〔中圖分類號(hào)〕R197.3〔文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼〕A〔文章編號(hào)〕1002-2376（2016）03-0097-03

實(shí)驗(yàn)室專業(yè)人員技術(shù)檔案是實(shí)驗(yàn)室的技術(shù)性檔案資料的重要組成部分，專業(yè)人員技術(shù)檔案包含了實(shí)驗(yàn)室人員的學(xué)歷、工作經(jīng)歷、專業(yè)技能、所受培訓(xùn)、工作業(yè)績(jī)、科研成果等各個(gè)方面，是實(shí)驗(yàn)室人員整體情況的最直觀、最真實(shí)的綜合體現(xiàn)。人員技術(shù)檔案不僅反映了實(shí)驗(yàn)室人員個(gè)人的技術(shù)能力，也是一個(gè)實(shí)驗(yàn)室技術(shù)能力的體現(xiàn)。實(shí)驗(yàn)室建立完善、有效的專業(yè)人員技術(shù)檔案，是對(duì)實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可準(zhǔn)則規(guī)定的遵守，在實(shí)驗(yàn)室評(píng)審和認(rèn)可機(jī)構(gòu)對(duì)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可的過程中是不可或缺的證明材料。同時(shí)，完善且便于查詢的專業(yè)人員技術(shù)檔案可以提高質(zhì)量工作的管理效率，對(duì)質(zhì)量管理體系的持續(xù)有效運(yùn)行也發(fā)揮重要的作用。想要獲得完善且便于查詢的專業(yè)人員技術(shù)檔案，加強(qiáng)專業(yè)人員自身對(duì)專業(yè)人員技術(shù)檔案的認(rèn)識(shí)，實(shí)驗(yàn)室應(yīng)從以下方面著手。

1完善的制度

專業(yè)技術(shù)人員檔案的管理不能僅僅依靠簡(jiǎn)單的收集，保證不遺失。還需要完善的制度，依靠專業(yè)的檔案管理技術(shù)，建立檔案管理的制度。專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理應(yīng)設(shè)立歸口部門，配有專職或兼職的人員負(fù)責(zé)，規(guī)定職責(zé)，建立人員技術(shù)檔案管理制度和相關(guān)的程序文件或作業(yè)指導(dǎo)書，做到職責(zé)明確，有章可循。實(shí)驗(yàn)室的人員技術(shù)檔案管理的歸口部門一般為質(zhì)量部或人力資源部，收集部門為科技管理相關(guān)部門、質(zhì)量部和人力資源部等，實(shí)驗(yàn)室應(yīng)在質(zhì)量管理手冊(cè)中明確各部門的職責(zé)，并配套編寫相關(guān)的程序文件。特別是對(duì)專業(yè)人員技術(shù)檔案本身如歸檔范圍、留存期限以及保存要求等做出詳盡的規(guī)定。

2完善的內(nèi)容

CNAS-CL01:2006《檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》5.2.5條款：“實(shí)驗(yàn)室應(yīng)保留所有技術(shù)人員（包括簽約人員）的相關(guān)授權(quán)、能力、教育和專業(yè)資格、培訓(xùn)、技能和經(jīng)驗(yàn)的記錄，并包含授權(quán)和/或能力確認(rèn)的日期。這些信息應(yīng)易于獲取。”根據(jù)文件要求，人員技術(shù)檔案至少包含專業(yè)人員的教育背景（如學(xué)歷、學(xué)位證明）、工作經(jīng)歷（如職稱證明、證明專業(yè)技能和經(jīng)驗(yàn)的記錄或能力確認(rèn)證明）、培訓(xùn)、考核證明資料、授權(quán)和資格確認(rèn)以及取得的證書、技術(shù)水平證明材料等內(nèi)容。

2.1教育背景

CNAS的各領(lǐng)域應(yīng)用說明對(duì)專業(yè)人員的教育背景提出了相應(yīng)的要求，表1以醫(yī)療器械檢驗(yàn)實(shí)驗(yàn)室為例，列舉了醫(yī)療器械檢驗(yàn)領(lǐng)域涉及的應(yīng)用說明中對(duì)專業(yè)人員的教育背景及工作經(jīng)驗(yàn)要求。當(dāng)然，實(shí)驗(yàn)室人員在工作中進(jìn)行了繼續(xù)教育，也應(yīng)及時(shí)將繼續(xù)教育的學(xué)歷學(xué)位證書等證明材料歸入專業(yè)技術(shù)人員的檔案中。

2.2工作經(jīng)歷資料

實(shí)驗(yàn)室人員在進(jìn)入實(shí)驗(yàn)室工作前具有其他工作背景，如果之前的工作經(jīng)歷與本實(shí)驗(yàn)室現(xiàn)有工作相關(guān)時(shí)，實(shí)驗(yàn)室在建立人員技術(shù)檔案時(shí)應(yīng)收取之前的證明資料，如工作履歷、聘書、職稱證書等。這些證明材料可以證明專業(yè)人員的相關(guān)工作時(shí)間，彌補(bǔ)教育背景的不足。在特殊崗位授權(quán)時(shí)，專業(yè)人員技術(shù)檔案可以起到關(guān)鍵的查詢作用。

2.3培訓(xùn)證明資料

實(shí)驗(yàn)室的專業(yè)技術(shù)人員在專業(yè)相關(guān)工作期間，為維持或增強(qiáng)技術(shù)能力，必須接受符合崗位要求的培訓(xùn)，獲得相應(yīng)的培訓(xùn)證書或者上崗證書。以醫(yī)療器械檢驗(yàn)領(lǐng)域?qū)嶒?yàn)室為例，專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)取得的上崗證書，見表2。需要注意的是，很多培訓(xùn)證書是有有效期的，需要對(duì)人員資質(zhì)進(jìn)行維持。另外有一些內(nèi)部培訓(xùn)，是沒有證書的，證明材料為單位的培訓(xùn)記錄表。

2.4授權(quán)和資格確認(rèn)

本部分包含了專業(yè)人員上崗授權(quán)和持續(xù)授權(quán)的證明材料。CNAS-CL01：2006中5.2.5規(guī)定：“實(shí)驗(yàn)室管理者應(yīng)對(duì)特定人員進(jìn)行授權(quán)，”特定人員包括：樣品管理人員、抽樣人員、檢測(cè)和校準(zhǔn)人員、報(bào)告簽發(fā)人員、特定設(shè)備操作人員以及提出意見和解釋的人員等等。這些人員的授權(quán)文件也應(yīng)保存在人員技術(shù)檔案中。由于實(shí)驗(yàn)室人員工作經(jīng)歷的增加，實(shí)驗(yàn)室能力范圍不斷的擴(kuò)充，專業(yè)技術(shù)人員的人才流通等因素，專業(yè)技術(shù)人員的授權(quán)能力也是每年都在變化中的，如何維護(hù)專業(yè)技術(shù)人員的授權(quán)與資格確認(rèn)，是專業(yè)人員技術(shù)檔案管理的一大難點(diǎn)。很多實(shí)驗(yàn)室采取建立專業(yè)技術(shù)人員的年度授權(quán)書的形式，雖符合CNAS對(duì)實(shí)驗(yàn)室評(píng)審的要求，但并不利于個(gè)人技術(shù)檔案的查詢，因此電子表1醫(yī)療器械檢驗(yàn)實(shí)驗(yàn)室人員教育背景、工作經(jīng)驗(yàn)要求分析化的授權(quán)書即成為了必要的補(bǔ)充手段。

2.5科研成果

實(shí)驗(yàn)室人員的科研成果如科研項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)編寫、文章發(fā)表等也是專業(yè)技術(shù)人員的能力表達(dá)方式中不可或缺的部分。其證明材料也是最難收集的，需要依靠專業(yè)人員本身的意識(shí)和實(shí)驗(yàn)室各個(gè)相關(guān)部門的配合。

3有效的實(shí)施

目前，專業(yè)人員技術(shù)檔案收集的渠道主要分為實(shí)時(shí)收集和集中收集兩種方式。實(shí)時(shí)收集指?jìng)€(gè)人日常取得的有關(guān)專業(yè)技術(shù)證明和業(yè)績(jī)成果材料，如學(xué)歷證書、資格證書、論文、專著、科研及培訓(xùn)教育形成的材料等，及時(shí)收集。這需要技術(shù)檔案管理人員的細(xì)心與耐心。集中收集指集中在年終考核后一次性收集。這需要部門間的配合。經(jīng)過多年的摸索，很多實(shí)驗(yàn)室都建立了自己的收集模式。以我實(shí)驗(yàn)室為例，專業(yè)人員入職后，人力資源部即會(huì)將人員的教育背景資料、工作相關(guān)資料轉(zhuǎn)到質(zhì)量部進(jìn)行預(yù)建檔，待專業(yè)人員完成室內(nèi)考核轉(zhuǎn)正后，正式建立該人員的技術(shù)檔案，并集中收集該人員自入職到轉(zhuǎn)正期間的培訓(xùn)、能力授權(quán)等相關(guān)資料歸入專業(yè)技術(shù)人員檔案中。然后轉(zhuǎn)入實(shí)時(shí)收集的模式，隨時(shí)根據(jù)人員情況更新完善人員技術(shù)檔案。在建立和收集過程引入人員技術(shù)檔案的電子化管理，將技術(shù)檔案編寫電子目錄并將證明材料電子化作為附件上傳，方便統(tǒng)籌規(guī)劃專業(yè)人員的繼續(xù)教育、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，專業(yè)技術(shù)人員也可以實(shí)時(shí)掌握自身的技術(shù)檔案情況。專業(yè)技術(shù)人員離職后，人員技術(shù)檔案轉(zhuǎn)回人力資源部與人事檔案合并歸檔。當(dāng)然，每個(gè)實(shí)驗(yàn)室的實(shí)際情況不一樣，只要保證可以收集到技術(shù)人員完整的技術(shù)相關(guān)證明資料的運(yùn)轉(zhuǎn)模式都是可以被接收的。

4存在的問題

專業(yè)技術(shù)人員對(duì)技術(shù)檔案認(rèn)識(shí)不足。專業(yè)人員技術(shù)檔案是一個(gè)不斷變化的有機(jī)體，它伴隨著專業(yè)技術(shù)人員的職稱晉升、績(jī)效成果、培訓(xùn)教育、科研及論文發(fā)表、年度考核等個(gè)人工作能力及業(yè)務(wù)水平的整個(gè)過程，不斷產(chǎn)生的證明材料，在這些證明材料不斷補(bǔ)充的過程中，包含了該專業(yè)人員的多方面多層次的發(fā)展。長(zhǎng)期以來，部分專業(yè)技術(shù)人員對(duì)技術(shù)檔案認(rèn)識(shí)不足，檔案意識(shí)比較薄弱，將個(gè)人的技術(shù)材料自己保留，不提交歸檔，致使檔案收集歸檔欠缺完整性或造成遺失。給個(gè)人查詢以及單位統(tǒng)籌職工能力發(fā)展帶來了困難。檔案管理人員專業(yè)知識(shí)薄弱。檔案管理的工作是一項(xiàng)專業(yè)性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作，但很多單位專業(yè)技術(shù)人員檔案的管理人員為兼職，沒有經(jīng)過檔案專業(yè)正規(guī)培訓(xùn)，專業(yè)知識(shí)薄弱，檔案管理經(jīng)驗(yàn)不足，很難專心鉆研檔案管理的相關(guān)知識(shí)，簡(jiǎn)單的將檔案管理工作等同于保管材料，只有人員職稱晉升、評(píng)優(yōu)等需要才查查資料，認(rèn)為只要檔案不遺失就可以了，這勢(shì)必會(huì)造成檔案資料收集不齊全、分類不規(guī)范的弊端。檔案的查詢。專業(yè)人員技術(shù)檔案的保存一般為按入職順序，每人一檔，檔案中按材料的自然順序收錄進(jìn)檔案。以前的查詢僅能依靠翻閱紙質(zhì)檔案，但這個(gè)方法有很多弊端，如查詢不方便，僅能夠縱向查詢一個(gè)人的檔案，不能夠橫向查詢單位整體的人員檔案情況，還有紙質(zhì)檔案常常翻閱會(huì)增加破損、遺失率。

5解決問題的對(duì)策與方法

完善管理制度。在現(xiàn)有的程序文件中進(jìn)行細(xì)化，制定出人員技術(shù)檔案的歸檔范圍、不同材料的歸口部門、保管期限等具體要求。將人員技術(shù)檔案的完善納入工作計(jì)劃和目標(biāo)管理考核。結(jié)合各部門的工作，核查漏歸、錯(cuò)歸檔情況，并將責(zé)任明確到個(gè)人，通過目標(biāo)責(zé)任制的實(shí)施，促進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員積極完善個(gè)人技術(shù)檔案。如通過培訓(xùn)管理模塊，核查培訓(xùn)證書的歸檔情況等。加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)意識(shí)。人員技術(shù)檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人員技術(shù)檔案收集管理工作的宣傳，通過多種形式，讓專業(yè)技術(shù)人員充分認(rèn)識(shí)技術(shù)檔案的重要性，增強(qiáng)歸檔意識(shí)。加強(qiáng)技術(shù)檔案管理人員培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)，提高檔案管理人員的專業(yè)水平，定期安排檔案管理人員參加檔案管理專業(yè)培訓(xùn)班，通過有計(jì)劃的專業(yè)培訓(xùn)，提高技術(shù)檔案管理人員專業(yè)水平和整體素質(zhì)。實(shí)行人員技術(shù)檔案電子化管理。首先，制作全體專業(yè)人員技術(shù)檔案的電子化目錄，電子目錄可以概括的掌握全所人員的技術(shù)能力情況，比如哪些人員受到過相同的培訓(xùn)，有追加的系列培訓(xùn)應(yīng)派哪些人員繼續(xù)參加，哪些培訓(xùn)證書到期需要重新培訓(xùn)或證書延期等。而且電子目錄可以將培訓(xùn)進(jìn)行簡(jiǎn)單的分類，對(duì)制定年度培訓(xùn)計(jì)劃及預(yù)算提供有效的證據(jù)。第二，實(shí)施人員技術(shù)檔案電子化管理模塊。將紙質(zhì)材料進(jìn)行掃描，上傳，在查詢時(shí)可以調(diào)出電子版本的材料，提高查詢速度和準(zhǔn)確率。在該模塊中還可以設(shè)立各種統(tǒng)計(jì)維度，方便對(duì)全體專業(yè)人員的技術(shù)檔案的統(tǒng)籌管理。在模塊中開放專業(yè)人員自我查詢的功能，可以方便地查詢到自己的技術(shù)檔案內(nèi)容，改變了紙質(zhì)檔案時(shí)代必須到檔案存放處翻閱的繁瑣查詢方式。綜上所述，完善的專業(yè)人員技術(shù)檔案的收集管理工作，是實(shí)驗(yàn)室全面了解專業(yè)人員的業(yè)務(wù)情況和技術(shù)水平的可靠的信息資源，促進(jìn)了實(shí)驗(yàn)室人員能力建設(shè)和科研工作的開展。而專業(yè)人員技術(shù)檔案的電子化管理，為做好專業(yè)人員技術(shù)檔案的收集和管理工作提供了高效而且先進(jìn)的技術(shù)手段，對(duì)人員技術(shù)檔案的發(fā)展提供了強(qiáng)大的保障。

作者：張蔓 李文 屈媛媛 單位：北京市醫(yī)療器械檢驗(yàn)所