文書檔案的整理

   文書檔案的整理工作，就是對零亂的和需要進一步條理的檔案進行基本的分類、排列和編目，使之組成有序體系的過程。

一、文書檔案整理工作的內容和原則

(一)文書檔案整理工作的內容

    文書檔案的系統化和基本編目

(二)文書檔案整理工作的原則

  1．充分利用原有的整理基礎。

  2．保持文件之間的歷史聯系。

    (1)文件在來源方面的聯系。

    (2)文件在時間方面的聯系。

    (3)文件在內容方面的聯系。

    (4)文件在形式方面的聯系，指文件在種類、名

稱、載體或記錄方式等方面的聯系。

  3．便于保管和利用。

二、案卷的排列

文書檔案案卷的排列就是根據一定的方法，確定每類內案卷的前后次序和存放位置，保持案卷之間的有機聯系。

基本方法有：

     1．按照案卷所反映的問題或工作上的聯系排列。

     2．按照文件的作者、收發文機關以及文件內容所涉及的地區排列。

     3．按照案卷所屬的時間順序排列。

三、檔號的編制

  1．檔號編制的原則

    唯一性原則。合理性原則。穩定性原則。簡明性原則。

  2．檔號編制的方法

    (1)全宗號的編制(2)案卷目錄號的編制(3)案卷號的編制(4)件(頁)號的編制

四、檔案檢索工具的編制

    檔案檢索工具是記錄和標識檔案的特征及存放位置，為查找檔案提供指引、依據的各種文字材料的總稱。檔案室常用的檢索工具有案卷目錄、全引目錄、專題目錄(卡片)、文號目錄與索引、人名目錄等。

1．案卷目錄

    案卷目錄也稱案卷名冊，是著錄案卷內容和成分并按一定次序編排的一覽表。它是檔案室最基本的檢索工具。

案卷目錄的編制方法

    根據國家有關規定，案卷目錄一般應區別不同的保管期限，分年度或混年度編制。

    第一，分年度編制。將全宗內的文書檔案逐年按保管期限編成永久、長期和短期三本案卷目錄。這種方法條理清楚，便于當年案卷的隨時補充和調整，但形成的目錄過多，一般適用于每年形成檔案數量較多的單位。

    第二，混年度編制。根據案卷的數量情況，將每種保管期限的檔案每五年或十年編制一本目錄。這種方法可以減少目錄的數量，方便管理，一般較適用于檔案年形成量不大的單位。但混年度編制不便于插卷和案卷的隨時調整，因此使用這種方法時應注意幾個問題：一是要按照分類方法的順序排列案卷，每個年度內分類方法的順序應基本固定；二是每本目錄中的案卷號應用自然數列法編制，不能重復；三是案卷號不應過長，盡量不突破四位數。

2．全引目錄

全引目錄又稱案卷文件目錄，是將全宗或全宗的某一部分案卷內的文件目錄匯編而成的檢索工具。

  它的形式有兩種：

一種是先列出每個案卷的案卷號、案卷標題、起止日期、頁數、保管期限等，實際上是重抄案卷目錄的項目，然后在這個案卷條目下列出該卷的卷內文件目錄。

另一種形式是將一部分案卷目錄與其卷內文件目錄合訂，上面一小部分為案卷目錄，下面大部分為它們的卷內文件目錄，在案卷目錄的備注欄內，列出其卷內文件目錄所在的頁次，在卷內文件的備注欄上填上案卷號。