本人從事檔案工作多年，分析發現：一個機關單位的檔案工作做得好不好，與該單位的辦公室主任密不可分，辦公室主任責任心強、素質高、善于學習和協調，其檔案工作一定做得好，如該單位的辦公室主任喜歡做甩手掌柜，認為檔案工作是檔案員的事，不經常過問，不解決實際問題，其檔案工作不可能做得好。通常講，黨政辦或綜合辦主任就是機關單位檔案室的負責人，是機關單位檔案工作的直接責任人，其晉升晉級、評先評優的考察就應將其履行檔案工作職責情況納入考察內容。
為什么要強化辦公室主任抓機關檔案工作的責任？一是辦公室工作本身包含檔案工作。檔案工作既是單位的一部分，更是辦公室工作的一部分。單位辦公室是單位出謀劃策、統籌協調、以文輔政、執行政策、提供信息、服務保障的重要職能機構，是單位的“司令部、參謀部、作戰部”。要履行好上述職責，發揮好作用，必須做好檔案工作并利用好檔案資料，尤其是以文輔政，更需要強化“文檔一體化”意識，既借鑒檔案資料來規范辦理好每一份公文，又保證高質量的公文立卷歸檔入庫安全管理，把以文輔政工作和檔案管理工作從組織制度到具體程序真正交融在一起，使文檔工作流程科學化、合理化、信息化，提升單位內外形象。二是辦公室主任作用有賴于檔案工作。辦公室主任作為辦公室的頭，是辦公室的核心，要帶領辦公室所有人員履行好辦公室的職責，有賴于檔案工作，無論是信息調研、文件起草、綜合協調的文秘工作，還是會議組織、來賓接待、資產管理、走訪信訪等行政管理工作，都要靠檔案資料來獲悉以往的做法或政策要求，尤其是組織撰寫上級單位和本單位領導特別關注的典型事跡介紹和考察匯報等材料時，時間要求緊，領導把關嚴，辦公室主任如不能依據平時收集掌握的檔案資料進行提煉總結，而是盡寫些空話套話，缺少實際工作內容，干癟癟的，材料難過關，即便登上大雅之堂也有損單位和辦公室主任個人的形象。三是辦公室主任是單位檔案室的最合適的管理者。辦公室主任負責單位班子會的記錄整理工作，對單位主要工作推進過程熟悉，是單位工作活動的親歷者、組織者、協調者，且大部分時間在室內，有時間、有條件做好單位檔案資料的收集和查詢利用工作，同時需要上傳下達，平常與單位班子成員見面機會多，物質流、信息流、能量流匯聚，方便解決檔案室安全管理和下屬單位檔案工作存在的問題，也有助于自身能力的拓展。
辦公室主任應如何履行機關檔案工作的責任？一是落實人員、責任、條件三保障。構建檔案管理工作領導小組的直接領導，辦公室具體牽頭，各科室分級負責的檔案管理工作模式，并建立健全崗位責任制。配好1一2名能靜得下心來、學得進去、聽從指揮、懂點電腦業務的檔案員，為檔案員能及時參加上級檔案行政管理部門舉辦的培訓班積極創造條件。按規定配備集檔案借閱室、檔案庫房等房間的綜合檔案室，使用檔案專用管理設備，落實具有防火、防盜、防潮、防水、防日光及紫外線、防塵、防污染、防有害生物等檔案安全保護措施，打造檔案保管硬件條件。二是強化“文檔一體化”全過程管理。嚴格按照規范要求辦理公文，建立有效的管理制度和工作程序，運用現代化工具，并注意操作的熟練性和規范化。落實崗位責任，單位各科室辦理完畢的文件材料，由辦公室集中統一收集保管，次年高質量歸檔。通過強化“文檔一體化”全過程管理來確保檔案體現歷史再現性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值性等。三是建立健全落實管理制度。為進一步提高檔案工作的制度化、規范化、信息化管理水平，按照相關檔案法律法規要求制定《檔案管理制度》、《機關文件材料歸檔范圍》和《文書檔案保管期限表》等規章制度，對各科室檔案的歸檔范圍、保管期限、移交時間、案卷質量、電子著錄等工作，進行明確的規定，使各類文件材料的歸檔率、永久和長期保存文書檔案的準確率均達到100%。在檔案日常管理工作中，嚴格按照《檔案借閱和利用制度》、《檔案保密制度》相關要求，履行檔案借閱審批登記程序，防止檔案丟失和檔案泄密。在檔案室安全管理方面，建立《檔案員每天巡查制度》、《檔案安全保管突發事件應急預案》等，安排檔案員經常檢查案卷，堅持溫濕度記錄，將庫房的溫濕度控制在標準值內，對防范措施經常檢查升級，使之處于良好的使用狀態，確保檔案收集、保管、查詢等各環節的規范和安全。四是不斷提升檔案信息化管理水平。將電子信息化運用于檔案管理工作的各個環節，做到及時分類歸檔、及時更新數據信息，正確處理檔案管和用的關系，如利用檔案管理電子系統，錄入檔案資料，便于檔案的檢索，提高檔案利用效率；匯編資料，將收集到的檔案信息重新組合，進行深加工，編制成全宗指南、歷年文件匯編、組織機構沿革、大事記等匯編材料；建立各類檔案統計臺帳，做到臺帳清晰規范。
建設科學、完善、保障有力的檔案工作體制機制，必須強化辦公室主任抓機關檔案工作的責任，以此全面構建檔案資源體系、檔案利用體系和檔案安全體系等“三個體系”，切實落實新形勢下檔案工作的新任務新要求，為建設富裕美麗幸福現代化余江提供檔案支撐。
余江區檔案局 余樣明
