文書檔案編目

編目即編制歸檔文件目錄。有手工填寫與計算機錄入（檔案管理軟件著錄或EXCEL表）

一是按歸檔章上的年度、機構、保管期限錄入年度、機構、保管期限：

二是錄入件號：按件號順序錄入。

三是錄入責任者：是指制發文件的組織或個人，

  即文件的發文機關或署名者。

(1)填寫責任者項時一般應使用全稱或通用簡稱，注意不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含義不明、難以判斷的簡稱。

  表明歸檔文件目錄編制對象是每件歸檔文件。  

(2)聯合發文時一般應將所有責任者照實抄錄，責任者過多時可適當省略，但立檔單位是責任者的必須抄錄，以體現“以我為主”的精神。  

(3)機關內部文件等，常會出現未署責任者的情況，編目時應盡量根據文件內容、形式等特征考證出責任者后填寫。

四是錄入文號：即發文的字號，一般由機關代字、年度、順序號組成。應照抄文件上的文號。

  如“某信息化[2004]28號”等。

五是錄入題名：要注意對題名不準確的訂正。

• 例一：“××市檔案局關于轉發檔發[1999]180號文件的通知”    

  應重擬題名并抄錄為：

   “××市檔案局關于轉發[××省檔案局關于加強汛期檔案安全管理的幾點意見]的通知”

• 例二：

  “××市檔案局通報”

應重擬題名并抄錄為：

   “××市檔案局[關于市直機關達標升級情況的]通報”

錄入題名時，為方便檢索，類似的問題要注意：

(1)會議記錄須重擬題名時，應寫明會議的時間和主要內容。

(2)有些歸檔文件的附件獨立性強，如目錄中只著錄正件題名，不能反映出附件的內容，可在正件題名后抄錄附件題名，外加“（  ）”號。

    如：“關于進一步加強我市精神文明建設的決定（附：市民公約）”。

六是錄入日期：文件的形成時間。即發文時間（文件的落款時間）。用8位阿拉伯數字標注年、月、日，如2004年3月19日，標注為20040319

七是錄入頁數：填寫每件歸檔文件的總頁數。

              文件中有圖文的頁面為1頁。

八是錄入備注：

    備注項用于錄入歸檔文件需要補充和說明的情況，包括密級、缺損、修改、補充、移交、銷毀、互見等等。

計算機錄入

    先將所有應著錄的項目錄入檔案管理系統或EXCEL表。@ 再通過設定的目錄格式打印“歸檔文件目錄”。