當(dāng)今之世，社會信息化浪潮正席卷全球。計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展為辦公自動化開辟了無限廣闊和美好的前景：數(shù)字化技術(shù)可將幾萬頁文件濃縮在一張光盤上；網(wǎng)絡(luò)通訊可將電子郵件瞬間發(fā)至大洋彼岸；現(xiàn)代電腦能寫(光筆輸入)、能看(掃描輸入)、能聽(聲音輸入)、能講(語音輸出)，人們坐在電腦前，只要輕輕敲擊鍵盤，即可飽覽千姿百態(tài)、聲情并茂的信息世界；管文管檔不用筆，查文查檔不翻本，調(diào)文調(diào)檔不開箱，閱文閱檔不出門，這些昔日做夢都未夢見過的情景，現(xiàn)在盡可成為現(xiàn)實(shí)。
當(dāng)人們沉醉于計(jì)算機(jī)無所不能的神話之中時，“無紙辦公”的豪情壯志便油然而生。于是“無紙辦公”的詞匯在許多文章中頻頻出現(xiàn)，“無紙辦公”的設(shè)想在許多人口中脫口而出。有些人一提搞辦公自動化，就設(shè)想“無紙辦公”，似乎“無紙”才是先進(jìn)，才是辦公自動化追求的最高境界。
熱情誠可貴，創(chuàng)新價更高。然而，令人憂慮的是，當(dāng)前有些人對“無紙辦公”的認(rèn)識已不知不覺地進(jìn)入誤區(qū)，如不加以澄清，聽任盲目實(shí)踐，很可能產(chǎn)生事與愿違的結(jié)果，甚至給檔案工作造成難以彌補(bǔ)的損失。
誤區(qū)之一：“無紙辦公”可以節(jié)約紙張
顧名思義，無紙辦公可以節(jié)約紙張。不是嗎?各種信息可以在屏幕上看、在網(wǎng)絡(luò)上傳，紙張豈不成了多余?大約在3年前，當(dāng)“無紙辦公”潮流在美國崛起時，就曾有人預(yù)言，不出3年，紙張將被徹底淘汰。還說，史無前例的辦公革命將可拯救多少萬棵樹木，為植物保護(hù)做出巨大貢獻(xiàn)等。3年過去了，結(jié)果呢?全世界紙張消耗量有增無減。有可靠統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表明，隨著社會信息化步伐的加快，全球辦公用紙量正以每年4％到7％的速度遞增，90年代增加了一倍，今后十年內(nèi)，預(yù)計(jì)還將翻一番。
那么，到底哪個環(huán)節(jié)出了問題?使本應(yīng)順理成章的好事落得這個結(jié)果?其實(shí)，原因很簡單，我們只要環(huán)顧周圍普遍存在的現(xiàn)象：過去擬寫稿件，大家都用筆在一份文稿紙上反復(fù)修改，用橡皮擦，涂改液改，加上剪剪貼貼，直至改成熟后才打印，因?yàn)榭渴止懸槐槭仲M(fèi)時費(fèi)力。如今電腦打字妙不可言，要怎么改就怎么改，改一稿打印一遍，反正打印機(jī)就在身邊，只需輕擊鼠標(biāo)，字跡工整美觀，讀來賞心悅目的稿件就如流水般傾吐出來；網(wǎng)上瀏覽的文件、圖片，只要你喜歡，也可打印，黑白的不過癮，就印彩色的，一份不夠，就印幾份供大家傳閱；領(lǐng)導(dǎo)不習(xí)慣用電腦，喜歡在紙上圈圈點(diǎn)點(diǎn)，秘書就將電腦中傳輸?shù)奈募蛴〕鰜硭皖I(lǐng)導(dǎo)閱示……于是，每臺打印機(jī)都成為一臺小型復(fù)印機(jī)。隨著計(jì)算機(jī)信息資源的日益豐富，激光和噴墨打印機(jī)的普及，紙張的消耗量也不斷攀升，“無紙辦公”的初衷自然早已名存實(shí)亡!
誤區(qū)之二：“無紙辦公”省人省事
“無紙辦公”的確能在文件的擬寫、運(yùn)轉(zhuǎn)、整理、歸檔、裝訂、查找、調(diào)卷等方面提高效率，解放人力，但另一些方面，也會帶來一系列管理上的煩惱和工作上的負(fù)擔(dān)。
首先，需要對電子文件進(jìn)行有效的安全質(zhì)量監(jiān)制。電子載體，特別是軟磁盤比較脆弱，易受損造成信息的丟失，因此需要嚴(yán)格的保管條件。電子信息不穩(wěn)定，易受計(jì)算機(jī)病毒的攻擊，或因操作不當(dāng)、管理不善，及各種說不清的技術(shù)原因，造成文件的破壞、失真、泄密。紙質(zhì)文件的受損一般數(shù)量和影響較小(即使發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)，還可以及時搶救)，而電子文件的受損往往是大批量、一瞬間、毀滅性，后果十分嚴(yán)重。為確保文件的安全，需要檔案和業(yè)務(wù)部門人員具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)操作能力，并與計(jì)算機(jī)專業(yè)人員密切配合，采取嚴(yán)格的管理和技術(shù)措施，包括用戶權(quán)限控制、密碼設(shè)置和管理、計(jì)算機(jī)病毒的防范和殺滅，以及計(jì)算機(jī)軟件和數(shù)據(jù)的經(jīng)常性維護(hù)等。為了確保電子文件的完整、真實(shí)、有效，還需要從電子文件形成起直至整個生命周期內(nèi)，對其進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量檢驗(yàn)，這些工作不但專業(yè)性強(qiáng)，而且十分煩瑣。
第二、電子文件格式繁多，目前常用的也有幾十種，每種格式都需依靠特定的軟件才能制作、運(yùn)轉(zhuǎn)、檢索。由于軟件在迅速更新，舊的軟件不斷被淘汰，如90年代中期大家普遍使用的WPS FOR DOS字處理軟件現(xiàn)已完全銷聲匿跡，各單位在該軟件下制作的大量電子公文即使保存完好，也會因無法讀取而失去使用價值。搶救的辦法有三種：一是將原格式轉(zhuǎn)換至當(dāng)前流行的新文件格式，但是這種方法非一勞永逸，隨著軟件的不斷更新，每隔若干年還要做轉(zhuǎn)換工作；二是轉(zhuǎn)換成通用的純文本格式，這種方法雖能以不變應(yīng)萬變，且能保留信息內(nèi)容，但會改變文件的原貌。如果原來是數(shù)據(jù)庫文件，在使用時還須將文本格式轉(zhuǎn)回?cái)?shù)據(jù)庫，這項(xiàng)工作也比較復(fù)雜；三是保存各類電子文件的支撐軟件，好比為使用一張老唱片，我們就需要保存一臺播放老唱片的老式留聲機(jī)。但隨著今后軟件種類和版本的增多，將來需要保存的“老式留聲機(jī)”何止成百上千種?更何況將來為使用一份電子文件，需要安裝相應(yīng)的軟件，這也當(dāng)麻煩。數(shù)據(jù)庫電子文件的管理尤其復(fù)雜，因?yàn)樗袛?shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，其使用需要依賴數(shù)據(jù)字典、必要的說明材料和特定的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，否則，電子文件也會失去使用價值。對這類問題，世界各國都還未找到完美的方法。因此，電子文件較紙質(zhì)文件管理的難度要大得多。
第三，對大多數(shù)檔案部門來說，庫存檔案的數(shù)字化工作步履艱難。每個單位，尤其是老單位，都有大量的庫存紙質(zhì)檔案，將其掃描錄入，需要做大量的拆卷、裝訂、質(zhì)量檢驗(yàn)和建立機(jī)讀目錄工作，這對于大多數(shù)人手緊缺的檔案部門來說，一般難以承受。更何況目前許多單位的檔案鑒定工作尚未正常開展，檔案價值良莠難分，如對所有的庫存檔案不加鑒定，盲目進(jìn)行數(shù)字化掃描或因著錄質(zhì)量跟不上，電子檔案的使用價值將很成問題，目前，少數(shù)單位的檔案數(shù)字化工作事倍功半甚至徒勞無益，已給我們提供了教訓(xùn)。
因此，在現(xiàn)階段搞“無紙辦公”，如果只考慮省人省事，而對需要解決的問題或投入的大量人力、物力估計(jì)不足，措施不力，再美好的設(shè)想，再先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，也難以發(fā)揮應(yīng)有的效能，甚至把工作搞亂，還不如原來使用紙質(zhì)文件。
誤區(qū)之三：電子檔案已可取代紙質(zhì)檔案
當(dāng)前，不少單位在規(guī)劃辦公自動化時，都有用電子檔案取代紙質(zhì)檔案的設(shè)想。有人簡單地認(rèn)為，只要將紙質(zhì)檔案刻錄進(jìn)光盤，原始的紙質(zhì)檔案就可以全部銷毀，以騰出許多寶貴的庫房。這種想法也過于天真。
電子文件確實(shí)具有誘人的魅力：它存儲密集、便于修改、傳輸快捷、查找迅速、輸出靈活，各種媒體信息的集成化利用，可以產(chǎn)生圖文聲像并茂的效果，這些優(yōu)點(diǎn)都是紙質(zhì)文件所無法比擬的。然而，紙質(zhì)文件所具備的載體耐久、內(nèi)容直觀、信息穩(wěn)定、管理簡便、真實(shí)可靠，且具有原始憑證作用等優(yōu)點(diǎn)，也是電子文件暫時所無法替代的。
也許有人說，光盤不是能保存200年嗎?是的，國外曾有人根據(jù)實(shí)驗(yàn)作出這樣的推算。且不說它尚未經(jīng)過時間的考驗(yàn)，即使能保存200年，問題也沒有這么簡單。一是電子文件用計(jì)算機(jī)生成后無須存儲在硬盤上，在刻錄光盤前需要對電子文件按檔案管理的要求進(jìn)行高質(zhì)量的著錄和規(guī)范化整理。紙質(zhì)文件比較直觀，即使著錄和整理質(zhì)量不高，憑肉眼和手工也能翻找。電子文件則不然，離開計(jì)算機(jī)機(jī)讀目錄和特定的計(jì)算機(jī)軟件，你縱有火眼金睛也無法查閱。紙質(zhì)檔案的著錄在我國已有成熟的標(biāo)準(zhǔn)，且已被大家掌握。電子文件的著錄有其特殊性，在我國還未形成規(guī)則，其制定和普及，還有較長的路要走。二是光盤的安全保管也有問題。目前一張5寸光盤可存儲640兆數(shù)據(jù)，相當(dāng)于好幾箱紙質(zhì)檔案信息。它攜帶方便，但也易散失，遺失一張光盤，就等于散失幾箱檔案，如有內(nèi)容涉密，后果更不堪設(shè)想。光盤比較脆弱，如因保管不善，造成變形、劃傷，特別是零磁道損壞，整盤的文件將受到破壞。光盤還易被非法拷貝或竊取，且拷貝竊取后不留痕跡，難以追究責(zé)任。三是電子文件的憑證價值問題，從技術(shù)、管理和法律等方面都有一系列問題需要解決。紙質(zhì)文件只要按規(guī)范化制作，可根據(jù)其筆跡、簽名、印章，辨別原始件的真?zhèn)巍Ｖ灰窃技途哂袘{證價值。由于電子文件的載體和其信息的可分離性，人們可以通過拷貝，輕易制作與原始件完全一樣的復(fù)制件，也可對原始件上的簽名、印章進(jìn)行修改。因此，電子文件的原始憑證性正受到嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。失去憑證價值，也即失去檔案的本質(zhì)屬性，為此，許多國家的檔案界人士連電子檔案這個概念都不予承認(rèn)（本文對此問題不展開討論，暫且承認(rèn)“電子檔案”）。
也許還有人說，電子簽名不是能確保文件的原始和真實(shí)嗎?這里首先需要解釋電子簽名和數(shù)碼簽名的區(qū)別。數(shù)碼簽名技術(shù)已經(jīng)成熟。當(dāng)你到自動取款機(jī)(ATM機(jī))上取錢，只要插進(jìn)儲蓄卡，輸入密碼和取款數(shù)，銀行的電腦會自動對你“驗(yàn)明正身”，然后ATM機(jī)自動將錢吐給你。這里你使用了數(shù)碼簽名技術(shù)，它比較簡單，只須ATM機(jī)認(rèn)可你的權(quán)限即可。數(shù)碼簽名在銀行、證券、保險等行業(yè)可以應(yīng)用，但無法對付電子公文的處理。因?yàn)殡娮庸脑谶\(yùn)轉(zhuǎn)中可能有許多人在不同的網(wǎng)絡(luò)終端上簽名，它必須使用真正的電子簽名技術(shù)。電子簽名由數(shù)碼簽名和另一種稱為“公匙加密”技術(shù)所組成。它依賴于兩把電子鑰匙??“公匙”和“私匙”。當(dāng)你將一份文件傳給別人，首先需要將“公匙”給別人，讓他用“公匙”對原件加密，使該原件不被其他人獲取。然后你在自己的計(jì)算機(jī)終端上輸入自己“私匙”，接受該份文件。“公匙”和“私匙”組成的“電子簽名”將永久地依附在該電子文件上，任何人無法更動，于是，該文件就具有憑證價值。“電子簽名”聽起來很棒，技術(shù)上也已經(jīng)可行，但實(shí)踐上問題很多。最大的問題是還未形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。另外，“電子簽名”的實(shí)現(xiàn)要依靠特定的軟件，如果大家使用的軟件不一致，文件的收發(fā)方就無法銜接。如果簽名軟件更換或更新，原來形成的文件的原始憑證性也就無法認(rèn)可。即使技術(shù)上完全成熟，還有法律上認(rèn)可的問題，我國還未形成《電子簽名法》。因此，該技術(shù)的真正普及并非易舉。
行文至此，也許有人認(rèn)為我思想保守，杞人憂天，似乎有悖于時代潮流。其實(shí)，我作為一名檔案工作者，與電腦打交道已有十多年，而且至今還在追趕日新月異的電腦技術(shù)潮流，惟恐落伍而不敢有半點(diǎn)懈怠。與電腦為伴，我時時體會到它的神通廣大而愛不釋手，也處處體驗(yàn)到高新技術(shù)帶來的煩惱而不堪應(yīng)付。創(chuàng)新是用好新技術(shù)的關(guān)鍵。然而，對于創(chuàng)新點(diǎn)的選擇，務(wù)必需要謹(jǐn)慎。有些可以大膽嘗試，如文書立卷改革；有些需要十分小心，如取消紙張。在信息化浪潮的沖擊下，一切與時代發(fā)展相左的東西終將被淘汰，但信息載體的變革畢竟是人類社會的重大變革，需要漸進(jìn)的過程，好事必然多磨。從歷史上看，東漢蔡倫發(fā)明造紙術(shù)是公元105年，然而，紙張載體的真正普及和取代竹帛載體是在南北朝，期間經(jīng)歷了400多年。如今，以虛擬的電子文件替代“白紙黑字”將遇到來自管理、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、法律，包括人們觀念、習(xí)慣等方面一系列的制約，其難度遠(yuǎn)大于紙張取代竹帛，決不可能一蹴而就。國外發(fā)達(dá)國家早自80年代初就開始探索電子文件管理，辦公自動化的普及水平比我們高，然而，國外許多有識之士至今還在疾呼：當(dāng)今時代，文件和檔案管理面臨的最大的挑戰(zhàn)來自電子文件!美國政府部門的重要電子公文在發(fā)出前還要先打印紙質(zhì)件供有關(guān)人員簽名認(rèn)可，連克林頓總統(tǒng)于2000年6月30日在美國費(fèi)城簽署《電子簽名法案》都同時采用了電子簽名和紙質(zhì)文件簽名(可謂“雙軌制”)。他們至今未取消紙質(zhì)文件，何況我國的電子文件管理尚處于初級或起步階段，怎么能隨意冒這個風(fēng)險?
辦公無紙化是一個長期的過程，須從實(shí)際出發(fā)，處理好“改革、發(fā)展、穩(wěn)定”三者的關(guān)系。其中穩(wěn)定是第一位，因?yàn)闄n案是留給子孫的財(cái)富，我們要對歷史負(fù)責(zé)。在電子文件的安全、真實(shí)、有效都無法得到保障的情況下，取消紙質(zhì)文件就等于取消檔案，如此這般，我們檔案工作者將拿什么向后人交代?還怎么談得上檔案工作的改革、發(fā)展?這不是危言聳聽。
鑒于現(xiàn)階段電子和紙質(zhì)文件的優(yōu)缺點(diǎn)相互補(bǔ)充，相互無法取代的實(shí)際情況，以及借鑒國外的經(jīng)驗(yàn)，當(dāng)前還是采取“雙軌制”運(yùn)行模式為好。所謂“雙軌制”就是讓紙質(zhì)和電子載體的公文、檔案相互長期共存，優(yōu)勢互補(bǔ)，綜合利用。目前的首要任務(wù)是，從檔案學(xué)的基本原理和檔案工作規(guī)律出發(fā)，積極探索電子文件和檔案管理的辦法，夯實(shí)管理基礎(chǔ)，開展科研攻關(guān)，更新思想觀念，普及電子文件的管理知識，待條件成熟后，逐步實(shí)現(xiàn)“有紙”向“無紙”的過渡。關(guān)于實(shí)行“雙軌制”，有很多課題值得研究，以下是本人的一些初步設(shè)想：
一、對現(xiàn)有的文檔一體化計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)進(jìn)行擴(kuò)展，增加電子文件和檔案管理的功能。
1、在紙質(zhì)文件管理中，增加紙質(zhì)文件與電子收、發(fā)文的連接功能。連接可有鏈接或嵌入兩種方式，電子文件、檔案存儲可有字符和圖象(適于文字材料)、矢量和光柵（適于圖形材料)四種方式，使電子文件和紙質(zhì)文件一并運(yùn)轉(zhuǎn)、辦理和供查詢利用。當(dāng)通過電子郵件先收到電子公文時，打印紙質(zhì)文件，貼上辦文單，供辦公室擬辦、領(lǐng)導(dǎo)批示、部門閱辦，電子公文供上網(wǎng)查閱。當(dāng)紙質(zhì)文件隨后送達(dá)時，將其與電子文件統(tǒng)一編號，附在電子收文打印件后一并處理歸檔。當(dāng)發(fā)出紙質(zhì)文件時，同時保存有關(guān)電子文件，以便通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)查找利用。但對發(fā)文的擬寫、審核、簽發(fā)還應(yīng)在紙質(zhì)材料上進(jìn)行，并與電子文件一并歸檔。
2、在文件整理、歸檔中增加電子文件整理、歸檔的功能。包括電子文件的卸載式歸檔和通過網(wǎng)絡(luò)的在線式歸檔，并設(shè)置計(jì)算機(jī)輔助整理、組盤、編號、編目等功能。
3、在檔案管理中增加電子檔案管理功能，包括電子檔案的分類、著錄、補(bǔ)充掃描錄入、輔助質(zhì)量檢驗(yàn)、檢索查詢、借閱管理、輔助鑒定、自動統(tǒng)計(jì)等功能。
二、研制電子文件、檔案的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，并與原文檔一體化計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)相互銜接。電子文件和檔案必須借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，然而，我國目前還未研制出完善的電子文件、檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)除了應(yīng)具備傳統(tǒng)文檔一體化管理系統(tǒng)的功能以外，還應(yīng)設(shè)置以下功能：
1、電子文件管理，包括著錄、標(biāo)引、編目、掃描、備份、文件著錄條目與全文電子文件的連接、與紙質(zhì)文件著錄條目的連接、多媒體文件信息查詢，以及輔助質(zhì)量檢測、電子文件格式轉(zhuǎn)換、整理組盤、各種方式的歸檔等。
2、電子檔案管理，包括電子檔案的著錄、編目、掃描、拷貝、檔案著錄條目與全文電子文件的連接、與紙質(zhì)檔案著錄條目的連接、多媒體檔案信息查詢，以及輔助質(zhì)量抽查、電子檔案格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)整理、利用管理等。
三、制訂符合規(guī)范、符合實(shí)際、科學(xué)合理、操作性強(qiáng)的管理細(xì)則，做到4個明確：一是明確電子文件和檔案的管理體制和工作職責(zé)；二是明確電子文件的收集要求，包括：歸檔范圍、著錄項(xiàng)目和著錄單位、收集管理等；三是明確電子文件的歸檔整理方法，包括歸檔時質(zhì)量檢驗(yàn)、歸檔方式、組盤方式、電子檔案的著錄和存儲；四是明確電子檔案的保護(hù)和利用管理規(guī)定，包括保管條件、維護(hù)措施、利用規(guī)定等。
四、根據(jù)條件和可能，劃定“有紙”和“無紙”文件的界限。強(qiáng)調(diào)“雙軌制”并不是一概反對無紙文件。有些一般傳遞信息、反映情況、交流經(jīng)驗(yàn)、告知事項(xiàng)的報(bào)告、函、通知、簡報(bào)、動態(tài)等可以只發(fā)電子文件而取消紙質(zhì)文件。在機(jī)關(guān)內(nèi)部，對一般傳閱件，也可不必打印成紙質(zhì)文件，而通過單位局域網(wǎng)運(yùn)轉(zhuǎn)，供有關(guān)人員在計(jì)算機(jī)終端上閱覽，辦理。但各單位須從實(shí)際出發(fā)，對哪些屬“一般文件”劃定出范圍。所謂“實(shí)際”是指計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的技術(shù)環(huán)境是否安全，管理是否規(guī)范、有關(guān)人員的操作是否正常等，如果不具備這些條件，也不能取消紙張。至于那些重要文件的制發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)則必須實(shí)行“雙軌制”。
五、對制約電子文件管理的“瓶頸”問題開展攻關(guān)，組織試點(diǎn)，摸石過河，為“有紙”向“無紙”的過渡創(chuàng)造條件。所謂“瓶頸”問題主要有：
1、確保電子文件的原始性、真實(shí)性，及其憑證價值問題。對電子文件的原始性、真實(shí)性的認(rèn)可，取決于建立電子文件元數(shù)據(jù)和背景信息，為此，須對元數(shù)據(jù)和背景信息的項(xiàng)目、定義、結(jié)構(gòu)、存儲方式等開展研究，建立管理規(guī)范，設(shè)計(jì)專門的計(jì)算機(jī)管理軟件，精心組織實(shí)施。
2、解決對電子文件格式的控制和支撐軟件的配套管理問題。上述關(guān)于解決格式問題的三種方式各有利弊，單純使用某種方式都不是上策。從實(shí)際出發(fā)還可探索其他方法。當(dāng)前一個可探索的做法是，通過制定規(guī)范，對形成電子文件的格式加以限制，盡量推薦采用當(dāng)前流行的、實(shí)用面廣的、使用簡便的文件格式，同時加強(qiáng)對有關(guān)軟件的收集管理，這樣不但可以確保電子文件、檔案的真實(shí)、有效，還可有效簡化管理。
3、研究機(jī)讀檔案目錄交換格式的標(biāo)準(zhǔn)并加以推廣普及。計(jì)算機(jī)加上網(wǎng)絡(luò)才如虎添翼，然而由于各單位在不同技術(shù)環(huán)境下開發(fā)的機(jī)讀檔案目錄的格式和結(jié)構(gòu)差異很大，互相難以接軌，由此使機(jī)讀檔案目錄信息的上網(wǎng)共享查詢成為棘手難題。國外早已研究機(jī)讀檔案目錄交換格式，研制了成熟的標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)算機(jī)軟件，并已經(jīng)投入實(shí)用。如何將該研究成果引進(jìn)、消化，結(jié)合我國國情加以改造、推廣，是實(shí)現(xiàn)電子文件和檔案聯(lián)網(wǎng)查詢的當(dāng)務(wù)之急和必由之路，它對于當(dāng)前上海正在致力于建設(shè)的檔案目錄中心，尤其具有現(xiàn)實(shí)意義。
4、解決電子文件和檔案信息質(zhì)量的計(jì)算機(jī)輔助檢測問題。電子文件和檔案信息的完整、真實(shí)、有效，特別是它的原始性，靠肉眼和人工難以檢測，必須采用計(jì)算機(jī)技術(shù)手段，為此，需要研制專門的計(jì)算機(jī)軟件，并開展有關(guān)專業(yè)知識培訓(xùn)。
需要研究的課題還有很多，諸如數(shù)據(jù)庫電子文件和檔案的管理、電子文件全文檢索、電子文件和檔案管理實(shí)用教材的編制等，本文不再一一贅述。
(郭紅解、李軍摘自《上海檔案》2002年第3期)
當(dāng)人們沉醉于計(jì)算機(jī)無所不能的神話之中時，“無紙辦公”的豪情壯志便油然而生。于是“無紙辦公”的詞匯在許多文章中頻頻出現(xiàn)，“無紙辦公”的設(shè)想在許多人口中脫口而出。有些人一提搞辦公自動化，就設(shè)想“無紙辦公”，似乎“無紙”才是先進(jìn)，才是辦公自動化追求的最高境界。
熱情誠可貴，創(chuàng)新價更高。然而，令人憂慮的是，當(dāng)前有些人對“無紙辦公”的認(rèn)識已不知不覺地進(jìn)入誤區(qū)，如不加以澄清，聽任盲目實(shí)踐，很可能產(chǎn)生事與愿違的結(jié)果，甚至給檔案工作造成難以彌補(bǔ)的損失。
誤區(qū)之一：“無紙辦公”可以節(jié)約紙張
顧名思義，無紙辦公可以節(jié)約紙張。不是嗎?各種信息可以在屏幕上看、在網(wǎng)絡(luò)上傳，紙張豈不成了多余?大約在3年前，當(dāng)“無紙辦公”潮流在美國崛起時，就曾有人預(yù)言，不出3年，紙張將被徹底淘汰。還說，史無前例的辦公革命將可拯救多少萬棵樹木，為植物保護(hù)做出巨大貢獻(xiàn)等。3年過去了，結(jié)果呢?全世界紙張消耗量有增無減。有可靠統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表明，隨著社會信息化步伐的加快，全球辦公用紙量正以每年4％到7％的速度遞增，90年代增加了一倍，今后十年內(nèi)，預(yù)計(jì)還將翻一番。
那么，到底哪個環(huán)節(jié)出了問題?使本應(yīng)順理成章的好事落得這個結(jié)果?其實(shí)，原因很簡單，我們只要環(huán)顧周圍普遍存在的現(xiàn)象：過去擬寫稿件，大家都用筆在一份文稿紙上反復(fù)修改，用橡皮擦，涂改液改，加上剪剪貼貼，直至改成熟后才打印，因?yàn)榭渴止懸槐槭仲M(fèi)時費(fèi)力。如今電腦打字妙不可言，要怎么改就怎么改，改一稿打印一遍，反正打印機(jī)就在身邊，只需輕擊鼠標(biāo)，字跡工整美觀，讀來賞心悅目的稿件就如流水般傾吐出來；網(wǎng)上瀏覽的文件、圖片，只要你喜歡，也可打印，黑白的不過癮，就印彩色的，一份不夠，就印幾份供大家傳閱；領(lǐng)導(dǎo)不習(xí)慣用電腦，喜歡在紙上圈圈點(diǎn)點(diǎn)，秘書就將電腦中傳輸?shù)奈募蛴〕鰜硭皖I(lǐng)導(dǎo)閱示……于是，每臺打印機(jī)都成為一臺小型復(fù)印機(jī)。隨著計(jì)算機(jī)信息資源的日益豐富，激光和噴墨打印機(jī)的普及，紙張的消耗量也不斷攀升，“無紙辦公”的初衷自然早已名存實(shí)亡!
誤區(qū)之二：“無紙辦公”省人省事
“無紙辦公”的確能在文件的擬寫、運(yùn)轉(zhuǎn)、整理、歸檔、裝訂、查找、調(diào)卷等方面提高效率，解放人力，但另一些方面，也會帶來一系列管理上的煩惱和工作上的負(fù)擔(dān)。
首先，需要對電子文件進(jìn)行有效的安全質(zhì)量監(jiān)制。電子載體，特別是軟磁盤比較脆弱，易受損造成信息的丟失，因此需要嚴(yán)格的保管條件。電子信息不穩(wěn)定，易受計(jì)算機(jī)病毒的攻擊，或因操作不當(dāng)、管理不善，及各種說不清的技術(shù)原因，造成文件的破壞、失真、泄密。紙質(zhì)文件的受損一般數(shù)量和影響較小(即使發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)，還可以及時搶救)，而電子文件的受損往往是大批量、一瞬間、毀滅性，后果十分嚴(yán)重。為確保文件的安全，需要檔案和業(yè)務(wù)部門人員具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)操作能力，并與計(jì)算機(jī)專業(yè)人員密切配合，采取嚴(yán)格的管理和技術(shù)措施，包括用戶權(quán)限控制、密碼設(shè)置和管理、計(jì)算機(jī)病毒的防范和殺滅，以及計(jì)算機(jī)軟件和數(shù)據(jù)的經(jīng)常性維護(hù)等。為了確保電子文件的完整、真實(shí)、有效，還需要從電子文件形成起直至整個生命周期內(nèi)，對其進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量檢驗(yàn)，這些工作不但專業(yè)性強(qiáng)，而且十分煩瑣。
第二、電子文件格式繁多，目前常用的也有幾十種，每種格式都需依靠特定的軟件才能制作、運(yùn)轉(zhuǎn)、檢索。由于軟件在迅速更新，舊的軟件不斷被淘汰，如90年代中期大家普遍使用的WPS FOR DOS字處理軟件現(xiàn)已完全銷聲匿跡，各單位在該軟件下制作的大量電子公文即使保存完好，也會因無法讀取而失去使用價值。搶救的辦法有三種：一是將原格式轉(zhuǎn)換至當(dāng)前流行的新文件格式，但是這種方法非一勞永逸，隨著軟件的不斷更新，每隔若干年還要做轉(zhuǎn)換工作；二是轉(zhuǎn)換成通用的純文本格式，這種方法雖能以不變應(yīng)萬變，且能保留信息內(nèi)容，但會改變文件的原貌。如果原來是數(shù)據(jù)庫文件，在使用時還須將文本格式轉(zhuǎn)回?cái)?shù)據(jù)庫，這項(xiàng)工作也比較復(fù)雜；三是保存各類電子文件的支撐軟件，好比為使用一張老唱片，我們就需要保存一臺播放老唱片的老式留聲機(jī)。但隨著今后軟件種類和版本的增多，將來需要保存的“老式留聲機(jī)”何止成百上千種?更何況將來為使用一份電子文件，需要安裝相應(yīng)的軟件，這也當(dāng)麻煩。數(shù)據(jù)庫電子文件的管理尤其復(fù)雜，因?yàn)樗袛?shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，其使用需要依賴數(shù)據(jù)字典、必要的說明材料和特定的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，否則，電子文件也會失去使用價值。對這類問題，世界各國都還未找到完美的方法。因此，電子文件較紙質(zhì)文件管理的難度要大得多。
第三，對大多數(shù)檔案部門來說，庫存檔案的數(shù)字化工作步履艱難。每個單位，尤其是老單位，都有大量的庫存紙質(zhì)檔案，將其掃描錄入，需要做大量的拆卷、裝訂、質(zhì)量檢驗(yàn)和建立機(jī)讀目錄工作，這對于大多數(shù)人手緊缺的檔案部門來說，一般難以承受。更何況目前許多單位的檔案鑒定工作尚未正常開展，檔案價值良莠難分，如對所有的庫存檔案不加鑒定，盲目進(jìn)行數(shù)字化掃描或因著錄質(zhì)量跟不上，電子檔案的使用價值將很成問題，目前，少數(shù)單位的檔案數(shù)字化工作事倍功半甚至徒勞無益，已給我們提供了教訓(xùn)。
因此，在現(xiàn)階段搞“無紙辦公”，如果只考慮省人省事，而對需要解決的問題或投入的大量人力、物力估計(jì)不足，措施不力，再美好的設(shè)想，再先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，也難以發(fā)揮應(yīng)有的效能，甚至把工作搞亂，還不如原來使用紙質(zhì)文件。
誤區(qū)之三：電子檔案已可取代紙質(zhì)檔案
當(dāng)前，不少單位在規(guī)劃辦公自動化時，都有用電子檔案取代紙質(zhì)檔案的設(shè)想。有人簡單地認(rèn)為，只要將紙質(zhì)檔案刻錄進(jìn)光盤，原始的紙質(zhì)檔案就可以全部銷毀，以騰出許多寶貴的庫房。這種想法也過于天真。
電子文件確實(shí)具有誘人的魅力：它存儲密集、便于修改、傳輸快捷、查找迅速、輸出靈活，各種媒體信息的集成化利用，可以產(chǎn)生圖文聲像并茂的效果，這些優(yōu)點(diǎn)都是紙質(zhì)文件所無法比擬的。然而，紙質(zhì)文件所具備的載體耐久、內(nèi)容直觀、信息穩(wěn)定、管理簡便、真實(shí)可靠，且具有原始憑證作用等優(yōu)點(diǎn)，也是電子文件暫時所無法替代的。
也許有人說，光盤不是能保存200年嗎?是的，國外曾有人根據(jù)實(shí)驗(yàn)作出這樣的推算。且不說它尚未經(jīng)過時間的考驗(yàn)，即使能保存200年，問題也沒有這么簡單。一是電子文件用計(jì)算機(jī)生成后無須存儲在硬盤上，在刻錄光盤前需要對電子文件按檔案管理的要求進(jìn)行高質(zhì)量的著錄和規(guī)范化整理。紙質(zhì)文件比較直觀，即使著錄和整理質(zhì)量不高，憑肉眼和手工也能翻找。電子文件則不然，離開計(jì)算機(jī)機(jī)讀目錄和特定的計(jì)算機(jī)軟件，你縱有火眼金睛也無法查閱。紙質(zhì)檔案的著錄在我國已有成熟的標(biāo)準(zhǔn)，且已被大家掌握。電子文件的著錄有其特殊性，在我國還未形成規(guī)則，其制定和普及，還有較長的路要走。二是光盤的安全保管也有問題。目前一張5寸光盤可存儲640兆數(shù)據(jù)，相當(dāng)于好幾箱紙質(zhì)檔案信息。它攜帶方便，但也易散失，遺失一張光盤，就等于散失幾箱檔案，如有內(nèi)容涉密，后果更不堪設(shè)想。光盤比較脆弱，如因保管不善，造成變形、劃傷，特別是零磁道損壞，整盤的文件將受到破壞。光盤還易被非法拷貝或竊取，且拷貝竊取后不留痕跡，難以追究責(zé)任。三是電子文件的憑證價值問題，從技術(shù)、管理和法律等方面都有一系列問題需要解決。紙質(zhì)文件只要按規(guī)范化制作，可根據(jù)其筆跡、簽名、印章，辨別原始件的真?zhèn)巍Ｖ灰窃技途哂袘{證價值。由于電子文件的載體和其信息的可分離性，人們可以通過拷貝，輕易制作與原始件完全一樣的復(fù)制件，也可對原始件上的簽名、印章進(jìn)行修改。因此，電子文件的原始憑證性正受到嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。失去憑證價值，也即失去檔案的本質(zhì)屬性，為此，許多國家的檔案界人士連電子檔案這個概念都不予承認(rèn)（本文對此問題不展開討論，暫且承認(rèn)“電子檔案”）。
也許還有人說，電子簽名不是能確保文件的原始和真實(shí)嗎?這里首先需要解釋電子簽名和數(shù)碼簽名的區(qū)別。數(shù)碼簽名技術(shù)已經(jīng)成熟。當(dāng)你到自動取款機(jī)(ATM機(jī))上取錢，只要插進(jìn)儲蓄卡，輸入密碼和取款數(shù)，銀行的電腦會自動對你“驗(yàn)明正身”，然后ATM機(jī)自動將錢吐給你。這里你使用了數(shù)碼簽名技術(shù)，它比較簡單，只須ATM機(jī)認(rèn)可你的權(quán)限即可。數(shù)碼簽名在銀行、證券、保險等行業(yè)可以應(yīng)用，但無法對付電子公文的處理。因?yàn)殡娮庸脑谶\(yùn)轉(zhuǎn)中可能有許多人在不同的網(wǎng)絡(luò)終端上簽名，它必須使用真正的電子簽名技術(shù)。電子簽名由數(shù)碼簽名和另一種稱為“公匙加密”技術(shù)所組成。它依賴于兩把電子鑰匙??“公匙”和“私匙”。當(dāng)你將一份文件傳給別人，首先需要將“公匙”給別人，讓他用“公匙”對原件加密，使該原件不被其他人獲取。然后你在自己的計(jì)算機(jī)終端上輸入自己“私匙”，接受該份文件。“公匙”和“私匙”組成的“電子簽名”將永久地依附在該電子文件上，任何人無法更動，于是，該文件就具有憑證價值。“電子簽名”聽起來很棒，技術(shù)上也已經(jīng)可行，但實(shí)踐上問題很多。最大的問題是還未形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。另外，“電子簽名”的實(shí)現(xiàn)要依靠特定的軟件，如果大家使用的軟件不一致，文件的收發(fā)方就無法銜接。如果簽名軟件更換或更新，原來形成的文件的原始憑證性也就無法認(rèn)可。即使技術(shù)上完全成熟，還有法律上認(rèn)可的問題，我國還未形成《電子簽名法》。因此，該技術(shù)的真正普及并非易舉。
行文至此，也許有人認(rèn)為我思想保守，杞人憂天，似乎有悖于時代潮流。其實(shí)，我作為一名檔案工作者，與電腦打交道已有十多年，而且至今還在追趕日新月異的電腦技術(shù)潮流，惟恐落伍而不敢有半點(diǎn)懈怠。與電腦為伴，我時時體會到它的神通廣大而愛不釋手，也處處體驗(yàn)到高新技術(shù)帶來的煩惱而不堪應(yīng)付。創(chuàng)新是用好新技術(shù)的關(guān)鍵。然而，對于創(chuàng)新點(diǎn)的選擇，務(wù)必需要謹(jǐn)慎。有些可以大膽嘗試，如文書立卷改革；有些需要十分小心，如取消紙張。在信息化浪潮的沖擊下，一切與時代發(fā)展相左的東西終將被淘汰，但信息載體的變革畢竟是人類社會的重大變革，需要漸進(jìn)的過程，好事必然多磨。從歷史上看，東漢蔡倫發(fā)明造紙術(shù)是公元105年，然而，紙張載體的真正普及和取代竹帛載體是在南北朝，期間經(jīng)歷了400多年。如今，以虛擬的電子文件替代“白紙黑字”將遇到來自管理、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、法律，包括人們觀念、習(xí)慣等方面一系列的制約，其難度遠(yuǎn)大于紙張取代竹帛，決不可能一蹴而就。國外發(fā)達(dá)國家早自80年代初就開始探索電子文件管理，辦公自動化的普及水平比我們高，然而，國外許多有識之士至今還在疾呼：當(dāng)今時代，文件和檔案管理面臨的最大的挑戰(zhàn)來自電子文件!美國政府部門的重要電子公文在發(fā)出前還要先打印紙質(zhì)件供有關(guān)人員簽名認(rèn)可，連克林頓總統(tǒng)于2000年6月30日在美國費(fèi)城簽署《電子簽名法案》都同時采用了電子簽名和紙質(zhì)文件簽名(可謂“雙軌制”)。他們至今未取消紙質(zhì)文件，何況我國的電子文件管理尚處于初級或起步階段，怎么能隨意冒這個風(fēng)險?
辦公無紙化是一個長期的過程，須從實(shí)際出發(fā)，處理好“改革、發(fā)展、穩(wěn)定”三者的關(guān)系。其中穩(wěn)定是第一位，因?yàn)闄n案是留給子孫的財(cái)富，我們要對歷史負(fù)責(zé)。在電子文件的安全、真實(shí)、有效都無法得到保障的情況下，取消紙質(zhì)文件就等于取消檔案，如此這般，我們檔案工作者將拿什么向后人交代?還怎么談得上檔案工作的改革、發(fā)展?這不是危言聳聽。
鑒于現(xiàn)階段電子和紙質(zhì)文件的優(yōu)缺點(diǎn)相互補(bǔ)充，相互無法取代的實(shí)際情況，以及借鑒國外的經(jīng)驗(yàn)，當(dāng)前還是采取“雙軌制”運(yùn)行模式為好。所謂“雙軌制”就是讓紙質(zhì)和電子載體的公文、檔案相互長期共存，優(yōu)勢互補(bǔ)，綜合利用。目前的首要任務(wù)是，從檔案學(xué)的基本原理和檔案工作規(guī)律出發(fā)，積極探索電子文件和檔案管理的辦法，夯實(shí)管理基礎(chǔ)，開展科研攻關(guān)，更新思想觀念，普及電子文件的管理知識，待條件成熟后，逐步實(shí)現(xiàn)“有紙”向“無紙”的過渡。關(guān)于實(shí)行“雙軌制”，有很多課題值得研究，以下是本人的一些初步設(shè)想：
一、對現(xiàn)有的文檔一體化計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)進(jìn)行擴(kuò)展，增加電子文件和檔案管理的功能。
1、在紙質(zhì)文件管理中，增加紙質(zhì)文件與電子收、發(fā)文的連接功能。連接可有鏈接或嵌入兩種方式，電子文件、檔案存儲可有字符和圖象(適于文字材料)、矢量和光柵（適于圖形材料)四種方式，使電子文件和紙質(zhì)文件一并運(yùn)轉(zhuǎn)、辦理和供查詢利用。當(dāng)通過電子郵件先收到電子公文時，打印紙質(zhì)文件，貼上辦文單，供辦公室擬辦、領(lǐng)導(dǎo)批示、部門閱辦，電子公文供上網(wǎng)查閱。當(dāng)紙質(zhì)文件隨后送達(dá)時，將其與電子文件統(tǒng)一編號，附在電子收文打印件后一并處理歸檔。當(dāng)發(fā)出紙質(zhì)文件時，同時保存有關(guān)電子文件，以便通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)查找利用。但對發(fā)文的擬寫、審核、簽發(fā)還應(yīng)在紙質(zhì)材料上進(jìn)行，并與電子文件一并歸檔。
2、在文件整理、歸檔中增加電子文件整理、歸檔的功能。包括電子文件的卸載式歸檔和通過網(wǎng)絡(luò)的在線式歸檔，并設(shè)置計(jì)算機(jī)輔助整理、組盤、編號、編目等功能。
3、在檔案管理中增加電子檔案管理功能，包括電子檔案的分類、著錄、補(bǔ)充掃描錄入、輔助質(zhì)量檢驗(yàn)、檢索查詢、借閱管理、輔助鑒定、自動統(tǒng)計(jì)等功能。
二、研制電子文件、檔案的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，并與原文檔一體化計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)相互銜接。電子文件和檔案必須借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，然而，我國目前還未研制出完善的電子文件、檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)除了應(yīng)具備傳統(tǒng)文檔一體化管理系統(tǒng)的功能以外，還應(yīng)設(shè)置以下功能：
1、電子文件管理，包括著錄、標(biāo)引、編目、掃描、備份、文件著錄條目與全文電子文件的連接、與紙質(zhì)文件著錄條目的連接、多媒體文件信息查詢，以及輔助質(zhì)量檢測、電子文件格式轉(zhuǎn)換、整理組盤、各種方式的歸檔等。
2、電子檔案管理，包括電子檔案的著錄、編目、掃描、拷貝、檔案著錄條目與全文電子文件的連接、與紙質(zhì)檔案著錄條目的連接、多媒體檔案信息查詢，以及輔助質(zhì)量抽查、電子檔案格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)整理、利用管理等。
三、制訂符合規(guī)范、符合實(shí)際、科學(xué)合理、操作性強(qiáng)的管理細(xì)則，做到4個明確：一是明確電子文件和檔案的管理體制和工作職責(zé)；二是明確電子文件的收集要求，包括：歸檔范圍、著錄項(xiàng)目和著錄單位、收集管理等；三是明確電子文件的歸檔整理方法，包括歸檔時質(zhì)量檢驗(yàn)、歸檔方式、組盤方式、電子檔案的著錄和存儲；四是明確電子檔案的保護(hù)和利用管理規(guī)定，包括保管條件、維護(hù)措施、利用規(guī)定等。
四、根據(jù)條件和可能，劃定“有紙”和“無紙”文件的界限。強(qiáng)調(diào)“雙軌制”并不是一概反對無紙文件。有些一般傳遞信息、反映情況、交流經(jīng)驗(yàn)、告知事項(xiàng)的報(bào)告、函、通知、簡報(bào)、動態(tài)等可以只發(fā)電子文件而取消紙質(zhì)文件。在機(jī)關(guān)內(nèi)部，對一般傳閱件，也可不必打印成紙質(zhì)文件，而通過單位局域網(wǎng)運(yùn)轉(zhuǎn)，供有關(guān)人員在計(jì)算機(jī)終端上閱覽，辦理。但各單位須從實(shí)際出發(fā)，對哪些屬“一般文件”劃定出范圍。所謂“實(shí)際”是指計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的技術(shù)環(huán)境是否安全，管理是否規(guī)范、有關(guān)人員的操作是否正常等，如果不具備這些條件，也不能取消紙張。至于那些重要文件的制發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)則必須實(shí)行“雙軌制”。
五、對制約電子文件管理的“瓶頸”問題開展攻關(guān)，組織試點(diǎn)，摸石過河，為“有紙”向“無紙”的過渡創(chuàng)造條件。所謂“瓶頸”問題主要有：
1、確保電子文件的原始性、真實(shí)性，及其憑證價值問題。對電子文件的原始性、真實(shí)性的認(rèn)可，取決于建立電子文件元數(shù)據(jù)和背景信息，為此，須對元數(shù)據(jù)和背景信息的項(xiàng)目、定義、結(jié)構(gòu)、存儲方式等開展研究，建立管理規(guī)范，設(shè)計(jì)專門的計(jì)算機(jī)管理軟件，精心組織實(shí)施。
2、解決對電子文件格式的控制和支撐軟件的配套管理問題。上述關(guān)于解決格式問題的三種方式各有利弊，單純使用某種方式都不是上策。從實(shí)際出發(fā)還可探索其他方法。當(dāng)前一個可探索的做法是，通過制定規(guī)范，對形成電子文件的格式加以限制，盡量推薦采用當(dāng)前流行的、實(shí)用面廣的、使用簡便的文件格式，同時加強(qiáng)對有關(guān)軟件的收集管理，這樣不但可以確保電子文件、檔案的真實(shí)、有效，還可有效簡化管理。
3、研究機(jī)讀檔案目錄交換格式的標(biāo)準(zhǔn)并加以推廣普及。計(jì)算機(jī)加上網(wǎng)絡(luò)才如虎添翼，然而由于各單位在不同技術(shù)環(huán)境下開發(fā)的機(jī)讀檔案目錄的格式和結(jié)構(gòu)差異很大，互相難以接軌，由此使機(jī)讀檔案目錄信息的上網(wǎng)共享查詢成為棘手難題。國外早已研究機(jī)讀檔案目錄交換格式，研制了成熟的標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)算機(jī)軟件，并已經(jīng)投入實(shí)用。如何將該研究成果引進(jìn)、消化，結(jié)合我國國情加以改造、推廣，是實(shí)現(xiàn)電子文件和檔案聯(lián)網(wǎng)查詢的當(dāng)務(wù)之急和必由之路，它對于當(dāng)前上海正在致力于建設(shè)的檔案目錄中心，尤其具有現(xiàn)實(shí)意義。
4、解決電子文件和檔案信息質(zhì)量的計(jì)算機(jī)輔助檢測問題。電子文件和檔案信息的完整、真實(shí)、有效，特別是它的原始性，靠肉眼和人工難以檢測，必須采用計(jì)算機(jī)技術(shù)手段，為此，需要研制專門的計(jì)算機(jī)軟件，并開展有關(guān)專業(yè)知識培訓(xùn)。
需要研究的課題還有很多，諸如數(shù)據(jù)庫電子文件和檔案的管理、電子文件全文檢索、電子文件和檔案管理實(shí)用教材的編制等，本文不再一一贅述。
(郭紅解、李軍摘自《上海檔案》2002年第3期)
