一、責任者

1、責任者是發布文件的單位，每一件檔案都有責任者，責任者不可為空。如果檔案上沒有明確標示責任者，則根據文中內容進行判斷并錄入。

2、責任者須錄入單位全稱或者準確簡稱，例如：山東省糧食局辦公室，不能簡單錄成“辦公室”或者“局辦公室”或者“局辦”。

3、責任者有多個時，責任者之間以“；”號相隔。個人責任者一般只錄姓名，必要時在姓名后著錄職務、職稱并加“（）”號。機關團體責任者必須著錄全稱或通用簡稱。

二、文件編號

1、文件編號的準確格式是：某某發[2012]12號，注意中括號用半角，不能錄成“【】”，也不能錄成小括號。

2、文件編號一般照原文著錄。有多個文件編號的，著錄主辦機關的文件編號。文件編號的括號一律用“[]”著錄；

3、從前收工抄寫的目錄，文件編號大多數不準確的簡寫，例如簡單寫成“某發1號”遇到類似情況，必須到正文中校對，錄入準確文件編號。

三、題名

1、題名中的書名號與引號不能漏掉，必須與正式題名相同。

2、題名應根據檔案原文錄入，有副題名原文照錄于正題名后。沒有題名，依據內容擬寫題名，并加“[]”號。題名不能揭示內容時，如只是“通告”或者“合同”等字樣，原題名照錄，并根據其內容另擬題名附后，另擬題名部分加“[]”號。文件中涉及多個單位名稱或人名沒有在標題中全部反映時，應將涉及單位名稱或人名附于標題后，并加“[]”號,名字間以“；”號相隔。

3、人名地名錄入必須準確，必須與正文中的字樣完全相同。

四、時間（包括案卷目錄中的起始時間與終止時間）

1、文件形成時間。一般公私文書、信札為發文時間。決議、決定、命令、法令、規程、規范、標準、條例等法規性文件為通過或發布時間。條約、合同、協議為簽署時間。

2、時間采用專門的檔案日期格式，格式樣例：“20130518”

3、如果檔案本身沒有標注時間，則根據前后檔案判斷所在年度，以年度加零補齊。例如：2013年檔案，時間寫做“20130000”.

五、案卷號

案卷號一般為四位，不足四位用零補齊，例如：0001

六、密級

密級一般分為絕密、機密、秘密三項，如果檔案上標注了密級，就需要錄入目錄中。案卷的密級為卷內文件涉密的最高密級。

七、其他

1、必錄項：全宗號、年度，保管期限、目錄號、案卷號等。這幾項不能漏。

2、一件檔案中如有批復、來文以及其他附件內容，則只錄入第一份正文信息，其他附件以及相關文檔不在目錄中體現。整理檔案的時候，把批復放在正文前面，即批復在前。