2002年7月至2003年5月，我市分別發生了兩起檔案被盜事件，所造成損毀的檔案種類之多、數量之大、影響之惡劣，是我市檔案史上絕無僅有的，這兩起檔案被盜事件，暴露出我市部分單位在檔案管理中存在的諸多問題，應該引起人們的關注與重視。
    一、我市檔案管理存在的問題
    2002年7月20日，我市某公司（下文稱甲公司）檔案室被盜從1981年至1996年的會計檔案、基建檔案等500卷以上的檔案丟失；不到一年的時間，我市又一次發生了檔案被盜事件。在2003年5月20日，仁和區某鄉（下文稱乙鄉）檔案室被盜，除文書檔案外，會計檔案、基建檔案、農業稅清冊、第二輪土地承包合同等種類的800多卷檔案丟失損毀。如此短的時間內，連續發生兩起檔案室被盜事件，暴露出了我市檔案管理中的一些弱點，主要有：
    （一）法制意識薄弱，重視程度不夠
    在這兩次檔案室被盜事件中，基層檔案員和分管領導的法制意識薄弱，對檔案管理的重視程度不夠，思想麻痹，是造成檔案損毀的主要原因。
    客觀地說，甲公司的檔案管理以前也較為規范，但自從1995年該公司的新樓落成搬遷后，對檔案的管理就松懈了。該公司把檔案一直存放在老辦公樓中，在二、三、四層樓已被承包改為招待所的情況下，五、六樓依然存放檔案，而且一直無專人管理。從1998年至今，公司經過斷斷續續的幾次改制，檔案工作更是無人管、無人問了，導致在即將徹底改制完的關鍵時刻，終于發生了這起我市建市以來第一起數量最大的檔案失竊案。
    再看看乙鄉檔案的管理情況：乙鄉的檔案工作于1997年達省三級標準，在當時也制定了相關的檔案工作制度，但隨著時間的推移，檔案工作也逐漸被忽視。在2000年鄉政府搬遷至新樓辦公后，檔案卻一直存放在老辦公樓。該鄉政府的工作人員在2002年8月查閱檔案時，就發現了檔案室被盜，檔案有部分丟失，并向分管檔案工作的領導和檔案員匯報過情況，如果此時引起重視，尚屬亡羊補牢，不至于造成更大的后果。遺憾的是，此事未能引起任何人的重視，更談不上采取補救措施，終于造成了這起比甲公司檔案失竊案數目更大、種類更多、后果更嚴重的檔案損毀事件。
    這兩起檔案損毀事件，有其偶然因素，也有其必然性。因為無論是甲公司的檔案室還是乙鄉的檔案室，都是在工作人員搬遷到新樓后，檔案依然存放老辦公樓中，因無人看管而被盜的。這不能不說是檔案工作人員和分管領導不重視檔案工作這個必然性所致，因為新樓的使用，從客觀條件上已滿足了改善檔案安全保管的需要。在他們心中可能認為：那是一堆毫無價值的舊紙片，沒有人會拿。有這種思想意識，即便制定了檔案管理制度，也只能是一紙空文。
    （二）基層檔案室設施不完善，保管條件差
    就我市目前狀況看，市、縣級行政事業單位的檔案管理相對較為規范，多數都制定了相關的檔案管理制度，檔案管理員也能做到認真管理。但對于企業和鄉鎮來說，其管理狀況并不理想。隨著改革的深化，企業改制的越來越多。改制企業對檔案的管理普遍存在認識淡化、管理弱化、檔案人員素質褪化、檔案處置經費困難等問題。就以甲公司為例，改制后職工陸續買斷工齡，無專人管理檔案；并且檔案庫房的安全保管條件極差，無任何防盜措施。
在鄉鎮的檔案管理上，一是存在為達標而達標的現象。為了應付檔案檢查或達標檢查，臨時制定一些工作制度，但并未落到實處。二是檔案員多數身兼數職，工作變動大，業務能力不強，對鄉鎮下屬的各站所的檔案管理的監督能力差。在今年我局對鄉鎮檔案管理的調研中發現，鄉鎮級對檔案的管理多數沒有依照《檔案法》規定的“集中統一管理”的原則來管理檔案，并且庫房簡陋，存在不同程度的安全隱患。
    （三）檔案行政管理部門管理方式陳舊
    《檔案法》頒布實施已有十六年了，各級檔案行政管理部門在行政管理方面觀念更新不大，幾乎都是以業務指導為重，依法行政能力尚待提高。我市各區縣都存在基層檔案室依賴檔案行政管理部門整理檔案的現象。《檔案法》第六條規定：“……縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，并對本行政區域內機關、團體、企事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導”。因此，對檔案工作的監督和指導是《檔案法》賦予檔案行政管理部門的神圣職責，檔案行政管理部門可以為他們整理檔案做示范，但不應將主要精力放在為基層檔案室整理檔案，而應該把工作重心放在對業務的指導、監督和行政管理上。
    行政執法檢查是促進檔案工作的重要手段，也是檔案部門長期堅持并取得顯著成效的一項重要的工作方式。長期以來，在檔案工作的檢查中，檔案部門都非常注重檢查檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用情況，但通常都是通過被檢查單位的匯報和檔案整理、保管情況來評判其檔案管理狀況。這雖然也能了解到被檢查單位的檔案管理的工作情況，但如果被檢查單位不主動匯報檔案違法情況或無人檢舉時，就很難發現。如：此次乙鄉檔案室被盜事件，是檔案行政管理部門的工作人員準備去檢查該鄉檔案工作時，才被告知檔案損毀的事情。到后來實地了解情況才知道今年3月檔案就已經被盜損毀了。違法信息反饋慢，可以說已成為影響檔案行政執法時效性的最大障礙。
    （四）檔案法制體系尚待完善
    屬我國《檔案法》第二十四條明確規定：“損毀、丟失屬于國家檔案的、明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的……”等八種違法行為之一的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、有關主管部門對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。四川省監察廳在《關于違反檔案法律法規行政處分暫行規定》中第四條、第六條也對處罰檔案違法行為做出了具體的量化。目前仁和區檔案局已針對該鄉檔案失竊事件的主要責任人向當地監察機關提出了行政處分的建議，相信監察機關也會根據事實、依據法律法規做出適合的處分。
    然而并不是所有涉及檔案違法的案件，檔案部門都能給予直接責任人適當的處罰。如甲公司的檔案失竊事件，這與檔案法制體系不完善關系密切。《檔案法》第二十四條規定了八種行為的處分方式，其中對情節嚴重的，可以依法追究刑事責任。但我國《刑法》規定，只有搶劫、倒賣檔案等才追究刑事責任，并未將特大檔案損毀行為納入刑事處罰范圍。在企業檔案管理上，雖然有《企業檔案管理規定》來規范企業的檔案管理，但也只是對企業在檔案管理方面應盡的義務做了規定，并未細化到具體違法行為的處罰辦法。四川省監察廳的《關于違反檔案行政法律法規行政處分暫行辦法》雖然細化了行政處分，分出了記過、記大過、直至降級和撤職，但依照我國行政法規定，行政處分的對象應是國家行政機關工作人員。雖然《暫行規定》在第二條第二款中提到“企業事業單位和其他機關、團體、組織其工作人員違反檔案法律、法規需要給予行政處分的，可以參照本規定處理，……”。但經過多年的經濟體制改革，因國有資本已部分或全部退出企業而造成全體職工買斷工齡的情況并不少見，而對沒有公職的人根本無法做出行政處分。因此，可以說在對待改制企業檔案遺失問題的管理上無異于空白。目前，盡管市場經濟體制框架已基本建立，但《檔案法》明顯滯后，這也影響到行政執法時效性原則。
    二、加強檔案行政管理的幾點措施
    （一）增強法律法規的學習和宣傳，提高人們的檔案意識
    任何國家的某一部現行法律都不會是孤立的，在客觀上是一整體，它們之間存在橫向聯系和制約，就如對檔案的管理并不是只在《檔案法》中才有規定，目前涉及檔案工作規范的法律主要有《憲法》、《刑法》、《文物保護法》、《著作權法》、《會計法》、《合同法》、《破產法》、《統計法》等11種。況且《檔案法》規定比較原則，對于一些專業性較強的檔案工作不能加以細致規定，這就需要通過具體的管理制度和辦法加以補充。因此，在增強法律法規的學習和宣傳上，應抓好兩方面工作，一方面要加強基層檔案員和分管領導對《檔案法》和有關檔案工作的法律法規的學習和宣傳；一方面檔案行政執法人員應加強學習其他法律法規，在工作中注意與其它相關法律的協調、滲透和運用。只有在廣度和深度上加強學習和宣傳，才能切實增強人們的檔案意識。
    （二）加大執法力度，改進管理方式
    行政執法檢查是檔案管理部門了解整個檔案工作的必要手段，但其方式應有所改變。在執法過程中，不應只重視檔案的業務工作，還應重視以下幾個方面：一是要加強檔案行政管理部門的監督職能。在每年的檔案執法檢查中，不僅在加強對具體業務工作的檢查，還應注重被檢查單位的檔案安全、檔案員和分管領導是否重視檔案工作。應對不移交應歸檔文件、忽視檔案安全、無保管條件但其拒絕移交檔案館代管等情況進行督促、教育；二是應發揮檔案行政管理部門對基層檔案人員管理檔案的指導職能。《檔案法》第六條規定：“鄉、民族鄉、鎮人民政府應當指定人員負責保管本機關的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行指導和監督……”和第七條規定的：“機關、團體、企事業單位和其他組織的檔案機構或者檔案工作人員負責保管本單位的檔案，并對所屬機構的檔案工作實行監督和指導”，鄉鎮和企業檔案員對下屬單位、站所檔案工作應監督和指導。針對我市企業和鄉鎮檔案人員的業務素質，檔案行政管理部門應對其進行專門的業務培訓，使他們既能懂一些檔案理論和法律法規知識，又能具有檔案整理的具體操作能力，才能杜絕依賴檔案行政管理部門整理檔案的現象，才能使企業和鄉鎮檔案員有能力監督和指導所屬單位和下屬站所的檔案管理；三是應充分發揮檔案協助執法人員的作用，在今后檔案部門的執法檢查過程中，檔案部門應通過協助執法員與單位建立起一種有機聯系，使檔案管理部門對各單位的違法行為能夠及時了解，并能及時查處，這是保證行政執法時效性的一種方法。
    （三）重點突破管理難點，整體推進我市檔案工作
通過這兩起檔案失竊案，我們應看到目前企業檔案和鄉鎮檔案管理是一個薄弱環節。因此必須重點著力于企業和鄉鎮檔案的管理。企業改制時，原領導班子和清產核資小組往往著重于“盡快將有形資產清理核實和對資產進行評估”，而對檔案重視程度不夠，所以在企業改制時，企業主管部門和即將改制的企業應對檔案的流向、管理等問題加以重視，企業改制主管部門和行業管理部門應聯合檔案行政管理部門對擬改制企業施以法律和行政的管理；在對待鄉鎮檔案的管理上，應逐漸改變基礎設施和保管條件，對檔案員這一工作崗位也應相對穩定，一旦人員變動應按規章制度辦理交接手續；無論是企業還是鄉鎮只要辦公地點變遷，檔案行政管理部門應督促其考慮檔案室的安全。在安全、規范中推動我市檔案工作的全面發展。
    （四）健全完善的規章制度
    任何國家的任何一部法律都是一個原則性的基本框架，《檔案法》也不例外，因此在執行過程中也會出現因執法者所站的角度不同而產生分歧，為了減少這種影響執法時效性的分歧，各級檔案行政管理部門應對檔案管理中的具體行為進一步規范，如在檔案的接收、收集、整理等方面做出明確的規定。并且，隨著經濟體制改革的深化，必然會有越來越多的國有企業改制，對改制或破產企業的檔案違法行為也應做出相應的處罰規定。國家檔案局等四家單位于1998年聯合制定的《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》中雖然明確規定了國有企業在改制、破產、兼并、合資、合作經營及實行承包、租賃等資產與產權變動時其檔案的歸屬和流向，但對變動過程中各參與方的責任還沒有以法規的形式切實落實到具體的處罰辦法上。
    隨著市場主體進一步多元化，社會的經濟結構也由過去單一的國有企業變為多種經濟成份并存，這必然影響檔案所有制結構。二十多年的改革開放，使一部分生活資料、生產資料和專利權等無形資產的積累并非都保留在國有企業，《檔案法》以不同所有制形式劃分的管理規定，對一些既不是完全意義上的國家所有的檔案又不是完全意義上的集體所有或個人所有的檔案，在法律監控上形成了一個“真空地帶”。依照《中華人民共和國檔案法實施辦法》第八條：“縣級以上地方各級人民政府檔案行政管理部門依照《檔案法》第六條第二款規定，　履行下列職責：……（二）制定本行政區域內的檔案事業發展計劃和檔案工作規章制度，并組織實施。”等四條規定，各級檔案行政管理部門應盡快制訂一些具體的管理辦法來管理民營、合資、股份制等企業的檔案，才不會使經濟發展的記錄在這方面出現斷層。
    總之，檔案是國家的財富，是維護黨和國家歷史真實面貌的重要依據，它不僅對我國深化改革，發展經濟、推動科技進步等有促進作用，而且為維護國家安定團結和保持社會穩定具有重大作用。希望各單位、各部門吸取這兩次特大檔案被盜損毀事件的教訓，切實關注檔案管理工作，為把我省建成西部檔案強省和我市經濟總量翻番的宏偉目標做出應有的貢獻。