何衛(wèi)東
我國(guó)駐外機(jī)構(gòu)的類型主要有三類：?是駐外外交代表機(jī)關(guān)和領(lǐng)事機(jī)關(guān)；二是駐外企業(yè)；三是駐外新聞和民間機(jī)構(gòu)。目前，各方面對(duì)這些駐外機(jī)構(gòu)的稱呼比較混亂，為方便起見(jiàn)，我們稱之為駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)。
作為國(guó)務(wù)院組成部門(mén)，外交部在管理其下屬230個(gè)駐外機(jī)構(gòu)的檔案工作時(shí)，無(wú)疑具有自己的優(yōu)勢(shì)。他們本著“有利于工作、有利于保密、有利于應(yīng)付突發(fā)事件的原則”，有條不紊地建立起了自己的檔案工作體系。
外交部駐外機(jī)構(gòu)的檔案工作，由外交部檔案館實(shí)行統(tǒng)一的指導(dǎo)和監(jiān)督。早在1987年，他們就向16個(gè)駐外機(jī)關(guān)下發(fā)了《關(guān)于調(diào)查駐外使領(lǐng)館檔案工作情況和征求對(duì)建立健全使領(lǐng)館檔案工作的意見(jiàn)的通知》，并附了調(diào)查提綱。根據(jù)所掌握的情況，他們于1988年4月制定了《外交部關(guān)于外交代表機(jī)構(gòu)檔案工作的暫行規(guī)定》。隨著工作的深入，1993年7月和1999年6月，他們又先后下發(fā)了《外交部關(guān)于駐外外交代表機(jī)關(guān)和領(lǐng)事機(jī)關(guān)檔案工作的規(guī)定》和《外交部關(guān)于駐外外交代表機(jī)關(guān)和領(lǐng)事機(jī)關(guān)檔案管理辦法》(以下簡(jiǎn)稱《辦法》)。
《辦法》作為目前外交部所屬駐外機(jī)構(gòu)檔案工作的指導(dǎo)性文件，明確規(guī)定各駐外外交代表機(jī)關(guān)須有一位館領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，對(duì)本機(jī)關(guān)內(nèi)外交部派出單位的檔案工作統(tǒng)籌安排，并進(jìn)行協(xié)調(diào)、督促和檢查；同時(shí)要求駐外外交代表機(jī)關(guān)設(shè)專職或兼職檔案工作人員，擔(dān)負(fù)檔案的具體管理和對(duì)各處室檔案工作的指導(dǎo)。另外，他們將檔案工作巡視組和業(yè)務(wù)指導(dǎo)小組制度化，從組織上和技術(shù)上進(jìn)?步促進(jìn)了檔案工作的開(kāi)展。此外，該館設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)的《駐外機(jī)構(gòu)檔案目錄系統(tǒng)》已在27個(gè)駐外機(jī)構(gòu)試用，并向各館統(tǒng)一配置了標(biāo)準(zhǔn)的檔案卷夾。
商務(wù)部的做法與外交部大體相當(dāng)。無(wú)論是原外經(jīng)貿(mào)部還是現(xiàn)在的商務(wù)部，在管理其199個(gè)駐外經(jīng)商機(jī)構(gòu)時(shí)，都明確了駐外經(jīng)商機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行經(jīng)商處(室)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理的原則，并規(guī)定“誰(shuí)主辦、誰(shuí)歸檔”，不能把“尾巴”甩給繼任者。此外，他們還在每年組織的出國(guó)干部培訓(xùn)班上安排檔案業(yè)務(wù)的課程，提高有關(guān)人員的檔案意識(shí)和檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)。
而作為境外企業(yè)，檔案工作的開(kāi)展則缺乏這種條件。比如中國(guó)水利電力對(duì)外公司，盡管早在1984年就在其境外的國(guó)際承包工程中建立起了檔案工作，并且在初建檔案工作制度時(shí)，就提出了“由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，將所形成的技術(shù)檔案文件資料收集齊全，核對(duì)準(zhǔn)確并加以系統(tǒng)整理，向檔案窒移交”的要求，但直到2002年該公司檔案人員應(yīng)邀到國(guó)外對(duì)項(xiàng)目工程進(jìn)行實(shí)地考察時(shí)，才對(duì)境外工程項(xiàng)目如何運(yùn)作、產(chǎn)生的資料如何管理等有了進(jìn)一步認(rèn)識(shí)，才知道其境外工程管理是比較規(guī)范的，各種資料也都是比較齊全的。而這，恰恰反映了我國(guó)其他大多數(shù)駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作的一種現(xiàn)象：天各一方，信息交流不暢。
大多數(shù)駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)開(kāi)展檔案工作的困難還有很多。首先，是缺乏有效的管理機(jī)制。目前我國(guó)大部分駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)，都是由主管單位的外事主管部門(mén)管理，檔案部門(mén)不能很好地履行自己的職責(zé)。
其次，是與境外的法律相適應(yīng)的問(wèn)題。在這方面，我國(guó)的駐外外交代表機(jī)關(guān)和領(lǐng)事機(jī)關(guān)，由于是我國(guó)主權(quán)的延伸，一般問(wèn)題不大。但其他駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)，則必須首先遵守駐在國(guó)的法律，依法經(jīng)營(yíng)或從事有關(guān)活動(dòng)，《檔案法》對(duì)境外機(jī)構(gòu)的約束力有限，有些駐外機(jī)構(gòu)或境外企業(yè)甚至據(jù)此拒絕接受主管單位檔案部門(mén)的管理。
第三，由于各駐外機(jī)構(gòu)的工作環(huán)境不同，規(guī)模不同，業(yè)務(wù)流程也不一樣，所以檔案特別是業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理較為困難。
第四，由于所在國(guó)的工作語(yǔ)言不同，客觀上給所形成檔案的管理帶來(lái)極大的不便。
第五，駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)總體上工作繁忙，人員緊張，經(jīng)常身兼數(shù)職，無(wú)暇顧及檔案工作。
由于上述原因，造成我國(guó)駐外機(jī)構(gòu)和企業(yè)的檔案工作總的來(lái)說(shuō)是發(fā)展不平衡的，有成功的經(jīng)驗(yàn)和做法，但存在的問(wèn)題也比較多。主要表現(xiàn)在一些駐外機(jī)構(gòu)檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案工作缺乏統(tǒng)一的制度和要求，規(guī)章制度還不夠健全，檔案收集不齊全、整理不規(guī)范，少數(shù)單位甚至還存在檔案無(wú)人管，一任任積存下來(lái)的零散文件還堆積在一起，時(shí)間、內(nèi)容、數(shù)量都還不清楚的現(xiàn)象。
隨著我國(guó)改革開(kāi)放的不斷深入和經(jīng)濟(jì)全球化趨勢(shì)的不斷加強(qiáng)，我國(guó)駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)的數(shù)量將越來(lái)越多，所形成的檔案也將越來(lái)越豐富。盡管我國(guó)駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)工作中形成的重要文件材料?般都報(bào)回國(guó)內(nèi)，由國(guó)內(nèi)主管部門(mén)進(jìn)行整理歸擋，駐地除重份文件外，一般都是事務(wù)性的文件材料和收文，不需永久保存，但這部分材料在日常工作中仍需經(jīng)常查找，有重要的參考價(jià)值。且駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)的檔案工作是我國(guó)檔案工作的一個(gè)重要領(lǐng)域，其在工作中形成的檔案是國(guó)家檔案資源的重要組成部分，因此，認(rèn)真做好駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)的檔案工作是改革開(kāi)放和現(xiàn)代化建設(shè)的必然要求，也是檔案工作服務(wù)外事工作的客觀需要。
為此，在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，國(guó)家檔案局于2003年12月24日召開(kāi)的“駐外機(jī)構(gòu)檔案工作座談會(huì)”就顯得非常及時(shí)。會(huì)議的召開(kāi)，標(biāo)志著我國(guó)駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)的檔案工作將在積極、穩(wěn)妥的基礎(chǔ)上，全面啟動(dòng)。國(guó)家檔案局檔案館(室)業(yè)務(wù)指導(dǎo)司和經(jīng)濟(jì)科技檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)司的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部分中央國(guó)家機(jī)關(guān)和中央企業(yè)的代表40余人參加了會(huì)議。會(huì)議的倡導(dǎo)者、國(guó)家檔案局副局長(zhǎng)馮鶴旺到會(huì)并講話。與會(huì)代表在介紹各自情況的基礎(chǔ)上，就《國(guó)家檔案局關(guān)于加強(qiáng)駐外機(jī)構(gòu)檔案工作的意見(jiàn)(討論稿)》及實(shí)際工作中涉及到的問(wèn)題展開(kāi)了討論。
從會(huì)議的交流及討論情況來(lái)看，要做好駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)的檔案工作，首先應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：
一、應(yīng)確立適當(dāng)?shù)墓芾眢w制
首先是應(yīng)確立駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作應(yīng)由主管單位的檔案部門(mén)指導(dǎo)和監(jiān)督的原則。根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案工作條例》及在企業(yè)檔案管理中實(shí)行的“集中統(tǒng)一管理，分級(jí)負(fù)責(zé)”的原則，各單位必須明確本單位檔案部門(mén)在檔案工作中的指導(dǎo)和監(jiān)督作用。盡管各駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)的情況千差萬(wàn)別，但其重要的檔案最終都是要運(yùn)回國(guó)內(nèi)交由檔案部門(mén)保管的，檔案部門(mén)被排斥在外的做法，顯然不利于檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的開(kāi)展。當(dāng)然，針對(duì)駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)的特殊情況，是由檔案部門(mén)直接行使指導(dǎo)、監(jiān)督等的管理職能，還是通過(guò)外事部門(mén)間接管理，則可由各單位靈活處置。外交部、商務(wù)部等的做法，證明了這一原則的可行性和可靠性。
其次各駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)的檔案工作應(yīng)明確到人。中國(guó)水利電力對(duì)外公司當(dāng)年制定的“項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)“的辦法就收到了良好的效果。由于責(zé)任明確，所以各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人一般都會(huì)根據(jù)工作的具體情況指定專人或兼職人員管理，檔案部門(mén)只要與境外的項(xiàng)目經(jīng)理聯(lián)系即可，非常便于指導(dǎo)和監(jiān)督。2003年，他們新出臺(tái)的《中水電公司檔案管理規(guī)定》又進(jìn)一步將檔案工作與干部考評(píng)結(jié)合起來(lái)，進(jìn)一步促進(jìn)了其境外工程的檔案工作。
二、應(yīng)更加重視檔案工作規(guī)章制度的建設(shè)
駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)與國(guó)內(nèi)的主管單位相隔萬(wàn)里，信息交流不便，因此在國(guó)內(nèi)一些常用的指導(dǎo)、監(jiān)督方法是不適合使用的。為此，就必須更加突出規(guī)章制度的作用。在兼顧所在國(guó)具體情況的前提下，所訂規(guī)章制度應(yīng)盡可能的詳細(xì)、規(guī)范、可操作性強(qiáng)。只有這樣，才能更好地指導(dǎo)駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)的檔案工作。當(dāng)然，由于各駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)的規(guī)模和工作重點(diǎn)不同，因此，在制定檔案工作具體要求和業(yè)務(wù)流程時(shí)，則應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，不能過(guò)分強(qiáng)調(diào)統(tǒng)一。另外，也不要過(guò)分強(qiáng)調(diào)對(duì)檔案裝具的要求。因?yàn)樗趪?guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平和工業(yè)制造水平不同，過(guò)分強(qiáng)調(diào)統(tǒng)一，只能增加國(guó)內(nèi)的負(fù)擔(dān)。
三、不能以所在國(guó)的法律為借口拒絕主管單位檔案部門(mén)的合理要求
駐外外交代表機(jī)關(guān)和領(lǐng)事機(jī)關(guān)，是我國(guó)主權(quán)的延伸，不存在此問(wèn)題。而其他駐外機(jī)關(guān)和境外企業(yè)，優(yōu)先遵守所在國(guó)的法律不假，但只要與所在國(guó)法律不相沖突，仍有義務(wù)遵守本國(guó)的法規(guī)。更何況這些駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)都有義務(wù)遵守本公司或上級(jí)主管部門(mén)的規(guī)定，而在國(guó)內(nèi)的公司總部或上級(jí)主管部門(mén)是受本國(guó)法律約束的，所以他們也有間接遵守的義務(wù)。當(dāng)然，對(duì)這些單位和部門(mén)，我們就不能簡(jiǎn)單地以《檔案法》來(lái)說(shuō)事，而是要通過(guò)其在國(guó)內(nèi)總公司或上級(jí)主管理部門(mén)的規(guī)章、制度來(lái)對(duì)其進(jìn)行管理。中國(guó)銀行就是通過(guò)國(guó)內(nèi)檔案管理的示范作用，很好地加強(qiáng)了對(duì)海外機(jī)構(gòu)檔案工作的引導(dǎo)。
四、要善于運(yùn)用國(guó)際市場(chǎng)的通用規(guī)則
上面提到的中國(guó)水利電力對(duì)外公司的檔案工作就是一個(gè)很好的例子。盡管他們與境外工程的聯(lián)系不多，但作為以國(guó)際承包工程為主的企業(yè)，因?yàn)楸仨殗?yán)格按照國(guó)際市場(chǎng)的規(guī)則辦事，而作為國(guó)際承包工程之圣經(jīng)的TIDIC(菲蒂克)條款，則明確要求一切以書(shū)面記錄說(shuō)話，往來(lái)資料都是憑證和依據(jù)，不能打半點(diǎn)折扣，因此客觀上保證了該公司在幾十個(gè)國(guó)家，上百個(gè)工程的檔案資料都比較齊全完整。而這一點(diǎn)與正在普遍實(shí)施的ISO9000質(zhì)量管理體系的要求也是一致的。
五、要善于運(yùn)用現(xiàn)代化的信息交流手段
由于大多數(shù)駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)都相隔較遠(yuǎn)，有的其至遍布世界各地，因此運(yùn)用現(xiàn)代化的信息交流手段顯得尤為重要。中國(guó)中化集團(tuán)公司的檔案工作者在這方面就走在了前面。他們?cè)诩瘓F(tuán)公司IT部的支持下，通過(guò)全集團(tuán)的局域網(wǎng)，在NOTES平臺(tái)上建立了“檔案專欄”，內(nèi)容包括：檔案工作制度、檔案工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、交流園地、檔案局文件、檔案基礎(chǔ)知識(shí)、信息發(fā)布、檔案員管理等模塊，通過(guò)大量的掃描工作將相關(guān)內(nèi)容編輯后導(dǎo)人模塊，使境內(nèi)外機(jī)構(gòu)的檔案人員不但很方便地通過(guò)NOTES網(wǎng)就可以了解到檔案工作的政策法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檔案知識(shí)等方面的內(nèi)容，還可通過(guò)NOTES中“檔案專欄”的交流園地模塊與集團(tuán)公司檔案部門(mén)進(jìn)行業(yè)務(wù)交流,檔案部門(mén)也可通過(guò)信息發(fā)布將有關(guān)信息迅速、快捷地傳遞給有關(guān)人員，有效地提高了工作效率。
六、要善于借“腦”
這主要是針對(duì)駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)檔案中所涉及的各種語(yǔ)言問(wèn)題。以鐵道部為例，其檔案部門(mén)接收到國(guó)內(nèi)的檔案涉及80多種語(yǔ)言，而要對(duì)這部分檔案進(jìn)行整理，靠檔案部門(mén)一家，是不可能，也沒(méi)有必要的。即便是整理妥當(dāng)后再接收進(jìn)來(lái)，但如果不適當(dāng)?shù)胤g，檔案部門(mén)對(duì)其進(jìn)行保管和利用也是有困難的。因此，要善于借用檔案部門(mén)以外的人力資源，借用外“腦”，來(lái)使這部分檔案能管得了，用得好。
(鄒偉農(nóng)摘自《中國(guó)檔案》2004年第2期)
我國(guó)駐外機(jī)構(gòu)的類型主要有三類：?是駐外外交代表機(jī)關(guān)和領(lǐng)事機(jī)關(guān)；二是駐外企業(yè)；三是駐外新聞和民間機(jī)構(gòu)。目前，各方面對(duì)這些駐外機(jī)構(gòu)的稱呼比較混亂，為方便起見(jiàn)，我們稱之為駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)。
作為國(guó)務(wù)院組成部門(mén)，外交部在管理其下屬230個(gè)駐外機(jī)構(gòu)的檔案工作時(shí)，無(wú)疑具有自己的優(yōu)勢(shì)。他們本著“有利于工作、有利于保密、有利于應(yīng)付突發(fā)事件的原則”，有條不紊地建立起了自己的檔案工作體系。
外交部駐外機(jī)構(gòu)的檔案工作，由外交部檔案館實(shí)行統(tǒng)一的指導(dǎo)和監(jiān)督。早在1987年，他們就向16個(gè)駐外機(jī)關(guān)下發(fā)了《關(guān)于調(diào)查駐外使領(lǐng)館檔案工作情況和征求對(duì)建立健全使領(lǐng)館檔案工作的意見(jiàn)的通知》，并附了調(diào)查提綱。根據(jù)所掌握的情況，他們于1988年4月制定了《外交部關(guān)于外交代表機(jī)構(gòu)檔案工作的暫行規(guī)定》。隨著工作的深入，1993年7月和1999年6月，他們又先后下發(fā)了《外交部關(guān)于駐外外交代表機(jī)關(guān)和領(lǐng)事機(jī)關(guān)檔案工作的規(guī)定》和《外交部關(guān)于駐外外交代表機(jī)關(guān)和領(lǐng)事機(jī)關(guān)檔案管理辦法》(以下簡(jiǎn)稱《辦法》)。
《辦法》作為目前外交部所屬駐外機(jī)構(gòu)檔案工作的指導(dǎo)性文件，明確規(guī)定各駐外外交代表機(jī)關(guān)須有一位館領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，對(duì)本機(jī)關(guān)內(nèi)外交部派出單位的檔案工作統(tǒng)籌安排，并進(jìn)行協(xié)調(diào)、督促和檢查；同時(shí)要求駐外外交代表機(jī)關(guān)設(shè)專職或兼職檔案工作人員，擔(dān)負(fù)檔案的具體管理和對(duì)各處室檔案工作的指導(dǎo)。另外，他們將檔案工作巡視組和業(yè)務(wù)指導(dǎo)小組制度化，從組織上和技術(shù)上進(jìn)?步促進(jìn)了檔案工作的開(kāi)展。此外，該館設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)的《駐外機(jī)構(gòu)檔案目錄系統(tǒng)》已在27個(gè)駐外機(jī)構(gòu)試用，并向各館統(tǒng)一配置了標(biāo)準(zhǔn)的檔案卷夾。
商務(wù)部的做法與外交部大體相當(dāng)。無(wú)論是原外經(jīng)貿(mào)部還是現(xiàn)在的商務(wù)部，在管理其199個(gè)駐外經(jīng)商機(jī)構(gòu)時(shí)，都明確了駐外經(jīng)商機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行經(jīng)商處(室)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理的原則，并規(guī)定“誰(shuí)主辦、誰(shuí)歸檔”，不能把“尾巴”甩給繼任者。此外，他們還在每年組織的出國(guó)干部培訓(xùn)班上安排檔案業(yè)務(wù)的課程，提高有關(guān)人員的檔案意識(shí)和檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)。
而作為境外企業(yè)，檔案工作的開(kāi)展則缺乏這種條件。比如中國(guó)水利電力對(duì)外公司，盡管早在1984年就在其境外的國(guó)際承包工程中建立起了檔案工作，并且在初建檔案工作制度時(shí)，就提出了“由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，將所形成的技術(shù)檔案文件資料收集齊全，核對(duì)準(zhǔn)確并加以系統(tǒng)整理，向檔案窒移交”的要求，但直到2002年該公司檔案人員應(yīng)邀到國(guó)外對(duì)項(xiàng)目工程進(jìn)行實(shí)地考察時(shí)，才對(duì)境外工程項(xiàng)目如何運(yùn)作、產(chǎn)生的資料如何管理等有了進(jìn)一步認(rèn)識(shí)，才知道其境外工程管理是比較規(guī)范的，各種資料也都是比較齊全的。而這，恰恰反映了我國(guó)其他大多數(shù)駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作的一種現(xiàn)象：天各一方，信息交流不暢。
大多數(shù)駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)開(kāi)展檔案工作的困難還有很多。首先，是缺乏有效的管理機(jī)制。目前我國(guó)大部分駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)，都是由主管單位的外事主管部門(mén)管理，檔案部門(mén)不能很好地履行自己的職責(zé)。
其次，是與境外的法律相適應(yīng)的問(wèn)題。在這方面，我國(guó)的駐外外交代表機(jī)關(guān)和領(lǐng)事機(jī)關(guān)，由于是我國(guó)主權(quán)的延伸，一般問(wèn)題不大。但其他駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)，則必須首先遵守駐在國(guó)的法律，依法經(jīng)營(yíng)或從事有關(guān)活動(dòng)，《檔案法》對(duì)境外機(jī)構(gòu)的約束力有限，有些駐外機(jī)構(gòu)或境外企業(yè)甚至據(jù)此拒絕接受主管單位檔案部門(mén)的管理。
第三，由于各駐外機(jī)構(gòu)的工作環(huán)境不同，規(guī)模不同，業(yè)務(wù)流程也不一樣，所以檔案特別是業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理較為困難。
第四，由于所在國(guó)的工作語(yǔ)言不同，客觀上給所形成檔案的管理帶來(lái)極大的不便。
第五，駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)總體上工作繁忙，人員緊張，經(jīng)常身兼數(shù)職，無(wú)暇顧及檔案工作。
由于上述原因，造成我國(guó)駐外機(jī)構(gòu)和企業(yè)的檔案工作總的來(lái)說(shuō)是發(fā)展不平衡的，有成功的經(jīng)驗(yàn)和做法，但存在的問(wèn)題也比較多。主要表現(xiàn)在一些駐外機(jī)構(gòu)檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案工作缺乏統(tǒng)一的制度和要求，規(guī)章制度還不夠健全，檔案收集不齊全、整理不規(guī)范，少數(shù)單位甚至還存在檔案無(wú)人管，一任任積存下來(lái)的零散文件還堆積在一起，時(shí)間、內(nèi)容、數(shù)量都還不清楚的現(xiàn)象。
隨著我國(guó)改革開(kāi)放的不斷深入和經(jīng)濟(jì)全球化趨勢(shì)的不斷加強(qiáng)，我國(guó)駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)的數(shù)量將越來(lái)越多，所形成的檔案也將越來(lái)越豐富。盡管我國(guó)駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)工作中形成的重要文件材料?般都報(bào)回國(guó)內(nèi)，由國(guó)內(nèi)主管部門(mén)進(jìn)行整理歸擋，駐地除重份文件外，一般都是事務(wù)性的文件材料和收文，不需永久保存，但這部分材料在日常工作中仍需經(jīng)常查找，有重要的參考價(jià)值。且駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)的檔案工作是我國(guó)檔案工作的一個(gè)重要領(lǐng)域，其在工作中形成的檔案是國(guó)家檔案資源的重要組成部分，因此，認(rèn)真做好駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)的檔案工作是改革開(kāi)放和現(xiàn)代化建設(shè)的必然要求，也是檔案工作服務(wù)外事工作的客觀需要。
為此，在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，國(guó)家檔案局于2003年12月24日召開(kāi)的“駐外機(jī)構(gòu)檔案工作座談會(huì)”就顯得非常及時(shí)。會(huì)議的召開(kāi)，標(biāo)志著我國(guó)駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)的檔案工作將在積極、穩(wěn)妥的基礎(chǔ)上，全面啟動(dòng)。國(guó)家檔案局檔案館(室)業(yè)務(wù)指導(dǎo)司和經(jīng)濟(jì)科技檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)司的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部分中央國(guó)家機(jī)關(guān)和中央企業(yè)的代表40余人參加了會(huì)議。會(huì)議的倡導(dǎo)者、國(guó)家檔案局副局長(zhǎng)馮鶴旺到會(huì)并講話。與會(huì)代表在介紹各自情況的基礎(chǔ)上，就《國(guó)家檔案局關(guān)于加強(qiáng)駐外機(jī)構(gòu)檔案工作的意見(jiàn)(討論稿)》及實(shí)際工作中涉及到的問(wèn)題展開(kāi)了討論。
從會(huì)議的交流及討論情況來(lái)看，要做好駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)的檔案工作，首先應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：
一、應(yīng)確立適當(dāng)?shù)墓芾眢w制
首先是應(yīng)確立駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作應(yīng)由主管單位的檔案部門(mén)指導(dǎo)和監(jiān)督的原則。根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案工作條例》及在企業(yè)檔案管理中實(shí)行的“集中統(tǒng)一管理，分級(jí)負(fù)責(zé)”的原則，各單位必須明確本單位檔案部門(mén)在檔案工作中的指導(dǎo)和監(jiān)督作用。盡管各駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)的情況千差萬(wàn)別，但其重要的檔案最終都是要運(yùn)回國(guó)內(nèi)交由檔案部門(mén)保管的，檔案部門(mén)被排斥在外的做法，顯然不利于檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的開(kāi)展。當(dāng)然，針對(duì)駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)的特殊情況，是由檔案部門(mén)直接行使指導(dǎo)、監(jiān)督等的管理職能，還是通過(guò)外事部門(mén)間接管理，則可由各單位靈活處置。外交部、商務(wù)部等的做法，證明了這一原則的可行性和可靠性。
其次各駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)的檔案工作應(yīng)明確到人。中國(guó)水利電力對(duì)外公司當(dāng)年制定的“項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)“的辦法就收到了良好的效果。由于責(zé)任明確，所以各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人一般都會(huì)根據(jù)工作的具體情況指定專人或兼職人員管理，檔案部門(mén)只要與境外的項(xiàng)目經(jīng)理聯(lián)系即可，非常便于指導(dǎo)和監(jiān)督。2003年，他們新出臺(tái)的《中水電公司檔案管理規(guī)定》又進(jìn)一步將檔案工作與干部考評(píng)結(jié)合起來(lái)，進(jìn)一步促進(jìn)了其境外工程的檔案工作。
二、應(yīng)更加重視檔案工作規(guī)章制度的建設(shè)
駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)與國(guó)內(nèi)的主管單位相隔萬(wàn)里，信息交流不便，因此在國(guó)內(nèi)一些常用的指導(dǎo)、監(jiān)督方法是不適合使用的。為此，就必須更加突出規(guī)章制度的作用。在兼顧所在國(guó)具體情況的前提下，所訂規(guī)章制度應(yīng)盡可能的詳細(xì)、規(guī)范、可操作性強(qiáng)。只有這樣，才能更好地指導(dǎo)駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)的檔案工作。當(dāng)然，由于各駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)的規(guī)模和工作重點(diǎn)不同，因此，在制定檔案工作具體要求和業(yè)務(wù)流程時(shí)，則應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，不能過(guò)分強(qiáng)調(diào)統(tǒng)一。另外，也不要過(guò)分強(qiáng)調(diào)對(duì)檔案裝具的要求。因?yàn)樗趪?guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平和工業(yè)制造水平不同，過(guò)分強(qiáng)調(diào)統(tǒng)一，只能增加國(guó)內(nèi)的負(fù)擔(dān)。
三、不能以所在國(guó)的法律為借口拒絕主管單位檔案部門(mén)的合理要求
駐外外交代表機(jī)關(guān)和領(lǐng)事機(jī)關(guān)，是我國(guó)主權(quán)的延伸，不存在此問(wèn)題。而其他駐外機(jī)關(guān)和境外企業(yè)，優(yōu)先遵守所在國(guó)的法律不假，但只要與所在國(guó)法律不相沖突，仍有義務(wù)遵守本國(guó)的法規(guī)。更何況這些駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)都有義務(wù)遵守本公司或上級(jí)主管部門(mén)的規(guī)定，而在國(guó)內(nèi)的公司總部或上級(jí)主管部門(mén)是受本國(guó)法律約束的，所以他們也有間接遵守的義務(wù)。當(dāng)然，對(duì)這些單位和部門(mén)，我們就不能簡(jiǎn)單地以《檔案法》來(lái)說(shuō)事，而是要通過(guò)其在國(guó)內(nèi)總公司或上級(jí)主管理部門(mén)的規(guī)章、制度來(lái)對(duì)其進(jìn)行管理。中國(guó)銀行就是通過(guò)國(guó)內(nèi)檔案管理的示范作用，很好地加強(qiáng)了對(duì)海外機(jī)構(gòu)檔案工作的引導(dǎo)。
四、要善于運(yùn)用國(guó)際市場(chǎng)的通用規(guī)則
上面提到的中國(guó)水利電力對(duì)外公司的檔案工作就是一個(gè)很好的例子。盡管他們與境外工程的聯(lián)系不多，但作為以國(guó)際承包工程為主的企業(yè)，因?yàn)楸仨殗?yán)格按照國(guó)際市場(chǎng)的規(guī)則辦事，而作為國(guó)際承包工程之圣經(jīng)的TIDIC(菲蒂克)條款，則明確要求一切以書(shū)面記錄說(shuō)話，往來(lái)資料都是憑證和依據(jù)，不能打半點(diǎn)折扣，因此客觀上保證了該公司在幾十個(gè)國(guó)家，上百個(gè)工程的檔案資料都比較齊全完整。而這一點(diǎn)與正在普遍實(shí)施的ISO9000質(zhì)量管理體系的要求也是一致的。
五、要善于運(yùn)用現(xiàn)代化的信息交流手段
由于大多數(shù)駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)都相隔較遠(yuǎn)，有的其至遍布世界各地，因此運(yùn)用現(xiàn)代化的信息交流手段顯得尤為重要。中國(guó)中化集團(tuán)公司的檔案工作者在這方面就走在了前面。他們?cè)诩瘓F(tuán)公司IT部的支持下，通過(guò)全集團(tuán)的局域網(wǎng)，在NOTES平臺(tái)上建立了“檔案專欄”，內(nèi)容包括：檔案工作制度、檔案工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、交流園地、檔案局文件、檔案基礎(chǔ)知識(shí)、信息發(fā)布、檔案員管理等模塊，通過(guò)大量的掃描工作將相關(guān)內(nèi)容編輯后導(dǎo)人模塊，使境內(nèi)外機(jī)構(gòu)的檔案人員不但很方便地通過(guò)NOTES網(wǎng)就可以了解到檔案工作的政策法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檔案知識(shí)等方面的內(nèi)容，還可通過(guò)NOTES中“檔案專欄”的交流園地模塊與集團(tuán)公司檔案部門(mén)進(jìn)行業(yè)務(wù)交流,檔案部門(mén)也可通過(guò)信息發(fā)布將有關(guān)信息迅速、快捷地傳遞給有關(guān)人員，有效地提高了工作效率。
六、要善于借“腦”
這主要是針對(duì)駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)檔案中所涉及的各種語(yǔ)言問(wèn)題。以鐵道部為例，其檔案部門(mén)接收到國(guó)內(nèi)的檔案涉及80多種語(yǔ)言，而要對(duì)這部分檔案進(jìn)行整理，靠檔案部門(mén)一家，是不可能，也沒(méi)有必要的。即便是整理妥當(dāng)后再接收進(jìn)來(lái)，但如果不適當(dāng)?shù)胤g，檔案部門(mén)對(duì)其進(jìn)行保管和利用也是有困難的。因此，要善于借用檔案部門(mén)以外的人力資源，借用外“腦”，來(lái)使這部分檔案能管得了，用得好。
(鄒偉農(nóng)摘自《中國(guó)檔案》2004年第2期)