一、高校評估檔案的作用
檔案工作是一項行政管理的基礎工作，更是一項連接過去、現在和未來的重要工作。通過高校評估檔案的有效利用，充分發揮學校檔案信息資源豐富的優勢，強化檔案為教學、科研、管理服務的主動性，以服務促進管理，以管理完善服務，使學校檔案管理工作邁上一個新的臺階，為學校新一輪的評估做好信息資源的儲備。
二、現行高校評估檔案管理存在的問題
(一)評估檔案管理缺乏明確思路。
評估檔案管理應對策略滯后，導致高校對評估檔案缺乏明確的管理思路。高校在迎評中容易把精力集中在迎評材料的準備上，在迎評結束后容易把精力放在教學工作的整改提高上，評估檔案或者被分割分散到不同部門、或者整體移至檔案部門靜態存檔，或者無人問津，造成信息丟失、封閉和管理資金的浪費。即使評估檔案被作為專題檔案保管，也沒有完全實現評估檔案的規范化、制度化管理，對評估檔案的管理只是權益之計。
(二)評估檔案前端控制缺乏制度規范。
檔案管理制度不能與時俱進，導致評估檔案形成缺乏前端控制。高校在整理迎評材料的過程中，一部分材料可以利用原有學校檔案，但仍有一部分材料應該在學校日常管理中形成卻沒有形成，甚至沒有形成可供加工整理的基本素材。其原因一方面是學校日常工作本身不到位，另一方面是工作人員檔案形成和管理意識薄弱，而產生這兩種現象的原因之一是，學校沒有根據評估的深入開展對檔案管理制度進行修訂、完善，使評估檔案的形成過程缺乏制度的規范和制約。
(三)評估檔案形成過程缺乏科學管理。
檔案管理過程出現空白點，導致評估檔案形成不規范。評估過程檔案產生于學校接受評估的全過程，在此期間學校往往把更大的精力投入到迎評檔案的準備上，而忽視了對評估過程檔案的產生和管理過程的控制。
三、高校評估檔案有效管理模式
(一)校院結合評估檔案管理體系的完善。
絕大多數評估檔案來自各職能部門和教學單位、教輔機構等基層部門，目前部分高校雖然已建立起校院兩級管理體系，但在落實上往往出現上緊下松、前緊后松的狀況，因此應該完善二級檔案管理體系。
首先，健全校院二級檔案工作網絡體系，學校一級的檔案館或檔案室由校長或校長辦公室直接領導，各部門均建立檔案室，設立兼職檔案員，由學校統一領導。同時，必須打破現有的單向流動體系，不僅各部門的檔案室要指向學校檔案部門，而且學校檔案部門要及時通過考核、自評等方式及時了解部門歸檔情況和達標程度。對于評估非常重要的檔案，應建立評估指標檔案任務下達機制和完成責任制。應賦予學校檔案部門在臨時迎評機構成立前的檔案任務分配和指導職權，這樣有利于評估檔案在形成過程中就能全面地反映本科教學工作實踐，成為良好的評估檔案信息源。
其次，在二級檔案部門內部，實行三級檔案層級管理體制，與學校一級檔案部門的指導相結合。授予二級檔案部門對教研室、實驗室等三級檔案部門的監督指導職能，同時學校檔案部門對三級檔案部門進行直接業務指導。這種做法，在一定程度上會造成時間、精力上的消耗，但這種直接的業務指導對于促進評估檔案管理的規范性、及時性具有重要意義。
再次，在現有基礎上規范二級檔案的管理。強化校院二級網絡體系的職能和作用，使評檔案在基層業務單位的產生和運動過程形成穩定的流向。除按規定定期向學校檔案部門移交檔案材料之外，院級檔案部門也負有保存部分檔案材料的職責，學校必須明確其歸檔內容、范圍和要求。
1、以教學質量考評為契機，不斷完善評估檔案管理。
在教學質量考評動力作用下，絕大多數高校在接受評估前都加大了檔案建設力度，顯示出集中人力、物力和時間全面推進檔案建設的熱情和解決檔案工作問題的決心。高校檔案部門要以此為契機，加快解決現存問題，完善檔案管理機制，提高管理效能。
2、完善制度，加強管理。
對評估檔案的管理采取相對獨立管理的方式，符合評估的內在需求。在評估過程中。評估主體和客體工作的核心就是評估指標體系，這一體系雖然隨著評估的發展不斷被修正、改進。但總體而言，評估指標體系已經形成了一套相對穩定的測評標準體系。堅持實行“三納入”、“四同步”，即把檔案工作納入學校整體規劃，列入領導議事日程；納入教學、科研工作計劃和規章制度；把文件材料的形成積累、整理、歸檔納入各項工作程序，列入有關部門和人員的職責范圍；要求布置、檢查、總結、驗收各項工作與布置、檢查、總結、驗收檔案工作同步。
根據《中華人民共和國檔案法》和《關于普通高等學校檔案管理辦法》等的要求，制定了一系列符合本校特征的規章制度，全面規范了檔案工作管理體制、檔案工作業務建設、檔案信息開發利用等各個方面。
四、結論
評估檔案正在逐漸成為高校檔案的重要組成部分，實現評估檔案的科學管理，有利于學校提高管理水平，增強綜合實力，從而推進高等教育的發展，使廣大師生從中受益，因而對其管理模式的探索意義重大。只有對評估檔案的形成進行制度化、規范化管理，納入日常工作流程，才能真正實現評估檔案的科學管理。
