高職院校二級學(xué)院教學(xué)檔案是高職院校檔案的重要組成部分，直接反映了高職院校教學(xué)工作的全過程，是準(zhǔn)確評估高職院校教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要依據(jù)。隨著高職院校學(xué)科和專業(yè)建設(shè)的快速發(fā)展，二級學(xué)院教學(xué)檔案數(shù)量快速增長，教學(xué)檔案科學(xué)管理和有效開發(fā)利用顯得至關(guān)重要。
一、高職院校二級學(xué)院教學(xué)檔案的主要構(gòu)成
根據(jù)教育部《高等學(xué)校檔案管理辦法》《高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作評估方案》和《高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺》的要求，高職院校二級學(xué)院教學(xué)檔案主要包括：
1.有關(guān)教學(xué)業(yè)務(wù)管理的各項規(guī)章制度等文件材料。
2.專業(yè)設(shè)置、專業(yè)教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)、重點專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)與改革、科研項目申報等專業(yè)和課程建設(shè)文件材料。
3.學(xué)期計劃和總結(jié)、日常教學(xué)檢查資料、教師教學(xué)任務(wù)、授課計劃、教案、教材征訂、調(diào)代課申請、試卷管理、課程小結(jié)、考核分析、成績單等常規(guī)教學(xué)和教學(xué)管理文件材料。
4.教學(xué)設(shè)備、實訓(xùn)項目等校內(nèi)實訓(xùn)場所和建設(shè)協(xié)議、接受學(xué)生實習(xí)情況等校外實習(xí)基地建設(shè)等教學(xué)實踐文件材料。
5.教師學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷及教育培訓(xùn)、教學(xué)和教學(xué)管理工作、課題研究、社會服務(wù)與技術(shù)培訓(xùn)等教師個人業(yè)務(wù)文件材料。
6.畢業(yè)設(shè)計留校作品、日常教學(xué)中優(yōu)秀留校作品、光盤等其他教學(xué)和教學(xué)管理實物材料。
二、高職院校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理存在的主要問題
根據(jù)筆者所在院校的實際情況，同時參考兄弟院校的相關(guān)情況，筆者認(rèn)為目前高職院校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理主要存在以下問題：
1.教學(xué)檔案管理意識淡薄。二級學(xué)院作為教學(xué)和教學(xué)管理的主要責(zé)任部門，從領(lǐng)導(dǎo)到教職員工都把主要精力放在教學(xué)和教學(xué)管理上，普遍對日常教學(xué)管理、教學(xué)質(zhì)量提升和科研成果水平等比較重視，而對在這些工作中形成的文件材料的收集、保管、整理和歸檔等容易忽視，只有在院校進行教學(xué)水平評估和上級有關(guān)部門前來檢查指導(dǎo)時，才花大量精力來突擊應(yīng)付。有些教職人員為了方便自己查閱利用，對教學(xué)和教學(xué)管理中形成的文件材料移交歸檔持消極態(tài)度，不愿意主動配合檔案部門做好移交歸檔工作。極少數(shù)教職人員甚至把在教學(xué)、科研中形成的文件材料當(dāng)作是個人成果。這些都給二級學(xué)院教學(xué)檔案的收集和歸檔工作增加了難度，導(dǎo)致檔案不夠齊全、質(zhì)量不高，很難真實反映二級學(xué)院教學(xué)工作情況。這些情況集中反映出目前高職院校教學(xué)和教學(xué)管理人員的檔案意識還比較淡薄，沒有充分認(rèn)識到教學(xué)檔案的重要性。
2.教學(xué)檔案管理機制缺失。一方面主要體現(xiàn)在教學(xué)和教學(xué)管理文件材料形成和移交歸檔的相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不盡完備，平時對教職人員在教學(xué)和教學(xué)管理中形成的文件材料審核把關(guān)不嚴(yán)，甚至不加審核，造成文件材料內(nèi)容不完整、不準(zhǔn)確，甚至錯誤比比皆是。未將教學(xué)和教學(xué)管理形成文件材料的移交歸檔情況納入年終個人教學(xué)績效考核范圍，與個人的獎懲掛鉤，客觀上助長了一些教職人員對教學(xué)和教學(xué)管理形成文件材料移交歸檔的不配合。另一方面教學(xué)檔案管理人員工作職責(zé)不夠具體，沒有明確的職責(zé)范圍和責(zé)任清單，教學(xué)檔案管理工作落實不到位，而且缺乏健全的監(jiān)督制約機制，對教學(xué)檔案管理過程中出現(xiàn)的問題不進行問責(zé)，對認(rèn)真履職的檔案管理人員缺乏必要的激勵關(guān)懷，不能調(diào)動他們的積極性。
3.教學(xué)檔案管理人員缺乏。目前高職院校二級學(xué)院大多沒有專門的教學(xué)檔案管理員，基本都是由教學(xué)秘書兼任。他們大多沒有受過系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，不具備檔案管理的基本技能，加之教學(xué)秘書日常工作繁忙，沒有更多的精力顧及檔案工作，因此平時在教學(xué)和教學(xué)管理文件材料收集、歸檔等方面容易錯失時機，導(dǎo)致文件材料收集不及時、歸檔不齊全，一些重要的教學(xué)材料流失，嚴(yán)重影響了檔案的完整性和準(zhǔn)確性，難以滿足教學(xué)改革與發(fā)展的需要，對高職院校檔案管理造成了不可彌補的損失。
4.教學(xué)檔案管理設(shè)施落后。由于高職院校二級學(xué)院大部分沒有配備專門的檔案室，教學(xué)檔案隨意存放在綜合辦公室、教學(xué)秘書室等場所，有的甚至存放于教師個人手中，造成了檔案管理混亂，導(dǎo)致重要教學(xué)檔案丟失或損壞。此外，高職院校在教學(xué)檔案管理方面投入資金少，致使大部分高職院校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理還停留在傳統(tǒng)的人工管理階段，檔案整理編目、檢索查閱等都依靠手工操作，工作效率低下，檔案信息化建設(shè)滯后嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案利用價值的實現(xiàn)，與現(xiàn)代教育教學(xué)改革和教學(xué)事業(yè)發(fā)展不相適應(yīng)。
三、改進二級學(xué)院教學(xué)檔案管理的具體措施
針對高職院校二級學(xué)院目前教學(xué)檔案管理存在的主要問題，可從以下幾個方面采取相應(yīng)措施加以改進。
1.強化教學(xué)檔案管理意識。首先要通過各種宣傳渠道，加大教學(xué)檔案管理工作的宣傳力度，使教職員工認(rèn)識到在從事教育教學(xué)過程中所形成的屬于歸檔范圍的文件材料，既是自己辛勤勞動的智慧結(jié)晶，更是院校教學(xué)管理方面的共同財富，受《檔案法》保護，私人無權(quán)占為己有，必須按規(guī)定完整無缺地向檔案部門移交歸檔，從而為規(guī)范管理教學(xué)檔案奠定堅實思想基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，積極爭取學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和全體教職人員對教學(xué)檔案工作的重視和支持，特別是在檔案管理人員配備方面的關(guān)心和支持，有條件的要爭取配備專職檔案人員，保持教學(xué)檔案管理的穩(wěn)定性和延續(xù)性。
2.完善教學(xué)檔案管理制度。認(rèn)真貫徹執(zhí)行上級有關(guān)部門制定頒布的有關(guān)法律法規(guī)，緊密聯(lián)系院校及二級學(xué)院的實際，研究制訂專門的教學(xué)檔案管理規(guī)章制度，通過可靠的制度保障來規(guī)范和約束教學(xué)檔案管理。特別要注意根據(jù)自身的特點，科學(xué)制訂包括教學(xué)管理文件材料的收集、鑒定、整理、歸檔和教學(xué)檔案的編目、保管、開發(fā)利用等在內(nèi)的一整套相關(guān)規(guī)章制度，做到有章可循。要引入獎懲激勵機制，加大制度的貫徹執(zhí)行力度，把教學(xué)和教學(xué)管理文件材料的收集、歸檔與教職人員的年度考核、職稱評審等掛鉤，進一步增強教職工檔案管理的責(zé)任心和積極性，真正做到有“法”必依。同時，還應(yīng)當(dāng)對二級學(xué)院的專兼職檔案管理人員的補助和獎勵作出具體規(guī)定，從制度層面激發(fā)教學(xué)檔案管理人員的工作積極性和主動性。
3.加強教學(xué)檔案隊伍建設(shè)。檔案管理工作具有較強的專業(yè)性，檔案工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)直接關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量，而二級學(xué)院的檔案員大多數(shù)為兼職，對檔案管理業(yè)務(wù)不太熟悉，需要對其進行檔案管理基礎(chǔ)知識和基本技能的培訓(xùn)，不斷提升他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。在條件允許的情況下，可以考慮安排他們到相關(guān)兄弟院校參觀取經(jīng)，不斷學(xué)習(xí)和借鑒兄弟單位的工作成果和經(jīng)驗，更好地適應(yīng)二級學(xué)院教學(xué)檔案管理的實際需要。
4.提高教學(xué)檔案現(xiàn)代化管理水平。目前高職院校一般都建立了教務(wù)管理和資源庫兩個系統(tǒng)平臺，將常規(guī)教學(xué)中的教師個人信息、課表和學(xué)生個人信息、成績等全套教學(xué)資料存入教務(wù)管理系統(tǒng)，可以隨時查詢和共享。我們要順應(yīng)院校教學(xué)和教學(xué)管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢，及時將信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)引入教學(xué)檔案管理之中，充分利用院校已經(jīng)建立的數(shù)字化校園平臺，對數(shù)字化辦公、數(shù)字化教學(xué)過程中形成的文件材料進行收集、整理、歸檔和利用。因此，一方面要加快完成過去形成的重要紙質(zhì)教學(xué)檔案的數(shù)字化加工，另一方面要求教職人員必須利用辦公軟件進行新的教案編寫、課程資源庫建設(shè)、學(xué)術(shù)論文和專著撰寫，以有效解決教學(xué)檔案管理信息化的存量和增量問題，加快實現(xiàn)教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化進程。
二級學(xué)院教學(xué)檔案是高職院校教學(xué)和教學(xué)管理的重要成果，是評估高職院校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要依據(jù)。我們只有在日常教學(xué)工作中高度重視并切實加強二級學(xué)院教學(xué)檔案管理，真正打牢檔案管理基礎(chǔ)，才能在高職院校的建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮教學(xué)檔案資源的應(yīng)有作用。
作者：陳亞偉 單位：常州機電職業(yè)技術(shù)學(xué)院
