福建省晉江市檔案局 黃項飛
從上個世紀80年代“文件中心”在甘肅省永靖縣建立以來，我國檔案學界對這一國外最為流行的新型檔案機構就沒有停止過爭論，近年來這一爭論更是愈演愈烈。如此密集的關注及眾說紛紜，其實都指向一個共同的焦點：文件中心究竟能否在中國生存？如果能，它在我國有著什么樣的發展前景？本文就此略陳管見，以見教于同仁。
一
我國目前對文件中心的建立與發展問題的認識存在著極大的差異。持反對意見者認為，文件中心不宜在我國普遍推行，文件中心以高效、精簡和節約的原則為支撐，而現代新技術在很大程度上動搖了其賴以生存的基礎。而且，文件中心對人員的素質要求高，所承受的工作壓力也比較大。此外，建立文件中心不便于文件的利用、保密，導致賬外文件增加，編研工作也將力不從心。而檔案文件如果得不到應有的開發，將成為一大遺憾。另一部分學者則認為我們對文件中心應積極地采取“拿來主義”的態度，因地制宜地建立有中國特色的文件中心。
上述觀點的存在，一方面說明文件中心已經引起了我國檔案學界的普遍關注；另一方面，也反映出由于思考問題角度的不同和認識層面的差別所導致結論的極大差異。筆者認為文件中心完全可以植根于中國，并走出一條有中國特色的道路，它不是機械地照搬國外的模式，而是將國外文件中心的理論和實踐融人中國目前發展勢頭良好的“現行文件資料閱覽中心”或機關檔案管理中心等所催生出來的集兩者優勢的過渡性檔案管理機構。而這一具有中國特色的文件中心將與機關檔案室、聯合檔案室等共同構成我國多元的檔案管理新模式。實際上，經過認真思考分析我們不難發現，持反對意見者在認識上存在著兩個偏差。
其一是實踐層面上的偏差。首先是對現行機關檔案管理模式缺乏深入的了解。持反對觀點者認為，我國已普遍地采用了機關檔案室這一模式，并成為了我國檔案事業的堅實基礎，為社會所廣泛接受，目前并沒有改革的迫切性和必要性。這種看法是不了解基層檔案工作的實際情況所致。我國現行的機關檔案管理模式是新中國成立后自上而下建立起來的，數量龐大，組織嚴密，這在計劃經濟時代的確發揮了它的重要作用，對維護黨和國家的真實歷史面貌功不可沒。但是在當前的市場經濟轉型期，特別是在中國入世的大背景下，計劃經濟體制下構筑起來的機關檔案室已愈來愈顯著地暴霹出它業已存在的種種弊端。特別是“小而全”的組織形式，已使基層機關難以承受，也無法發揮出它應有的作用。多年來，不管哪一級的機關，哪怕這個機關只有四五個人，經濟條件窮到不敢出差的地步，仍然要建一個檔案室，仍然要配置檔案員，這不能不使人們對其既耗費錢財，又缺乏效率的檔案保管機構提出質疑。且不論檔案行政管理部門無法對機關實行到位的業務微觀指導，其自身如何面對?輪接著一輪的政府機構改革，如何不與改革目標相抵觸都是一個問題。所以，現在不少地方在新一輪的機構改革中，直接參照深圳的模式，撤銷機關檔案室，統一建立文件中心，這樣既提高了效率，又節省了大量的人力、物力、財力，在我國目前經濟還不發達、社會還不很富裕的情況下，為納稅人節省一些資金。據美國1990年的統計數字表明：在1立方英尺的相同空間內，文件中心可存儲的文件數量是機關部門辦公室的5倍，機關部門在其辦公室空間內如果要存儲1立方英尺的文件，每年平均要花費23．1美元，而存儲在文件中心，則僅需1.59美元。換言之，每l立方英尺文件在空間和設備方面的支出，每年可節省21.51美元，文件中心所發揮的功效由此可見一斑。所以，認為目前我國機關檔案室已為社會所廣泛接受，沒有改革的必要性和迫切性，顯然是對我國機關檔案室的現狀缺乏基本的了解。如果這種認識在檔案界普遍存在，無疑將使檔案部門在政府職能轉變、機構改革的大局中再次受挫，也無益于機關檔案事業的健康發展。此外，關于人員素質、保密和編研問題，持反對觀點者認為，建立文件中心，其工作人員要熟悉各單位的基本職能，要承擔起原各機關檔案室的大部分工作，工作量大，壓力大，要求高。這一點其實無須擔心，在國外文件中心工作人員可以做到的事，我們也一定能夠做到，文件中心在選擇人員時就要選擇既精通專業知識，又通曉各方面相關知識的“T”型人才。而且，相對而言，文件中心的高素質人才，還將大大提高機關檔案管理的水平，一改以往各機關檔案兼職人員業務水平低，人員更換頻繁帶來的弊端，文件中心人員的大工作量是與其工作高效率的特點相適應的。美國休斯敦文件中心的工作人員為4人，除一些專業技術較強的業務實行技術外包外，日常的管理和利用全部由4人承擔；而我國永靖縣文件中心的人員也只有6人，管理著24個參聯機關的文件。2002年深圳市文件中心成立時也有一套嚴格的制度要求，高素質的人員也同時要求具備較高的職業道德和責任意識。此外，持反對觀點者還擔心文件中心的建立將使編研工作變為薄弱環節，其實這項工作在大多數地縣級機關檔案室中早已經是徒有虛名，檔案員兼職多，事務雜，業務不熟，去搞檔案編研實在力不從心，即使是編出一些材料來，大多也是簡單的文件匯集，應付機關檔案達標驗收而已。這種流于形式的編研成果沒有也罷。其實，即使是在歐美發達國家的檔案館，編研也并不屬正常的業務工作范圍。如英國國家檔案館的主要任務就是收集、整理、保管檔案，為用戶提供目錄、解釋檔案以及其他相關服務，工作人員沒有時間去搞編研。芬蘭等國的檔案館也不搞歷史研究，而把主要的精力用于科學地保管和快捷、優質地為用戶服務上。所以，我國建立文件中心，應當專注于自身的主要職責，不一定非要去開展編研工作不可。
其二是理論層面上的偏差。其核心是沒有準確地認識文件生命周期理論。他們認為我國的文件及檔案概念與國外不同，我國界定的“現行文件”與國外的“半現行文件”概念之間也有一定交叉，所以就基本上沒有必要建立文件中心。由于我國傳統的檔案學理論片面地強調了“文件”和“檔案”的差異，忽視了兩者之間的必然內在聯系，甚至于主觀地將兩者之間的關系界定為“轉化關系”。這種界定意味著“文件”和“檔案”存在著本質的差別；基于這種扭曲的文檔關系思想，認為國外的“文件”非我國的“檔案”，進而得出建立文件中心不適合我國國情、檔情，傳統理論基礎上的檔案管理機構模式沒有必要進行變革的結論。對此，中國人民大學檔案學院的王英瑋博士提出質疑：在人們日益加深對文件運動和文件生命周期認識的今天，難道我們還有什么理由堅持“文件就是文件，檔案就是檔案，文件是現行性的事物，檔案是歷史性的事物，檔案是由文件轉化來的”這樣的思想觀點嗎？而對有的學者指出的中國的檔案學理論中沒有“半現行文件”的概念，故我國沒有必要搞“文件中心”的說法，王英瑋博士指出：“概念是對客觀存在的抽象結果，難道只有國外的文件生命周期中存在一個‘半現行階段’，而中國的文件生命周期則因為是生長在中國這塊神秘的土地上，而可以不經過這樣一個生命階段嗎？”理論一旦成為實踐發展的障礙，就應當毫不猶豫地對其施行變革，改變它“灰禿禿”的形象，用充滿生命活力的實踐之水澆灌它。近年來，這一充滿生命活力的實踐之水正努力地澆灌著傳統理論某些“灰禿禿”的形象。20世紀80年代初我國張家口地區出現了聯合檔案室，這是我國最早建立的類似于文件中心的檔案管理機構。隨后，1988年在甘肅省永靖縣誕生了第一個文件中心。緊接著，黑龍江的嫩江縣、陜西省的大荔縣、吉林省的長春市等，先后出現了?批聯合檔案室，北京市西城區、黑龍江省的哈爾濱市等地則直接設立了規模較大的機關檔案管理中心。而深圳市則于2000年初試辦文檔資料服務中心，兩年后，直接向文件中心過渡。更具里程碑意義的是2002年4月26日深圳市三屆人大常委會第十五次全體會議通過《深圳市檔案與文件收集利用條例》，在全國首次以地方立法的形式確定了“文件中心”的機構設置。不難看出文件中心正在中國的土地上展現著旺盛的生命力。
二
文件中心和類似于文件中心的聯合檔案室、文檔管理中心、現行文件閱覽中心的不斷涌現，使我們有理由相信文件中心在中國正在迎來?個充滿希望的明天，但文件中心在我國究竟有什么樣的發展前景，什么樣的文件中心才能與我國政府的改革方向和社會發展相適應？
在這里，我們有必要借鑒國外文件中心的布局和運行模式。國外文件中心包括三種類型：一是政府系統的文件中心，包括聯邦政府和地方政府、州市、縣等的文件中心，一般是指由政府出資建立，歸屬政府檔案部門領導，免費為政府機關提供半現行文件保管和利用服務的機構。如美國的聯邦級文件中心共有15個，其中13個是地區性的，與設在全美各地的美國國家檔案館合署辦公。2個全國性文件中心，即國家人事文件中心和華盛頓國家文件中心，華盛頓國家文件中心屬國家檔案與文件管理局管轄。二是特定機構的文件中心，它在學校、企業、醫院、社團組織等均有分布。從本質上講，它屬于特定機構的內部文件管理機構。以上兩種均為非營利性機構。三是商業性文件中心，一般是為工商企業或其他有需要的機構或個人提供文件管理有償服務的營利性機構。根據國外的經驗，結合本國國情，我國建立文件中心可采取兩種形式。一種是政府系統中設立無償服務的文件中心，面向各級各類政府機關和國有企事業單位提供檔案保管、利用和處置服務，歸屬當地檔案局(館)領導。這一形式主要由目前各地所興建的現行文件服務機構轉化發展而來，并取代當地現有的機關檔案室。同時，應注意因地制宜，不搞“一刀切”，在條件成熟的情況下設立，不必盲目攀比，求大求全，要有個適度的發展過程。另一種是適應市場經濟的發展需要而產生的商業性文件中心；這種形式的文件中心實行有償服務，可面向企業、團體或個人提供文件寄存或者保管、利用和處置的全方位服務。國家可以通過采取一定措施對其加以規 范管理，以避免出現盲目追求經濟效益的不良后果。
政府文件中心的運行模式在當前和今后一段時間內可采取混合服務型。它是當前政府改革過渡時期政府文件中心的設計模式，不僅負責整合政府各個部門的電子文檔信息資源，而且也要負責接收和管理各部門的不需要經常查找利用的紙質文檔及其他載體形態的文檔，同時為政府和社會提供文檔信息服務。政府文件中心應該把科學保管與優質服務作為工作的兩大宗旨。
從保管方面講，接收是業務工作的第一個環節，政府文件中心所接收的范圍是當地黨政機關、事業單位處理完畢后有歸檔保存價值的紙質文件和電子文件。這里所要強調的是，文件中心對所接收的文件要提出嚴格要求，主要應當是文本文件，也可以有縮微膠片、電子文件、音像文件等非文本文件。在接收前，中心應要求文件來源機關做好幾項工作：對移交的文件進行仔細清理，只保留正式文本，移交的文件為非現行文件，對不符合保管要求的軟磁盤和受到污損的文件，文件中心不予接收。在接收來源機關送來的文件時，要辦理好交接手續，填寫《文件移交接收表》，作為移交和接收雙方就文件保管與處理事務進行交涉的主要工作依據和法律憑證。文件接收之后，要進行科學的分類、鑒定、整理、著錄、索引、編目、統計和保管，對文件實體進行加工、消毒、數字化、縮微處理，對電子文件要進行有序整合和標準化處理，進入相應的目錄中心。同時，需要指出的是，存儲于文件中心的文件，雖然基本上已經失去現行效用，但其所有權依然屬于來源機關，文件中心只是接受來源機關的委托，代為保管其文件而已，在沒有得到來源機關的書面授權和當地檔案行政管理部門同意之前，文件中心無權對所保管的文件擅自進行處理；因為文件中心是一種中間性檔案館，文件在中心保管一段時間后，其中具有永久保存價值的紙質檔案和電子檔案都要按規定向當地國家綜合性檔案館移交。
在利用方面。文件中心在本質上是服務性機構，要把服務質量和服務效率作為評價政府文件中心工作水平的主要指標。為實現這一目標，應該用企業的理念來運作文件中心。像企業?樣管理中心，?個非常重要的前提就是要把文件來源機關當作中心的客戶。為此，應將成功企業的“客戶服務”理念，引入到政府的文件中心管理活動之中。同時，為了提高服務效率，政府文件中心還應當努力采用現代化管理設備和技術。由于文件中心所藏文件的所有權屬于來源機關，所以利用權自然也歸其掌握。換言之，文件利用的首要服務對象是來源機關，來源機關以外的其他部門或個人如需查閱，需先提交書面申請，在獲得來源機關的批準后，文件中心才能為其提供利用服務。但是，屬于政府信息公開范圍的文件和普發性文件，可直接向社會提供利用，不受上述限制。具體的服務途徑可以多樣化，如在中心內接待查閱者、答復咨詢、網上信息傳遞、傳真復印件等。今后，我們應注重運用現代科技手段實現高效率的利用服務。美國華盛頓國家文件中心采用并推廣一套名為“中心信息處理系統”(CLPS)的應用軟件。政府機關安裝上此軟件后，如需要文件中心提供文件信息咨詢，可以通過廣域網與該文件中心聯系，這是雙方最為便捷有效的溝通方式。如果不使用此軟件，查詢者則需填寫一份書面申請，送交中心參考服務部，服務部在24小時內給予答復。如需調卷，只要通過電話與該部門聯系，待案卷調出后，即可自行取回使用，如有緊急調卷要求，還可采用傳真或熱線電話告知該部門。文件使用完畢后，必須按原樣歸還。我國?些電子政務建設起步比較早的地方，在籌建中心時也可考慮采用電子服務型文件中心模式，它是基于電子網絡環境條件的，以整合政府各個部門文檔信息資源，并為政府各個部門和社會提供網絡文檔信息服務的機構，可以作為目前我國電子政府建設的配套“組件”來設計。鑒于電子政務的工程技術人員和相關人員比較缺乏這方面的意識．所以，各地檔案部門應當抓住機會，努力把數字文件中心的建設及時地納入到電子政務整體的建設架構之中。
綜上所述，筆者認為文件中心在中國的生存與發展是一種必然的趨勢，是對傳統的機關檔案管理單一模式進行改革的有效途徑。國際檔案理事會曾就文件中心的運行情況對幾十個成員國進行調查，各成員國均對其經濟、高效的優點予以高度肯定，認為文件中心是保存半現行文件的最經濟、最令人滿意的現代新型文件管理機構。當前，我們不應當停留在無休止地建與不建的爭論上，而應該正視文件中心的優點，在結合本國實際的基礎上，勇敢地拿來為我所用，走出一條符合中國國情，并能體現中國優秀檔案管理文化思想的道路，使文件中心在我國檔案工作中充分展現其獨特的魅力和旺盛的生命力。
參考文獻
1.何品：《美國華盛頓國家文件中心探析》，《新上海檔案》2004年3期
2.王英瑋：《關于政府文件中心建設與發展的思考》，《檔案學通訊》2004年3期
3.何嘉蓀：《現行文件閱覽中心、文件中心與數字檔案館》，《檔案學研究》2005年1期
4.方燕：《建立深圳市“文件中心”的思考》，《檔案學通訊》2002年3期
5.彭堅：《文件中心不宜在我國普遍推行》，《檔案學研究》2003年4期
（牛角、樹人摘自《檔案學》2005年第4期）
從上個世紀80年代“文件中心”在甘肅省永靖縣建立以來，我國檔案學界對這一國外最為流行的新型檔案機構就沒有停止過爭論，近年來這一爭論更是愈演愈烈。如此密集的關注及眾說紛紜，其實都指向一個共同的焦點：文件中心究竟能否在中國生存？如果能，它在我國有著什么樣的發展前景？本文就此略陳管見，以見教于同仁。
一
我國目前對文件中心的建立與發展問題的認識存在著極大的差異。持反對意見者認為，文件中心不宜在我國普遍推行，文件中心以高效、精簡和節約的原則為支撐，而現代新技術在很大程度上動搖了其賴以生存的基礎。而且，文件中心對人員的素質要求高，所承受的工作壓力也比較大。此外，建立文件中心不便于文件的利用、保密，導致賬外文件增加，編研工作也將力不從心。而檔案文件如果得不到應有的開發，將成為一大遺憾。另一部分學者則認為我們對文件中心應積極地采取“拿來主義”的態度，因地制宜地建立有中國特色的文件中心。
上述觀點的存在，一方面說明文件中心已經引起了我國檔案學界的普遍關注；另一方面，也反映出由于思考問題角度的不同和認識層面的差別所導致結論的極大差異。筆者認為文件中心完全可以植根于中國，并走出一條有中國特色的道路，它不是機械地照搬國外的模式，而是將國外文件中心的理論和實踐融人中國目前發展勢頭良好的“現行文件資料閱覽中心”或機關檔案管理中心等所催生出來的集兩者優勢的過渡性檔案管理機構。而這一具有中國特色的文件中心將與機關檔案室、聯合檔案室等共同構成我國多元的檔案管理新模式。實際上，經過認真思考分析我們不難發現，持反對意見者在認識上存在著兩個偏差。
其一是實踐層面上的偏差。首先是對現行機關檔案管理模式缺乏深入的了解。持反對觀點者認為，我國已普遍地采用了機關檔案室這一模式，并成為了我國檔案事業的堅實基礎，為社會所廣泛接受，目前并沒有改革的迫切性和必要性。這種看法是不了解基層檔案工作的實際情況所致。我國現行的機關檔案管理模式是新中國成立后自上而下建立起來的，數量龐大，組織嚴密，這在計劃經濟時代的確發揮了它的重要作用，對維護黨和國家的真實歷史面貌功不可沒。但是在當前的市場經濟轉型期，特別是在中國入世的大背景下，計劃經濟體制下構筑起來的機關檔案室已愈來愈顯著地暴霹出它業已存在的種種弊端。特別是“小而全”的組織形式，已使基層機關難以承受，也無法發揮出它應有的作用。多年來，不管哪一級的機關，哪怕這個機關只有四五個人，經濟條件窮到不敢出差的地步，仍然要建一個檔案室，仍然要配置檔案員，這不能不使人們對其既耗費錢財，又缺乏效率的檔案保管機構提出質疑。且不論檔案行政管理部門無法對機關實行到位的業務微觀指導，其自身如何面對?輪接著一輪的政府機構改革，如何不與改革目標相抵觸都是一個問題。所以，現在不少地方在新一輪的機構改革中，直接參照深圳的模式，撤銷機關檔案室，統一建立文件中心，這樣既提高了效率，又節省了大量的人力、物力、財力，在我國目前經濟還不發達、社會還不很富裕的情況下，為納稅人節省一些資金。據美國1990年的統計數字表明：在1立方英尺的相同空間內，文件中心可存儲的文件數量是機關部門辦公室的5倍，機關部門在其辦公室空間內如果要存儲1立方英尺的文件，每年平均要花費23．1美元，而存儲在文件中心，則僅需1.59美元。換言之，每l立方英尺文件在空間和設備方面的支出，每年可節省21.51美元，文件中心所發揮的功效由此可見一斑。所以，認為目前我國機關檔案室已為社會所廣泛接受，沒有改革的必要性和迫切性，顯然是對我國機關檔案室的現狀缺乏基本的了解。如果這種認識在檔案界普遍存在，無疑將使檔案部門在政府職能轉變、機構改革的大局中再次受挫，也無益于機關檔案事業的健康發展。此外，關于人員素質、保密和編研問題，持反對觀點者認為，建立文件中心，其工作人員要熟悉各單位的基本職能，要承擔起原各機關檔案室的大部分工作，工作量大，壓力大，要求高。這一點其實無須擔心，在國外文件中心工作人員可以做到的事，我們也一定能夠做到，文件中心在選擇人員時就要選擇既精通專業知識，又通曉各方面相關知識的“T”型人才。而且，相對而言，文件中心的高素質人才，還將大大提高機關檔案管理的水平，一改以往各機關檔案兼職人員業務水平低，人員更換頻繁帶來的弊端，文件中心人員的大工作量是與其工作高效率的特點相適應的。美國休斯敦文件中心的工作人員為4人，除一些專業技術較強的業務實行技術外包外，日常的管理和利用全部由4人承擔；而我國永靖縣文件中心的人員也只有6人，管理著24個參聯機關的文件。2002年深圳市文件中心成立時也有一套嚴格的制度要求，高素質的人員也同時要求具備較高的職業道德和責任意識。此外，持反對觀點者還擔心文件中心的建立將使編研工作變為薄弱環節，其實這項工作在大多數地縣級機關檔案室中早已經是徒有虛名，檔案員兼職多，事務雜，業務不熟，去搞檔案編研實在力不從心，即使是編出一些材料來，大多也是簡單的文件匯集，應付機關檔案達標驗收而已。這種流于形式的編研成果沒有也罷。其實，即使是在歐美發達國家的檔案館，編研也并不屬正常的業務工作范圍。如英國國家檔案館的主要任務就是收集、整理、保管檔案，為用戶提供目錄、解釋檔案以及其他相關服務，工作人員沒有時間去搞編研。芬蘭等國的檔案館也不搞歷史研究，而把主要的精力用于科學地保管和快捷、優質地為用戶服務上。所以，我國建立文件中心，應當專注于自身的主要職責，不一定非要去開展編研工作不可。
其二是理論層面上的偏差。其核心是沒有準確地認識文件生命周期理論。他們認為我國的文件及檔案概念與國外不同，我國界定的“現行文件”與國外的“半現行文件”概念之間也有一定交叉，所以就基本上沒有必要建立文件中心。由于我國傳統的檔案學理論片面地強調了“文件”和“檔案”的差異，忽視了兩者之間的必然內在聯系，甚至于主觀地將兩者之間的關系界定為“轉化關系”。這種界定意味著“文件”和“檔案”存在著本質的差別；基于這種扭曲的文檔關系思想，認為國外的“文件”非我國的“檔案”，進而得出建立文件中心不適合我國國情、檔情，傳統理論基礎上的檔案管理機構模式沒有必要進行變革的結論。對此，中國人民大學檔案學院的王英瑋博士提出質疑：在人們日益加深對文件運動和文件生命周期認識的今天，難道我們還有什么理由堅持“文件就是文件，檔案就是檔案，文件是現行性的事物，檔案是歷史性的事物，檔案是由文件轉化來的”這樣的思想觀點嗎？而對有的學者指出的中國的檔案學理論中沒有“半現行文件”的概念，故我國沒有必要搞“文件中心”的說法，王英瑋博士指出：“概念是對客觀存在的抽象結果，難道只有國外的文件生命周期中存在一個‘半現行階段’，而中國的文件生命周期則因為是生長在中國這塊神秘的土地上，而可以不經過這樣一個生命階段嗎？”理論一旦成為實踐發展的障礙，就應當毫不猶豫地對其施行變革，改變它“灰禿禿”的形象，用充滿生命活力的實踐之水澆灌它。近年來，這一充滿生命活力的實踐之水正努力地澆灌著傳統理論某些“灰禿禿”的形象。20世紀80年代初我國張家口地區出現了聯合檔案室，這是我國最早建立的類似于文件中心的檔案管理機構。隨后，1988年在甘肅省永靖縣誕生了第一個文件中心。緊接著，黑龍江的嫩江縣、陜西省的大荔縣、吉林省的長春市等，先后出現了?批聯合檔案室，北京市西城區、黑龍江省的哈爾濱市等地則直接設立了規模較大的機關檔案管理中心。而深圳市則于2000年初試辦文檔資料服務中心，兩年后，直接向文件中心過渡。更具里程碑意義的是2002年4月26日深圳市三屆人大常委會第十五次全體會議通過《深圳市檔案與文件收集利用條例》，在全國首次以地方立法的形式確定了“文件中心”的機構設置。不難看出文件中心正在中國的土地上展現著旺盛的生命力。
二
文件中心和類似于文件中心的聯合檔案室、文檔管理中心、現行文件閱覽中心的不斷涌現，使我們有理由相信文件中心在中國正在迎來?個充滿希望的明天，但文件中心在我國究竟有什么樣的發展前景，什么樣的文件中心才能與我國政府的改革方向和社會發展相適應？
在這里，我們有必要借鑒國外文件中心的布局和運行模式。國外文件中心包括三種類型：一是政府系統的文件中心，包括聯邦政府和地方政府、州市、縣等的文件中心，一般是指由政府出資建立，歸屬政府檔案部門領導，免費為政府機關提供半現行文件保管和利用服務的機構。如美國的聯邦級文件中心共有15個，其中13個是地區性的，與設在全美各地的美國國家檔案館合署辦公。2個全國性文件中心，即國家人事文件中心和華盛頓國家文件中心，華盛頓國家文件中心屬國家檔案與文件管理局管轄。二是特定機構的文件中心，它在學校、企業、醫院、社團組織等均有分布。從本質上講，它屬于特定機構的內部文件管理機構。以上兩種均為非營利性機構。三是商業性文件中心，一般是為工商企業或其他有需要的機構或個人提供文件管理有償服務的營利性機構。根據國外的經驗，結合本國國情，我國建立文件中心可采取兩種形式。一種是政府系統中設立無償服務的文件中心，面向各級各類政府機關和國有企事業單位提供檔案保管、利用和處置服務，歸屬當地檔案局(館)領導。這一形式主要由目前各地所興建的現行文件服務機構轉化發展而來，并取代當地現有的機關檔案室。同時，應注意因地制宜，不搞“一刀切”，在條件成熟的情況下設立，不必盲目攀比，求大求全，要有個適度的發展過程。另一種是適應市場經濟的發展需要而產生的商業性文件中心；這種形式的文件中心實行有償服務，可面向企業、團體或個人提供文件寄存或者保管、利用和處置的全方位服務。國家可以通過采取一定措施對其加以規 范管理，以避免出現盲目追求經濟效益的不良后果。
政府文件中心的運行模式在當前和今后一段時間內可采取混合服務型。它是當前政府改革過渡時期政府文件中心的設計模式，不僅負責整合政府各個部門的電子文檔信息資源，而且也要負責接收和管理各部門的不需要經常查找利用的紙質文檔及其他載體形態的文檔，同時為政府和社會提供文檔信息服務。政府文件中心應該把科學保管與優質服務作為工作的兩大宗旨。
從保管方面講，接收是業務工作的第一個環節，政府文件中心所接收的范圍是當地黨政機關、事業單位處理完畢后有歸檔保存價值的紙質文件和電子文件。這里所要強調的是，文件中心對所接收的文件要提出嚴格要求，主要應當是文本文件，也可以有縮微膠片、電子文件、音像文件等非文本文件。在接收前，中心應要求文件來源機關做好幾項工作：對移交的文件進行仔細清理，只保留正式文本，移交的文件為非現行文件，對不符合保管要求的軟磁盤和受到污損的文件，文件中心不予接收。在接收來源機關送來的文件時，要辦理好交接手續，填寫《文件移交接收表》，作為移交和接收雙方就文件保管與處理事務進行交涉的主要工作依據和法律憑證。文件接收之后，要進行科學的分類、鑒定、整理、著錄、索引、編目、統計和保管，對文件實體進行加工、消毒、數字化、縮微處理，對電子文件要進行有序整合和標準化處理，進入相應的目錄中心。同時，需要指出的是，存儲于文件中心的文件，雖然基本上已經失去現行效用，但其所有權依然屬于來源機關，文件中心只是接受來源機關的委托，代為保管其文件而已，在沒有得到來源機關的書面授權和當地檔案行政管理部門同意之前，文件中心無權對所保管的文件擅自進行處理；因為文件中心是一種中間性檔案館，文件在中心保管一段時間后，其中具有永久保存價值的紙質檔案和電子檔案都要按規定向當地國家綜合性檔案館移交。
在利用方面。文件中心在本質上是服務性機構，要把服務質量和服務效率作為評價政府文件中心工作水平的主要指標。為實現這一目標，應該用企業的理念來運作文件中心。像企業?樣管理中心，?個非常重要的前提就是要把文件來源機關當作中心的客戶。為此，應將成功企業的“客戶服務”理念，引入到政府的文件中心管理活動之中。同時，為了提高服務效率，政府文件中心還應當努力采用現代化管理設備和技術。由于文件中心所藏文件的所有權屬于來源機關，所以利用權自然也歸其掌握。換言之，文件利用的首要服務對象是來源機關，來源機關以外的其他部門或個人如需查閱，需先提交書面申請，在獲得來源機關的批準后，文件中心才能為其提供利用服務。但是，屬于政府信息公開范圍的文件和普發性文件，可直接向社會提供利用，不受上述限制。具體的服務途徑可以多樣化，如在中心內接待查閱者、答復咨詢、網上信息傳遞、傳真復印件等。今后，我們應注重運用現代科技手段實現高效率的利用服務。美國華盛頓國家文件中心采用并推廣一套名為“中心信息處理系統”(CLPS)的應用軟件。政府機關安裝上此軟件后，如需要文件中心提供文件信息咨詢，可以通過廣域網與該文件中心聯系，這是雙方最為便捷有效的溝通方式。如果不使用此軟件，查詢者則需填寫一份書面申請，送交中心參考服務部，服務部在24小時內給予答復。如需調卷，只要通過電話與該部門聯系，待案卷調出后，即可自行取回使用，如有緊急調卷要求，還可采用傳真或熱線電話告知該部門。文件使用完畢后，必須按原樣歸還。我國?些電子政務建設起步比較早的地方，在籌建中心時也可考慮采用電子服務型文件中心模式，它是基于電子網絡環境條件的，以整合政府各個部門文檔信息資源，并為政府各個部門和社會提供網絡文檔信息服務的機構，可以作為目前我國電子政府建設的配套“組件”來設計。鑒于電子政務的工程技術人員和相關人員比較缺乏這方面的意識．所以，各地檔案部門應當抓住機會，努力把數字文件中心的建設及時地納入到電子政務整體的建設架構之中。
綜上所述，筆者認為文件中心在中國的生存與發展是一種必然的趨勢，是對傳統的機關檔案管理單一模式進行改革的有效途徑。國際檔案理事會曾就文件中心的運行情況對幾十個成員國進行調查，各成員國均對其經濟、高效的優點予以高度肯定，認為文件中心是保存半現行文件的最經濟、最令人滿意的現代新型文件管理機構。當前，我們不應當停留在無休止地建與不建的爭論上，而應該正視文件中心的優點，在結合本國實際的基礎上，勇敢地拿來為我所用，走出一條符合中國國情，并能體現中國優秀檔案管理文化思想的道路，使文件中心在我國檔案工作中充分展現其獨特的魅力和旺盛的生命力。
參考文獻
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（牛角、樹人摘自《檔案學》2005年第4期）
