責任者錄入應注意問題

2.5.5.1. 責任者應依照文尾的落款、或印章、或文件的文頭錄入齊全，聯(lián)合發(fā)文的各責任者之間用“;”隔開，責任者不能有錯字和空格。

2.5.5.2. 責任者須著錄全稱或通用規(guī)范簡稱，不能濫用省略，同一時期同一責任者的名稱應該前后統(tǒng)一。

2.5.5.3. 責任者中不能出現(xiàn)“本委”、“本府”、“本局”、“本公司”等字樣，應根據(jù)文件錄入其相應的全稱或通用簡稱。

2.5.5.4. 聯(lián)合發(fā)文時，一般錄入所有責任者，責任者過多可適當省略，如果立檔單位本身是責任者的，必需著錄，文號對應的責任者必須著錄。

2.5.5.5. 聯(lián)合發(fā)文時，必需錄入與各責任者分別對應的全稱或通用規(guī)范簡稱，不能省略。如“XX市工商局、XX市物價局”不能錄入為“XX市工商局、物價局”。

2.5.5.6. 個人責任者應錄入個人責任者的姓名，必要時在姓名后著錄職務、職稱或其他職責，并加“（）”號。例：陳毅（外交部長）。所署責任者有多種職務時，只著錄與形成文件相應的職務，不能只用“王局長”等含義不明測責任者。

2.5.5.7. 文件所署責任者為別名、筆名時，均照原文著錄，但應將其真實名稱附后，并加“（）”號。例：矛盾（沈雁冰）。

2.5.5.8. 少數(shù)民族個人責任者，應依照該民族的署名習慣著錄。外國責任者，姓名前應著錄各歷史時期易于識別的國名簡稱，其后著錄統(tǒng)一的中文姓氏譯名。必要時著錄姓氏和名的縮寫。如：（美）愛因斯坦（Einstein,A）

2.5.5.9. 未署責任者的文件，應根據(jù)文件內(nèi)容、形式等特征考證出責任者，并加“[ ]”號。

2.5.5.10. 多人介紹信（存根）組成一件時，應著錄本機關(guān)全稱和通用簡稱。

2.5.5.11. 多份簡報組成一件時，應著錄本機關(guān)全稱和通用簡稱。