我們日常接觸到的密級文件，并不是只有國家秘密一種，還有可能是商業秘密、工作秘密、軍事秘密等。在一個基層立檔單位，除了保密制度完善、責任分明、教育監管以外，更重要的是在密級文件的制發、傳遞、歸檔、保管和利用環節上，必須采取有效措施，才能真正確保密級文件載體和內容的安全，并實現正常流轉。
一、密級文件的制發
密級文件的保密工作從文件的制發就已經開始了。
一份密級文件，起草、擬定、審核、簽發每個環節，都要注意把關。擬稿人有責任按照保密范圍的規定，提出擬定密級意見，防止在文稿起草過程中造成泄密。對草稿及歷次修改稿、定稿或印刷清樣，要同正式文件一樣進行登記和管理，除存檔的以外，要有專人及時監督銷毀。文件最后定稿時，擬稿人要依據有關法律規定的定密程序，報經單位主管領導審批，注明制作數量，確定密級、保密期限和知悉范圍，并在其首頁左上角加以標明。一般來說，國家秘密的標識為“★”。“★”前標密級，“★”后標保密期限。如“機密★15年”。如果這份文件的密級和保密期限變更，應在原標明位置附近作出標志，原標志以明顯方式廢除。
絕密級和機密級的文件，還應當編排順序號，以便固定和明確該份文件分發到哪個單位。
密級文件應當由本單位專門人員制發，或由保密工作部門審查批準的定點單位印制。
二、密級文件的傳遞
密級文件應當包裝密封，可用較厚的信封或袋子封裝，封口及中縫處加蓋密封章或加貼密封條，包裝物上標明密級、編號和收發件單位名稱。同時必須交由專門的部門，如機要交通、機要通信部門，選擇安全的交通工具和交通路線，并采取相應的安全保密措施，不得人工攜帶或捎帶。不得通過普通郵政郵寄。不能通過非保密專線網絡傳遞。機要文件交換站是目前收發機密級、秘密級文件的一種有效途徑，相當于文件中轉樞紐，在一定的行政區域內，各委辦局的文件經此發到有關機關，同時也在此收集有關機關的文件，周轉時間短，環節少，保證安全。
在一個立檔單位內，應當指定專人拆封密件包裝，履行清點、核對、登記、編號、簽收等手續。在文件處理單顯著和固定位置，明確標明密級。由主管領導根據密級、制發單位的要求及本單位工作實際需要，確定該密級文件的傳閱范圍，不得擅自擴大，并須對接觸和知悉載體內容的人員辦理登記、簽收。傳閱時，由專人負責，一文一夾，專夾專閱，并填寫“傳閱卡”，記載夾內密件題名、頁數、編號、傳閱人、閱讀時間等，傳閱人員不得擅自抽出、留存，閱讀者之間必須由專人傳遞，不得自行橫傳、不得隨意抄錄密件內容，不能向傳閱范圍之外的人員談論密件內容，更不能私自復印、掃描、拍照。閱讀、處理密級文件時，應在辦公室進行，不得將其帶回家中或公共場所。臨近下班時，上一個傳閱者盡量閱讀完畢，交還專人，待上班時，專人再將密級文件交由下一個傳閱者，避免密級文件在外失控，將其泄密可能降到最低。
三、密級文件的歸檔
需要歸檔的密級文件，應當按照國家有關檔案法律規定歸檔。為了保證一個全宗的齊全完整，密級文件應當和非密級文件同步整理、移交。在具體操作過程中，可以把密級文件排列在非密級文件之后，密級文件內部，按密級重要程度，即絕密、機密、秘密順序排列，同時分盒存放，這樣既可以實現集中保管，也可以實現單獨保管。例如2006年辦公室歸檔的永久文件，可以這樣排列件號：非密級文件，1?26；密級文件，27?28（絕密級）、29?30（機密級）、31?32（秘密級）。
另外，安裝檔案管理軟件的立檔單位，在著錄時，密級為必著項。這項內容雖然在歸檔文件目錄上沒有顯示出來，但是如果在辦理借閱調卷時，這個信息是很重要的，直接關系到這份文件是否能夠利用，能夠為哪些人員提供服務。沒有安裝檔案管理軟件的立檔單位，最好是直接在歸檔文件目錄備注欄內進行標注。
四、密級文件的保管
選擇安全保密的場所和部位，有條件的情況下，應配備保密設備。絕密級文件由專人管理。人員離開辦公場所時，應當將密級文件妥善存放，不得散放或堆放在外。鑰匙不能轉借他人。存放密級文件的地方，不允許人來人往。每年定期清查、核對，發現問題及時向保密工作部門書面報告。按規定應當清退的密級文件，應當及時、如數清退，不得自行銷毀或私自留存、復制。
國家秘密不可能是永遠的秘密，任何國家秘密都是在相對的時間和范圍內保密，隨著一定時間和客觀情況的變化而發生變化，或解密或變更密級。保密期滿的文件，自行解密；在保密期內不需要繼續保密的，應當及時解密，并明顯標明“解密”字樣；需要延長的，由原來確定密級和保密期限的機關、單位或其上級機關決定。同時，應當及時通知有關單位或接觸范圍內的人員。
這里必須明確一個問題，即保密期限和保管期限是兩個完全不同的概念。保密期限不等于保管期限。保密期限是根據某一國家秘密在一定的時間范圍內，如被泄露會對國家的安全和利益造成的損害后果來確定的。除有特殊規定外，絕密級不超過三十年，機密級不超過二十年，秘密級不超過十年；而保管期限是根據檔案內容的現實作用和歷史作用來確定檔案的保存價值。有永久、30年和10年區分。一般情況下，在保密期限內的檔案，需繼續保管。保密期滿，且已達到先前確定的保管期限，需再行判斷是否具有繼續保存價值，若沒有，方可認定保管期滿，再行銷毀。
銷毀密級文件，應當經本單位主管領導審核批準，并履行清點、登記、監銷手續，到保密工作部門指定的地點，采用焚毀、化漿等方法處理，確保秘密信息無法還原。
五、密級文件的利用
未經原密級制發單位批準、本單位主管領導批準，禁止復制、復印、摘抄、匯編密級文件。
密級文件的復印需專人完成。必須經過嚴格的審批、登記手續，并控制復印數量。復印的文件要和原文件一樣嚴格管理，不得改變其原定的密級和保密期限。不得將密級文件拿到社會上營業性復印場所復印。不得自行翻印。
匯編、摘錄中有密級文件的，應當保留其密級和保密期限標志，且不得改變知悉范圍，同時在匯編、摘錄封面或首頁以其中的最高密級和最長保密期限作出標志。
《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》第七條指出，“各級國家檔案館保存的中華人民共和國成立前形成的歷史檔案，中華人民共和國成立后形成滿三十年的已解密的檔案和未定密級的其它檔案，凡涉及下列內容的應當控制使用……”，包括二十種情況，對涉密檔案的開放問題作出規定。基層立檔單位可以以此為標準和依據，嚴格控制開放檔案的范圍，確保密級文件載體和內容的安全。大多數情況下，國家秘密解密后可以對社會公開，但不能一概而論。因為解密并不完全等同于公開。解密是說某一信息已經不具有國家秘密屬性，但它有可能還屬于工作秘密范疇，限制在一定的范圍內使用，應當由原確定密級的單位根據實際情況，決定何時、以何種方式向社會公開。
(大連市住房公積金管理中心王焱)
一、密級文件的制發
密級文件的保密工作從文件的制發就已經開始了。
一份密級文件，起草、擬定、審核、簽發每個環節，都要注意把關。擬稿人有責任按照保密范圍的規定，提出擬定密級意見，防止在文稿起草過程中造成泄密。對草稿及歷次修改稿、定稿或印刷清樣，要同正式文件一樣進行登記和管理，除存檔的以外，要有專人及時監督銷毀。文件最后定稿時，擬稿人要依據有關法律規定的定密程序，報經單位主管領導審批，注明制作數量，確定密級、保密期限和知悉范圍，并在其首頁左上角加以標明。一般來說，國家秘密的標識為“★”。“★”前標密級，“★”后標保密期限。如“機密★15年”。如果這份文件的密級和保密期限變更，應在原標明位置附近作出標志，原標志以明顯方式廢除。
絕密級和機密級的文件，還應當編排順序號，以便固定和明確該份文件分發到哪個單位。
密級文件應當由本單位專門人員制發，或由保密工作部門審查批準的定點單位印制。
二、密級文件的傳遞
密級文件應當包裝密封，可用較厚的信封或袋子封裝，封口及中縫處加蓋密封章或加貼密封條，包裝物上標明密級、編號和收發件單位名稱。同時必須交由專門的部門，如機要交通、機要通信部門，選擇安全的交通工具和交通路線，并采取相應的安全保密措施，不得人工攜帶或捎帶。不得通過普通郵政郵寄。不能通過非保密專線網絡傳遞。機要文件交換站是目前收發機密級、秘密級文件的一種有效途徑，相當于文件中轉樞紐，在一定的行政區域內，各委辦局的文件經此發到有關機關，同時也在此收集有關機關的文件，周轉時間短，環節少，保證安全。
在一個立檔單位內，應當指定專人拆封密件包裝，履行清點、核對、登記、編號、簽收等手續。在文件處理單顯著和固定位置，明確標明密級。由主管領導根據密級、制發單位的要求及本單位工作實際需要，確定該密級文件的傳閱范圍，不得擅自擴大，并須對接觸和知悉載體內容的人員辦理登記、簽收。傳閱時，由專人負責，一文一夾，專夾專閱，并填寫“傳閱卡”，記載夾內密件題名、頁數、編號、傳閱人、閱讀時間等，傳閱人員不得擅自抽出、留存，閱讀者之間必須由專人傳遞，不得自行橫傳、不得隨意抄錄密件內容，不能向傳閱范圍之外的人員談論密件內容，更不能私自復印、掃描、拍照。閱讀、處理密級文件時，應在辦公室進行，不得將其帶回家中或公共場所。臨近下班時，上一個傳閱者盡量閱讀完畢，交還專人，待上班時，專人再將密級文件交由下一個傳閱者，避免密級文件在外失控，將其泄密可能降到最低。
三、密級文件的歸檔
需要歸檔的密級文件，應當按照國家有關檔案法律規定歸檔。為了保證一個全宗的齊全完整，密級文件應當和非密級文件同步整理、移交。在具體操作過程中，可以把密級文件排列在非密級文件之后，密級文件內部，按密級重要程度，即絕密、機密、秘密順序排列，同時分盒存放，這樣既可以實現集中保管，也可以實現單獨保管。例如2006年辦公室歸檔的永久文件，可以這樣排列件號：非密級文件，1?26；密級文件，27?28（絕密級）、29?30（機密級）、31?32（秘密級）。
另外，安裝檔案管理軟件的立檔單位，在著錄時，密級為必著項。這項內容雖然在歸檔文件目錄上沒有顯示出來，但是如果在辦理借閱調卷時，這個信息是很重要的，直接關系到這份文件是否能夠利用，能夠為哪些人員提供服務。沒有安裝檔案管理軟件的立檔單位，最好是直接在歸檔文件目錄備注欄內進行標注。
四、密級文件的保管
選擇安全保密的場所和部位，有條件的情況下，應配備保密設備。絕密級文件由專人管理。人員離開辦公場所時，應當將密級文件妥善存放，不得散放或堆放在外。鑰匙不能轉借他人。存放密級文件的地方，不允許人來人往。每年定期清查、核對，發現問題及時向保密工作部門書面報告。按規定應當清退的密級文件，應當及時、如數清退，不得自行銷毀或私自留存、復制。
國家秘密不可能是永遠的秘密，任何國家秘密都是在相對的時間和范圍內保密，隨著一定時間和客觀情況的變化而發生變化，或解密或變更密級。保密期滿的文件，自行解密；在保密期內不需要繼續保密的，應當及時解密，并明顯標明“解密”字樣；需要延長的，由原來確定密級和保密期限的機關、單位或其上級機關決定。同時，應當及時通知有關單位或接觸范圍內的人員。
這里必須明確一個問題，即保密期限和保管期限是兩個完全不同的概念。保密期限不等于保管期限。保密期限是根據某一國家秘密在一定的時間范圍內，如被泄露會對國家的安全和利益造成的損害后果來確定的。除有特殊規定外，絕密級不超過三十年，機密級不超過二十年，秘密級不超過十年；而保管期限是根據檔案內容的現實作用和歷史作用來確定檔案的保存價值。有永久、30年和10年區分。一般情況下，在保密期限內的檔案，需繼續保管。保密期滿，且已達到先前確定的保管期限，需再行判斷是否具有繼續保存價值，若沒有，方可認定保管期滿，再行銷毀。
銷毀密級文件，應當經本單位主管領導審核批準，并履行清點、登記、監銷手續，到保密工作部門指定的地點，采用焚毀、化漿等方法處理，確保秘密信息無法還原。
五、密級文件的利用
未經原密級制發單位批準、本單位主管領導批準，禁止復制、復印、摘抄、匯編密級文件。
密級文件的復印需專人完成。必須經過嚴格的審批、登記手續，并控制復印數量。復印的文件要和原文件一樣嚴格管理，不得改變其原定的密級和保密期限。不得將密級文件拿到社會上營業性復印場所復印。不得自行翻印。
匯編、摘錄中有密級文件的，應當保留其密級和保密期限標志，且不得改變知悉范圍，同時在匯編、摘錄封面或首頁以其中的最高密級和最長保密期限作出標志。
《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》第七條指出，“各級國家檔案館保存的中華人民共和國成立前形成的歷史檔案，中華人民共和國成立后形成滿三十年的已解密的檔案和未定密級的其它檔案，凡涉及下列內容的應當控制使用……”，包括二十種情況，對涉密檔案的開放問題作出規定。基層立檔單位可以以此為標準和依據，嚴格控制開放檔案的范圍，確保密級文件載體和內容的安全。大多數情況下，國家秘密解密后可以對社會公開，但不能一概而論。因為解密并不完全等同于公開。解密是說某一信息已經不具有國家秘密屬性，但它有可能還屬于工作秘密范疇，限制在一定的范圍內使用，應當由原確定密級的單位根據實際情況，決定何時、以何種方式向社會公開。
(大連市住房公積金管理中心王焱)
