我院是惠州地區(qū)唯一一所綜合性三級甲等醫(yī)院,是中山大學、廣東醫(yī)學院的教學醫(yī)院,承擔著惠州地區(qū)的醫(yī)療、教學、科研和醫(yī)師培訓任務。目前在職員工1889人,其中各類醫(yī)技藥專業(yè)技術(shù)人員1699人,占職工總數(shù)90%。因此,衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務檔案(以下簡稱“個人業(yè)務檔案”)管理成為我院人事檔案的重要組成部分,為醫(yī)院有效合理使用人才提供決策依據(jù),促進優(yōu)化人力資源管理。下面,筆者結(jié)合我院工作實際,談談通過加強業(yè)務檔案管理促進人力資源管理的一些新思路。

1 個人業(yè)務檔案的特點

個人業(yè)務檔案是國家機構(gòu)和社會組織管理活動中,直接產(chǎn)生的反映個人經(jīng)歷、政治思想、職業(yè)道德、工作表現(xiàn)和業(yè)務實績等為內(nèi)容的文件材料;是以個人為立卷單位,按照一定的原則和方法加工整理而成的個人業(yè)務檔案材料[1]。個人業(yè)務檔案的內(nèi)容主要包括基本材料(基本情況、學位、學歷證明、資格證書等)、任職材料(職稱晉升中形成的文件材料以及聘任證書等)、成果材料(專業(yè)工作總結(jié)、技術(shù)報告、學術(shù)論文、科研項目等)、考核材料(年度考核、獎懲情況、考核小組審核意見等)和其他材料(參加的學術(shù)團體、社會兼職和榮譽證書等)。個人業(yè)務檔案作為重要的人事檔案之一,主要以下幾個特點。

1.1 專業(yè)性

個人業(yè)務檔案是專業(yè)技術(shù)人員在醫(yī)療活動中形成的文件材料收集而成的。從內(nèi)容和形式上具有明顯的專業(yè)技術(shù)性,集中反應了醫(yī)院各類專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務學習、工作業(yè)績、職稱、科研等活動情況。

1.2 獨立性

個人業(yè)務檔案是每個專業(yè)技術(shù)人員入職后從初級職稱到高級職稱的晉升、每次業(yè)務進修學習、學術(shù)論文發(fā)表、科學研究等各項業(yè)務活動中,個人專業(yè)技術(shù)水平不斷提高變化的過程的真實反應,是人事檔案中的一個獨立的整體。所以,個人業(yè)務檔案是以個人為單位,沿其業(yè)務成長的發(fā)展獨立管理。

1.3 動態(tài)性

個人業(yè)務檔案是不斷充實和變化的,是隨著個人在技術(shù)生涯中每一階段成長而“成長”的。在專業(yè)技術(shù)人員的晉升、進修學習、繼續(xù)教育、科研論文和專著發(fā)表、業(yè)務交流、教學和培養(yǎng)人才等,以及在工作能力和業(yè)務水平逐步提高的每個過程中所不斷產(chǎn)生的新業(yè)務材料,使個人業(yè)務檔案在不斷補充中逐步完善。

2 個人業(yè)務檔案的作用

醫(yī)療是一種特殊服務行業(yè),醫(yī)療服務人員業(yè)務技術(shù)水平直接關系到為患者服務的效果,甚至影響到醫(yī)院的生存和發(fā)展。因此,管理好衛(wèi)生技術(shù)人員個人業(yè)務檔案對于優(yōu)化人力資源管理有著舉足輕重的作用,主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1 有利于優(yōu)化人力資源管理,合理調(diào)配人才資源

建立個人業(yè)務檔案,是醫(yī)院對專業(yè)技術(shù)人員的技術(shù)水平、工作成果和辛勤工作的承認和體現(xiàn),也是其在職場生涯中成長歷程的最完整、最真實的證明材料。因此,一方面醫(yī)院管理層可以從業(yè)務檔案內(nèi)相關信息的統(tǒng)計和分析,準確了解和掌握醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員的學歷構(gòu)成、工作能力、業(yè)務水平等情況,有利于醫(yī)院制定有針對性的業(yè)務培訓和進修計劃;另一方面,通過業(yè)務檔案所紀錄的真實內(nèi)容和職業(yè)成長經(jīng)歷,醫(yī)院能夠較為完整、準確地掌握每個技術(shù)人員的知識水平、技術(shù)成就、經(jīng)驗積累等情況,分析每個醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員的綜合素質(zhì),為建立合理的人才構(gòu)架提供有力的基礎參考依據(jù),從而促進人力資源管理的優(yōu)化,實現(xiàn)有效調(diào)配和最大限度地利用醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人才資源。

2.2 有利于職稱評聘資質(zhì)甄別,確保人才管理的公正性

職稱評定和聘用是醫(yī)院人力資源管理的一項重要工作之一,直接影響專業(yè)技術(shù)人員的切身利益和工作熱情。尤其目前在貫徹實施國家評、聘分開的人事制度改革之際,業(yè)務檔案所收集記載的關于個人職稱評、聘的一系列真實材料,更是成為甄別其相關技術(shù)資質(zhì)的有力證明,避免了職稱評審和聘任工作時因資料不全或虛假材料等情況導致錯審、誤聘情況的發(fā)生,更是確保了專業(yè)技術(shù)職務評、聘工作的公平、公開、公正。

2.3 有利于促進交流學習,提高專業(yè)技術(shù)水平

我院每年及時把新產(chǎn)生的專業(yè)技術(shù)人員論文、論著、科研成果、專業(yè)成就、獎勵等資料存人業(yè)務檔案,同時對相關業(yè)績進行統(tǒng)計、匯總并加以獎勵。醫(yī)院對學術(shù)有進步、科研有創(chuàng)新、技術(shù)有精進的專業(yè)技術(shù)人員及其論文、科研、新技術(shù)項目等相關業(yè)績材料,匯篇成冊進行交流學習,在院內(nèi)營造了“互看、互學、互助、互補、互促”的學術(shù)氛圍,增強了醫(yī)院發(fā)展后勁,也大大提高了專業(yè)技術(shù)人員的專業(yè)水平,形成學術(shù)上良性競爭循環(huán)的發(fā)展局面。

3 個人業(yè)務檔案的管理

我院衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員個人業(yè)務檔案的建立,在人力資源管理上發(fā)揮了重要的作用。但從管理實際情況來看,依然存在一定的困難,如業(yè)務檔案意識不強、管理環(huán)境和條件相對落后、管理工作繁重、信息化程度不高、檔案資料更新不及時等。為了更好的加強業(yè)務檔案的管理工作,使其更好的發(fā)揮作用,筆者認為應從以下幾項工作入手。

3.1 喚起風險意識,強化管理理念

風險存在于業(yè)務檔案管理的方方面面,一旦發(fā)生不良后果,危害難以估量。然而很多管理人員把收集、處理、制作、保存和利用人事檔案看作是一件極為平常的事,相比之下更為關注的是文件的現(xiàn)行效用和運行效率,很少有人瞻前顧后,有意識地從全局、全程角度防范風險,往往在遭遇不良后果如業(yè)務檔案不全、失真而無法作為憑證情況時,才領教了業(yè)務檔案管理面臨的種種難題和麻煩[2]。因此,增強業(yè)務檔案管理風險意識,樹立風險意識并培養(yǎng)嚴謹?shù)臉I(yè)務檔案管理作風是規(guī)范檔案管理的第一步。

3.2 規(guī)范管理制度,實施風險管理

首先要規(guī)范完善個人業(yè)務檔案管理制度,用標準來規(guī)范業(yè)務檔案管理工作。如明確業(yè)務檔案的歸檔范圍和內(nèi)容、規(guī)范對形成個人業(yè)務檔案相關科室的職責要求、在檔案鑒別上遵循“取之有據(jù)、舍之有理”的原則等。同時還要完善運行各個部門、過程、環(huán)節(jié)之間的溝通,要求在各個工作環(huán)節(jié)形成的材料,要及時收集、登記并匯總后交由人力資源部專門檔案管理人員進行整理歸檔。其次建立風險管理體系,把風險應對的重點放在防范上。如果管理者不知其缺、不知其漏、不知后果、不知癥結(jié),就會埋藏隱患[2]。因此,建立日后事故的預案,防患于未然更顯重要。

3.3 完善規(guī)定內(nèi)容,增強檔案效力

要創(chuàng)新性地完善業(yè)務檔案歸檔內(nèi)容,保證檔案材料的數(shù)量和質(zhì)量。如建立人才誠信檔案信息,作為業(yè)務檔案的補充,動態(tài)記錄專業(yè)技術(shù)人員各方面情況,增加提供學歷、學位、職稱、教育培訓、科研成果、工作業(yè)績和經(jīng)歷等相關的誠信報告和證明[3],增強專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務檔案內(nèi)容全面性、真實性和效力。

3.4 構(gòu)建信息網(wǎng)絡,提高管理效率

把計算機技術(shù)應用到業(yè)務檔案管理中,能節(jié)省人力和時間成本,提高工作效率和管理水平,方便儲存、檢索、開發(fā)、利用,有效促進檔案管理的科學性、合理性。尤其在建立業(yè)務檔案信息數(shù)據(jù)庫后,基礎數(shù)據(jù)一次錄入即可反復查找利用,同時生成各類型報表,還可根據(jù)需要對檔案資料進行匯總、統(tǒng)計、分析,方便快捷,大大提高利用業(yè)務檔案信息的效率和質(zhì)量,為我院人員進行宏觀調(diào)控發(fā)揮積極作用,其他的行政管理系統(tǒng)也可以直接從人事信息系統(tǒng)中受益[4],促進實現(xiàn)行政管理一體化。總而言之,只有用發(fā)展的眼光創(chuàng)造性地工作,才能使專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務檔案保持實效性,更好地為人力資源管理服務。