內(nèi)容概要：本文對(duì)機(jī)關(guān)檔案保護(hù)工作中所需要注意的包括字跡材料、檔案室溫濕度調(diào)節(jié)、檔案修復(fù)、檔案保管、檔案室管理、人員素質(zhì)等幾個(gè)問題做了簡(jiǎn)單的論述，以期對(duì)機(jī)關(guān)檔案保護(hù)的研討有所裨益。

 
機(jī)關(guān)檔案是記載黨政機(jī)關(guān)有關(guān)業(yè)務(wù)工作、機(jī)關(guān)建設(shè)和歷史沿革等內(nèi)容的最真實(shí)載體，做好機(jī)關(guān)檔案工作是提高機(jī)關(guān)效率和工作質(zhì)量的必要條件，做好機(jī)關(guān)檔案的保護(hù)工作是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)功在當(dāng)利在長(zhǎng)遠(yuǎn)的重要工作。
檔案保護(hù)技術(shù)是研究制成材料的損壞規(guī)律及科學(xué)保護(hù)檔案的技術(shù)方法的一門學(xué)科，它的任務(wù)是最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命,滿足人類最長(zhǎng)時(shí)間的使用需要?？茖W(xué)保護(hù)檔案的技術(shù)方法很多，歸納起來主要有兩個(gè)方面：一是防的技術(shù)，二是治的技術(shù)。防的技術(shù)是防止或減緩各種外界不利因素對(duì)檔案制成材料的破壞作用，主要是改善檔案保護(hù)條件。治的技術(shù)是對(duì)已經(jīng)損壞或受到不利因素影響的檔案進(jìn)行處理，修復(fù)已遭損壞的檔案，盡力恢復(fù)其歷史原貌，增強(qiáng)其抵抗外界不利因素的能力。
檔案保護(hù)技術(shù)工作直接關(guān)系到檔案的命運(yùn)，是檔案工作中的一項(xiàng)極其重要的工作。檔案作為歷史記錄，有著參考和憑證作用，具有重要價(jià)值。因此，大量檔案需要長(zhǎng)期保存，一部分檔案還要永久保存。但反映和記錄檔案內(nèi)容的物質(zhì)材料的壽命是有限的，這二者之間的矛盾只有通過做好檔案保護(hù)工作才能加以解決。筆者以機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)際談?wù)剻C(jī)關(guān)檔案保護(hù)的有關(guān)問題。
一、檔案字跡材料
字跡是記錄及反映檔案內(nèi)容的重要物質(zhì)材料，其耐久性直接關(guān)系到檔案的壽命。采用何種書寫工具書寫文字材料，這是對(duì)檔案保護(hù)技術(shù)認(rèn)識(shí)的問題，在現(xiàn)實(shí)工作中，更是檔案意識(shí)高低的問題。為了延長(zhǎng)檔案壽命，在形成檔案中，應(yīng)使用最耐久或耐久的字跡材料，盡量減少甚至杜絕使用不耐久的字跡材料。
在機(jī)關(guān)檔案工作中，要對(duì)機(jī)關(guān)工作人員尤其是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)特別強(qiáng)調(diào)檔案的意識(shí)問題，注重書寫工具的選擇，堅(jiān)決杜絕圓珠筆、紅墨水甚至鉛筆擬寫和簽發(fā)公文。在機(jī)關(guān)后勤部門購(gòu)買和發(fā)放辦公用品時(shí)，要盡可能傾向于字跡耐久的書寫工具。
檔案字跡材料按其耐久程度大致可分三類：
1、耐久字跡材料：黑色墨汁、黑色油墨
2、比較耐久的字跡材料：藍(lán)色和紅色油墨；藍(lán)黑墨水和碳素墨水、印泥。
3、不耐久的字跡材料：純藍(lán)墨水和紅墨水；復(fù)寫紙；圓珠筆和鉛筆。
二、機(jī)關(guān)檔案室溫濕度
檔案的壽命與檔案室的溫濕度密切相關(guān)。過高或過低的溫濕度不僅可直接影響檔案的，而且可加速其他因素對(duì)檔案的破壞程度。為了使檔案室的溫濕度等符合檔案的要求，需采取一定的措施，即對(duì)檔案館室的溫濕度進(jìn)行適度調(diào)節(jié)。
國(guó)家檔案局于1987年正式頒發(fā)了《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》對(duì)檔案庫(kù)房（也適用于機(jī)關(guān)檔案室）溫濕度要求做了如下明確界定：檔案庫(kù)房(含膠片室、磁帶室)的溫度應(yīng)控制在14～24℃，有設(shè)備的庫(kù)房日變化幅度不超過2℃，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45～60%，有設(shè)備的庫(kù)房日變化幅度不超過±5%。
調(diào)節(jié)檔案室溫濕度的主要措施：密閉、通風(fēng)和采用空氣調(diào)節(jié)設(shè)備。
溫度可通過空調(diào)進(jìn)行調(diào)節(jié)，濕度可以通過加濕器和干燥劑進(jìn)行調(diào)節(jié)，很容易掌握。機(jī)關(guān)檔案室一般空間不大，在溫濕度的調(diào)節(jié)上主要還是通過通風(fēng)手段。主要談一下通風(fēng)調(diào)節(jié)溫濕度的問題。
（一）通風(fēng)的目的：根據(jù)空氣流動(dòng)的規(guī)律，有計(jì)劃地使室內(nèi)外的空氣交換，從而達(dá)到調(diào)節(jié)室內(nèi)溫濕度的目的。
（二）通風(fēng)的原則：室外的溫度或濕度全部或者某一單項(xiàng)必須低于室內(nèi)，方可通風(fēng)。
室外的溫度與相對(duì)濕度都低于室內(nèi)時(shí)，可以通風(fēng)；反之則不能通風(fēng)。
室外的溫度低于室內(nèi)，而室內(nèi)外相對(duì)濕度相同時(shí)，可以通風(fēng)；反之，則不能通風(fēng)。
室外的相對(duì)濕度小于室內(nèi)，而室內(nèi)外溫度相同時(shí)，可以通風(fēng)；反之，則不能通風(fēng)。
室外溫度低于室內(nèi)，而室外相對(duì)濕度大于室內(nèi)，或室外溫度高于室內(nèi)，而室外相對(duì)濕度小于室內(nèi)。此時(shí)需利用公式進(jìn)行計(jì)算，將室內(nèi)外的絕對(duì)濕度進(jìn)行比較，若室外絕對(duì)濕度小于室內(nèi)，則可以通風(fēng)；反之，則不能通風(fēng)。
（三）通風(fēng)注意事項(xiàng)：通風(fēng)時(shí)，應(yīng)對(duì)室內(nèi)外溫濕度進(jìn)行隨時(shí)監(jiān)測(cè)，注意其變化的情況，以便采取相應(yīng)措施。通風(fēng)時(shí)應(yīng)注意防塵和防有害氣體進(jìn)入室內(nèi)。通風(fēng)后應(yīng)立即密閉，使室內(nèi)適宜的溫濕度狀況得以較長(zhǎng)時(shí)間的穩(wěn)定。
三、機(jī)關(guān)檔案修復(fù)
檔案修復(fù)技術(shù)在四川省大多數(shù)市州檔案館室應(yīng)用不多，對(duì)于攀枝花這樣的新興城市更是少之又少。但這門技術(shù)應(yīng)該是檔案工作人員必須知曉和掌握的。機(jī)關(guān)檔案工作中有時(shí)候也會(huì)遇到檔案被局部損壞的情況，需要檔案人員做好修復(fù)，盡力恢復(fù)其原貌。
檔案修復(fù)原則有：1、修復(fù)中采用各種材料、方法對(duì)檔案制成材料不能有損害，應(yīng)有利于延長(zhǎng)檔案壽命。2、保持檔案原貌。3、使用的修復(fù)方法事先要經(jīng)過試驗(yàn)，確有把握后，才能著手修復(fù)工作。
檔案修復(fù)采用的技術(shù)主要是修裱。修裱是使用粘合劑和紙張對(duì)檔案進(jìn)行修補(bǔ)和托裱，以恢復(fù)檔案原貌，增加其強(qiáng)度，延長(zhǎng)壽命。將檔案托裱在較硬專業(yè)的紙張上，增強(qiáng)強(qiáng)度和耐性。
四、機(jī)關(guān)檔案保管
檔案保管工作是整個(gè)檔案工作的重要組成部分，是貫徹檔案工作基本原則、維護(hù)檔案的完整和安全的重要環(huán)節(jié)。
檔案保管工作的內(nèi)容包括：1、檔案室管理，即室內(nèi)檔案管理的常規(guī)性工作，包括查閱記錄、安全檢查、目錄整理等等。2、檔案流動(dòng)中的保護(hù)，即檔案在各個(gè)流動(dòng)環(huán)節(jié)中一般的安全防護(hù)。在機(jī)關(guān)中，經(jīng)常有處室或領(lǐng)導(dǎo)來借檔案，一般應(yīng)該復(fù)印帶出檔案室，但有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)喜歡直接把檔案借出使用，在檔案被借出后，要特別注意保護(hù)，很多時(shí)候一份檔案借出很久才歸還，重回檔案室已經(jīng)慘不忍睹。3、檔案保護(hù)的技術(shù)措施，即為延長(zhǎng)檔案的壽命而采取的諸如復(fù)制和修補(bǔ)等各種專門的技術(shù)處理。
在檔案保管過程中出現(xiàn)的檔案損毀主要有以下兩種情況：
（一）人為損毀
人為地有意識(shí)或無意間損毀檔案，主要有以下三個(gè)方面：
1、由于政治斗爭(zhēng)及其他各種原因，對(duì)某些檔案文件進(jìn)行有計(jì)劃、有意識(shí)地破壞。比如在“文化大革命”中，很多檔案被人為的銷毀，同時(shí)還人為地制造出大量的虛假檔案，從檔案自身內(nèi)容來說，存在虛假性，但從檔案載體來說，卻是一段特殊歷史背景下產(chǎn)生的一些真實(shí)材料，這些“偽檔案”也值得后人進(jìn)行研究和反思。
2、由于檔案工作人員以及接觸檔案的有關(guān)人員，工作麻痹大意，或疏忽職守，或不遵守規(guī)章，以及缺乏檔案管理工作知識(shí)等，導(dǎo)致管理和使用不善，造成了檔案的丟失、損毀或檔案管理系統(tǒng)的紊亂。我市2002年7月和2003年5月發(fā)生的兩起檔案被盜事件，教訓(xùn)就十分深刻。檔案工作必須嚴(yán)格執(zhí)行交接制度和責(zé)任制度。嚴(yán)格遵循有關(guān)保密措施和檔案室管理規(guī)章，非檔案人員不得任隨意進(jìn)入檔案室，更不得隨意翻閱檔案。原則上，檔案原件不得借出檔案室。
3、在檔案的管理中，檔案的管理和利用難以避免地加速檔案的老化和磨損等。我辦的經(jīng)驗(yàn)是建立紙質(zhì)文件“兩套制”（緣于60年代中期，國(guó)家檔案局提出了省及省以上的首腦機(jī)關(guān)、要害部門和重要單位要實(shí)行檔案兩套制），一套歸檔，一套作為備用文件提供機(jī)關(guān)內(nèi)部平時(shí)的使用，從而減少對(duì)檔案的使用率，也減小了對(duì)檔案自身的磨損。
（二）自然損毀
檔案自然損毀，概括起來有兩個(gè)方面的因素：
1、內(nèi)因，就是檔案本身，即文件的制成材料。
2、外因，就是檔案所處的環(huán)境和保管檔案的條件。
檔案保管工作的基本任務(wù)是了解和掌握檔案損壞的規(guī)律，通過經(jīng)常性的工作，采取專門的技術(shù)措施，最大限度地防止和減少檔案的損毀，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的物質(zhì)安全和政治安全。
開展檔案保管工作，必須有一定的物質(zhì)條件作保證。機(jī)關(guān)檔案保管工作基本的物質(zhì)條件主要有：檔案室、檔案裝具和檔案的包裝材料。
檔案室為檔案保護(hù)提供了最基本的物質(zhì)條件，檔案室建筑的好壞將直接影響到檔案的保護(hù)條件和管理措施的效果。檔案室一定要滿足“八防”（防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲）的要求，要具備基本的硬件措施（防盜門、防護(hù)欄、空調(diào)）。
檔案裝具是檔案室必需的基本設(shè)備。檔案裝具各類很多，各有所長(zhǎng)，應(yīng)根據(jù)檔案室的空間特點(diǎn)和檔案的價(jià)值及規(guī)格的不同，合理選用，靈活配置。目前，我國(guó)使用的檔案裝具主要有：檔案架、檔案箱、檔案柜。機(jī)關(guān)單位一般都采用檔案柜，檔案存儲(chǔ)量特別大的機(jī)關(guān)（如公、檢、法、財(cái)政、人事等機(jī)關(guān)）可使用檔案架。
檔案的包裝材料非常重要，它既可防止光線、灰塵及有害氣體對(duì)檔案的直接危害，又可減少機(jī)械磨損。目前，我國(guó)包裝檔案的材料一般有三種：卷皮、卷盒和包裝紙等?，F(xiàn)在我市機(jī)關(guān)普遍使用卷盒，檔案存儲(chǔ)方便，使用快捷。
五、機(jī)關(guān)檔案室管理
機(jī)關(guān)檔案室的管理工作是機(jī)關(guān)檔案工作的主要內(nèi)容和基礎(chǔ)。因此，只有做好經(jīng)常、具體的檔案室管理工作，才能為整體的機(jī)關(guān)檔案工作創(chuàng)造必要的條件和良好的秩序。
檔案室中的檔案架、柜的排放，應(yīng)合乎下列要求：1、排列整齊，橫豎成行。2、避免光線直射，注意通風(fēng)。3、節(jié)約庫(kù)房面積和空間，存取方便。
為了便于對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案的管理和迅速取放，所有的檔案架、柜都應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)的一般方法是：自門口起，從左到右編架、柜號(hào)，如果架、柜有欄，也是從左向右編號(hào)，格與節(jié)箱則自上而下編號(hào)。
檔案存放方式，可以采用豎放與平放兩種。豎放是目前采用最多、最普遍的一種方式，便于存放和提供利用。平放，取放檔案不大方便，但對(duì)保護(hù)檔案有利，特別適合存放珍貴檔案和不宜豎放的檔案。
六、機(jī)關(guān)檔案人員素質(zhì)
除客觀因素外，還有一個(gè)最主要的因素，這就是人，因?yàn)楣芾頇n案最終還是離不開人。沒有人的主觀努力，客觀條件再好，檔案的安全也無從談起。隨著機(jī)關(guān)檔案工作的不斷更新和改善，更需要提高機(jī)關(guān)檔案工作人員思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，使檔案工作充分發(fā)揮效能，為機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作服好務(wù)，為機(jī)關(guān)建設(shè)服好務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策服好務(wù)。機(jī)關(guān)檔案工作人員必須具有以下條件：
（一）具有較高的政治素質(zhì)。熱愛檔案事業(yè)，具有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感、使命感，甘做無名英雄，只有具備這種獻(xiàn)身精神的人才能從枯燥、煩瑣的檔案工作中發(fā)現(xiàn)其樂趣、奧妙和博大精神之所在。
（二）具備較堅(jiān)實(shí)的檔案專業(yè)知識(shí)。每一個(gè)機(jī)關(guān)檔案工作者，無論專職或者兼職，無論職務(wù)高低，都掌握著他負(fù)責(zé)整理和管理的那部分檔案的生死之權(quán)。他只有具備一定的專業(yè)知識(shí)和良好的歷史修養(yǎng)才能負(fù)起這種責(zé)任。
（三）做檔案真實(shí)性的衛(wèi)道士。檔案是真實(shí)的歷史憑證，檔案工作者必須維護(hù)其完整與安全，防止檔案褪色、變質(zhì)、被盜或遭受火災(zāi)、過度光照、潮濕及干燥等物理?yè)p害，確保在正常的修復(fù)、整理和利用過程中不破壞檔案的憑證價(jià)值。因此，檔案人員是真理或真理證據(jù)的捍衛(wèi)者。
新世紀(jì)的今天，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，機(jī)關(guān)檔案管理工作已經(jīng)擁有了現(xiàn)代化管理設(shè)備，但并不意味機(jī)關(guān)檔案工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化管理，這還需要躬耕于蘭臺(tái)這片沃土上的檔案工作人員做大量深入細(xì)致的工作，為我中華子孫留下寶貴財(cái)產(chǎn)，最終服務(wù)于人民，造福于人類。