貫徹、實施《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》(國家檔案局第8號令)的程序、方法、要求

1、《規定》的實施范圍、和實施時間 

（1）實施范圍（分為兩類）

執行范圍的機關：各級黨政機關和人民團體，具有行政管理職能的事業單位。

這些機關、單位必須按照《規定》的要求，在同級檔案行政管理部門的監督指導下，編制本機關的文書檔案保管期限表，并報同級檔案行政管理部門審查同意后執行。 

參照執行范圍的單位：軍隊系統、民主黨派、企業事業單位。

參照執行的單位要在同級檔案行政管理部門的幫助指導下，開展本單位的文書檔案保管期限表編制工作。不須經同級檔案行政管理部門審批。 

2、編制《文書檔案保管期限表》的方法和要求

《規定》第十五條  本規定自頒布之日起施行，1987年頒發的《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規定》和《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時廢止。

 如果參照單位仍沿用原有規定，已沒有相關的法規政策作依據了。 

（1）、明確編制的對象 

這次機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制對象僅限于機關文書檔案，其他門類檔案不在此次編制范圍之內。 

在具體編制過程中，應結合本機關工作實際，突出職能特色，不要照搬照抄。

各級機關制定本機關文書檔案保管期限表應具有一表兩用的功能，既包括機關文書材料的歸檔范圍，也包括了機關文書檔案保管期限的劃分。 

（2）明確編制體例

按機關內部各個工作部門一個一個地編制，最后形成一個總的歸檔范圍和保管期限表。（提倡組織機構分類法）

這種編制體例便于機關內部各個職能機構明確哪一類文書材料應該歸檔，歸檔的文書材料保管期限如何劃分，促進機關公務人員注意做好平時文件材料的收集和積累工作，確保應歸檔文件材料的齊全完整。

便于機關檔案人員掌握各內設機構文書材料的歸檔范圍，監督和指導各內設機構做好平時文件材料的歸檔工作。 

（3）把握編制方法 

A.深入實際、調查研究

B.系統歸納、前后對照

C.突出重點、逐項細化

D.應對“重要”、“一般”、“業務”等進行細化

E.界定屬性、保證完整 

3、嚴格履行審批程序 

（1）市直機關編制的文書檔案保管期限表必須經本級檔案局審查批準后才能具體執行，未經審查批準，不得擅自使用。

（2）當新的機關文書檔案保管期限表沒有獲得審批時，仍沿用原來的有關規定。

（3）編制上報本機關或本系統的文書檔案保管期限表時，應同時上報本機關“三定”方案或職能說明材料。 

（4）檔案局對各機關上報材料的審批工作一般應實行“兩審制”。 

（5）具有垂直領導關系的機關、系統要有兩個文書檔案保管期限表，即本機關期限表和本系統期限表匯編。

（6）垂直管理系統中的下一級機關，要根據本系統的文書檔案保管期限表，結合本機關的實際，開展本機關文書檔案保管期限表編制工作，編制完成的文書檔案保管期限表報本系統上一級機關審批。

（7）中央直屬、省屬單位只需向上一級機關檔案部門審批，但同時應向市檔案局備案。  （如：統計調查大隊）

4.哈爾濱市檔案局開展此項工作的具體要求

（1）轉發文件，明確規范

（2）開展培訓，掌握技能

（3）審批一級，備案二級

A.重點加強指導，按要求及時完成報審

B.所有市直單位及所屬的二級單位，在兩年內完成編制工作，該報批的報批，該備案的備案

C.未按時完成報批、備案，將列入執法檢查對象（《規定》是以“國家檔案局令”發布，屬部門行政規章，具有較高的法律效力）

D.要充分認識編制工作的意義，牢固樹立“對歷史負責”的觀念