一、企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動

7.1.1企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項業(yè)務(wù)和活動的有機(jī)組成部分，應(yīng)納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。

企業(yè)檔案是企業(yè)各項業(yè)務(wù)和活動的記錄和生成物，與企業(yè)各項業(yè)務(wù)和活動有著天然的密切聯(lián)系，同時又服務(wù)于企業(yè)的各項業(yè)務(wù)活動，企業(yè)在各項業(yè)務(wù)和活動中做好相關(guān)的檔案工作，將有利于企業(yè)的規(guī)范化管理。因此，需要企業(yè)檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)將檔案工作納入工作的議事日程鄭重考慮和研究，對企業(yè)檔案工作的發(fā)展做出整體規(guī)劃，并通過協(xié)調(diào)將檔案管理納入企業(yè)各項業(yè)務(wù)和活動的規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)各部門和有關(guān)人員的崗位或經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，以行之有效地保障各項業(yè)務(wù)和活動記錄的形成與保管。這是需要在領(lǐng)導(dǎo)層面解決的問題。

7.1.2企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項目驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收等活動，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)。

“三參加”是幾十年科技檔案工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，是一種行之有效的控制措施。產(chǎn)品鑒定、成果審定、項目驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收等活動都是相關(guān)工作的結(jié)論性、階段性的活動，如果這些活動的文件不能得到及時歸檔，后補(bǔ)將會是很困難的。企業(yè)檔案部門或檔案人員通過參加這些活動，可以深入了解在這些有關(guān)工作和活動中產(chǎn)生哪些需要?dú)w檔的文件，從而對這些工作和活動的文件完整、系統(tǒng)地歸檔起到負(fù)責(zé)把關(guān)和維護(hù)企業(yè)利益的作用。所以，“三參加”應(yīng)該納入企業(yè)管理制度并認(rèn)真執(zhí)行。

7.1.3企業(yè)下達(dá)項目計劃任務(wù)應(yīng)同時提出項目文件的歸檔要求；檢查項目計劃進(jìn)度應(yīng)同時檢查項目文件積累情況；驗(yàn)收、鑒定項目成果應(yīng)同時驗(yàn)收、鑒定項目文件歸檔情況；項目總結(jié)應(yīng)同時做好項目文件歸檔交接。

“四同時”也是幾十年科技檔案工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，是一種行之有效的在工作全過程中對歸檔文件進(jìn)行控制的措施。企業(yè)的檔案部門與有關(guān)管理部門相互配合，共同將“四同時”作為一種企業(yè)管理工作流程執(zhí)行好，可以對企業(yè)管理和檔案管理起到相輔相成的作用。

二、企業(yè)文件的形成、積累要求

文件的形成與積累是檔案管理的前奏。由于企業(yè)的各管理部門和業(yè)務(wù)部門每天形成大量的各種文件材料，涉及到不同崗位和不同人員，為保證定期歸檔工作的順利進(jìn)行，各部門對本部門形成的文件，要注意做好平時的積累工作。

7.2.1文件形成時應(yīng)使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。

文件經(jīng)過起草、修改、審核、簽發(fā)等文件處理過程，以一定的記錄方式或載體形式制作成正式文件的程序，叫文件的形成。文件一旦以某種格式被視為不可逆轉(zhuǎn)，因此文件形成時的記錄載體和記錄方式起著固定文件內(nèi)容和鑒別文件真?zhèn)蔚闹匾饔茫募纬蓵r質(zhì)量的高低直接影響檔案的質(zhì)量和保存使用的年限。

例如，紙質(zhì)文件材料不應(yīng)使用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等）書寫、繪制，不能使用熱敏紙，而應(yīng)使用字跡、線條和影像的清晰及牢固程度均符合永久或長期保存要求的材質(zhì)印制。辦公自動化系統(tǒng)中形成的電子文件可先邏輯歸檔，然后要執(zhí)照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求，定期及時地進(jìn)行物理歸檔；其他系統(tǒng)中形成的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤作為載體進(jìn)行存儲。

7.2.2文件形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價值的文件及時交本部門、項目或?qū)ｍ椆ぷ鳈n案人員保管。

文件的積累是文件形成后到歸檔前的一個必要工作環(huán)節(jié)。由于各單位每天形成大量各類文件材料，涉及到不同崗位、不同人員，文件的形成者并非文件的積累者，需要在文件的各個形成部門設(shè)置兼職檔案人員對本部門形成的文件在形成后隨時收集積累和臨時保管，以便于部門的預(yù)立卷和按歸檔時間及時歸檔，保證應(yīng)歸檔文件的齊全完整。因此要求文件的形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價值的文件及時交本部門、項目或?qū)ｍ椆ぷ鳈n案人員保管。