黃天明

一、建議增加、修改若干二級類目及內容

1．雖然學生工作與共青團工作有著十分密切的聯系，但在高校中共青團與學生工作是兩個獨立的工作部門，它們工作的對象、任務是不同的，存在著十分明顯的不同側重點。因此建議將與學生工作有關的類目名稱從DQl7團委內的類目名稱中分離出來，單獨設立一個二級類目DQl8學生工作，其歸檔內容包括上級關于學生工作的文件、本校學代會文件(通知、名單、工作報告、決議、選舉結果、領導講話、大會發言和文件)、學生會文件材料、本校學生組織參與的各種學會和社團的有關材料、研究生會的有關材料、社團活動、勤工儉學、社會實踐以及其他有關學生工作的文件材料。

2．由于體制改革，實行全員聘任制，處級干部一般經過組織推薦、筆試、面試、群眾評議、領導審核，競爭上崗。行政干部由校長任免，以學校名義發文；而黨委系統的干部仍然由黨委任免，以黨委名義發文。這樣黨政兩個系統區分十分明確。而《規范》中將所有黨、政處級干部任免都歸檔在黨群類的二級類目DQl3組織第5款、第6款中，是與現今黨政分開的管理體制不符的。因此建議將行政處級干部任免從DQl3中分離出來，放入行政二級類目XZl2人事的第6款內，并將其內容“人事處權限內的干部任免文件及名冊“修改為“行政干部任免文件及名冊”。

3．由于招生制度改革，高校畢業生就業由原來的國家統一分配，改革為學校推薦，學生自主擇業，學生和用人單位雙向選擇的方式。因此在二級類目JXl7畢業生歸檔材料內容的表述上應有所修改，建議將JXl7畢業生第1款“上級有關畢業生分配的文件材料”修改為“上級有關畢業生的文件材料”；第4款“畢業生正式分配方案及調配派遣名冊“修改為“畢業生就業統計及派遣名冊”。

4．學生進入高等學校學習，從招生錄取、學籍管理，到畢業、就業的每個階段都應有一個完整的花名冊。在《規范》的歸檔范圍中JXl3招生、JXl4學籍管理、JXl6學位等二級類目中都有相應花名冊歸檔材料，惟有JXl7畢業生類目中沒有畢業生名冊歸檔材料。雖然JXl7畢業生類目中有第5款“畢業證、派遣證存根領取簽收冊”，但它與畢業生花名冊在性質和功能方面都是不同的，是不能替代的。畢業生名冊及統計表既能反映學校作為一個教育機構的最終成果，也能從不同角度反映教學的效果，把畢業生統計表與錄取新生名冊比較可以反映學成率；把畢業生統計表與就業派遣名冊對比，可以反映一次就業率，這些都是衡量學校教學水平的重要指標。因此很有必要在教學二級類目JXl7畢業生內容中增加一款“畢業生名冊及統計表”。

二、修改保管期限

1．新生錄取是招生工作的重要環節，錄取材料是學生進入高校的重要依據，它與學生在校期間學籍管理類目的“新生入學登記表”、“學生學籍卡片”、“學生成績總冊“、“在校學生名冊”以及畢業生類目的“畢業生名冊及統計表“、“畢業生就業統計及派遣名冊”等構成了學生從考入學校到學成就業一個完整的接受高等教育的過程，這一過程既是學生進入高校學習階段檔案整理工作的重點，也是今后學生和用人單位查詢檔案、利用檔案的重點，因此建議將教學類JXl3招生類目的第3款“新生錄取材料及新生名單”的保管期限由“長期”改為“永久”，并建議將新增加的JXl7畢業生中的“畢業生名冊及統計表”的保管期限也定為“永久”。

2．《分類法》和《規范》對科學研究、產品生產與科技開發、基本建設這3個大類都只設置2個二級類目，即[11]綜合和[12](按專業或產品或項目設置類目)2個二級類目。《規范》分別對這3個一級類目中的二級類目[12]的歸檔范圍和保管期限作了明確規定。筆者認為這些規定絕大部分都是符合實際情況的，但實際工作中也發現存在?些問題、例如，基本建設大類的JJl2-3“設計文件”中的第3款“施工圖設計”，《規范》規定的保管期限是“短期”，而第1款的“初步設計”主要用于立項，但其保管期限也定為“永久”；第2款的“技術設計”主要用于審批，保管期限也定為“永久”。實際上查詢利用較多的“施工圖設計”是建設項目進行維修、改建、擴建的依據，況且多數基建項目的壽命期都是幾十年上百年的，故其保管期限應定為“永久”才是。又如產品生產與開發大類的CPl2-5產品生產階段材料中的第4款“材料定額和代用單，工時定額”，《規范》規定的保管期限是“短期”。但其實?個產品在投產時的材料消耗定額和工時消耗定額是經過十分復雜的理論上推算和實際測算，并結合企業具體情況而確定的，它在該產品經濟壽命期內的成本核算中起著很重要的作用，也不宜定為“短期”。本人覺得科學研究、產品生產與開發、基本建設這3個大類都有?個共同的特點，就是在同一課題、同?產品或同?單項工程內的各個階段的歸檔材料都有其自然形成的規律，存在著緊密的有機聯系，各階段的文件材料與其實物顯著?致、并且具有成套性。很難說這個階段的文件材料重要，那個階段的不重要。事實上這部分檔案在查詢利用的時候，大多都要前后左右反復比較、對照、參考。因此本人建議這3個大類的保管期限不要按各二級類目[2]下的不同歸檔內容逐一規定保管期限，只需按不同課題或不同產品或不同單項工程規定保管期限就行了。例如，科研的二級類目KY[12]按重大級課題保管期限定為“永久”、重要級定為“長期”，?般級定為“短期”。重大級、重要級、?般級的劃分原則仍按《規范》7．5．2．1、7．5．2．2、7．5．2．3執行。產品生產與開發的二級類目CP[12]按生產產品的投資額或經濟壽命期不同來確定不同的保管期限。基本建設按單項工程的投資額或使用年限或結構來確定其歸檔文件材料的保管期限。

三、關于在《分類法》和《規范》附中增設實物檔案類目的建議

1．實物檔案是一種專門檔案，是檔案體系中的一個門類。它具有與紙質、聲像檔案相同的作用與特點。由于它有著生動的直觀性和形意聯想性的特征，因而越來越被人們所接受。作為表彰、獎勵和慶祝等活動的獎品和饋贈物品，它具有政治意義、歷史意義、紀念意義，從實物中能看到時代的變遷和學校走過的輝煌歷程。將實物檔案納入《分類法》與《規范》，中，增設實物檔案類目十分必要。

2．文物檔案載體一般可分為：杯(瓶)、匾(牌)、旗、章、證及其他材料制作的文物贈品。它可按載體不同設置6個(含其他)二級類目。

3．實物檔案按照一件實物作為一個單位進行管理。

文物檔案號＝年度號十實物檔案分類號十保管單位號。

保管單位號是各類實物檔案最低限度的數量詞，可以是個、塊、面，也可以是張、件、冊等。

例如：某校2003個11月舉行20周年校慶活動，兄弟院校贈送的某個紀念杯序號是25、某個慶賀牌匾序號是12。則可分別標引為：

2003?SW12?25

2003?SWl3?12

編目時，在其實物檔案上注有文字說明的標簽(見標簽圖)，按照GB3792．4?85《非書資料著錄規則》編制題名，按照實物檔案形成的時間先后順序排列。

(標簽圖)

4．實物檔案在實體分類法主表中設置在附SX聲像之后為：

SW實物

12杯(瓶)

13匾(牌)

14旗

15章

16證

17其他實物

四、關于二級類目歸檔范圍內類目名稱的序號按永久、長期、短期排列的建議

《規范》在關于排架問題的處理中明確指出：“在一個卷內把文件材料劃定不同的保管期限，在不影響自然形成規律的情況下按永久、長期、短期順序排列。”為了便于組卷排架，筆者建議《規范》在編制二級類目的類目名稱時，將保管期限為“永久”的類目名稱排列在前面，將保管期限為長期的類目名稱排列在中間，最后排列保管期限為“短期”的類目名稱。這樣把類目名稱序號的順序與保管期限協調對應起來。更便于整理組卷，也便于操作。

(壹心摘自《中國檔案》2004年第9期)