近幾年來，青島市突現出一批大中小型以貸款、擔保等金融活動為主要業務的非銀行業金融公司。這些公司無論是從管理模式還是經營主體上與傳統的以制造生產為主營業務的企業都有很大的不同，由此，金融業務文件材料形成的類型、分類模式也與傳統檔案歸檔范圍和分類體系存在著一定的差異。
文件材料的構成
非銀行業金融業務檔案是指非銀行業金融企業在從事金融業務活動中直接形成的文字、圖表、音像、照片、電子文件等不同形式、載體的真實記錄。其業務歸檔文件材料構成范圍是：
1.擔保業務形成的文件材料
前期材料：應包括業務申請、受理和項目立項階段形成的材料。主要有申保企業工商注冊的基本信息，財務狀況信息，企業簡介，企業領導人資產證明，借款用途，擔保申請書，批準立項及按照規定申保企業應提交的其他業務材料。中期材料：應包括項目初審、公司審核、評審會議評審、項目的審批、合同的簽訂等階段形成的材料。主要有項目評審報告，申保項目呈報表，評委、專家表決意見，項目審批表，項目批復表，擔保意向函，擔保方案變更項目會簽單，申保企業的董事會決議、股東會決議，抵（質）押物評估報告，委托擔保合同，抵押反擔保合同，質押反擔保合同，保證合同，申保方的房地產證、他項權證等動產或不動產權利憑證登記簿，放款通知書，提前放款審批信息等業務材料。后期材料：應包括項目保后管理、項目續保、項目撤保、項目終止、擔保債務的代償與追償、項目檔案整理移交等階段形成的材料。主要有對已擔保項目的日常跟蹤記錄報告，項目延期、逾期、撤保的審批記錄，解除擔保通知函，退還抵押、質押的有關財產和權利憑證的記錄，項目數據庫，項目檔案移交清冊等業務材料。此外，還應包括從事擔保業務過程中形成的各種圖表、音像、照片及電子文件。
2.小額貸款業務形成的文件材料
前期材料：應包括貸款受理、貸款評估、貸款初審、立項等階段形成的材料。主要有貸款申請，調查報告，評估記錄，貸款建議，貸款方案，申貸企業按規定應提交的企業基礎信息、立項報告等業務材料。中期材料：應包括貸款審查、審批、簽署合同、貸款撥付階段形成的材料。主要有審貸會的召集、評審過程的記錄，審查意見，審批決議，貸款合同，貸款撥付記錄等業務材料。后期材料：應包括貸后監管，貸款收回，逾期貸款，項目檔案整理、移交等階段形成的材料。主要有貸后檢查記錄、檢查報告、整改措施、貸款收回記錄、逾期貸款處理記錄、項目數據庫、項目檔案移交清冊等業務材料。此外，還應包括從事小額貸款業務過程中形成的各種圖表、音像、照片及電子文件。
3.融資租賃業務形成的文件材料
前期材料：應包括業務申請、受理和項目立項階段形成的材料。主要有承租方身份證明的材料，承租方經營歷史沿革和近況的調查材料，承租方主要不動產的證明文書及資料，租賃物品的名稱、型號、數量、合格證、裝箱單、保修單、說明書、原值、凈值等材料，記錄承租方財稅情況的材料，記錄承租方資信及運行狀況等業務材料。中期材料：應包括業務申請、審查、審批、簽訂合同、產權變更、質押抵押登記等階段形成的材料。主要有項目申請，調查報告，審核意見，評審批復，簽訂合同，抵押登記，放款申請、審批，租金支付計劃，付款記錄，租金調整通知書等業務材料。后期材料：應包括租后管理，項目檔案整理、移交等階段形成的材料。主要有租賃物權屬登記，支付第二筆款項申請審核，違反合同時形成的資產保全、起訴及執行申請的材料，項目數據庫，項目檔案移交清冊等業務材料。此外，還應包括從事融資租賃業務過程中形成的各種圖表、音像、照片及電子文件。
4.資產、資本管理及其他金融業務
參照擔保、貸款和融資租賃業務形成的材料類型分階段收集。
文件材料的分類
企業文件材料分類所應遵循的原則是：以企業全部檔案為對象，依據單位職能，結合檔案內容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯系，便于檔案的科學管理與開發利用。而非銀行業金融業務文件材料類別的劃分，既要遵循以上原則，又要體現行業特色，是將這些文件材料歸入傳統分類體系中，還是另起爐灶開辟新的領域，青島市檔案局對此進行了細致的對比。
1.傳統企業檔案分類管理體系
傳統企業檔案分類,設置11個或10個一級類目，不同時期類目的名稱不盡相同。20世紀90年代執行國家檔案局《工業企業檔案分類試行規則》時，設置11個一級類目，分別是：黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計類、干部職工類、聲像類。分別采用大寫字母A、B、C、D、E、F、G、H、I、J、K依次標識一級類目。黨群、行政、經營、生產4大類的二級類目由時間結合事由劃分；產品、科研、基建、設備的二級類目采用項目號或型號標識；會計、聲像類按材料種類設置二級類目；干部職工類的二級類目一般按照姓氏筆畫或拼音字母順序標識。2002年立卷改革后，將黨群、行政、經營、生產4個類別合并為管理類，共設置10個一級類目，分別是：管理類、產品類、科研類、基建類、設備儀器類、會計類、照片類、音像類、實物類、職工類。分別采用其類目名稱中有代表性的兩個漢字的大寫漢語拼音字母編寫一級類目，即GL、CP、KY、JJ、SB、KJ、ZP（SP）、YX、SW、ZG。管理類、照片類分別按年度、保管期限設置二級和三級類目；產品、科研、基建、設備的二級類目采用項目代號或型號標識；會計、音像、實物按材料種類設置二級類目；職工類按歸檔流水號設置二級類目。
2.非銀行業金融業務文件材料的分類
從金融業務歸檔文件材料構成范圍來分析，這些內容與企業管理類檔案的歸檔內容相近，可以將非銀行業金融業務文件材料劃為管理類，并與企業的黨群、行政、經營、生產等管理行為形成的文件材料并行排列編號。但這樣做的弊端是：由于金融業務是非銀行業金融企業的主營業務，每年的業務量數以千計，形成的材料數量高達上萬件，而且前期的客戶調查材料和中期審批、簽署合同等材料的保管期限不同，如果與管理類檔案并行排列編號，同一個金融項目就要在不同的保管期限內分別流水編號，而且無法在文件材料隨辦隨歸的情況下保持相對集中，這樣一個金融項目從項目的形成到辦結所形成的文件材料的編號不連貫。考慮到上述因素，又要體現金融企業的特點，因此，我們按照DA/T42—2009《企業檔案工作規范》中對企業檔案分類提出應依據企業管理職能，結合檔案形成特點制定，并應保持相對穩定性和可擴充性的要求，設置非銀行業金融業務為單獨的門類與其他十大類并行。一級類目用大寫拼音字母JR表示；二級類目按業務類型或年度設置。用1、2、3……分別代表不同類型的業務，年度用四位阿拉伯數字表示；三級類目按年度或項目流水號設置；四級類目按項目流水號設置，項目流水號用數字1、2、3……分別表示。各級類目間，同為數字或同為字母用“.”間隔，數字和字母間不需要間隔。上述示意表示2014年度完成的第一個擔保業務的第一件檔案。這種分類方式適用于業務種類繁多，按照業務種類劃分職能部門的金融企業，有利于部門整理歸檔，各自分類編號，互相不受影響。上述示意表示2014年度第一個金融項目的第一件檔案，這個項目的種類不固定。這種分類方式適用于業務種類單一的金融企業，或者是該金融企業配備專職的金融檔案管理員，所有業務材料不需要部門整理，由專職人員整理歸檔。
需要注意的問題
第一，上文中我們對非銀行業金融業務文件材料的構成范圍作了詳盡的闡述，但這些材料保管期限的劃定卻不能給予明確的指示，在實際工作中，只能給出大概的范圍，比如前期、后期材料劃定為定期10年，中期材料劃定為永久。原因之一在于，現有的國家標準中對于企業業務文件材料的構成和保管期限都沒有明確的指引，比如，國家檔案局令第10號《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，只對企業中管理類檔案的歸檔范圍和保管期限給予了劃分，其他類的檔案并沒有提及；DA/T42—2009《企業檔案工作規范》中對企業管理、產品、科研、基建等10大類檔案的歸檔范圍和保管期限給予了劃分，但對于新興行業的業務文件材料也未做指引。其次是企業中很少安排專職業務檔案管理員的崗位，大多是身兼數職，且人員流動性大，業務標準的把握程度參差不齊，因此對于文件材料保管期限的劃分有一定的難度。第二，是企業標準與檔案館進館標準不一致，企業檔案進館有一定的困難。國家檔案局令第9號《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》出臺以前，企業檔案一直不屬于進館的范疇，企業檔案管理從收集的范圍、整理的標準、實體的排列到目錄數據庫的結構、全文數字化的參數要求，與檔案館的各項要求差異頗大。如，對于電子文件的管理辦法，機關、企業、檔案館都分別制定不同的標準，互不相通。但在9號令出臺后，企業檔案的進館會逐漸呈常態化，所面臨的業務標準不一致的問題就會突顯出來。因此，在企業檔案進館之前，就要考慮與檔案館的業務對接和數據對接問題。制定企業檔案進館標準時既要遵循企業特點，又要符合檔案館的要求。對于企業檔案的接收采取老檔老辦法、新檔新辦法的原則，在智慧檔案館建設中利用新技術將問題一并解決。
作者：王鵬
