湖北省檔案局 陳壯、嚴中和、皮遠喜
《歸檔文件整理規則》(DA／T22?2000，以下簡稱《規則》)實施3年了。在貫徹執行《規則》的過程中，出現了一些錯誤。這些錯誤有的出現在機關檔案室，有的則出現在國家行業主管部門制發的檔案管理文件中，有的出現在地方檔案行政管理部門的業務指導工作中。如不及時指出并改正這些錯誤，“小洞不補，大洞難縫”，會帶來積重難返的后果。
一、在適用范圍上的錯誤
一是有些檔案工作者認為《規則》不僅適用于文書文件材料的整理，而且還適用于專門文件材料的整理；二是不少檔案工作者認為不具備立卷改革知識的單位也可以進行立卷改革；三是有些檔案館工作者認為某些已進檔案館的零散檔案文件也應按新方法進行整理。以上錯誤原因在于不了解專門檔案的專業性、科技檔案的成套性等內在規律；不了解《規則》實施時間是2001年1月1日，而對以前形成的歸檔文件則采用傳統立卷方法進行整理。
二、在歸檔文件裝訂上的錯誤
一是使用不符合要求的裝訂材料及工具。歸檔文件裝訂材料與工具應具備保護檔案、操作方便、價格便宜等三個要求，目前使用的縫紉機線裝方式在文件的縫線處易斷損、可逆性不好、操作耗時；塑料夾裝方式成本高、易老化；無酸紙套方式易散失歸檔文件。最好的方式恐怕是研制出防銹金屬或其他材料的訂書針，同時注意不用微波消毒方式。二是在每份歸檔文件上使用封面，有的檔案行政管理部門甚至于在這種封面上印上多項欄日，要求檔案室的同志填。這種方法增加了整理工作量和裝訂成本，嚴重違背《規則》的簡化原則。三是沒對不符合要求的文件材料進行處理。裝訂前應對殘缺、薄弱、破損、裝訂線側有文字等情況的重要文件采取相應的補缺、托裱、接邊等措施；對字跡模糊(如熱敏紙傳真件)、字跡易擴散或褪變的重要文件進行復制；對大于A4幅面的紙張進行折疊；對所有的歸檔文件拆除金屬物。這些前處理工作不做，會嚴重影響檔案的保管。四是對“件”的處理擴大或縮小?！兑巹t》對“自然件”及“可為一件”的歸檔文件都作了明確的規定，不能隨意擴大與縮小。實際工作中，有的單位將件的范圍擴大，認為同一問題的歸檔文件都應成為一件，殊不知“可為一件”的歸檔文件是同一事由中具有“來文與復文”性質的歸檔文件。擴大件的范圍，實際上又回到傳統立卷的老路上去。有的單位將件的范圍縮小，嚴格按“自然件”來處理，這種方法雖然不影響計算機檢索，但影響檔案實體的存取，手工檢索和存取就更麻煩。
三、在歸檔文件分類上的錯誤
一是選擇的分類標準交叉。如在選擇分類方案時，既使用“機構”，又使用“問題”標準(如綜合類、業務一科、業務二科等，其中的“綜合類”為“問題”標準，“業務一科”等為“機構”標準)。按這種方法設置的類目整理歸檔文件，容易造成文件材料的分散，影響檢全率。二是在編制分類方案時，設“會議類”(如按“機構”調置辦公室、業務一科、業務二科等類目，在辦公室類下設置會議類；按“問題”設置黨群類、行政類、業務類，在行政類下設會議類)。按這種分類方案對文件歸類時，必然致使業務一科或業務類的業務會議文件材料歸到辦公室或行政類的會議類中，從而破壞了業務機構或類目中歸檔文件的完整性。三是采用級次分類法，收文、發文分類法，文號分類法進行分類?！兑巹t》規定，歸檔文件材料采用年度、機構或問題、保管期限這些標準進行分類。采用級次分類法、收文發文分類法、文號分類法都沒有執行全國統一的分類標準，沒有體現歸檔文件間的歷史聯系及形成規律，沒有反映歸檔文件的內容，從而造成檢索上和存取上的困難。四是當采用機構分類標準時，完全按歸檔文件署名的責任者歸類，如署名為辦公室的屬業務一科職能的歸檔文件歸入辦公室。這種錯誤的原因主要是不了解現行文書處理辦法中規定發文部門只能以本單位黨、政機關，文秘部門名義，而不能以其他業務部門名義。因此，業務部門的業務文件只能以整個機關或文秘部門名義制發。為了保持業務部門的完整性，增加業務部門歸檔文件的檢全率，應將以辦公室名義制發的屬業務部門職能的歸檔文件歸入業務部門。
四、在歸檔文件排列中的錯誤
《規則》規定，歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。以下不按此規定的排列方法都是錯誤的。一是按文號排列。按文號排列的主要問題是不方便按事由途徑進行查找歸檔文件；檔案實體存取不便；不利于業務部門整理歸檔文件；不利于隨辦隨歸整理方式的執行；無文號的重要材料不便排列等。二是按問題排列。按問題排列的方式主要是回到立卷的老路上；整理難度和工作量都大，不利于簡化原則的實行；不便于隨辦隨歸方式的執行。三是將全部歸檔文件都按時間順序排列，能按事由集中的也不集中。這種錯誤主要是不能集中同一事由的歸檔文件。四是不按保管期限分類，直接按事由排列，造成鑒定和移交的困難。
五、在歸檔文件編號上的錯誤
一是跨年度編大流水號。二是同一年度內編跨機構或跨問題的大流水號。三是同一年度、機構或問題的歸檔文件編跨保管期限的大流水號。以上三種編號方法都不利于業務部門整理歸檔文件，不利于檔案的移交、保管和鑒定。此外，前兩種編號方法因其編號項目中沒有反映出機構或問題的類目，故檢索也困難。四是分盒編件號。這種編號方法勢必編盒號，增加了編號的層次，不符合《規則》的簡化原則。五是在歸檔章中用代號(數字或字母)代表機構或問題類目。這種方法只有整理人員才明確，整理人員更換后，便不知其含義了。
六、在歸檔文件編目中的錯誤
一是編目的各項目填錯。這種錯誤有多種情況，其一是將件號填錯，如將“可作為一件”的若干份文件分別填件號，正確方法是應為一個件號。其二是責任者填錯。如責任者填寫不全、太簡化、不規范的簡稱等，個人責任者沒填寫與文件相應的職務，多個責任者沒選三個以內的責任者或選擇的責任者不是本單位、本系統的重要責任者等。文件上無責任者的沒有考證或考證出的責任者沒加方括號等。其三是文號填錯。如省略了文號中的發文代字、年度、順序號中的某個部分，將會議文件材料之幾、內部刊物期號、圖紙號等作為文號填寫。其四是題名填錯。如隨意省略歸檔文件的標題，當正題名沒有反映出文件內容時沒有填寫副題名、說明題名的文字等。當文件沒有標題時沒有根據文件內容擬寫題名。當文件標題含義不清、不能揭示文件內容時沒有補充題名。十分重要、獨立件強的文件附件沒有抄錄在正文題名后。其五是日期填錯。如將日期填寫為收文日期，格式上8位數字填為一行。正確的方法是應填為兩行，上?行填年度，下一行填月、日。文件上沒寫日期的沒有考證出正確日期。文件上日期有誤的沒有更正等。其六是頁數填錯。如將空白頁也算作一頁，將大于或小于A4幅面的紙張算作兩頁或忽略不計頁數，沒有將正文與定稿的頁數合并計算等。其七是備注欄填寫不對。如隨意填寫“本文齊全”、“含附件”等無意義的文字，沒對文件缺損、復印件、聲像檔案參見號、文件密級、歸檔后修復、歸檔后又插入新文件、歸檔后移出、銷毀等情況進行說明，沒對需補充和說明的情況較多的條目加許“*”號并在備考表中說明。
二是目錄表裝訂單位錯。如一般的單位不是一年裝訂一本歸檔文件目錄，而是裝訂成多本；檔案數量多的單位(5000份以上)沒有分機構或問題、保管期限裝訂目錄，致使目錄體積增大，不便查找；檔案數量少的單位(100份以上)，仍將一年的歸檔文件目錄裝訂成一冊，致使目錄頁數太少、本數太多。
三是目錄封面填錯。如全宗名稱是必填項，有的單位沒填，有的聯合全宗只填寫一個單位名稱，如某市紀委、監察局，只填市紀委而未填市監察局。
七、在歸檔文件裝盒時的錯誤
一是在檔案盒中裝入歸檔目錄，其實沒有必要。因為過去按問題立卷查找卷內目錄有依賴性，但歸檔文件整理新方法打破了問題組卷的傳統，加之一般有計算機檢索，很容易查到所需文件。二是備考表未填寫或填寫錯誤。有的單位對盒內文件紙張缺損、文字修改、復制件、缺底稿、補充、移出、銷毀以及盒內文件材料收集完整程度、文件字跡模糊等情況沒有在“盒內文件情況說明”中說明；有的單位整理人、檢查人未簽名，日期沒寫等。
八、在歸檔文件排架上的錯誤
一是排列秩序錯誤。有些單位檔案排架混亂，走進庫房像進了迷宮。正確的排架方法是：進入庫房內，從面對的第?列(排)柜架開始，從左邊(人的左手邊)第?組(節)柜架依次向右邊柜架排，一列(排)排完后，再排后面或背面的第二列(排)；同一組(節)柜架中從最上層開始依次向最下一層排；同一層柜架中，從左向右排。二是柜架擺放錯。正確的擺放方法是標架與窗戶成垂直線擺放，以便通風和采光；柜架不能放在陽光直射的地方。三是檔案盒擺放不對。有的單位將檔案盒疊放，致使盒內檔案受壓、不便通風。最好的擺放方法是將檔案盒橫放(點底對外)，使檔案盒底邊的短脊背對外，這樣可增加文件與檔案盒接觸面，使彎曲折損現象減少，對于左上角裝訂文件的彎曲度減得更小；當采用寬密集架(深650mm以上)排列檔案時，此種排列方法可節省柜架和庫房空間。當然，使用目前通用的52mm深度的密集架，因其寬度不夠，不能采用橫放方法，只能采用豎放(盒脊背對外)方法。
九、使用檔案盒的錯誤
檔案盒的紙質、格式錯。《規則》規定，檔案盒應采用無酸紙制作、有的單位使用非常薄的酸度很高的牛皮紙盒，其問題在于增加了檔案蟲霉的危害性，使用中檔案盒折疊處易斷裂，減少了檔案盒的使用壽命。
（牛角摘自《中國檔案》2003年第12期）
《歸檔文件整理規則》(DA／T22?2000，以下簡稱《規則》)實施3年了。在貫徹執行《規則》的過程中，出現了一些錯誤。這些錯誤有的出現在機關檔案室，有的則出現在國家行業主管部門制發的檔案管理文件中，有的出現在地方檔案行政管理部門的業務指導工作中。如不及時指出并改正這些錯誤，“小洞不補，大洞難縫”，會帶來積重難返的后果。
一、在適用范圍上的錯誤
一是有些檔案工作者認為《規則》不僅適用于文書文件材料的整理，而且還適用于專門文件材料的整理；二是不少檔案工作者認為不具備立卷改革知識的單位也可以進行立卷改革；三是有些檔案館工作者認為某些已進檔案館的零散檔案文件也應按新方法進行整理。以上錯誤原因在于不了解專門檔案的專業性、科技檔案的成套性等內在規律；不了解《規則》實施時間是2001年1月1日，而對以前形成的歸檔文件則采用傳統立卷方法進行整理。
二、在歸檔文件裝訂上的錯誤
一是使用不符合要求的裝訂材料及工具。歸檔文件裝訂材料與工具應具備保護檔案、操作方便、價格便宜等三個要求，目前使用的縫紉機線裝方式在文件的縫線處易斷損、可逆性不好、操作耗時；塑料夾裝方式成本高、易老化；無酸紙套方式易散失歸檔文件。最好的方式恐怕是研制出防銹金屬或其他材料的訂書針，同時注意不用微波消毒方式。二是在每份歸檔文件上使用封面，有的檔案行政管理部門甚至于在這種封面上印上多項欄日，要求檔案室的同志填。這種方法增加了整理工作量和裝訂成本，嚴重違背《規則》的簡化原則。三是沒對不符合要求的文件材料進行處理。裝訂前應對殘缺、薄弱、破損、裝訂線側有文字等情況的重要文件采取相應的補缺、托裱、接邊等措施；對字跡模糊(如熱敏紙傳真件)、字跡易擴散或褪變的重要文件進行復制；對大于A4幅面的紙張進行折疊；對所有的歸檔文件拆除金屬物。這些前處理工作不做，會嚴重影響檔案的保管。四是對“件”的處理擴大或縮小?！兑巹t》對“自然件”及“可為一件”的歸檔文件都作了明確的規定，不能隨意擴大與縮小。實際工作中，有的單位將件的范圍擴大，認為同一問題的歸檔文件都應成為一件，殊不知“可為一件”的歸檔文件是同一事由中具有“來文與復文”性質的歸檔文件。擴大件的范圍，實際上又回到傳統立卷的老路上去。有的單位將件的范圍縮小，嚴格按“自然件”來處理，這種方法雖然不影響計算機檢索，但影響檔案實體的存取，手工檢索和存取就更麻煩。
三、在歸檔文件分類上的錯誤
一是選擇的分類標準交叉。如在選擇分類方案時，既使用“機構”，又使用“問題”標準(如綜合類、業務一科、業務二科等，其中的“綜合類”為“問題”標準，“業務一科”等為“機構”標準)。按這種方法設置的類目整理歸檔文件，容易造成文件材料的分散，影響檢全率。二是在編制分類方案時，設“會議類”(如按“機構”調置辦公室、業務一科、業務二科等類目，在辦公室類下設置會議類；按“問題”設置黨群類、行政類、業務類，在行政類下設會議類)。按這種分類方案對文件歸類時，必然致使業務一科或業務類的業務會議文件材料歸到辦公室或行政類的會議類中，從而破壞了業務機構或類目中歸檔文件的完整性。三是采用級次分類法，收文、發文分類法，文號分類法進行分類?！兑巹t》規定，歸檔文件材料采用年度、機構或問題、保管期限這些標準進行分類。采用級次分類法、收文發文分類法、文號分類法都沒有執行全國統一的分類標準，沒有體現歸檔文件間的歷史聯系及形成規律，沒有反映歸檔文件的內容，從而造成檢索上和存取上的困難。四是當采用機構分類標準時，完全按歸檔文件署名的責任者歸類，如署名為辦公室的屬業務一科職能的歸檔文件歸入辦公室。這種錯誤的原因主要是不了解現行文書處理辦法中規定發文部門只能以本單位黨、政機關，文秘部門名義，而不能以其他業務部門名義。因此，業務部門的業務文件只能以整個機關或文秘部門名義制發。為了保持業務部門的完整性，增加業務部門歸檔文件的檢全率，應將以辦公室名義制發的屬業務部門職能的歸檔文件歸入業務部門。
四、在歸檔文件排列中的錯誤
《規則》規定，歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。以下不按此規定的排列方法都是錯誤的。一是按文號排列。按文號排列的主要問題是不方便按事由途徑進行查找歸檔文件；檔案實體存取不便；不利于業務部門整理歸檔文件；不利于隨辦隨歸整理方式的執行；無文號的重要材料不便排列等。二是按問題排列。按問題排列的方式主要是回到立卷的老路上；整理難度和工作量都大，不利于簡化原則的實行；不便于隨辦隨歸方式的執行。三是將全部歸檔文件都按時間順序排列，能按事由集中的也不集中。這種錯誤主要是不能集中同一事由的歸檔文件。四是不按保管期限分類，直接按事由排列，造成鑒定和移交的困難。
五、在歸檔文件編號上的錯誤
一是跨年度編大流水號。二是同一年度內編跨機構或跨問題的大流水號。三是同一年度、機構或問題的歸檔文件編跨保管期限的大流水號。以上三種編號方法都不利于業務部門整理歸檔文件，不利于檔案的移交、保管和鑒定。此外，前兩種編號方法因其編號項目中沒有反映出機構或問題的類目，故檢索也困難。四是分盒編件號。這種編號方法勢必編盒號，增加了編號的層次，不符合《規則》的簡化原則。五是在歸檔章中用代號(數字或字母)代表機構或問題類目。這種方法只有整理人員才明確，整理人員更換后，便不知其含義了。
六、在歸檔文件編目中的錯誤
一是編目的各項目填錯。這種錯誤有多種情況，其一是將件號填錯，如將“可作為一件”的若干份文件分別填件號，正確方法是應為一個件號。其二是責任者填錯。如責任者填寫不全、太簡化、不規范的簡稱等，個人責任者沒填寫與文件相應的職務，多個責任者沒選三個以內的責任者或選擇的責任者不是本單位、本系統的重要責任者等。文件上無責任者的沒有考證或考證出的責任者沒加方括號等。其三是文號填錯。如省略了文號中的發文代字、年度、順序號中的某個部分，將會議文件材料之幾、內部刊物期號、圖紙號等作為文號填寫。其四是題名填錯。如隨意省略歸檔文件的標題，當正題名沒有反映出文件內容時沒有填寫副題名、說明題名的文字等。當文件沒有標題時沒有根據文件內容擬寫題名。當文件標題含義不清、不能揭示文件內容時沒有補充題名。十分重要、獨立件強的文件附件沒有抄錄在正文題名后。其五是日期填錯。如將日期填寫為收文日期，格式上8位數字填為一行。正確的方法是應填為兩行，上?行填年度，下一行填月、日。文件上沒寫日期的沒有考證出正確日期。文件上日期有誤的沒有更正等。其六是頁數填錯。如將空白頁也算作一頁，將大于或小于A4幅面的紙張算作兩頁或忽略不計頁數，沒有將正文與定稿的頁數合并計算等。其七是備注欄填寫不對。如隨意填寫“本文齊全”、“含附件”等無意義的文字，沒對文件缺損、復印件、聲像檔案參見號、文件密級、歸檔后修復、歸檔后又插入新文件、歸檔后移出、銷毀等情況進行說明，沒對需補充和說明的情況較多的條目加許“*”號并在備考表中說明。
二是目錄表裝訂單位錯。如一般的單位不是一年裝訂一本歸檔文件目錄，而是裝訂成多本；檔案數量多的單位(5000份以上)沒有分機構或問題、保管期限裝訂目錄，致使目錄體積增大，不便查找；檔案數量少的單位(100份以上)，仍將一年的歸檔文件目錄裝訂成一冊，致使目錄頁數太少、本數太多。
三是目錄封面填錯。如全宗名稱是必填項，有的單位沒填，有的聯合全宗只填寫一個單位名稱，如某市紀委、監察局，只填市紀委而未填市監察局。
七、在歸檔文件裝盒時的錯誤
一是在檔案盒中裝入歸檔目錄，其實沒有必要。因為過去按問題立卷查找卷內目錄有依賴性，但歸檔文件整理新方法打破了問題組卷的傳統，加之一般有計算機檢索，很容易查到所需文件。二是備考表未填寫或填寫錯誤。有的單位對盒內文件紙張缺損、文字修改、復制件、缺底稿、補充、移出、銷毀以及盒內文件材料收集完整程度、文件字跡模糊等情況沒有在“盒內文件情況說明”中說明；有的單位整理人、檢查人未簽名，日期沒寫等。
八、在歸檔文件排架上的錯誤
一是排列秩序錯誤。有些單位檔案排架混亂，走進庫房像進了迷宮。正確的排架方法是：進入庫房內，從面對的第?列(排)柜架開始，從左邊(人的左手邊)第?組(節)柜架依次向右邊柜架排，一列(排)排完后，再排后面或背面的第二列(排)；同一組(節)柜架中從最上層開始依次向最下一層排；同一層柜架中，從左向右排。二是柜架擺放錯。正確的擺放方法是標架與窗戶成垂直線擺放，以便通風和采光；柜架不能放在陽光直射的地方。三是檔案盒擺放不對。有的單位將檔案盒疊放，致使盒內檔案受壓、不便通風。最好的擺放方法是將檔案盒橫放(點底對外)，使檔案盒底邊的短脊背對外，這樣可增加文件與檔案盒接觸面，使彎曲折損現象減少，對于左上角裝訂文件的彎曲度減得更小；當采用寬密集架(深650mm以上)排列檔案時，此種排列方法可節省柜架和庫房空間。當然，使用目前通用的52mm深度的密集架，因其寬度不夠，不能采用橫放方法，只能采用豎放(盒脊背對外)方法。
九、使用檔案盒的錯誤
檔案盒的紙質、格式錯。《規則》規定，檔案盒應采用無酸紙制作、有的單位使用非常薄的酸度很高的牛皮紙盒，其問題在于增加了檔案蟲霉的危害性，使用中檔案盒折疊處易斷裂，減少了檔案盒的使用壽命。
（牛角摘自《中國檔案》2003年第12期）
