紙質檔案數字化的概念
采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程（DAT/31-2005)。
采用掃描儀等設備對紙質檔案進行數字化加工，使其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數字圖像，并按照紙質檔案的內在聯系，建立起目錄數據與數字圖像關聯關系的處理過程。
紙質檔案數字化的意義
一、確保傳統載體檔案實體安全
檔案數字化后，檔案利用以數字資源（電子目錄+掃描圖像）為主，檔案實體可以少動或者不動，從而大大減少對檔案實體的各種人為損害或自然侵害。
二、提高檔案現代化管理水平
檔案數字化前，必須進行手工檢索紙質目錄，逐卷逐件查找檔案內容，數字化后，利用檔案管理軟件，可以實時檢索檔案電子目錄，通過OCR技術，可以實現檔案的全文檢索，檔案的查全率查準率得到極大的提升。同時檔案數字化也可以帶動檔案基礎工作的全面完成，使檔案管理狀況得到全面改善，是檔案管理水平得到全面提升。
三、降低工作強度，提升工作效率
檔案數字化后，閱覽、編研、舉辦展覽等利用檔案實體的工作，都不需要到庫房提調檔案，也不用檔案歸還入庫時逐件逐頁清點，降低了檔案管理工作的強度，避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。檔案實體封存后，節省很多檔案的日常管理工作，提升了工作效率，同時檔案由于年代久遠，表面附著大量有毒有害灰塵，越老的檔案有毒有害灰塵越多，檔案封存減少了與檔案實體的接觸，側面保護了檔案工作者的健康。
