題名錄入應(yīng)注意問題
2.5.4.1. 題名應(yīng)錄入齊全，字與字之間不能有空格，不能有錯(cuò)別字。
2.5.4.2. 題名中的有“本委”、“本局”、“本部”等字樣，根據(jù)文頭或印章或文件內(nèi)容等查明全稱或通用簡(jiǎn)稱后錄入；如：“本局2003年工作總結(jié)”，錄入時(shí)應(yīng)查明確切名稱“****局2003年工作總結(jié)”。
2.5.4.3. 題名中有關(guān)任免職、介紹信等涉及人名的文件，需要把題名中無(wú)法反映出的人名補(bǔ)充完整。如： “關(guān)于***等3同志任職的通知”，錄入時(shí)需要把其他人名一并錄入“關(guān)于***[***、***]等3同志任職的通知”。
2.5.4.4. 題名中有關(guān)人員花名冊(cè)、補(bǔ)發(fā)工資通知單等，需要把單位名稱補(bǔ)充完整，外加方括號(hào)“[ ]”。如：“人員花名冊(cè)”，錄入應(yīng)考證單位 “[****局 ]人員花名冊(cè) ”。
2.5.4.5. 沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的文件，要按照“責(zé)任者+事由+文種”結(jié)構(gòu)部分或全部自擬題名。自擬內(nèi)容外加方括號(hào)“[ ]”。如：“關(guān)于加強(qiáng)汛期檔案安全保管的緊急通知”應(yīng)擬寫為“[****局]關(guān)于加強(qiáng)汛期檔案安全保管的緊急通知”。
2.5.4.6. 文件題名含糊不清，不能揭示或不能全面揭示文件內(nèi)容時(shí)，應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容另擬題名。如：原題名為“關(guān)于進(jìn)一步貫徹執(zhí)行中共中央[****]**號(hào)文件的通知”，從題名上看不出檔案的具體內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容，再另外擬寫題名，即：“關(guān)于進(jìn)一步貫徹執(zhí)行中共中央[****]**號(hào)文件[關(guān)于*************的通知]的通知”；
2.5.4.7. 以文件責(zé)任者和文種為題名的文件以及只有文種的文件，要根據(jù)內(nèi)容，擬寫一個(gè)簡(jiǎn)明確切的題名。如：“XX市人民政府第***號(hào)令”，應(yīng)自擬題名“XX市人民政府[關(guān)于發(fā)布*****]第***號(hào)令”；“通知”應(yīng)自擬題名“[共青團(tuán)中央關(guān)于紀(jì)念一·二九的]通知”；“****檔案局通報(bào)”應(yīng)自擬題名“****檔案局[關(guān)于市直機(jī)關(guān)檔案管理情況的]通報(bào)。
2.5.4.8. “會(huì)議記錄”需錄入會(huì)議議題，外加方括號(hào)“[ ]”。如：會(huì)議記錄[研究檔案庫(kù)房安全設(shè)施改造方案]。
2.5.4.9. 當(dāng)正題名不能正確揭示檔案內(nèi)容時(shí)，需要把能夠反映檔案主題內(nèi)容的副題名作為題名的一個(gè)部分錄入正題名之后，副題名前用“－”表示。如：文件正題名為“抓住機(jī)遇、打牢基礎(chǔ)、共建美好家園”，錄入時(shí)，需要連同副題名一并錄入，即：“抓住機(jī)遇、打牢基礎(chǔ)、共建美好家園—***同志在全市社區(qū)建設(shè)工作會(huì)議上的講話”。
2.5.4.10. 同時(shí)存在正題名和并列題名的，應(yīng)一并著錄。
2.5.4.11. 來文和復(fù)文為一件時(shí)，對(duì)復(fù)文的文件題名后面應(yīng)著錄體現(xiàn)來文的內(nèi)容，還應(yīng)增加“及請(qǐng)示”、“及函”等字樣。外加方括號(hào)“[ ]”。如:“****局關(guān)于檔案室建設(shè)規(guī)模的批復(fù)[及請(qǐng)示 ]”。
2.5.4.12. 附件是正文的重要補(bǔ)充與說明的，應(yīng)在正件標(biāo)題后著錄附件標(biāo)題，外加方括號(hào)“[ ]”，多個(gè)附件之間用“；”隔開。如：“關(guān)于發(fā)布《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》的通知” [附件1：數(shù)字檔案室建設(shè)指南；附件2：重點(diǎn)問題解答 ]。
2.5.4.13. 附件單獨(dú)作為一件的，應(yīng)在附件題名前著錄正文題名，外加方括號(hào)“[ ]”，并標(biāo)注“附件”字樣。如：“[關(guān)于發(fā)布《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》的通知]附件：數(shù)字檔案室建設(shè)指南”。
2.5.4.14. 定稿、歷次修改稿單獨(dú)作為一件時(shí)，應(yīng)標(biāo)注稿本性質(zhì)。如：“****局十三五檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃[定稿 ]”。
2.5.4.15. 涉密文件的題名統(tǒng)一寫為“無(wú)”。
