關于鄭州市管城回族區檔案館升級過程中出現的問題的調研報告

２０１１年年底,鄭州市管城回族區檔案館經過多方努力,通過測評成為國家二級檔案館。對于一個區級檔案館來說,這是一項莫大的榮譽,從區領導到上級主管部門都對這個成績給予了肯定。但是,成績的背后,卻還依然存在問題,需要我們繼續關注,想辦法解決。

１　檔案館升級后存在的問題

１.１　館藏不夠豐富

在介紹管城區檔案館館藏情況之前,我們要對管城回族區作簡單介紹。管城回族區位于鄭州市中心老城區,因是古管國都城和今天回族聚居地,故有此名,系全國五個城市民族區之一,總面積１１２.６６平方公里,下轄１鄉１鎮９個街道辦事處,總人口５０.３萬,其中回族人口約３萬。管城回族區歷史悠久,早在３６００年前這里就是商朝的都邑,它使中華文明有據可查的歷史前推了３００年,鄭州市也因此以“中華第一都”的身份榮列中國八大古都。管城回族區自古以來就名人輩出,從盛唐到晚清這里走出了近百名文武進士,著名作家魏巍,體壇精英巫蘭英、鄧亞萍均出生于此。

管城區的歷史可謂悠久,但是管城區檔案局所存放的檔案,卻全部都是建國之后的,主體部分是中共管城回族區委、區人大、區政協及區直屬機關、群團組織、企事業單位在各自工作和生產活動中形成的各種門類和不同載體的檔案。有大量有價值的資料還散落在民間,沒有收集進館成為檔案。

１.２　檔案信息化建設緩慢

信息化建設是當前乃至今后一個時期的工作重點。網絡、電子終端越來越多地被人們利用在工作、生活的方方面面。管城區檔案局自２００１年就開始關注、著手進行信息化建設工作,并于２００５年開始和大學合作開發檔案管理軟件,但是時至今日,還是略顯緩慢。沒有合適的檔案管理軟件,就不能實現電子檔案的即時歸檔,同時館藏檔案的電子化也是一項需要大量人力、物力和財力的工作,每年有限的辦公經費,極大地制約了檔案信息化建設的發展。

１.３　檔案總體利用程度不佳

保存檔案就是為了利用,利用才能體現檔案的具體價值。近年來,管城區檔案局在檔案利用方面出現了發展不平衡、利用效率低等不容樂觀的現狀。筆者經過在本市幾個區級檔案局的參觀調研發現,檔案管理者們的工作重心還基本是在保管上,重藏輕用、重管輕用的現象很普遍。害怕檔案損壞、害怕檔案丟失、害怕泄密等潛在意識,制約了檔案利用工作的正常開展,從而使“死”的檔案被管得更“死”。

２　原因分析

管城區檔案局在業務發展過程中出現的這三個突出問題,并不是個案,很多縣區級的檔案行政部門都或多或少的存在。而且這三個問題,一般不會單獨存在,是相互聯系的,比如館藏量和信息化程度都會直接影響到檔案的利用。

２.１　館藏欠豐的原因

現在各個檔案館的業務之一既是豐富館藏。就像人們做飯,首先要有量足夠大、品種足夠多的原料,才能做出豐盛的菜肴。一個綜合檔案館,要有各種各樣豐富的館藏,才能稱得上是綜合檔案館。否則,只是存放一些政府機關的文書檔案,就只能叫做機關檔案室了。

以管城區檔案局的館藏來說,盡管管城區歷史悠久,但是所藏檔案全部都是建國之后的,那些建國前的珍貴史料都沒有留存。究其根本原因,就是“十年動亂”時期,大量的資料被損毀。像抗日戰爭時期,革命先行者李大釗同志曾在鄭州的鐵路職工夜校講學,管城區的三益街小學北院,就是李大釗同志講學的舊址;區委組織部在籌建管城區黨史館的時候,所需大量的抗戰時期的資料和圖片,基本上都是從省市檔案館、黨史研究室及其他途徑得到的;管城區檔案館作為管城區的愛國主義教育基地,曾于２００５年及２００９年組織舉辦了“管城區發展史圖片展”和“大國腳印———６０年最具影響力的事件”圖片展,這其中所需的不少照片,都是從個人或者別的組織借來翻拍的。

除了歷史原因,館藏不豐的另一個主要原因就是檔案意識的淡薄。檔案局最早作為政府的檔案室,一直被大家認為是一個存放機要文件的神秘所在。早年從事檔案工作,都還要經過政審,這也為檔案工作蒙上了一層神秘的面紗。正是因為這種對檔案工作片面的認識,使大家覺得檔案會有專門的機要人員負責,自己不需要操心,而且也不是想看就能看得到檔案的。但是筆者通過這些年的工作實踐發現,想要檔案齊全完整、館藏豐富,就要人人都知道什么是檔案,人人都有收集、存放檔案的意識。只有大家都知道檔案的重要性、和自己的相關度有多高,才能有存檔的意識,才能更好地促進檔案收集齊全完整,方便利用。

筆者在管城區檔案館的查檔室工作過幾年,在工作中發現,凡是來查檔的群眾,一般查找的都是和自己切身利益相關的。比如買房買車、出國旅游,要查結婚證或者離婚證;比如要辦理退休,界定工齡,要查招工表;比如牽扯到房屋的拆遷、改造、重建,要查建筑許可證等。每當找到他們需要的東西,喜悅激動之情溢于言表,對檔案局千恩萬謝,都說沒想到幾十年了,自己這些東西還存著。可是如果查不到東西,他們會說當年誰知道這些東西是要存檔的,要是早知道這樣,當年說啥也得把東西放好啊。這就是群眾最初的檔案意識,它產生在群眾需要利用檔案的時候。如果在任何一份文字資料形成的時候,責任者都能有意識進行歸檔,哪怕是沒有原件,留下一個復印件,這也能為將來的利用,打好基礎。還有來查檔的單位,查找自己單位成立的批文、某個領導的任職紅頭文件,找到了,就覺的檔案局工作做的不錯,一旦找不到,某些職權部門還會大發雷霆,指責檔案局工作做的不好,檔案都不存。這就是單位和領導最初的檔案意識,認為保存檔案就是檔案局的事兒。作為工作人員,我們是有苦難言。檔案館作為檔案的存放地,除了自己收集的檔案,絕大部分的檔案是要靠各單位收集整理自己的資料上交過來的。各單位自己不存自己的檔案,檔案局又哪來檔案可查? 綜上所述,提高全民的檔案意識,是將來豐富館藏的重要基礎。只有人人都知道檔案的重要性,人人都有存放檔案的意識,館藏才能從根本上得到豐富,從而讓檔案館更好地提供利用服務。

２.２　信息化發展緩慢的原因

２.２.１沒有統一的檔案管理軟件　管城區檔案局從２００１年就開始關注檔案信息化建設,并于２００５年著手與中原工學院合作開發檔案管理軟件“縣(區)數字檔案館管理軟件系統”。但是由于雙方都是初次介入這個領域,開發過程不順利,系統不成熟,最后資金不到位,使這次合作開發成為泡影。

２.２.２資金不足　從合作開發軟件的過程來看,信息化建設與檔案工作其他方面的投入相比有很大差距,信息化建設需要大量的資金支持。但是由于檔案部門長期得不到領導的重視,每年的經費都是少之又少。如果放棄自己開發軟件,購買一套成熟的管理軟件也是價值不菲。在具備軟件的條件下,實現館藏檔案建立全文數據庫,又是一項耗費大量人力、物力、財力的大工程。以目前管城區檔案館的館藏數量來看,僅靠檔案局的工作人員進行錄入,那這項工作要進行幾十年。如果雇人來做的話,不光要付人工費,還要添置電腦、掃描儀,這對檔案局來說,必須得到政府的專項撥款支持,否則根本不可能實現。而在高度重視經濟發展的今天,沒有明顯的經濟效益,是很難爭取到專項撥款。資金短缺,成為掣肘檔案信息化建設的根本原因。

２.３　檔案利用度不佳的原因

檔案從某種意義上來說就是歷史。作為歷史的一種存在形式,檔案要起到傳承的作用。充分利用館藏資源,編纂各種對歷史、社會、人類有意義的文獻資料,是歷史賦予檔案館的責任。

上表統計的是２０１１—２０１２年,管城區檔案局的檔案利用率。

以２０１１年為例,在這一年,管城回族區檔案館的館藏總量為１９４７７３卷(件),利用檔案數為１７６６卷(件),連館藏檔案總數的１％都不到,利用人數２１８１人,約占管城回族區人口的０.４％ (管城回族區總人口約５０.３萬),占鄭州市人口的比例幾乎可以忽略不計,檔案利用情況堪憂。結合筆者的工作經驗,原因大致有以下幾點:

２.３.１檔案館及從業者思想認識不足　“重藏輕用”的觀念影響根深蒂固。現代社會的發展對檔案信息的利用提出了更高的要求:不僅要更廣泛地開放,而且要適當地降低保密期限,實現及早開放。因為作為重要信息資源,檔案信息的時效性日益為人們所關注。但是,“主動服務”“注重宣傳”“擴大影響”“市場意識”等觀念仍舊因為種種原因難奏實效,檔案館給人的總體感覺仍是“神秘”“莊重”,不是為大眾服務機構,不能像圖書館那樣得到廣泛承認與接受。近年來,民生檔案被各界廣泛提及,國家檔案局局長楊冬權在浙江省檔案工作服務民生座談會上的講話(２００７年９月２５日)中就講到:“浙江省檔案部門近年來積極推動檔案工作服務民生、服務人民群眾,使檔案成為黨和政府服務民生的重要幫手,成為廣大人民群眾改善民生的有力依據,取得了很好的成績,發揮了很大的作用。今年以來,我一直在關注各地檔案工作服務民生、服務人民群眾的情況。檔案工作服務民生、服務人民群眾,是檔案部門在新的歷史時期的重要任務,是在檔案工作中貫徹落實科學發展觀的直接體現。”由此可見,民生檔案概念的提出,其根本目的是為黨和國家加強民生建設服務。涉及民生的檔案正是檔案部門服務中心工作的結合點。檔案館和檔案工作者要充分認識到,檔案工作要圍繞中心工作,只有貼近中心工作,才能夠在發揮檔案作用的同時提高檔案工作的社會地位。

２.３.２檔案館信息資源開發不夠　不同的檔案館收藏有不同特色的檔案信息資源。如果不經過檔案工作者的保管、整理、開發、利用,原始的檔案文獻利用面極為狹窄,利用效果也不佳。因此,在檔案館中,通常采取編目、編研等工作為外界提供一次文獻、二次文獻、三次文獻,這是提高檔案利用率的有效途徑。然而,目前這一工作仍需加強。不是檔案信息資源太少了,而是能夠提供給用戶的有效信息太少了。而且絕大多數的群眾看不懂這些信息,不能很好地依據這些信息查找需要的內容。信息開發的手段落后,方法單一,脫離實際,常使得大量的檔案信息資源埋沒在故紙堆中,難見天日。

２.３.３檔案館技術設備不新　檔案館屬財政撥款為主的科學文化事業機構,在經濟建設大潮中,雖然其作用日益顯著,然而投資極為不足,尤其是在利用各種先進的現代技術設備進行館藏資源建設、提供檔案信息資源服務等方面顯得很落后,許多工作基本停留在手工操作的水平。電腦雖然已經普及,但是沒有實現館藏檔案全部掃描建立數據庫、檔案不能即時在線歸檔,就實現不了電子查閱。這是同檔案信息資源的廣泛、有效利用極不相符合的,制約了檔案利用率的提高。

２.３.４檔案館工作人員的素質不高　長期以來,各單位都覺得檔案局是個清閑的地方,不需要什么技術,也不需要多高的文化程度,把檔案管理好即可,是個可以養老的部門。出現這種局面既有歷史的因素,也有現實的原因。專業素質不高,服務意識不強,特別是現代化的觀念、技能嚴重缺乏,仍舊滿足于保守、封閉的工作狀態,甘愿將自己同調整發展的社會隔離開來。保管難如人意,開發、利用工作也跟不上時代的步伐,更談何提高檔案利用率。人是檔案館系統中的能動因素,是提高利用率、暢通傳播途徑的關鍵。在檔案館,高級研究人才普遍不足,難以自主地對館藏檔案信息進行規模性的深度開發;人員素質與學歷之間有一定差距,部分工作人員的素質水平與學歷水平不成正比關系;人員的逆向流動,由于利益的驅動,檔案部門難以留住人才;由于激勵機制、競爭機制不健全使部分人員缺乏自我提高的緊迫感等。因此,從業人員素質低下幾乎成了制約檔案館工作進一步發展的瓶頸。

２.３.５檔案館前期準備工作不利　在傳統的文書處理部門立卷制度下,處于立卷主導地位的文書部門檔案知識極為欠缺,而檔案部門又不便越俎代皰。因此,接收入館的案卷質量很難保證,這勢必影響到之后一系列的檔案工作,也增加了利用工作的難度。特別是電子檔案的急劇增加,使得檔案前期準備工作顯得尤為重要。

３　解決這些問題的建議

３.１　加強“兩種意識”的培養

３.１.１提高檔案部門的社會意識　提高檔案部門的社會意識就是要提高為社會各界服務的主動性和積極性。檔案工作人員作為檔案信息資源的管理者,與檔案利用者相比較,兩者明顯處于信息不對稱的地位。因此檔案工作人員應充分地認識到自己所處的位置和肩負的責任,不僅要積極開發檔案資源,還要盡最大努力地為檔案利用者服務,做好引導咨詢工作,充分發揮檔案的價值所在。

３.１.２提高檔案部門的主動服務意識　長期以來,由于檔案館一直重保管輕利用,缺乏主動的服務意識,因此檔案的利用工作發展受到了一定的限制。然而在當前政務公開的背景下,如果想要做好檔案利用工作,檔案部門必須轉變以前的工作方式,化被動為主動,化消極應對為積極拓展。不斷拓寬檔案信息資源開發利用的服務內容和范圍,開發與公眾生活密切相關的現行文件及檔案資源,為公眾創造一個良好的與政府之間溝通的平臺,營造寬松的、愉悅的服務環境,把檔案館打造成一個陽光的、開放的文化場所。

３.２　提高社會的檔案意識

當前我國公眾的檔案意識非常薄弱,那么如何改變這種現狀呢?

首先,要加強檔案基礎知識的普及工作,讓檔案進入人們的生活中,讓公眾明白什么是檔案,進而縮短公眾對檔案的距離,增加他們對檔案的認識,甚至鼓勵他們去關注和收集身邊的檔案,創建自己的“家庭檔案”,從而讓檔案切實成為他們生活的一部分。

其次,在于加大對檔案法律法規的宣傳教育力度,讓人們意識到檔案的用途,加深對檔案利用的認識。通過宣傳營造出良好的輿論環境,不僅有利于信息利用工作得到各級領導的支持,還能獲得民眾更多的關注,從而提高全社會的檔案意識。

３.３　加強檔案從業人員的業務素質

前述檔案館豐富館藏、提高利用、及時推進檔案信息化建設等工作無不與檔案人員素質有關,檔案館人員自身素質的提高對推動利用工作無疑是十分有益的。近年來在有關部門的關心和檔案人員的自身努力下,檔案館人員的學歷有了很大提高,但也存在不適應的地方。例如高級研究人才普遍不足,難以自主地對館藏檔案信息進行規模性的深度開發;人員的逆向流動,由于利益的驅動,檔案部門難以留住人才等。人員自身素質的提高必將大大提高檔案館工作效率,并在加強管理的基礎上加大學術研究的力度,通過自身研究成果顯示檔案的價值,以高質量論著為總結歷史經驗和領導決策提供依據。

４　總結

希望通過對管城回族區檔案館升級后檔案管理情況的梳理、分析,試著提出一些解決或者改進的方式方法,能對提高整個檔案館的檔案管理水平提供幫助,為管城區檔案館更好更全面的發展貢獻自己微薄的力量。