廣東省水利電力勘測設(shè)計研究院 徐愛紅
在文書檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)中，最讓檔案人員費時和費心的是判斷每份歸檔文件材料屬于什么保管期限。原因是許多或新生的、或交叉的、或綜合的、或分枝細小的事物，不可能一一在檔案保管期限表中找到。當(dāng)檔案人員希望對歸檔文件材料保管期限的劃定做到客觀、準(zhǔn)確時，會感到頗為艱難。主要表現(xiàn)在：
一、文件保管期限的劃定受時代政治氛圍的影響
1、將所有上級文件放永久保存
如筆者所在的廣東省水利電力勘測設(shè)計研究院(以下簡稱我院)早期(1973?1984年)文書檔案，將中共中央、中央辦公廳、省委、省委辦公廳、省府、省府辦公廳政策性、法律法規(guī)性文件都收集整理歸檔，并把它們看成是最重要的檔案而排在單位所有案卷的前面，即使到1989年，我院還把“關(guān)于進一步深入學(xué)習(xí)四中全會精神和鄧小平同志重要文章的意見”“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《中共廣東省委宣傳部關(guān)于認真學(xué)習(xí)江澤民同志國慶講話的通知》的通知”放永久保存。而現(xiàn)在人們?般不再把這些政策性文件作為本單位檔案(除非該文件的責(zé)任者)，更不會把它們放永久保存了。
2、將職工到港澳、國外旅游探親的文件材料放永久保存
又如1989年，我院根據(jù)部門領(lǐng)導(dǎo)的意見，把“職工到港澳、國外旅游探親的報告、呈批表”列為永久保存。后來，我們認為這類文件沒有多大保存價值，于1991年把它們改為長期保存，1995年又把它們改為短期保存。近年來，經(jīng)向同系統(tǒng)或其他兄弟單位了解，他們并沒有把這類材料作為文書檔案保管，于是在征得院保衛(wèi)科領(lǐng)導(dǎo)同意后，于2001年起不再把這類文件材料列入歸檔范圍了。
3、把職工受單位紀(jì)律處分的文件，放永久保存
我院過去一段時期，曾將職工因打架、賭博、走私、不正當(dāng)男女關(guān)系而受單位處分的文件，放永久保存。現(xiàn)在看來，這些文件對于單位來說，是不具備永久查考、利用價值的。但當(dāng)時人們卻認為這些事件很嚴(yán)重，必須放永久。
二、文件保管期限的劃定受文件客觀原因的影響
1、當(dāng)不同內(nèi)容、不同保管期限的事件出現(xiàn)在同一份文件上時
按國家檔案局制定的文書檔案保管期限，機關(guān)、單位黨政第一把手的任命以及機構(gòu)的設(shè)置、調(diào)整放永久，機構(gòu)內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)人的任命放長期。但在實際工作中，人們通常把機構(gòu)的設(shè)置、調(diào)整與部門領(lǐng)導(dǎo)人的任命一起發(fā)文。那么這份文件是放永久還是長期?如放永久，就會出現(xiàn)同樣是內(nèi)部人事任免的文件，有些(含有機構(gòu)設(shè)置內(nèi)容)放在永久，有些(單純?nèi)耸氯蚊?放在長期；若為保持其一致性而將所有人事任免都放永久、又違背了檔案保管期限的規(guī)定；如要求有關(guān)部門起草文件時，將內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置、調(diào)整與該機構(gòu)人事任免分開發(fā)文，又恐怕難以做到；如將含有機構(gòu)設(shè)置和人事任免的文件，一份從機構(gòu)放永久、?份從人事任免放長期，又出現(xiàn)重復(fù)歸檔。
2、當(dāng)同內(nèi)容、同保管期限的文件材料，真實性不一樣時
如單位的組織機構(gòu)沿革，早期編寫的時候，出于種種原因，寫得不如后期的詳細、真實、準(zhǔn)確，那么，前面寫的就失去了永久保存的價值。由于已著錄了保管期限，檔案人員就必須對該份檔案及其相應(yīng)的各種目錄的保管期限進行更改。
三、文件保管期限的劃定受當(dāng)時人們認識水平的影響
以我院為例：
1、水利水電工程三級校審人員名單
我院水利水電工程三級校審人員名單，因為常有調(diào)整、前幾年認為放短期就行，今天卻覺得水電工程校審人員與水電工程質(zhì)量密切相關(guān)，而水電工程質(zhì)量又與人民生命財產(chǎn)密切相關(guān)，應(yīng)該把這樣的文件放長期更合適一些。
2、有關(guān)各種委員會機構(gòu)設(shè)置文件
過去找們將院有關(guān)分房委員會、職稱評定委員會、保密委員會、計劃生育領(lǐng)導(dǎo)小組等機構(gòu)的設(shè)置與人員調(diào)配文件放長期保存(當(dāng)時是考慮到比單位內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置保管期限低一個檔次)，但今天看來這些文件的查考利用價值并不大，放短期保管就可以了。
當(dāng)發(fā)現(xiàn)各種問題時，檔案人員的困惑是：要不要重新劃定保管期限?重新劃定，會出現(xiàn)同樣內(nèi)容的文件保管期限前后不一樣；不重新劃定，又有點知錯不改的味道；若把過去的一一改過來以求其一致，又會增加許多重復(fù)勞動。
此外，對文書檔案保管期限表及文件材料歸檔范圍中沒有列出的文件，要不要歸檔?如要歸檔，保管期限怎樣劃定?當(dāng)檔案人員無依無據(jù)，只能按自身的理解去做時，更容易產(chǎn)生隨意性。
因此，與其在今天花那么多精力去給文件分保管期限，還不如暫時不分，讓時間來檢驗它的保存價值。讓檔案人員需要向上移交檔案(按規(guī)定，屬永久保存的檔案，在本單位保存二十年后，向上級主管部門移交)前，再對檔案進行鑒定：把失去保存、查考價值的檔案剔除；把值得向上移交的檔案移交；剩下仍有保存價值的檔案，根據(jù)保管期限的劃分，就屬于長期保管的檔案了。那時，由于經(jīng)過時間的檢驗，使無論向上移交的檔案，還是繼續(xù)保留或剔除的檔案，都會更為客觀和準(zhǔn)確。
那么，現(xiàn)在我們在保管期限方面就無所作為了么?當(dāng)然不是。如果對所有文件暫時不劃分保管期限，一時不能為大家所接受，可依照文書檔案管理制度，將眾所周知的、屬永久保存的文件材料進行保管期限劃定。即對凡是反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌，對本機關(guān)有長遠利用價值的文件材料，如：機構(gòu)的產(chǎn)生、分合、撤銷、恢復(fù)、機構(gòu)編制、更名、印章啟用，單位主要領(lǐng)導(dǎo)人的人事任免，內(nèi)部一級機構(gòu)的設(shè)置、調(diào)整、撤銷，職工花名冊，組織機構(gòu)沿革、院史、大事記、房地產(chǎn)權(quán)憑證，黨代會、職代會等重要會議文件，本機關(guān)在管理達標(biāo)活動中形成的文件材料、合格證等，獲省部級以上獎勵的工程、科研項目、勞模、先進生產(chǎn)作者、先進集體等文件材料，重大事故的處理、重大案件的結(jié)論等劃定保管期限。
而對于不屬永久保存的文件材料，以及國家檔案局《關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》及《機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》中沒有提到的事物，暫不劃定保管期限，待有規(guī)定后或需向上移交檔案前，再對這些檔案進行鑒定。
為了不同文件材料暫不劃定保管期限而影響對這些檔案的正常管理、利用和日后的更改，檔案人員在整理這些文件時，可先用鉛筆標(biāo)注檔號；當(dāng)檔案需向上移交前，才對移交檔案和需繼續(xù)在本單位保存的檔案正式編號；將失去保存價值的檔案造冊登記后剔除。
（牛角摘自《中國檔案》2003年第12期）
在文書檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)中，最讓檔案人員費時和費心的是判斷每份歸檔文件材料屬于什么保管期限。原因是許多或新生的、或交叉的、或綜合的、或分枝細小的事物，不可能一一在檔案保管期限表中找到。當(dāng)檔案人員希望對歸檔文件材料保管期限的劃定做到客觀、準(zhǔn)確時，會感到頗為艱難。主要表現(xiàn)在：
一、文件保管期限的劃定受時代政治氛圍的影響
1、將所有上級文件放永久保存
如筆者所在的廣東省水利電力勘測設(shè)計研究院(以下簡稱我院)早期(1973?1984年)文書檔案，將中共中央、中央辦公廳、省委、省委辦公廳、省府、省府辦公廳政策性、法律法規(guī)性文件都收集整理歸檔，并把它們看成是最重要的檔案而排在單位所有案卷的前面，即使到1989年，我院還把“關(guān)于進一步深入學(xué)習(xí)四中全會精神和鄧小平同志重要文章的意見”“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《中共廣東省委宣傳部關(guān)于認真學(xué)習(xí)江澤民同志國慶講話的通知》的通知”放永久保存。而現(xiàn)在人們?般不再把這些政策性文件作為本單位檔案(除非該文件的責(zé)任者)，更不會把它們放永久保存了。
2、將職工到港澳、國外旅游探親的文件材料放永久保存
又如1989年，我院根據(jù)部門領(lǐng)導(dǎo)的意見，把“職工到港澳、國外旅游探親的報告、呈批表”列為永久保存。后來，我們認為這類文件沒有多大保存價值，于1991年把它們改為長期保存，1995年又把它們改為短期保存。近年來，經(jīng)向同系統(tǒng)或其他兄弟單位了解，他們并沒有把這類材料作為文書檔案保管，于是在征得院保衛(wèi)科領(lǐng)導(dǎo)同意后，于2001年起不再把這類文件材料列入歸檔范圍了。
3、把職工受單位紀(jì)律處分的文件，放永久保存
我院過去一段時期，曾將職工因打架、賭博、走私、不正當(dāng)男女關(guān)系而受單位處分的文件，放永久保存。現(xiàn)在看來，這些文件對于單位來說，是不具備永久查考、利用價值的。但當(dāng)時人們卻認為這些事件很嚴(yán)重，必須放永久。
二、文件保管期限的劃定受文件客觀原因的影響
1、當(dāng)不同內(nèi)容、不同保管期限的事件出現(xiàn)在同一份文件上時
按國家檔案局制定的文書檔案保管期限，機關(guān)、單位黨政第一把手的任命以及機構(gòu)的設(shè)置、調(diào)整放永久，機構(gòu)內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)人的任命放長期。但在實際工作中，人們通常把機構(gòu)的設(shè)置、調(diào)整與部門領(lǐng)導(dǎo)人的任命一起發(fā)文。那么這份文件是放永久還是長期?如放永久，就會出現(xiàn)同樣是內(nèi)部人事任免的文件，有些(含有機構(gòu)設(shè)置內(nèi)容)放在永久，有些(單純?nèi)耸氯蚊?放在長期；若為保持其一致性而將所有人事任免都放永久、又違背了檔案保管期限的規(guī)定；如要求有關(guān)部門起草文件時，將內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置、調(diào)整與該機構(gòu)人事任免分開發(fā)文，又恐怕難以做到；如將含有機構(gòu)設(shè)置和人事任免的文件，一份從機構(gòu)放永久、?份從人事任免放長期，又出現(xiàn)重復(fù)歸檔。
2、當(dāng)同內(nèi)容、同保管期限的文件材料，真實性不一樣時
如單位的組織機構(gòu)沿革，早期編寫的時候，出于種種原因，寫得不如后期的詳細、真實、準(zhǔn)確，那么，前面寫的就失去了永久保存的價值。由于已著錄了保管期限，檔案人員就必須對該份檔案及其相應(yīng)的各種目錄的保管期限進行更改。
三、文件保管期限的劃定受當(dāng)時人們認識水平的影響
以我院為例：
1、水利水電工程三級校審人員名單
我院水利水電工程三級校審人員名單，因為常有調(diào)整、前幾年認為放短期就行，今天卻覺得水電工程校審人員與水電工程質(zhì)量密切相關(guān)，而水電工程質(zhì)量又與人民生命財產(chǎn)密切相關(guān)，應(yīng)該把這樣的文件放長期更合適一些。
2、有關(guān)各種委員會機構(gòu)設(shè)置文件
過去找們將院有關(guān)分房委員會、職稱評定委員會、保密委員會、計劃生育領(lǐng)導(dǎo)小組等機構(gòu)的設(shè)置與人員調(diào)配文件放長期保存(當(dāng)時是考慮到比單位內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置保管期限低一個檔次)，但今天看來這些文件的查考利用價值并不大，放短期保管就可以了。
當(dāng)發(fā)現(xiàn)各種問題時，檔案人員的困惑是：要不要重新劃定保管期限?重新劃定，會出現(xiàn)同樣內(nèi)容的文件保管期限前后不一樣；不重新劃定，又有點知錯不改的味道；若把過去的一一改過來以求其一致，又會增加許多重復(fù)勞動。
此外，對文書檔案保管期限表及文件材料歸檔范圍中沒有列出的文件，要不要歸檔?如要歸檔，保管期限怎樣劃定?當(dāng)檔案人員無依無據(jù)，只能按自身的理解去做時，更容易產(chǎn)生隨意性。
因此，與其在今天花那么多精力去給文件分保管期限，還不如暫時不分，讓時間來檢驗它的保存價值。讓檔案人員需要向上移交檔案(按規(guī)定，屬永久保存的檔案，在本單位保存二十年后，向上級主管部門移交)前，再對檔案進行鑒定：把失去保存、查考價值的檔案剔除；把值得向上移交的檔案移交；剩下仍有保存價值的檔案，根據(jù)保管期限的劃分，就屬于長期保管的檔案了。那時，由于經(jīng)過時間的檢驗，使無論向上移交的檔案，還是繼續(xù)保留或剔除的檔案，都會更為客觀和準(zhǔn)確。
那么，現(xiàn)在我們在保管期限方面就無所作為了么?當(dāng)然不是。如果對所有文件暫時不劃分保管期限，一時不能為大家所接受，可依照文書檔案管理制度，將眾所周知的、屬永久保存的文件材料進行保管期限劃定。即對凡是反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌，對本機關(guān)有長遠利用價值的文件材料，如：機構(gòu)的產(chǎn)生、分合、撤銷、恢復(fù)、機構(gòu)編制、更名、印章啟用，單位主要領(lǐng)導(dǎo)人的人事任免，內(nèi)部一級機構(gòu)的設(shè)置、調(diào)整、撤銷，職工花名冊，組織機構(gòu)沿革、院史、大事記、房地產(chǎn)權(quán)憑證，黨代會、職代會等重要會議文件，本機關(guān)在管理達標(biāo)活動中形成的文件材料、合格證等，獲省部級以上獎勵的工程、科研項目、勞模、先進生產(chǎn)作者、先進集體等文件材料，重大事故的處理、重大案件的結(jié)論等劃定保管期限。
而對于不屬永久保存的文件材料，以及國家檔案局《關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》及《機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》中沒有提到的事物，暫不劃定保管期限，待有規(guī)定后或需向上移交檔案前，再對這些檔案進行鑒定。
為了不同文件材料暫不劃定保管期限而影響對這些檔案的正常管理、利用和日后的更改，檔案人員在整理這些文件時，可先用鉛筆標(biāo)注檔號；當(dāng)檔案需向上移交前，才對移交檔案和需繼續(xù)在本單位保存的檔案正式編號；將失去保存價值的檔案造冊登記后剔除。
（牛角摘自《中國檔案》2003年第12期）
