切實加強檔案管理 夯實地方外事工作基礎

上海市人民政府外事辦公室副主任 邵慧翔

(2005年3月4日)

上海市外辦是主管全市外事工作的市政府組成部門，同時也是中共上海市委外事工作領導小組的工作機構。改革開放以來，國家元首、政府首腦及各國政要來訪數量連創新高，在滬舉辦的國際會議和大型活動呈不斷上升趨勢，對外友好交流領域不斷拓展，涉外管理任務非常繁重。外事工作的發展對新形勢下的檔案工作提出了更高的要求。我們遵照市委、市政府的指示，緊緊抓住外事工作大發展的良好機遇，變壓力為動力，在市檔案局的關心、指導及有關兄弟單位的大力支持下，形成了外事檔案工作的一些有效做法。主要情況如下：

一、以服務上海國際會議業為要求，努力創建重大國際會議和活動的建檔機制

隨著上海大力發展現代服務業，承辦和參與管理國際會議已成為上海外事工作的一個重要內容，完整保存其產生的檔案材料是一項非常重要的工作。近幾年來，在滬舉辦的國際會議和活動次數明顯增加。特別是最近四年，每年大型國際會議數量近200個，其中由市外辦承辦的100多個。這類會議不僅次數多，而且規模大、層次高、涉題廣，辦會難度很大。從2001年上海承辦APEC會議起，我們開始摸索建立大型國際會議和活動的建檔機制。由市外辦牽頭成立了重大國際會議檔案工作小組，市檔案局派專人提前介入、坐陣指導。工作小組會同所有參會部門，對會前、會中、會后形成的所有文件材料進行全程跟蹤搜集、及時匯總歸檔，保證了檔案的完整齊全。近年來，我們堅持和完善國際會議建檔機制，較好地開展了有關上海合作組織成員國元首會晤、全球扶貧大會、聯合國亞太經社會第60屆年會、亞洲開發銀行第35屆年會、福布斯全球行政總裁會議等重大國際會議和活動的材料收集歸檔工作。2004年，我辦與市檔案局聯合舉辦題為“關注世界、了解中國、情系上海”的重大國際會議檔案展，以生動的圖片和真實

的史料向人們展示了五年來上海承辦大型國際會議的歷程。

二、以開展檔案移交工作為抓手，著力加強檔案基礎工作

2001年4月，我辦接市檔案局通知，要求市外辦將1978?1990年形成的定為永久、長期保存的檔案移交市檔案館。由于歷史和涉外檔案特殊性等原因，外辦檔案質量存在一定問題，管理上也有困難。比如歸檔范圍不清、 目錄書寫不規范、檔案分類過粗、編碼比較混亂、檔案室空間狹小、硬件設施滯后等，離市檔案局提出的檔案移交等要求有不小差距。為此，辦領導和主管部門下決心抓住檔案移交工作機會，改變檔案管理現狀。辦領導對檔案移交工作提出具體要求，與檔案室人員共同研究相關措施，并在人力和物力上給予大力支持。在辦公場所緊張的情況下，騰出專門房間用于此項工作，并先后臨時借調8位同志參與檔案整理。經過一年多努力，我們順利完成檔案移交進館任務。

通過開展檔案移交工作，檔案工作場所得到了改善，復印設備、計算機設備、除濕設備等相繼配備到位，同時，建立了與外事工作發展相適應的檔案管理規程，解決了存在的問題。

三、以建立“三合一”鑒定機制為契機，切實提高檔案規范化管理水平

市檔案局提出建立機關文件歸檔鑒定“三合一”論證機制的要求后，我們及時修訂了《市外辦文件歸檔范圍和檔案保管期限表》。修訂后的版本既符合檔案管理的有關基本規定，又切合外辦工作實際，體現了地方外事部門檔案管理的特殊性。在探索過程中，我們主要把握以下三點：

一是狠抓“三個”落實。我們召開專題會議，明確各處室具體任務、責任人員及工作進度時間表。各處室克服了外事管理和接待任務繁重的困難，嚴格按照時間節點落實各項具體工作。由于牢牢抓住了時間、任務和人員三個環節，所以，較好地完成了這項工作。

二是切合工作實際。鑒于市外辦職能的特殊性，我們在確定歸檔范圍、保管期限和劃控標準時，充分考慮各處室工作的獨特性，為各處室分別擬訂歸檔范圍、保管期限和劃控標準，不搞一刀切，也不生搬硬套。因此，新修訂的檔案制度符合實際、切實可行。

三是維護國家利益。外事工作具有敏感性和特殊性，有的部門工作涉及我外交斗爭策略和國家整體利益。因此，在確定檔案保管期限和劃控標準時，我們始終堅持從嚴控制的原則，確保國家利益不受損失。比如我辦領事處是主管外國在滬領館的專門機構，許多記錄反映了其在外交部指示下從事領館管理、糾紛處理的過程和策略，涉密程度高、工作內容敏感，所以，其中絕大部分檔案從嚴控制，形成滿30年后也不宜開放。

四、以實施信息公開為載體，積極完善檔案服務功能

實施政府信息公開，是市委、市政府為轉變政府職能、提高行政效率、促進民主政治建設而推出的一項重要舉措。辦領導對此高度重視，要求嚴格按照時間節點做好工作。我辦及時成立政府信息公開工作推進小組，由分管副主任牽頭，保密委、秘書處、政策法規處、組織人事處、信息中心和檔案室等部門負責人參加。檔案室主要工作是配合信息中心和有關處室編制公開信息目錄。我們按照編目規范，把公開信息分為機構設置、政策法規、業務工作、咨詢服務和其它五大類。每類編碼標識均按要求設定。擬公開信息經市保密局審核把關后在網站上公布，同時將相關紙質文本和電子文本送交市檔案館。為配合政府信息公開工作，檔案室還完善了涉及公開信息的檔案接待利用規定，較好地體現了檔案服務社會功能。

回顧這幾年外辦檔案工作，我們的主要體會是：

一、領導重視、工作務實是開展檔案工作的重要保證

檔案工作是外事工作的基礎。隨著上海改革開放的深入，外事工作的新情況、新形勢對檔案工作提出了新的要求，我們應當加強領導、強化管理。辦里明確由一位領導主抓檔案工作，秘書處負責具體落實；定期召開專門會議，總結、改進檔案工作，加強制度管理；根據工作需要，加大對檔案工作的資金投入，不斷提高檔案現代化管理水平。特別是在重大國際會議檔案管理方面，我辦主動創建了有效的工作規范。

二、機制健全、措施完善是檔案工作高效運行的關鍵所在

檔案工作的高效運行需要一套健全的機制和完善的措施作保證。我們強調實行崗位責任制，秘書處負責全辦檔案的歸口管理，檔案室是具體承辦部門；同時明確，各處室主要負責人是部門文件歸檔工作的第一責任人，內勤秘書是具體承辦人，從而形成了檔案工作網絡機制。為了確保檔案工作網絡機制運行，我們一方面加強對檔案專兼職人員的培訓，另一方面根據各處室職責，制訂相應的檔案工作規范。比如我們在制訂《市外辦文件歸檔范圍和檔案保管期限表》的過程中，有關負責同志深入每一個處室進行調研，聽取意見和建議，最后形成了符合各處室職能活動特點的操作規范。

三、著眼長遠、服務大局是做好檔案工作的基本要求

我們在開展檔案工作的過程中，始終把維護國家利益和適應國家總體外交需要放在首位，從長計議、扎實推進。在開展上述有關重點工作中，不就事論事，滿足于應付任務，而是統籌規劃，著眼提升檔案管理整體水平，以便長期有效地管好外事檔案，為大局工作提供服務，為后人留下真實記錄。在這樣的思想指導下，我們不僅圓滿完成了重點工作任務，而且建立了長效工作機制、配備了現代化管理設施、改善了檔案保管條件、提高了整體工作水平。