字存儲才能做到使信息保存數千年而不失真。”所以就有了紙質文件——電子文件的兩套制。
　　我認為，要使兩種載體檔案的信息管理融為一體，充分發揮各自的優勢，以下工作不容忽視：①電子文件必須建立與紙質檔案相一致的信息管理體系。②在檢索目錄中增加反映電子檔案狀況的數據項。③電子檔案的數量可能少于紙質檔案，應根據需要和可能確定其內容的完整程度，并協調管理。
　　二、采用新的立卷方法，促使電子檔案整理的快捷方便實用
　　簡化立卷方式，這是前10年檔案學術界十分關注的一個問題。各種觀點爭論不休，主張立大卷、立小卷和不立卷的都有一定比例。立卷是對所需歸檔的文件進行邏輯分類，并且組成不同問題的文件集合。不立卷的情況有兩種：一是以件代卷。一件就是指有關一個問題或者一個事件的文件集合。另外一種是取消文件集合的存在，以一份文件為單位整理檔案，功夫都下在檢索工具上。在2000年國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規則》，既認可了文件集合，也包容了單體“件”的存在,它的廣泛實施,已經充分展示了以“件”為整理單位的優越性和實用性，得到廣大一線檔案工作人員的贊許和認可。其優點是便于提供利用，但其裝訂工作量過大的問題卻成為眾矢之的。
　　同時，《歸檔文件整理規則》僅僅限于對文書檔案的處理，而對于其他門類檔案的管理的還未能在實踐中涉及，它們的整理還在采用傳統的立卷方式進行。
電子檔案的出現，可以擯棄原來紙質檔案立卷所耗費的大量手工操作，原來一系列的立卷工作，電子檔案可以實現自動完成。
　　三、采取新的保管和利用方式，方便檔案查找使用
　　電子檔案和紙質檔案共存必然引發檔案保管及利用方式的革命。紙質檔案保管中的有些工作可以通過對電子檔案的管理得以實現。全宗卷是記載立檔單位和全宗歷史演變情況的專門案卷，通過電子檔案，系統可以自動形成建庫后全宗檔案分類方案、排序規則、機構設置以及他們的變更情況和年度歸檔移交目錄、建立銷毀清冊、庫存檔案統計等邏輯文件，以及輸入系統的全宗介紹、鑒定報告、檢索記錄等有關文件，并輸出紙質打印件。通過電子檔案，系統可以記錄或自動賦予邏輯庫存的庫址位置，從而指明任何紙質案卷的具體地點和任意檔案裝具或檔案庫房的使用情況。并繪制各種示意圖。通過電子檔案的利用登記，就可以直接了解紙質案卷被利用的情況，可以以此作為鑒定檔案的參考和依據，具有一舉兩得的功能。
　　總而言之，紙質檔案與電子檔案共存的時代已經來到，探究其共存期的管理已經成為檔案界的一個熱點和焦點。多年來，我們形成了一系列新的思路和方法，很多方法也正在經歷實踐的不斷檢驗。我們有理由相信，在紙質檔案還無法退出歷史舞臺，電子檔案正蓬勃發展的今天，檔案理論界會探索出一套最好的共存期管理方案，既服從于檔案基礎理論，又很好的服務于檔案工作實踐。

參考文獻：
1  王嵐《無法回避的挑戰  必須跨越的顛峰——迎接電子檔案的降臨》（載《檔案學通訊》2000.1）
2  琳達.馬里[美國]肖永英編譯《謝倫伯格理論和計算機自動化世界》（載《山西檔案》2000.1）
3  安素琴《國際檔案界共同關注的話題：檔案鑒定和電子檔案的保存》（載《檔案學研究》2000.1）
4  徐芬  張斯英《電子文件給檔案管理帶來的挑戰》（載《蘭臺世界》1999.11）
5  馮惠玲《電子文件利用的障礙與對策》《電子文件的雙重鑒定》《無紙收藏》（載《檔案學通訊》1998.5 1998.3 1998.2）
6 《世界的記憶：保護文獻遺產的總方針》（聯合國教科文組織信息計劃和世界科技情報系統 1995年）