2007年以來，全省檔案系統相繼開展了"檔案資源體系建設年”、"檔案安全體系建設年”、"檔案利用體系建設年”活動，這是檔案部門立足本職，發揮兩種職能，積極適應經濟社會發展，服務于和諧社會建設的一系列重大舉措。五年來，靈臺縣檔案局認真貫徹省、市有關檔案事業"三個體系”建設工作的文件精神，圍繞檔案館"四位一體建設”，在檔案事業"三個體系”建設方面做了大量卓有成效的工作，檔案接收征集工作較前有大的突破，安全管護設施得到進一步加強，利用體系建設與創新邁出了新步伐，目前各項工作正在有序開展之中。作為縣級檔案部門業務工作人員，通過對近年來我縣檔案事業"三個體系”建設梳理回顧，筆者認為，加強檔案事業"三個體系”建設，從根本上要從加強宏觀管理，推進依法治檔抓起。
　　一、基本情況
　　一是在檔案資源建設方面，創新檔案征集接收方式，檔案館藏量有了大幅度增加。針對館藏檔案總量小的實際，2007年以來，加強了檔案征集和接收進館工作。在進行了系統整理的基礎上，接收了縣統計局、信訪局和供銷聯社等5個單位商業、糧食、經貿等系統的25戶企業的各類檔案1.2萬多卷。縣檔案館館藏檔案由3年前的總量不足2萬卷，增加到檔案4大類，91個全宗，3.4萬卷（冊、件）。在加強文書、會計等常規紙質檔案接收的同時，不斷重視和加強重大活動、著名人物等特色檔案的接收進館工作力度，接收了原《平涼日報》社總編、靈臺籍知名人士李廣興先生捐贈的自己收集并珍藏多年的《平涼日報》合訂本共44冊；圍繞重大（事件）活動跟蹤收集了皇甫謐文化系列檔案資料300多件，圖書20多冊，收集靈臺縣"7.23”特大暴雨災害資料100多件。經過近5年多的工作，館藏檔案載體主要由以前單一的紙質為主，發展到存有獎牌、榮譽證書、錄音（像）帶、照片、印章、實物等多種形式，館藏檔案時間跨度達74年，使館藏檔案門類得到進一步豐富。二是在檔案安全體系建設方面，加強了投入，管護利用設施較前有所改善。縣館在經費不足的情況下，投資購置了電腦、掃描儀、復印機等設備，安裝了樓道監控，維修加固了館舍，基層建檔單位中有4個單位安裝了密集架。三是在檔案利用體系建設方面，通過開展宣傳，加強信息化建設等改進了服務方式。各項工作正在已取得成效，正在深入開展之中。四是在"五大領域”建檔方面扎實穩步推進，全縣檔案管理整體水平有了很大提高。近年來，共指導30多個單位整理各類檔案4萬多卷，建立機關、社區、民營企業、新農村建設等示范檔案室30多個，為城鄉居民建立家庭檔案100多戶，通過示范引領，促進了全縣檔案事業整體水平的提高。
　　二、存在問題
　　一是機關檔案管理整體水平不高，發展不平衡。近年來，圍繞"檔案事業"三個體系”建設年”活動的開展，縣檔案業務部門狠抓了以"五大領域建檔”為主要內容的檔案業務建設工作，檔案事業"三個體系”建設取得了一定的進步，但總體來說，仍然存在質量水平不高，立檔單位之間發展不平衡的問題。隨著新的《歸檔文件整理規則》和國家檔案局8號令等新業務規范的頒布實施，我縣檔案業務部門做了大量的業務培訓工作，但有相當一部分部門和單位對新的檔案業務理解不深，掌握不準，一些檔案人員業務上還不能完全上手，導致基層立檔單位業務建設水平不高，發展之間不平衡。二是檔案接收進館工作步伐不快，范圍狹窄。一些部門和單位對檔案部門依法接收檔案的要求理解不清，缺乏認識，配合支持不力，尤其是一些涉及民生的部門和單位形成的檔案，不能及時接收進館，而是分散管理在各有關單位，沒有檔案館移交，不能實現資源的共享。難以滿足社會及群眾群眾對檔案信息的利用需求。導致檔案館在利用服務方面存在"檔到用時方恨少”的尷尬局面；另外，在檔案接收的對象仍然以紙質的文書、會計檔案為主，接收范圍狹窄，造成館藏門類不全，結構失衡，數量偏少，無法滿足人民群眾對檔案信息資源利用的多元化需求。三是齊抓共管、依法治檔的工作機制還不健全。檔案部門孤軍奮戰，工作推動力很有艱，檔案工作從2008年起列入了鄉鎮黨委工作責任目標，但例年考核來看，發揮了一定的推動作用，但效果仍然沒有得到充分發揮。在對基層立檔單位的管理和指導上，大多數部門和單位對檔案工作缺乏認同，采取不支持、不配合、不參與的態度，檔案業務指導僅艱于對個體單位的指導整理，庖丁解牛的多，抓主抓全的少，且這些單位在整理檔案工作中相關業務人員不參與，由檔案部門業務人員包工包辦，"兩張皮”的現象十分明顯。四是檔案工作經費長期欠缺的問題還很突出。檔案工作是一項投入性的工作，但長期以來，各級各部門各單位普遍對檔案工作投入不足，檔案業務部門經費短缺，開展業務困難。大部分立檔單位用于檔案工作方面的經費很有限，在檔案業務部門上門聯系開展業務時，大多以經費緊張為由推拖，致使本部門在檔案管理上放任自流，裝具不統一，管護條件落后，等等。上述問題的存在，大部分為歷史的客觀原因所致，而綜合分析目前工作現狀和問題，當下在我國基層檔案工作中較為普遍，筆者以為，要從根本上改善這一局面，首要任務要從加強宏觀管理，推行依法治檔入手，自上而下，形成強有力的工作推動機制，并以法制的形式固定下來，把依法治檔放在首位，加大對檔案事業上的投入，一級抓一級，層層抓落實，形成齊抓共管的良好工作機制。檔案業務部門和統籌處理好宏觀管理和微觀指導的關系，堅持兩手抓，兩手都要硬，抓典型，促示范提高，抓全局，促整體提高。各相關部門要支持檔案部門開展執法，以法律的強大推動力促進檔案工作整體水平提高。具體可從以下幾方面入手做好工作：
　　三、方法與對策淺析：
　　（一）、加強依法治檔工作力度，建立完善部門聯動、自上而下、高效務實的工作運行機制，從根本上改變檔案部門孤軍奮戰的被動局面。在我國現行體制下，檔案部門部門肩負兩種使命，承擔兩種工作職責，即對全社會檔案事業進行宏觀管理和特定轄區范圍內的檔案資源進行集中收集整理開發利用的職責，在機構設置上實行局館兩塊牌子，一套人馬，人員編制向行政上靠，工作性質向事業上靠，經費和法制保障兩頭都不靠，《檔案法》頒布實施30多年來，我國以法律的形式對檔案部門的職權和工作性質做了明確界定，即宏觀管理和保護利用兩種職能，賦予檔案部門依法管理全社會檔案事業的權力，然而由于歷史和現實的種種原因，現實工作中，檔案部門一家獨立實施依法監管的能力很有限，有法不依、執法不嚴的現象較為突出。對此今后工作中一是要嘗試建立健全自上而下，各部門配合協作，檔案部門具體參與，建立健全齊抓共管的良好工作格局，比如將檔案工作列入黨委工作目標考核就是比較好的方法之一，從實踐來看，已初步取得成效，但還需要繼續加大工作力度，常抓恒抓，擴大實效。另外設想可嘗試實行檔案工作年審達標制度，由檔案部門監督實施，促進檔案工作整體水平有有質的飛躍。二是檔案部門要主動出擊，大力開展檔案法制宣傳和執法，堅決查處檔案違法行為，在把軟環境變"硬”上做文章，為檔案工作開創健康有序的工作新局面。三是要抓好檔案人員業務培訓。綜合采取集中培訓、交流互動、檢查評比等多種形式，對檔案工作人員做好業務培訓工作，定期對上崗人員進行業務考核。四是建立健全檔案工作經費投入長效機制，以法律或者地方法規的方式將檔案事業經費投入固定下來，逐年增加，保證檔案業務部門和各級立檔單位在檔案工作方面有足夠的經費保障。
　　（二）、創新機關檔案業務指導與宏觀管理方式方法，從源頭上做好檔案工作"三個體系”建設。機關、團體、企事業單位等立檔單位是檔案資源形成的最初源頭，因此，做好基層立檔單位的檔案業務指導和宏觀管理工作，夯實基礎業務，對于挖掘整合好檔案信息資源，具有十分重要的意義。目前，基層立檔單位中普遍存在著歸檔文件材料收集不全，檔案質量低劣、對檔案鑒定不夠準確整理不規范等問題，影響立檔單位的日常查閱利用和將來進館檔案的質量。同時，檔案業務部門在工作指導中也普遍存在業務指導的方式方法單一、檔案宏觀管理和微觀指導之間的關系不能恰當處理的問題，縣級檔案部門的業務人員指導業務工作長年重復著"包工包料”"打工式”的簡單勞作，疲于奔命，工作質量和效益難以提高。因此，今后基層立檔單位業務指導和宏觀管理工作要在轉變指導方式方法、加強宏觀管理、提高基層立檔單位業務人員素質上下功夫。
　　1.緊密結合實際，切實轉變業務指導的工作方式方法，增強業務指導的質量和時效，從源頭上全面提高立檔單位檔案的總體質量。除采取被動的"打工式”的業務指導和整理外，可靈活采取以下幾種指導方式：①文件規范式指導：即通過下發規定、辦法等文件材料，針對立檔單位存在的帶有普遍性的問題進行指導。如：近年來，靈臺縣檔案局陸續將《檔案法》、《歸檔文件整理規則》等20多個法律法規和業務規范性文件編印成冊，下發各立檔單位學習執行，結合機關文書"三定方案”審批、重點檔案接收、財務檔案銷毀等工作，制發業務規定文件5個，對各立檔單位檔案整理工作起到了直接的規范指導作用。②典型引導式指導，即通過培養和樹立不同類型的檔案工作先進典型，采取召開現場會推廣經驗和印發材料的方式進行業務指導，能夠使各立檔單位業務人員之間相互交流，舉一反三，激勵先進，以點帶面。③集中培訓式指導，就是通過集中舉辦業務培訓班，采取面授的方式進行指導，這樣有利于普遍提高檔案人員的業務水平和實際工作能力。④見面傳經式指導，就是檔案工作人員定期不定期深入立檔單位，認真進行調查研究，針對存在的實際問題，講解示范，手把手地為一線檔案人員送技術、教方法、傳經驗，有針對性地解決工作中存在的問題。⑤參觀見學式指導，即利用集中檔案人員開會或集訓的時機，有組織有目的的帶領檔案人員到檔案工作做得比較好的單位、地區或其它檔案館參觀見學，豐富感性認識，吸收新鮮經驗，從而開闊眼界，取人之長補已之短。⑥業務考核式指導，即通過對檔案人員進行業務考核的方法實施業務指導。考核內容可以是基礎理論知識，地可以是考查實際工作能力和成果，或者二者結合有所側重。通過考核摸清檔案工作人員在業務上存在哪些薄弱環節，擬定不同階段的指導計劃，對癥下藥，分類分層次進行業務指導。⑦檢查考評式指導。即通過例行的業務工作檢查、目標管理考評、檔案執法檢查等時機，對基層檔案工作進行業務指導，通過檢查，可以較好地掌握本單位檔案工作整體情況和存在問題，便于總結經驗，找出差距，明確今后的努力方向；檔案行政管理部門可以通過通報情況，促進基層檔案工作健康發展。總體上看，目前在指導實踐中，以文件書面指導、集中培訓和年底檢查考核的指導方式居多，對此，在今后工作中，可以靈活采取各種形式或將多種方式結合起來，做好基層立檔單位的業務指導工作，夯實基礎業務，提高檔案事業"三個體系”建設水平。
　　2.正確處理宏觀管理與微觀指導之間的關系。所謂宏觀管理就是對整體工作布局的指導；微觀指導是指對具體檔案業務的組織實施，它關系到業務指導工作的質量和水平。但是，在當前工作中，對這兩種指導方法的運用上還存在不少問題：一是只重視宏觀指導而不重視微觀指導的現象比較突出，長期存在"四多四少”的現象，即文件多、典型少，口號多、行動少，形式多、業務研究少，研究多，解剖分析少；二是只重視微觀指導而不重視宏觀指導，或由于建檔單位重視不夠、支持配合不力等其它原因，導致檔案業務部門在指導上對建檔單位采取"包工包料”"打工式”的簡單操作，包辦代替了立檔單位檔案業務人員的工作，有些單位文檔工作人員自始至終不參與整檔工作，業務工作沒有抓到手上，指導人員走了單位的檔案工作地就停止了，以上這兩種傾向都是有偏差的，前者將業務指導置于空中樓閣，失掉了基礎，導致目標難以實現。后者將業務指導置于繁忙的具體事務之中難以自拔，再苦再累，工作質量水平還是上不去。因此，微觀指導是基礎，宏觀指導是主導，只有雙管齊下，才能收到業務指導的最佳效果，基層檔案事業"三個體系”建設水平才能有一個質的飛躍。
　　（三）、充分發揮檔案館主體作用，全方位加強檔案事業"三個體系”建設。縣級綜合檔案館作為全縣檔案的收集和保管的基地、愛國主義教育的基地、已公開現行文件集中向社會提供利用中心和檔案信息服務中心，要樹立大檔案、大社會、大服務的理念，充分利用多種多樣的方式，加強檔案信息資源收集、整理、開發工作力度，加快檔案工作從單一的保管、查閱服務功能向信息資源開發、資政育人、對外宣傳、社會服務等方面轉變和延伸，進一步加強檔案館在全縣檔案工作中的主體地位。當前可考慮從以下工作抓起。
　　1.檔案收集工作要變被動為主動。（1）接收時間要提前。對在社會和經濟建設中有現實利用價值的檔案，要提前接收進館。以使其及時發揮更大的作用。尤其，對重要聲像檔案資料出于安全保管和現實利用的需要，要從源頭抓起，及時歸納并提前收集進館，實行集中統一管理。對于縣域范圍內形成的重大活動類、城市建設類和歷史軌跡類聲像檔案資料，區別情況，逐項確定拍攝建檔移交的責任單位，并明確提前整理移交的質量要求。（2）接收，征集的范圍要擴大，眼界要開闊。要加強對與人民群眾密切聯系的專門檔案的收集，使館藏檔案更加貼近社會需要。可通過建立檔案征集信息員網絡，及時掌握民間珍貴檔案收藏分部基本情況，開展有目標的征集，接收集體與個人捐贈；利用攝像、錄音等技術手段，對各類社會名人檔案、重大歷史事件、非物質文化遺產、民間傳統技藝等分別采取開展整理回憶錄、口述史料、跟蹤拍攝等途徑，整理形成聲像檔案保存;有針對性地接收一些專業部門產業的如戶籍，婚姻登記司法等檔案，注意培育館藏檔案的"百姓”特色；要打破檔案征集以紙質載體為主的工作思維定式，側重收集一些能夠反映地方特色，文化特色及歷史發展特色的實物檔案，對某些既有文化物屬性、黨史資料屬性、圖書資料屬性的檔案或實物，爭取征集進檔案館保存或通過復制原物等方式多頭保存，來斷豐富"精品檔案”的內容，把社會各界的目光吸引到檔案館中來。圍繞黨委政府中心工作、重大活動、重點項目等開展全程跟蹤建檔，將一些關系國計民生重要檔案及時接收進館保存。
　　2.充分發揮檔案編研的龍頭作用。檔案編研工作的優勢在于將檔案信息資源經過內容上的去粗取精，去偽存真，由表及里，由此及彼的系統整合。使潛在的信息價值等到提升，并在最大時間、空間范圍內為世人所共享，因此，要把檔案編研工作作為實施國家檔案資源整合目標的有力抓手之一。擺脫傳統思維模式的束縛，在檔案編研的選題上，眼界要開闊，要緊緊圍繞中心工作做好編研，使檔案信息通過編研整理，為中心工作提供決策依據和參考。如以支柱產業發展為選題，可利用現有的檔案資料，編纂一部關于全縣農村經濟建設，支柱產業方面的檔案編研資料，通過編達到研的目的，系統總結改革開放三十年來歷屆縣委、縣政府在抓支柱產業開發，促農村經濟發展方面的得與失，為領導決策提供參考服務，真正盤活檔案信息資源。通過圍繞利用搞編研，使每個編研成果成為一個檔案資源整合項目，從國家檔案資源整合的宏觀層面上切實發揮檔案編研工作的龍頭帶動作用。使檔案工作在發揮"資政、教化、存史”功能的同時，宏觀上推動了國家檔案資源的整合。
　　3.建立以綜合檔案為基礎的區域性檔案目錄中心。
　　建立以縣級綜合檔案館為核心的檔案目錄中心，對全縣檔案資源實行集中的信息管理，既能緩解檔案實體分級分部門分專業管理與社會利之間的矛盾，又能為依法監控國家檔案資源的流向和有效整合檔案資源提供必要的條件。初步設想是可將全縣各級各部門形成的全部檔案的目錄收集進館保存，建立檔案目錄中心，查檔者通過查閱檔案目錄中心所保存的檔案目錄，對已移交進館的可即時查閱利用，對已達到進館保存期限或暫未達到進館標準而保存在各部門各單位檔案室的檔案，也能及時準確地"鎖定”目標，指引查檔案者到相關部門查閱，這樣，既避免了查閱工作地盲目性，提高查全查準率，又能對各機關檔案室的檔案進行監控，也為接受工作奠定了一定的基礎。
　　4、開展現行文件查閱服務。從檔案服務民生的角度出發，將一些涉民部門產生的與群眾生活密切相關的"紅頭文件”盡最大努力收集起來，豐富現行文件服務中心的內容，為社會各界提供政策查詢服務。
　　5、加快檔案館的信息化建設。在館藏檔案目錄和重要檔案全文數字化、檔案網站建設的基礎上開展電子文件歸檔移交的試點工作、著手制訂并實施數字檔案館的建設方案。盡快實現檔案計算機檢索，對那些關系到民生、日常利用率較高的檔案，要優先數字化，優先通過網絡等手段提供利用，充分利用信息技術給檔案管理帶來的方便，為國家檔案資源的有效整合和社會共享提供最快捷便利的服務。
　　（三）、加強檔案基礎設施建設，為檔案資源整合提供強有力的物質基礎。檔案基礎設施建設滯后，一直是制約檔案事業發展，影響檔案事業"三個體系”建設和整合的瓶頸。縣級綜合檔案館和基層立檔單位都存在館舍、檔案用房、安全管護設施建設嚴重滯后，有館無舍，裝具及檔案柜架不足，安全管護設施老化檔案管理信息化建設滯后，利用手段單一的問題。為此，要用長遠發展的眼光解決好檔案管理基礎設施建設問題。目前當務之急是要抓好檔案館舍建設 ，在上級有關部門的重視支持下，爭取使檔案館項目早日動工建設，為日益豐富的檔案資源提供安全的管護環境，保證檔案實體安全，才能為社會開發利用提供良好服務。各立檔單位也有提高檔案意識，增加檔案經費投入，為本部門本單位檔案工作持續發展提供堅強的物質保障，促進檔案整體水平不斷提高。