檔案數(shù)字化概述

檔案文獻(xiàn)的數(shù)字化，就是采用各種信息采集設(shè)備將不同載體形式的檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字方式的過程。比如紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，就是利用掃描儀等信息采集設(shè)備，將紙質(zhì)檔案原件的圖文信息分解為若干點(diǎn)陣式信息元（像素），并將光信號轉(zhuǎn)換為電信號輸進(jìn)計算機(jī)內(nèi)從而形成數(shù)字圖像文件。

1 檔案數(shù)字化基本原則

由于社會需求和資源配置之間存在不均衡性，我們目前還不可能將一個單位的全部館藏都進(jìn)行數(shù)字化處理，而只能有選擇地將檔案館中的部分館藏資源進(jìn)行數(shù)字化，逐步建立起既比較實(shí)用又具有一定特色的全文檔案利用服務(wù)體系。在具體的規(guī)劃過程中，應(yīng)當(dāng)遵循以下幾項(xiàng)原則：

1.價值性原則

即優(yōu)先選擇珍貴檔案進(jìn)行數(shù)字化的原則。人們在長期的社會實(shí)踐中產(chǎn)生并保存下來大量的檔案文獻(xiàn)，其中相當(dāng)一部分非常珍貴，而每個檔案館都有自己的珍藏，應(yīng)是數(shù)字化信息的重要組成部分。將珍貴檔案數(shù)字化，把檔案原件珍藏起來，而將數(shù)字化的“副本”信息提供給社會各界利用，這樣就可以一方面盡量減少對珍貴檔案的損毀，使之長久地保管和留傳下去，一方面將珍貴檔案的數(shù)字化信息以更加方便、靈活的方式展示在世人面前，為更多的研究者提供研究素材。因此，在有限資源的情況下，優(yōu)先選擇珍貴檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，既有利于珍貴檔案的保護(hù)，又有利于人們共享寶貴的檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)，是我們在進(jìn)行檔案數(shù)字化的工作中應(yīng)當(dāng)首先考慮的一條基本原則。

2.實(shí)用性原則

即優(yōu)先選擇利用率較高的檔案文獻(xiàn)進(jìn)行數(shù)字化的原則。人們之所以千方百計地管理好檔案，就是為了滿足利用者的需求，被利用者需要的檔案無疑具有較高的利用價值，只有選擇利用率較高的檔案文獻(xiàn)進(jìn)行數(shù)字化，才能充分發(fā)揮檔案信息的作用。當(dāng)然，在具體運(yùn)用這一原則時，還要注意考慮在不同歷史時期、不同用戶層次、不同研究目的的利用者，對各種檔案信息需求上的差異。因此，要站在社會總需求的高度，把握黨政機(jī)關(guān)、公民個人以及社會各方面的各種需要，確定不同的利用率作為選擇標(biāo)準(zhǔn)。

3.開放性原則

即優(yōu)先選擇開放的檔案文獻(xiàn)進(jìn)行數(shù)字化的原則。檔案信息有絕密、機(jī)密、秘密和非密的區(qū)別。檔案的機(jī)密程度，實(shí)質(zhì)上是檔案準(zhǔn)許利用范圍和利用程度的問題。在進(jìn)行數(shù)字化的時候，應(yīng)優(yōu)先選擇已經(jīng)對外開放的那部分檔案文獻(xiàn)，以滿足社會的利用需求。也就是說，非密的檔案應(yīng)該是數(shù)字化的首選。對于有密級的檔案，可以按照檔案的機(jī)密性隨著時間推移遞減的規(guī)律，及時把保密期限已滿、可以解密的檔案數(shù)字化。有條件的單位，當(dāng)然也可以首先對盡可能多的館藏進(jìn)行數(shù)字化，然后根據(jù)密級將數(shù)字化的檔案信息分為內(nèi)部網(wǎng)和外部網(wǎng)兩部分，查閱時根據(jù)所授權(quán)限提供相應(yīng)的檔案查詢服務(wù)。

4.特色性原則

即選擇本館有特色的檔案資源進(jìn)行數(shù)字化的原則。在人財物力限制較多的情況下尤其要考慮這一原則。由于所處的地理位置、專業(yè)系統(tǒng)的性質(zhì)、檔案形成的特殊性及國家有關(guān)的專門規(guī)定等，每個檔案館收集的檔案都有自己的鮮明特色，因此形成了自己的特色館藏，而一般情況下這些特藏是其他檔案館所沒有的。選擇其他檔案館沒有的檔案文獻(xiàn)進(jìn)行數(shù)字化，全力以赴創(chuàng)立本館名牌產(chǎn)品，為有關(guān)用戶提供特色服務(wù)，體現(xiàn)了檔案館的特色與價值，是檔案館在合作與競爭并存的信息時代更好地生存與發(fā)展的重要保障，同時也可以節(jié)約資金，避免重復(fù)建設(shè)。如反映某一地區(qū)歷史、現(xiàn)狀和發(fā)展的檔案文獻(xiàn)，是具有地方特色的檔案資源，應(yīng)該盡可能齊全、系統(tǒng)地將這些檔案信息數(shù)字化。

2 檔案數(shù)字化基本程序

無論哪種類型檔案的數(shù)字化，都要認(rèn)真做好前期準(zhǔn)備、轉(zhuǎn)換處理和后期數(shù)據(jù)整理等幾個環(huán)節(jié)的工作。

1.前期準(zhǔn)備

在著手檔案數(shù)字化之前，首先要做好應(yīng)有的一些準(zhǔn)備工作，不打無準(zhǔn)備之仗。一般來說，檔案數(shù)字化加工的前期準(zhǔn)備主要應(yīng)重點(diǎn)注意做好以下兩個方面的工作：

一是制訂工作規(guī)劃。在對需要加工的檔案進(jìn)行總體了解和統(tǒng)計的基礎(chǔ)上，對檔案數(shù)字化的任務(wù)量和進(jìn)度、設(shè)備和人員的投入等作出安排，以便按計劃有條不紊地進(jìn)行。

二是檔案原件的準(zhǔn)備。比如紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，要對擬掃描檔案的紙張、規(guī)格、數(shù)量等進(jìn)行清點(diǎn)、檢查，做到心中有數(shù)，哪種情況掃描時要進(jìn)行拼接，哪些需要彩色掃描，哪種字跡要進(jìn)行灰度處理等，要制定出具體的方案。除去紙質(zhì)檔案上所有的金屬物品，檢查卷、件、頁是否齊全，對字跡不清的文件予以謄抄或打印，拆卷、整理以便批量掃描等。

2.轉(zhuǎn)換處理

轉(zhuǎn)換處理包括檔案信息的采集、處理、存儲等一系列工作，是檔案數(shù)字化加工的基礎(chǔ)工作。轉(zhuǎn)換質(zhì)量直接關(guān)系到數(shù)字化檔案信息的清晰度和還原效果，因此，必須采取一切措施保證轉(zhuǎn)換加工的質(zhì)量。

一是信息的采集。比如紙質(zhì)檔案的掃描，要針對檔案原件的具體情況（如清晰度、紙張質(zhì)量、字跡狀況等），在掃描過程中采用相應(yīng)的技術(shù)手段。對珍貴檔案的掃描尤其要謹(jǐn)慎處理，要根據(jù)紙張的不同情況采用不同的掃描方式，以免損壞檔案原件。

二是信息的處理。比如紙質(zhì)檔案掃描圖像有時需要進(jìn)行糾偏或除污，錄音檔案的音頻信息需要除噪音等。

三是數(shù)字信息的存儲。即以適當(dāng)?shù)母袷綄⑥D(zhuǎn)換好的數(shù)字化信息存儲在適當(dāng)?shù)妮d體上，以便長期保存和提供利用。

3.后期（數(shù)據(jù)）整理

檔案掃描的后期整理，是直接關(guān)系到快速、準(zhǔn)確檢索利用的重要環(huán)節(jié)，絲毫也不能馬虎。比如，掃描后的數(shù)據(jù)集中在一起，要認(rèn)真檢查卷、件、頁是否準(zhǔn)確，標(biāo)題與正文應(yīng)對應(yīng)無誤；對掃描不清晰的要查明原因，確屬方法不當(dāng)?shù)囊匦绿幚恚瑢儆谠栴}要予以注明。經(jīng)核查校對各種數(shù)據(jù)無誤后，才能把數(shù)字化的檔案信息并入到計算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)中，或上載發(fā)布到檔案網(wǎng)站上，供利用者檢索查詢。

3 檔案數(shù)字化保障機(jī)制

檔案數(shù)字化過程中，要采取必要的技術(shù)手段和管理措施，保證檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量，確保檔案原件的安全完整以及檔案數(shù)字化信息的安全保密。

1.質(zhì)量控制機(jī)制

為了保證檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量，最重要的就是切實(shí)加強(qiáng)各個環(huán)節(jié)的檢查。比如，掃描前要認(rèn)真檢查檔案原件是否完整、排序正確，對折損嚴(yán)重影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)預(yù)先修整；掃描后要檢查圖像是否保持檔案的原貌，字跡是否清楚不失真，亮度是否適當(dāng)，無錯掃、漏掃，對圖像質(zhì)量有問題的應(yīng)重新掃描；掃描圖像文件與機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫的掛接是否準(zhǔn)確無誤；刻錄好的光盤應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量檢測，確認(rèn)無病毒，保證文件內(nèi)容的完整和準(zhǔn)確等。

2.安全性保障機(jī)制

必須在每一個工作環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控和限控，以確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。比如，在整個流水作業(yè)過程中建立交接制度，確保檔案原件不出現(xiàn)丟失等安全問題；在檔案數(shù)據(jù)整合到數(shù)據(jù)庫中或刻錄光盤后，切實(shí)落實(shí)工作機(jī)暫存數(shù)據(jù)的刪除制度，防止檔案信息的擴(kuò)散或流失；建立光盤數(shù)據(jù)備份制度，防止數(shù)據(jù)丟失等。數(shù)字化檔案信息的利用也應(yīng)有嚴(yán)格的規(guī)定并認(rèn)真執(zhí)行，特別是不能上外網(wǎng)的一定不能上。

3.可用性保障機(jī)制

數(shù)字信息的存儲與傳送受制于硬件、軟件與服務(wù)分系統(tǒng)構(gòu)成的技術(shù)系統(tǒng)與數(shù)字環(huán)境，離開了數(shù)字信息的工作環(huán)境，數(shù)字檔案信息就無法利用，就會喪失其存在的價值。當(dāng)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境改變后，有可能造成數(shù)據(jù)不兼容時，就要將數(shù)據(jù)信息向新的硬、軟件環(huán)境轉(zhuǎn)移，確保在新的技術(shù)環(huán)境下能夠?qū)?shù)據(jù)信息進(jìn)行檢索、使用和長久地保存。保證數(shù)字信息長期可存取性的關(guān)鍵在于數(shù)字媒體選擇、科學(xué)管理與成功的技術(shù)遷移。技術(shù)遷移是數(shù)字信息從一個硬件、軟件配置向另一個硬件、軟件配置轉(zhuǎn)移，或是從老的計算機(jī)技術(shù)向新一代的計算機(jī)技術(shù)轉(zhuǎn)移。當(dāng)硬件與軟件發(fā)生變更，并使用新一代技術(shù)維護(hù)該數(shù)字文獻(xiàn)的兼容時，遷移可以保護(hù)原數(shù)字文獻(xiàn)的完整性。