寧夏回族自治區電信局 劉文濤
立卷難是大家的共識，不僅難在對文件的分類、鑒定、擬寫案卷題名，更難在立卷工作大量繁雜重復的勞動。面對眾多規定和較高要求，老檔案員已覺不易，新檔案員更是望而生畏，導致檔案業務指導人員疲于奔命，一些單位還是有文件積壓；針對同一個案卷，往往是一人一個標準，一人一個看法，可以說實行文書立卷改革，是全體檔案人員的共同愿望。
當前文書立卷改革的中心內容是將以卷為保管單位改為以件為保管單位，從根本上改變以往文書立卷的一貫做法，減輕立卷人員的負擔，提高檔案管理水平。但筆者認為，還有以下幾個問題值得討論或進一步明確：
一、文書立卷改革應是立卷方式的改革而不僅是裝訂方法的改革
在當前的改革模式中，大家對改以“卷”為保管單位為以“件”為保管單位有共同認識，但在以“件”為保管單位的模式下，如何處理件與件之間的關系問題上還存在不同看法。有的主張文件按傳統的文書立卷原則和方法進行分類整理，最后不裝訂直接裝入卷盒，完成歸檔文件整理工作。筆者認為這種文書立卷改革其實就是裝訂方法的改革；也有人認為，應保留案卷的概念，否則將有可能愧對后人，主張文件實體按文件產生的順序裝盒上架，但與實體相對應的電子文件仍然立卷。既然電子文件都已立卷了，稍稍動動手讓文件實體也能體現彼此之間的聯系有什么不好；還有人主張永久檔案分別按文件級和案卷級整理實行兩套制，長、短期檔案按文件級整理一套，以適應今后進館要求；另外還有立小卷的方法等等。可以看出，這些觀點和方法，難舍其“卷”，沒有從根本上改變文書立卷的“難”題，很難稱是真正的文書立卷改革。
筆者認為，我國檔案工作應走“粗加工、細管理、精檢索”之路。首先應當對以“件”為保管單位的管理模式予以肯定。既然許多國家都采取散裝方式，長此以往并沒有什么不適之感，并將精力重點放在細管理、精檢索上，我們又有什么理由不借鑒他人的先進經驗，而堅持立卷這種費力不討好的做法呢?從大家的討論中不難看出，只要加強細管理環節，因粗加工而可能存在的文件容易丟失、容易插錯等問題都能克服，而且隨著檔案信息電子化，利用檔案原件的機率大大降低，檔案的保管和保護就變得更加簡單。因此在當前情況下，首先要解決粗加工的問題，也就是徹底改革現有的文書立卷方式，解放檔案人員，使他們有更多的時間和精力在細管理、精檢索上下功夫。
二、檔案盒將是檔案的基本保管單元
案卷是一組互有聯系的文件的集合體，是現階段檔案的基本保管單位。其內在屬性是卷內文件間的有機聯系，外在表現形式是用卷皮包裝起來的幾份文件。改革文書立卷將打破用卷來維系文件有機聯系的方式，原有意義上的“卷”不復存在，但案卷原有的外在表現方式卻不能拋棄。文書不立卷，不裝訂，因而沒有了“卷’’的概念，卷皮也將失去存在的意義，檔案盒就代替卷皮作為外在包裝工具成為檔案的基本保管單元。為不引起混淆，在這里將“保管單位”改稱“保管單元”，是要說明與“以‘件’為保管單位”并不矛盾。改革文書立卷，以“件”為保管單位，意思是將每份文件作為一個獨立的實體，進行歸檔、用等工作，但不意味著在保管方式上對文件進行零散管理。仍以檔案盒為基本保管單元，理由有二。第一，方便管理。檔案盒可保持文件直立存放，避免文件相互重壓，達到保護檔案的目的，還方便檔案存取、搬運管理；第二，檔案盒標識了檔案的具體存放位置，具有重要的檔案檢索定位功能，可以方便利用。
在以往的管理模式下，檔案檢索的最后著眼點都要落在某一案卷上，其查找文件實體的方式是通過各種檢索手段查到某份文件所在卷號，然后到這一卷里找到這份文件。其關系如下：
文件信息→案卷信息(案卷號或檔號)
↓
文件實體←案卷實體
至此就完成了一次文件的檢索利用過程。由此可以看出，文件檢索與立卷方法沒有必然聯系，只要通過文件著錄信息找到對應案卷，就能最終找到這份文件。這里的案卷只是為你提供了某份文件的具體存放位置。這種結論支持我們對現行的文書立卷方法進行改革，而且從理論上講，任何改革模式都是可行的，包括立卷不裝訂、不立卷不裝訂、不裝訂按文號排、不裝訂按時間排、隨辦隨歸等。當然在實際工作中，還要考慮檔案管理的其它因素，擇優而用。
但不管怎么改，案卷的檢索定位功能是改不掉的。許多文章在談到文書立卷改革時，提及取消案卷保管單位，改為以“件”為保管單位，但沒有提及件要用盒進行包裝，并不是不主張用盒包裝檔案，而是忽略了檔案盒的檢索定位功能。改以“件”為保管單位以后，文件應當而且必須用盒進行包裝，用以縮小檢索目標，提高檢索的精確度。我們不能想象沒有檔案盒包裝，成千上萬的單份文件在檔案館或檔案室中如何保管，如何利用。
以檔案盒為包裝工具后，案卷目錄隨案卷一起消失，檔號即可簡化為全宗號-盒號-件號。有的觀點中，檔號不包括盒號，是忽視檔案盒檢索功能的表現，不符合檢索利用的一般規律。
三、鑒定是檔案整理工作的必要環節
有一種觀點認為，鑒定是一項高水平的工作，許多人對文件的第一價值也判斷不準，更不知文件的第二價值，因此主張不將保管期限作為全宗內檔案分類的類別和檔案保管的類別固定下來，在文件整理時不鑒定，按文件處理順序裝入檔案盒完成歸檔工作。這是不足取的。
首先，文件轉化為檔案的前提之一是文件具有保存價值，就是說在整理文件時首先就要對文件進行價值鑒定。如果不鑒定，勢必違反檔案工作基本原則，有文必檔，給檔案工作增加負擔。
其次，改革文書立卷，是為了降低檔案整理的難度，減輕檔案人員負擔，提高工作效率，讓檔案人員有精力和時間多做一些有關“細管理”、“精檢索”的事，而不是為了降低檔案人員的水平。改革也不是因為檔案人員水平低而改之，或者因為檔案人員水平低就可以不作為。退一步講，即使現在不鑒定，將來總有鑒定的時候。以后的鑒定工作如沒有現在的鑒定基礎，將更加困難，況且以后的鑒定工作不可能由其他工作人員承擔??雖然各單位成立的鑒定小組包括了各部門的人員，但主要工作還得由檔案人員自己來干。不能想象現在不提高檔案人員水平，今后的檔案人員素質就能高到勝任鑒定工作。
第三，不便于向檔案館移交檔案。檔案館按規定只接收永久或長期檔案，未經鑒定的檔案向檔案館移交只會帶來兩個后果：或者增加館藏壓力，浪費人財物力，或者增加檔案館整理人員的負擔，把責任推給別人。
第四，不利于重點檔案的保護。不分保管期限難以做到對重點檔案的重點保護，遇有緊急情況，難免顧此失彼。
四、目前所提的立卷改革僅適用于文書檔案
有作者為說明文書立卷改革不利于保持文件間的聯系時舉例說，某變電公司為建新變電站選址產生了一系列檔案，整理時應保留案卷以保持文件間的聯系。其實大家一看就知道，上述檔案是基建檔案，屬科技檔案范疇。因科技檔案的形成和利用有其固有的特點和規律性，如點多、線長、有專門的機構和人員進行管理等，決定了在整理過程中必須保證它的成套性，以及必須在一個項目完工后才能最后整理歸檔。當然它也可以采用不裝訂直接裝盒的方法，但不適用文書立卷所采取的不立卷的方法。
（郭紅解、李軍摘自《中國檔案》2001年第3期）
立卷難是大家的共識，不僅難在對文件的分類、鑒定、擬寫案卷題名，更難在立卷工作大量繁雜重復的勞動。面對眾多規定和較高要求，老檔案員已覺不易，新檔案員更是望而生畏，導致檔案業務指導人員疲于奔命，一些單位還是有文件積壓；針對同一個案卷，往往是一人一個標準，一人一個看法，可以說實行文書立卷改革，是全體檔案人員的共同愿望。
當前文書立卷改革的中心內容是將以卷為保管單位改為以件為保管單位，從根本上改變以往文書立卷的一貫做法，減輕立卷人員的負擔，提高檔案管理水平。但筆者認為，還有以下幾個問題值得討論或進一步明確：
一、文書立卷改革應是立卷方式的改革而不僅是裝訂方法的改革
在當前的改革模式中，大家對改以“卷”為保管單位為以“件”為保管單位有共同認識，但在以“件”為保管單位的模式下，如何處理件與件之間的關系問題上還存在不同看法。有的主張文件按傳統的文書立卷原則和方法進行分類整理，最后不裝訂直接裝入卷盒，完成歸檔文件整理工作。筆者認為這種文書立卷改革其實就是裝訂方法的改革；也有人認為，應保留案卷的概念，否則將有可能愧對后人，主張文件實體按文件產生的順序裝盒上架，但與實體相對應的電子文件仍然立卷。既然電子文件都已立卷了，稍稍動動手讓文件實體也能體現彼此之間的聯系有什么不好；還有人主張永久檔案分別按文件級和案卷級整理實行兩套制，長、短期檔案按文件級整理一套，以適應今后進館要求；另外還有立小卷的方法等等。可以看出，這些觀點和方法，難舍其“卷”，沒有從根本上改變文書立卷的“難”題，很難稱是真正的文書立卷改革。
筆者認為，我國檔案工作應走“粗加工、細管理、精檢索”之路。首先應當對以“件”為保管單位的管理模式予以肯定。既然許多國家都采取散裝方式，長此以往并沒有什么不適之感，并將精力重點放在細管理、精檢索上，我們又有什么理由不借鑒他人的先進經驗，而堅持立卷這種費力不討好的做法呢?從大家的討論中不難看出，只要加強細管理環節，因粗加工而可能存在的文件容易丟失、容易插錯等問題都能克服，而且隨著檔案信息電子化，利用檔案原件的機率大大降低，檔案的保管和保護就變得更加簡單。因此在當前情況下，首先要解決粗加工的問題，也就是徹底改革現有的文書立卷方式，解放檔案人員，使他們有更多的時間和精力在細管理、精檢索上下功夫。
二、檔案盒將是檔案的基本保管單元
案卷是一組互有聯系的文件的集合體，是現階段檔案的基本保管單位。其內在屬性是卷內文件間的有機聯系，外在表現形式是用卷皮包裝起來的幾份文件。改革文書立卷將打破用卷來維系文件有機聯系的方式，原有意義上的“卷”不復存在，但案卷原有的外在表現方式卻不能拋棄。文書不立卷，不裝訂，因而沒有了“卷’’的概念，卷皮也將失去存在的意義，檔案盒就代替卷皮作為外在包裝工具成為檔案的基本保管單元。為不引起混淆，在這里將“保管單位”改稱“保管單元”，是要說明與“以‘件’為保管單位”并不矛盾。改革文書立卷，以“件”為保管單位，意思是將每份文件作為一個獨立的實體，進行歸檔、用等工作，但不意味著在保管方式上對文件進行零散管理。仍以檔案盒為基本保管單元，理由有二。第一，方便管理。檔案盒可保持文件直立存放，避免文件相互重壓，達到保護檔案的目的，還方便檔案存取、搬運管理；第二，檔案盒標識了檔案的具體存放位置，具有重要的檔案檢索定位功能，可以方便利用。
在以往的管理模式下，檔案檢索的最后著眼點都要落在某一案卷上，其查找文件實體的方式是通過各種檢索手段查到某份文件所在卷號，然后到這一卷里找到這份文件。其關系如下：
文件信息→案卷信息(案卷號或檔號)
↓
文件實體←案卷實體
至此就完成了一次文件的檢索利用過程。由此可以看出，文件檢索與立卷方法沒有必然聯系，只要通過文件著錄信息找到對應案卷，就能最終找到這份文件。這里的案卷只是為你提供了某份文件的具體存放位置。這種結論支持我們對現行的文書立卷方法進行改革，而且從理論上講，任何改革模式都是可行的，包括立卷不裝訂、不立卷不裝訂、不裝訂按文號排、不裝訂按時間排、隨辦隨歸等。當然在實際工作中，還要考慮檔案管理的其它因素，擇優而用。
但不管怎么改，案卷的檢索定位功能是改不掉的。許多文章在談到文書立卷改革時，提及取消案卷保管單位，改為以“件”為保管單位，但沒有提及件要用盒進行包裝，并不是不主張用盒包裝檔案，而是忽略了檔案盒的檢索定位功能。改以“件”為保管單位以后，文件應當而且必須用盒進行包裝，用以縮小檢索目標，提高檢索的精確度。我們不能想象沒有檔案盒包裝，成千上萬的單份文件在檔案館或檔案室中如何保管，如何利用。
以檔案盒為包裝工具后，案卷目錄隨案卷一起消失，檔號即可簡化為全宗號-盒號-件號。有的觀點中，檔號不包括盒號，是忽視檔案盒檢索功能的表現，不符合檢索利用的一般規律。
三、鑒定是檔案整理工作的必要環節
有一種觀點認為，鑒定是一項高水平的工作，許多人對文件的第一價值也判斷不準，更不知文件的第二價值，因此主張不將保管期限作為全宗內檔案分類的類別和檔案保管的類別固定下來，在文件整理時不鑒定，按文件處理順序裝入檔案盒完成歸檔工作。這是不足取的。
首先，文件轉化為檔案的前提之一是文件具有保存價值，就是說在整理文件時首先就要對文件進行價值鑒定。如果不鑒定，勢必違反檔案工作基本原則，有文必檔，給檔案工作增加負擔。
其次，改革文書立卷，是為了降低檔案整理的難度，減輕檔案人員負擔，提高工作效率，讓檔案人員有精力和時間多做一些有關“細管理”、“精檢索”的事，而不是為了降低檔案人員的水平。改革也不是因為檔案人員水平低而改之，或者因為檔案人員水平低就可以不作為。退一步講，即使現在不鑒定，將來總有鑒定的時候。以后的鑒定工作如沒有現在的鑒定基礎，將更加困難，況且以后的鑒定工作不可能由其他工作人員承擔??雖然各單位成立的鑒定小組包括了各部門的人員，但主要工作還得由檔案人員自己來干。不能想象現在不提高檔案人員水平，今后的檔案人員素質就能高到勝任鑒定工作。
第三，不便于向檔案館移交檔案。檔案館按規定只接收永久或長期檔案，未經鑒定的檔案向檔案館移交只會帶來兩個后果：或者增加館藏壓力，浪費人財物力，或者增加檔案館整理人員的負擔，把責任推給別人。
第四，不利于重點檔案的保護。不分保管期限難以做到對重點檔案的重點保護，遇有緊急情況，難免顧此失彼。
四、目前所提的立卷改革僅適用于文書檔案
有作者為說明文書立卷改革不利于保持文件間的聯系時舉例說，某變電公司為建新變電站選址產生了一系列檔案，整理時應保留案卷以保持文件間的聯系。其實大家一看就知道，上述檔案是基建檔案，屬科技檔案范疇。因科技檔案的形成和利用有其固有的特點和規律性，如點多、線長、有專門的機構和人員進行管理等，決定了在整理過程中必須保證它的成套性，以及必須在一個項目完工后才能最后整理歸檔。當然它也可以采用不裝訂直接裝盒的方法，但不適用文書立卷所采取的不立卷的方法。
（郭紅解、李軍摘自《中國檔案》2001年第3期）
