文書檔案保管期限的劃分難點解釋

（1）同一會議文件的期限劃分

?主要是根據各種文件材料的價值大小確定的。 

?每一項職能活動都有其主要、核心內容，形成的文件材料有的是反映職能活動主要內容、主要過程的，有的是反映事務性活動的，價值程度不同，所以不能在保管期限的劃分上同等對待。 

（2）提案答復材料的期限劃分 

?主要承辦機關對人大議案及答復、政協提案及辦理結果歸檔時，其檔案保管期限定為永久。

?其他協辦機關歸檔時可以定為30年。

?人大、政協機關對人大議案及答復、政協提案及辦理結果進行歸檔時，也應定為永久。 

（3）上級檢查、視察材料的期限劃分 

?“重要的”、“一般的”判斷標準通常以上級機關領導的行政級別和檢查、視察事由的重要程度來劃分。 

?黨和國家領導人，以及省部級以上領導檢查、視察本地區、本機關工作形成的文件材料，屬“重要的”；

?省部級以下領導檢查、視察本地區、本機關工作形成的文件材料，屬“一般的”。

(但也有一些特殊情況)

（4）業務文件如何區分“重要和一般” 

?業務文件材料涉及法規性、政策性、方針性和重大業務建設內容，屬于比較重要的問題； 

?涉及基礎性、常規性、技術性內容，屬一般業務問題。 

（5）代上級起草文件的期限劃分

?本機關代上級機關起草并被采用的重要法規性文件、專項業務文件的最后草稿一般是指經本機關領導同意后報上級機關的最后稿本。 

?起草機關歸檔最后稿本，保管期限定為30年； 

?上報的稿本可能有某些改動，也可能沒有改動，最后由發文方或聯合發文的主辦單位定為永久保管；

?起草機關收到該文件的正式文本時，按照“上級機關制發的屬于本機關主管業務的重要文件”將其定為永久。

如：（哈爾濱市委辦公廳、市政府辦公廳《關于進一步加強新時期全市檔案工作的意見》）

（6）證件辦理、審批檔案的期限劃分 

?劃分有效證件辦理、審批過程中形成檔案的保管期限，主要依據有效證件的有效時限。 

?20年(含)以上有效或未注明有效期的許可證、執照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料，機關在歸檔時要永久保管；

?20年以下有效的許可證、執照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料，機關在歸檔時定為30年保管。 

?在劃分機關在辦理有效證件過程中形成的檔案的保管期限時，既要以證件的有效期作為主要參考，同時要結合機關工作實際，合理確定檔案保管期限。 

（7）行政處罰、處分等工作文件“重要”和“一般”的期限劃分 

?對行政處罰、行政復議中形成的文件材料，“重要的”和“一般的”應結合行政處罰的種類來加以區分。原則上對“警告”類應視為“一般的”文件材料；對受到沒收非法所得、沒收非法財物，責令停產停業，暫扣或者吊銷執照，行政拘留處罰形成的文件材料，應視為“重要的”文件材料。 

?行政處分形成的文件材料，對受到“警告”處分的，應視為“一般的”，對受到“警告”處分以上形成的文件材料，應視為“重要的”。

?國家賠償過程中形成的文件材料，一般來說都屬“重要的”。 

（8）計劃、總結、統計材料的期限劃分 

?視機關主要職能而定，并不是機關所有年度以下的工作計劃、總結、統計材料都要歸檔。 

?經濟運行管理部門，對國家或本地區經濟發展有重要分析價值的月度、季度、半年度統計材料應該歸檔。 

?非經濟管理部門一般只將本機關半年度工作計劃、總結、統計材料納入機關歸檔范圍，保管期限定為10年；月度、季度工作的計劃、總結、統計材料可不歸檔。 

（9）評先、處分材料的期限劃分 

?先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料歸檔時保管期限的劃分是以表彰、獎勵的主辦者行政區劃級別、行政級別來劃分的。 

?凡是縣級(含)以上開展評先表彰活動，無論是本行政區域內綜合表彰，還是行業系統表彰，形成的先進單位、勞動模范、先進個人的文件材料都應永久保管，其余的表彰材料保管30年。 

?對本機關有關人員受到黨紀警告以上（嚴重警告）受到政紀警告以上（記過）處分人員的材料劃為永久保管；

?對本機關有關人員受到黨紀、政紀警告處分人員的材料劃為30年保管。

?對本機關有關人員受到通報批評的材料劃為10年保管。

（10）紀檢、監察方面材料的期限劃分 

?“重要的”與“一般的”主要區分標準是案件違規違紀的程度和最終處理結果。 

?違規違紀的程度只達到受警告的處分條件，形成的相關綜合性報告、調查材料就屬“一般的”，其檔案保管期限劃定為30年。

?違規違紀的程度達到受警告以上的處分條件，形成的相關綜合性報告、調查材料就屬“重要的”，其檔案保管期限界定為永久。

?如果調查結論是查無實據，形成的綜合性報告、調查材料，歸檔時其保管期限可劃定為10年。

?機關年度紀檢、監察工作綜合性工作報告，歸檔時其保管期限劃定為永久，年度以下的可劃定為10年。 

（11）黨工團專項活動文件的期限劃分 

?專項活動的重要性不僅要根據其規模，還要根據其影響力。 

?如各機關開展的“學習實踐科學發展觀”形成的階段報告、總結都很重要。這類活動就屬機關黨的工作活動中重要專項活動，其文件歸檔時應劃分為永久保管。 

（12）信訪材料的期限劃分 

?機關處理人民來信來訪過程中形成的文件材料是否歸檔，先決條件是來信來訪是否有處理結果。如果沒有處理結果，暫不歸檔。

?如果有處理結果，文件材料在歸檔時要看是否有領導重要批示，據此來確定其檔案保管期限。

?“重要批示”是指對解決來信來訪的明確態度、方式或方法，對事態發展態勢的估計等。如有處理結果，歸檔時應劃定為永久保管期限。 

?如是泛泛批示、圈閱等，就屬“一般的”而非“重要的”批示，如有處理結果，機關歸檔時其檔案保管期限一般劃定為30年。       

?無特殊保存價值的信封，一般性表態、詢問一般性問題、提出一般性建議或意見的來信、來訪記錄不必歸檔。 

（13）機關產權方面文件的期限劃分 

?主要看合同、協議的期限來界定保管期限

?產權證、土地證一般定為永久 

（14）財務會計決算的界定 

?1998年財政部與國家檔案局合發的《會計檔案管理辦法》第十九條和附表二《財政總預算、行政單位、事業單位和稅收會計檔案保管期限表》中規定：“預算、計劃、制度等文件材料，應當執行文書檔案管理規定，不適用本辦法”。

?附表二中第十四項已將行政單位和事業單位決算文件納入會計檔案并定為永久保管，所以沒有再將決算文件放在《文書檔案保管期限表》中表述。

?將決算報告及同級財政部門的批復作為文書檔案來處理，并劃定為永久保管期限，這種做法也是允許的。 

（15）上級制發的業務文件的期限劃分 

?“重要的”和“一般的”區分的原則，在于把握上級機關制發的、屬本機關主管業務的文件材料是否具有政策性、法規性、方針性。

?如何把握各級政府的主管業務文件。 

（16）上級、同級的非主管業務的文件的期限劃分 

?上級機關、同級制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料，機關在歸檔時，其檔案保管期限定為10年。 

（17）下級報送的文件的期限劃分 

?對下級機關報送的文件材料中重大問題的專題報告要進行歸檔，檔案保管期限定為30年。

?對下級機關報送的年度和年度以上的計劃、總結、統計材料也要進行歸檔，檔案保管期限定為10年。

?本機關對越級上報的文件材料不進行歸檔。