1 高校教學檔案的重要性
　　
　　教學檔案是在教學管理和教學運行過程中形成的文字、圖表、聲像等各種形式和載體，并通過分類整理、儲存保管的有價值的信息資料的歷史記錄。教學檔案對高校來說具有特殊的作用。
　　1.1歷史的佐證。
　　1.1.1教學管理的證明。教學是高校的中心工作，教學管理是高校各項管理的核心。規范的高校教學管理是通過建章立制實現的。管理的進步和管理的改革，是通過各種規章制度的不斷完善來體現的。因此，從歷史的規章制度、管理辦法、教學總結、教學改革等檔案資料的對比分析，便可以透視出高校教學管理的發展概況，概覽教學管理工作發展的全過程，作為評估的重要證明材料。
　　1.1.2.教學質量的證明。教學質量是衡量學校辦學水平的關鍵指標。教學質量的高低不是一朝一夕形成的，它是歷史的積淀，是師資隊伍、教學管理、教學基礎設施等綜合因素共同影響的結果。學校各種有關教學考核評價材料、各種評估材料、教學質量監控資料等必然成為學校教學質量的最有力說明。
　　1.1.3教學實踐過程的證明。教學實踐過程管理是教學管理的中心，加強過程管理是確保教學質量提高的關鍵。如何從過程管理中看出教學管理的規范化、科學化和效率化，就必須加強教學過程中的檔案管理工作，諸如教學計劃的修改，教學改革的審批，主要教學活動的記載等等，都將成為佐證的客觀材料。
　　1.2未來的參考。
　　1.2.1教學的改革與創新離不開檔案資料的支撐。教學改革與創新是高校發展的動力，是高校建設永恒的主題。高校的改革與創新不是無源之水和無本之木，它是在借鑒和繼承的基礎上有序、漸進進行的。教學檔案為其提供了可參考的依據，從歷史的進程中看出改革與創新的基礎、突破的關鍵、制約的因素等等，使改革創新工作做到有的放矢，增強改革創新的成功性。
　　1.2.2教學的未來走勢與發展速度離不開檔案資料的分析預測。規劃好學校的發展，是各高校的一項重中之重的工作，學校發展規劃的制定，離不開對學校歷史的總結，通過對歷史的數據進行分析對比，結合現實的客觀實際，進行翔實的分析預測，做出科學的判斷，制定出切實可行的長遠發展規劃。而對學校歷史的分析與未來的判斷及預測都是基于長期以來積累的具有價值的檔案資料來進行的，其中教學檔案非常重要的，它是學校發展規劃中內涵建設發展最重要的參數。
　　1.3現實的反映。
　　1.3.1現實教學檔案資料反映了現實的教學的情況。按照科學的檔案管理要求，對重要的教學資料進行整理和歸類，在整理過程中，將會發現現實教學存在的不足和取得的成績，為發揚成績、改正不足提供依據。這就是檔案資料收集、整理、分類、歸檔工作對教學工作的無形監督和促進作用。
　　1.3.2現實的教學檔案資料為實施精細化的教學管理提供依據。通過對教學檔案的歸檔情況檢查，發現教學檔案管理工作的問題，特別是通過對歸檔材料的規范性和利用價值的審核，透視出常規教學管理狀況，便于為高校從粗放管理轉向精細管理，從手工管理轉向現代化管理提供現實的證明材料。既然教學工作是高校的中心工作，教學過程中形成的檔案資料也是最重要的、最有價值資料，是學校檔案管理核心，是學校管理不可或缺的部分。同時，教學檔案的利用效率也影響到管理的效率。
　　
　　2 目前高校教學檔案管理存在的主要問題與原因
　　
　　2.1歸檔范圍模糊。
　　根據《中華人民共和國檔案法》和《普通高等學校檔案管理辦法》，高校教學檔案管理工作主要有收集、整理、鑒定、保護、統計、研編和利用等六個環節，它是一個具有內在運作規律的嚴密體系。教學檔案收集、鑒定的關鍵在于管理者對教學檔案所蘊含的價值內容的把握。但目前高校教學檔案管理過程中，歸檔的范圍比較模糊，致使基層教學單位、教師的教學檔案要么是殘缺，要么是不加取舍的全部存檔，致使教學檔案的粗糙，利用價值降低。特別是一些電子檔案，基本上散存與有關部門、個人手里，許多校園網上的新聞、照片等資料都沒有納入檔案管理的范圍。導致這種情況產生的主要原因，教學檔案管理工作不重視，沒有建立多層次教學檔案管理隊伍，教學檔案管理制度不健全。
　　2.2檔案管理責任主體不明確。
　　高校基本上都建立了檔案室，負責全校的檔案管理工作，但是多數高校二級教學單位和基層教學組織沒有專職或責任明確的兼職教學檔案管理人員，僅靠學校的幾個檔案管理人員完成量大、面廣的教學檔案收集、整理、分類、裝訂、保管是難以保證教學檔案質量。加之教學檔案的多樣化，歸檔時間與其他檔案相比的學期交叉性，教學檔案價值鑒定具有很強的專業性，這也是少數的院級普通檔案管理人員力所不及的。往往教學檔案管理中存在的問題都歸結到院級檔案管理人員身上是不公平的。這種責任主體不明確的教學檔案管理體系，是導致教學檔案管理工作瑕疵的根源。
　　2.3重要教學資料歸檔不及時。
　　教學檔案歸檔不及時是普遍現象，就其客觀原因而言，主要是教學年度采用跨年制，學校又實行寒暑假期制度，盡管按教學年度進行檔案資料的收集，但受及早享受假期心理的影響，很多教學檔案資料，在新學期開始進行歸檔工作。就主觀因素而言，一是教師的教學資料被認為是私人品，不愿意歸檔；二是沒有明確二級檔案管理人員職責，導致教學檔案資料不能及時收集、整理、上繳和留存。教學檔案歸檔的滯后，在某種意義上影響了檔案管理工作的效率。
　　2.4教學檔案利用率不高。
　　教學檔案歸檔后，絕大部分資料基本上不在上級有關部門評估檢查時不被調閱，導致有些教學改革和創新脫離了歷史的繼承，有些新的教學檔案資料與歷史的資料不銜接，有的出現相互矛盾之處，導致教學檔案的利用價值降低。更為突出的問題是教學檔案的編研能力和水平較低，時間滯后，甚至有的高校幾乎不進行教學檔案的編研，根本談不上教學檔案的利用效率。
　　
　　3 加強檔案管理，提高檔案利用效率的對策
　　
　　3.1明確劃分教學資料歸檔范圍，實行“文檔一體化”。
　　在檔案管理現代化的模式下，教學檔案的內涵、范圍、收集的途徑、分類的依據、鑒別的標準、整理的規則等要明確，使人們在教學管理和實踐活動中就有文件和教學資料規范意識，及檔案價值鑒別能力。同時要樹立全員檔案管理意識，加強二級單位的教學秘書、行政秘書或黨務秘書、教師的培訓，使他們掌握檔案管理的基本知識，提高檔案管理工作隊伍的整體素質。同時把文書工作和檔案工作有機的結合起來，以便做到教學檔案資料的規范、全面、及時歸檔、有效利用。
　　3.2建立健全檔案工作管理制度建設，強化激勵與約束機制。
　　為了教學檔案的收集、整理、鑒定、編研等工作能夠作為經常性的一項工作規范有序高質量的運行，必須建立一整套檔案管理工作的規章制度，才能使“檔案管理法”得到根本的觀測落實。其中最重要的是教學檔案立卷歸檔制度，凡是教學文件、專業建設、課程建設、計劃總結、教學考核、教學工作量、教學科研成果、學籍與成績、課表等等都必須通過整理、分類等檔案工作規范程序進行歸檔。建立健全層次化、網絡化的檔案管理隊伍，明確檔案管理責任主體、責任范圍和責任目標，加強過程管理和精細化考核，實施獎勵和懲處并重的激勵與約束機制。
　　3.3改變檔案工作作風，增強服務意識和功能。
　　為了提高教學檔案的利用價值和利用效率，必須要提高檔案管理人員自身政治素質、業務素質和工作能力，加強教學檔案的編研工作。樹立以人為本的工作理念和服務意思，要加強教學檔案服務人性化建設。一是開展以人為本的個性化服務。即通過分析教學檔案用戶類型、不同的需求，針對不同的利用者采取不同的服務方式；二是以人為本，做到主動服務。即主動發布有關檔案利用的信息，主動尋找檔案的利用者，定期進行檔案利用的培訓，專職的專業檔案管理人員，經常深入到提供教學檔案的部門現場進行教學檔案收集、整理、分類、鑒定、利用等工作的咨詢和輔導。三是實行教學檔案信息網絡化，建立檔案數據庫和校園網檔案網站，在遵循保密要求的條件下，將允許公開的教學檔案信息進行校園網上查詢。