紙質檔案數字化-檔號

2.5.3.1. 檔號結構

    （1）2016年以前形成的歸檔文件，按年度-保管期限-機構（問題）分類的檔號結構為：全宗號-年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號，如：001-2010-永久-BGS-0001。按年度-保管期限分類的檔號結構為：全宗號-年度-保管期限-件號，如：001-2010-永久-0001。

    （2）2016年以后形成的歸檔文件，按年度-保管期限-機構（問題）分類的檔號結構為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號，如：001- WS·2016-Y-BGS-0001。按年度-保管期限分類的檔號結構為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-件號，如：001- WS·2016-Y-0001。

2.5.3.2. 形成檔號的字段應按照以下要求著錄：

    （1）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用3位阿拉伯數字表示。

    （2）檔案門類代碼：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標識。此字段可不單獨進行著錄，檔號項會自動生成。2016年以前形成的文件可省略檔案門類代碼。

    （3）年度：為文件形成年度，以4位阿拉伯數字標注公元紀年，如“2016”。

    （4）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標識。2016年以前形成的檔案，著錄時可按照實體檔案保管期限標識。

    （5）機構（問題）代碼：機構（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯數字標識，如辦公室代碼“BGS”或“001”,歸檔文件未按照機構（問題）分類的，應省略機構（問題）代碼。

    （6）件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內的排列順序號，用4位阿拉伯數字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。