引言

檔案管理是高校的一項重要工作，做好該項工作有利于滿足人們獲取檔案信息資源需要，同時也能為管理決策提供參考。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，高校檔案管理面臨新機遇，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化和信息化成為一種趨勢。在這樣的背景下，更應(yīng)該順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，綜合采取有效措施，推動高校檔案管理模式變革，實現(xiàn)管理方式優(yōu)化，也為檔案資料有效利用，促進檔案管理服務(wù)質(zhì)量提升奠定基礎(chǔ)。

1大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時代背景下，高校檔案管理面臨新機遇，有利于實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化與信息化，對保證檔案資料完整和安全，便利人們獲取檔案信息資源也具有重要意義。但與此同時，大數(shù)據(jù)時代也給檔案管理帶來全新挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在以下方面。

1．1對高校檔案管理觀念的挑戰(zhàn)

以前在高校檔案管理工作中，主要采用傳統(tǒng)管理方式，局限于對檔案資料收集、整理、保存和使用。而大數(shù)據(jù)時代的到來，使這種方式得到根本轉(zhuǎn)變，強調(diào)創(chuàng)新管理思想觀念，注重對計算機和掃描技術(shù)應(yīng)用［1］。同時還注重推進檔案的電子化與數(shù)字化，重視檔案資源利用，為使用者提供滿意服務(wù)。

1．2對高校檔案管理技術(shù)的挑戰(zhàn)

高校傳統(tǒng)檔案管理中，通常采用人工方式進行紙質(zhì)檔案保存，對檔案資料編號，方便使用者查閱，這種管理方式比較粗放。而大數(shù)據(jù)時代強調(diào)檔案管理的電子化和數(shù)字化，在管理中注重信息技術(shù)、計算機技術(shù)和掃描技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)檔案管理信息化。

1．3對高校檔案管理安全的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)檔案管理中，為確保高校檔案資料安全，注重發(fā)揮管理人員，檔案室設(shè)備的作用，加強檔案資料安全防護，避免火災(zāi)、水害、鼠害等帶來不利影響，最終有效保障檔案資料的安全與可靠。而在大數(shù)據(jù)時代，由于檔案資料實現(xiàn)數(shù)字化和信息化，給安全管理帶來嚴峻挑戰(zhàn)。例如，檔案資料采用電子設(shè)備存儲，容易導(dǎo)致資料丟失［2］。此外，如果安全防護和殺毒工作不到位，很可能導(dǎo)致檔案資料受到攻擊，使其面臨嚴重的安全問題。

1．4對高校檔案管理使用的挑戰(zhàn)

以前在高校檔案資料使用中，根據(jù)編號查詢檔案資料，為使用者提供數(shù)據(jù)服務(wù)。大數(shù)據(jù)時代背景下，紙質(zhì)查詢只是其中的方式之一，更為重要的是構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，提供檢索和查詢目錄，便利使用者查詢檔案資料。同時還具備檔案數(shù)據(jù)制作、加工、整理、傳播、開發(fā)使用等功能，為檔案資料使用者提供便利。

1．5對高校檔案管理人才的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)檔案管理方式下，檔案管理人員需要具備扎實理論基礎(chǔ)，熟悉管理流程，擁有責任心即可。而大數(shù)據(jù)時代，隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，高校檔案管理人員不僅需要具備上述技能，更為重要的是掌握計算機和信息技術(shù)使用方法，提高數(shù)據(jù)分析和處理能力，讓自己具備扎實的專業(yè)基礎(chǔ)，努力成為既懂管理又懂技術(shù)的復(fù)合型人才。

2大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的變革

大數(shù)據(jù)時代的到來，給各行各業(yè)帶來深刻變革，主要表現(xiàn)在以下幾點。

2．1管理思想觀念變革

高校檔案管理人員應(yīng)該樹立大數(shù)據(jù)理念，注重發(fā)揮信息技術(shù)和計算機的作用，轉(zhuǎn)變思想觀念，增強服務(wù)意識。要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲向數(shù)字化、電子化方向轉(zhuǎn)變，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，建立查詢目錄，方便高校檔案資料查閱和使用。

2．2增進不同部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)

高校檔案資料存儲和使用涉及多個部門，為提高管理水平，應(yīng)該增進不同部門協(xié)調(diào)，加強相互合作，使之形成合力，促進檔案資料作用充分發(fā)揮。要建立有效的協(xié)調(diào)溝通機制，增進檔案管理部門與高校黨政辦公室、人事處、財務(wù)處、學(xué)生工作處、圖書館、信息中心等的聯(lián)系與合作，相互協(xié)調(diào)，相互合作［3］。并構(gòu)建完善的合作機制，增進相互聯(lián)系，形成合力，共同配合，促進高校檔案資源共享。

2．3制定檔案管理大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略

順應(yīng)時代發(fā)展要求，注重對檔案資料的挖掘和利用，為高校各項決策提供參考和依據(jù)。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該足夠重視，在資金、設(shè)備、人才隊伍等方面增加支持力度，并制定檔案大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，充分利用檔案資源，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資料的有效加工和利用，讓檔案資料為高校發(fā)展提供支撐與參考。

2．4重視檔案數(shù)據(jù)資料采集和分析

增進各部門聯(lián)系與合作，重視收集數(shù)據(jù)資料，確保檔案信息資料完整。然后發(fā)揮計算機和信息技術(shù)的作用，對檔案信息資料進行電子化和數(shù)字化處理，并遞交給檔案管理工作室保存。注重檔案數(shù)據(jù)信息刪選，剔除錯誤和不規(guī)范數(shù)據(jù)，必要的話進行二次采集，提高檔案資料和數(shù)據(jù)信息質(zhì)量。重視專業(yè)軟件應(yīng)用，對檔案數(shù)據(jù)資料進行采集和分析，提高數(shù)據(jù)信息處理效果，促進工作實效性提升。

2．5注重數(shù)據(jù)歸檔與保存

重視檔案資料的歸檔與保存，使其有效滿足使用者需要。對檔案數(shù)據(jù)資料進行分類，保存之初就設(shè)定檔案資料保存期限。還可以采用電子存儲介質(zhì)，對檔案數(shù)據(jù)資料進行保存，發(fā)揮云存儲方式的作用［4］，并加強安全管理，避免檔案資料丟失。

3大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的優(yōu)化

為順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代帶來的機遇，促進高校檔案管理水平提高，推動管理模式創(chuàng)新，可以采取以下策略，實現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化，促進檔案管理水平提高。

3．1樹立高校檔案管理現(xiàn)代化理念

大數(shù)據(jù)時代，高校檔案管理已經(jīng)發(fā)生深刻變化。因此，應(yīng)該順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，樹立現(xiàn)代化管理理念，讓檔案資料為高校管理和發(fā)展提供參考。注重檔案管理的日常宣傳活動，包括大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理的必要性，工作要點等，大數(shù)據(jù)對高校檔案管理的影響，新時期高校檔案管理的變化及發(fā)展趨勢等。從而營造良好氛圍，有利于轉(zhuǎn)變檔案管理思想觀念，提高工作水平。

3．2推進高校檔案管理信息化建設(shè)

順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的要求，加大人才和資金投入，有效推進高校檔案管理信息化建設(shè)，為提升工作實效性創(chuàng)造便利。例如，應(yīng)該增加相應(yīng)的資金投入，每年安排合理的資金支出，注重對計算機和電子設(shè)備的更新升級，加強設(shè)備管理維護，提高檔案管理信息化水平。高校各部門、各院校應(yīng)該安排相應(yīng)的資金支出，推進檔案管理信息化建設(shè)。并加強數(shù)據(jù)庫、檔案管理專業(yè)軟件、查詢目錄、搜索引擎等建設(shè)，完善信息資料存儲［5］，為檔案管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3．3加強高校檔案管理標準化建設(shè)

制定檔案管理標準化制度，包括檔案資料搜集、接收、歸檔，電子檔案存儲、查詢、交換、傳輸、利用和管理等，都要建立健全的標準化制度，從而推進檔案管理現(xiàn)代化。為檔案資料查閱和使用提供方便，并對檔案管理人員進行宣傳和培訓(xùn)，提高他們綜合技能，落實標準化管理制度，提高管理水平。

3．4構(gòu)建高校檔案安全管理保障體系

大數(shù)據(jù)時代，仍然要繼續(xù)加強紙質(zhì)檔案管理，確保紙質(zhì)檔案安全。完善紙質(zhì)檔案安全保障體系，加強防火、防盜管理，避免受到鼠害影響。注重電子檔案安全管理，重視密鑰技術(shù)、安全防火墻技術(shù)、病毒查殺技術(shù)應(yīng)用，避免檔案數(shù)據(jù)資料丟失，確保檔案資料完整，使其有效發(fā)揮作用。

3．5重視高校檔案管理人才隊伍建設(shè)

高校應(yīng)該重視檔案管理人才隊伍建設(shè)，注重基礎(chǔ)扎實，專業(yè)技能強，責任心強的人員引進，充實檔案管理人才隊伍。建立完善的管理培訓(xùn)機制，重視對檔案管理專業(yè)基礎(chǔ)知識，計算機和信息技術(shù)使用技能方面的培訓(xùn)，讓他們熟練掌握計算機設(shè)備操作技能［6］。并構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫，能熟練利用計算機開展高校檔案管理，有效提升工作水平。

4結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代的到來，給高校檔案管理帶來全新變革。在這樣的背景下，應(yīng)該創(chuàng)新思路，注重計算機和信息技術(shù)應(yīng)用，構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)高校檔案管理數(shù)字化。從而確保數(shù)據(jù)信息安全，方便人們便捷的獲取數(shù)據(jù)信息資料，最終促進檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量提升，也為人們獲取檔案信息資料創(chuàng)造便利。

主要參考文獻

［1］陳海英．大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化［J］．遼寧經(jīng)濟，2017（3）：59－61．

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作者：周向東 單位：菏澤家政職業(yè)學(xué)院