整理歸檔的文書文件

整理歸檔的文書文件

•  常態(tài)化整理

•  歷史欠帳類整理

按件整理法

    檔案整理有立卷整理和按件整理兩種方式，目前文書檔案所用的整理方法為按件整理法。按件整理法全稱歸檔文件整理方法。

    按件整理方法執(zhí)行時(shí)間的分界線為2001年，特別對(duì)于市直單位或檔案納入進(jìn)館范圍的單位要留意。具體請(qǐng)關(guān)注我局網(wǎng)站上公布的檔案接收質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

按件整理方法的應(yīng)用條件

    適用于文書文件的歸檔。

    前提條件：要配備計(jì)算機(jī)和優(yōu)秀的檔案管理軟件。

    采用標(biāo)準(zhǔn)：

    歸檔文件整理規(guī)則DA/T22-2000（體制外的單位參照）

    廣州市執(zhí)行歸檔文件整理規(guī)則實(shí)施細(xì)則(進(jìn)館要求)

在前述將應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全的基礎(chǔ)上，下面就以本市實(shí)施細(xì)則分別進(jìn)行講述。     

    1、確定檔案整理環(huán)節(jié) 

    由單位制度決定，是文件處部門、業(yè)務(wù)部門分別整理完成后交檔案室，還是由檔案室集中整理。

    2、整理步驟     

    收集→區(qū)分年度和保管期限→裁切→組件→逐件加蓋“歸檔章”及填寫相應(yīng)內(nèi)容→填寫“歸檔文件目錄”表→填寫備考表→文件裝盒→編制盒標(biāo)簽→檔案盒入庫上架→撰寫“歸檔文件整理說明”→將“歸檔文件整理說明”與“歸檔文件目錄”裝訂→編制歸檔文件目錄標(biāo)簽→目錄存于閱覽室目錄柜(共14步)。            

    3、檔案整理工具的準(zhǔn)備