淺談影響電子版檔案之合同條款資料篇

作者：南昌市灣里區檔案局 楊倩

來源：中國檔案資訊網

    電子版檔案是紙質檔案掃描后形成的可讀性文件（基本屬于不可重新排版），被社會各界所認可具有和紙質檔案相同的價值，一般常用的格式有：JPEG、BMP、PSD、PNG等。可排版的電子版檔案，屬于紙質檔案形成前的原始性文件，沒有簽字和蓋章，目前可以作為學習和參考性的閱覽資料，不具有檔案的真實性和原始性。愿將來網絡信息化技術更上一層時，能夠把電子版檔案制作成和紙質檔案具有同等價值的存在，紙張浪費就會大量減少，真正無紙化辦公和檔案信息化的時代應該就到了，也可為全球環境做出巨大的貢獻。

    掃描版和可排版電子檔案的利用情況，在基層發生著很大變化，這幾年在檔案管理的過程中發現，現在借閱檔案問某個案卷有沒有電子版的人很多，管理人員都會說上一句沒有或者不全，借閱的專工拿出照相機拍上幾張照片走了。足可見利用人群對電子版檔案的需求量逐漸增多，出現以上這種情況的原因我總結了兩個問題。

    一、可讀電子版檔案設備的普及化

    隨著信息化的快速發展，可讀電子版檔案的設備功能在逐步加強，儲存量在不斷提高，其中攜帶方便瀏覽快捷的設備有：“筆記本、平板電腦、手機、照相機等”，移動設備的普及更是給電子檔案的利用人群帶了更多的便捷，在這種時代的背景下，電子檔案被逐步推向普及與發展，依據最新《DLT241-2012火電建設項目文件收集與檔案整理規范》對電子版文件的收集、整理、歸檔標準，電子檔案正一步一步的走向規范化。

    二、合同條款的不嚴謹對電子檔案的影響

    在一個工程建設期間，尤其是籌備和前期階段，建設單位負責人應該對總承包、設計、監理、施工單位以及設備制造商簽訂合同時，必須明確規定施工資料移交的具體細節和資料的移交時間。這些情況會對之后的施工造成不必要的工期延誤和施工單位復印資料的經濟損失。

    1.加強合同條款、明確資料的移交細節

    合同條款里面對紙質檔案和電子版檔案的要求不是很嚴謹，建設單位項目中的設備合同，對檔案移交沒有詳細的解釋，一般都是標明紙質檔案應該移交多少份和電子版移交幾個。大多數電子版檔案移交到檔案室的都屬于可排版的電子文件，只有圖紙和說明書，說移交了移交資料不全，說沒移交設備廠的確移交了。找設備廠家都沒法找，合同條款寫的不具體模棱兩可，電子版檔案的儲存設備混亂，有的是光盤，有的是U盤，給電子版檔案的管理造成了障礙，根據基層檔案管理方面的需要和將來生產后的利用，建設單位在簽訂合同時，必須要明確的提出紙質和電子版檔案移交的數量，更應該注重檔案的質量。

    比如設備紙質檔案應包括:“設備檢驗報告、合格證、圖紙（需加蓋單位設計專業章，設計審核等人員簽字）設備說明書。”電子版檔案應包括：“掃描版電子檔案、可排版的電子文件檔案，儲存設備應該統一要求，便于管理和安全利用，應該移交光盤和U盤各兩份，光盤便于管理但是容易被劃壞，不利于利用。U盤不便于歸檔管理可是耐磨損便于利用。可以單獨找個地方有規律的存放，方便企業長期利用。”這兩種電子版檔案利用的價值趨向有所不同，掃描版文件便于上級領導和各級行政部門檢查和審查以及企業員工有效利用。電子版文件只利于企業員工學習參考，編寫各專業操作規程和各種材料編輯排版的利用，使企業能夠節約時間成本起到了推動性作用。

    2.規范資料條款、明確資料移交的時間

    在工程施工期間，最讓施工單位頭疼的是，施工人員充足施工資料缺乏，施工單位避免影響工期，拿著有限的一兩份資料自己去復印，最后工程施工完了，各設備廠家也把資料移交全了，設備資料在最有使用價值的時候沒有全部移交，失去了最佳的使用價值，之后多余的資料全部移交到檔案室，經過管理人員的有序整理后保存到多余文件架上（要和正副歸檔卷冊排列順序一致便于查找）。投產后發放給各專業的生產維護技術人員，把剩余使用價值最大化。

    合同款項里設備資料移交時間情況的源頭，關鍵在于合同條款里沒有合理的交代清楚設備資料的移交時間。根據建設項目施工現場資料使用情況，合同條款里應該注明：”設備廠家準備給建設項目單位發設備時，提前把全部設備資料寄到或者移交到建設項目單位，設備進廠以后施工單位能夠有充足的設備資料來施工。尤其是電子版在這個階段利用率很高，起到的作用尤為重要”。

    以上情況得出的結論是，如果建設單位在簽訂合同時能夠落實，直接給各建設單位和社會帶來時間、資金、資源上的節約，這不僅給施工單位節約了成本，給建設單位也會帶來不同層次益處。更值得關注的是避免了紙張在各大項目無價值的浪費，為維護地球良好生態環境減少樹木砍伐做點貢獻，逐步實現當下綠色環保、節約能源的終極目標。