歸檔文件整理規則疑難問答
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新規則與原有的立卷方法相比有那些不同？
新《規則》以"簡化整理、深化檢索"為宗旨，對傳統的立卷方法進行了改革，推行文件級整理。在具體操作上與原有的立卷比較，突出了一個“簡”字，主要體現在以下幾個方面：
1、取消案卷，實行文件級管理，免除了繁瑣復雜的組卷過程
2、界定“件”的概念時，從檢索的實際需要及減輕整理工作量出發，規定“正本與定稿為一件，來文與復文為一件”。
3、分類方法固定為年度、保管期限、機構（問題）三種，并允許各單位視具體情況組合及簡化分類層次
4、裝訂以“件”為單位進行，對裝訂材料不做統一規定，只要符合檔案保護要求即可，裝訂方法也不限于三孔一線。
5、取消案卷、卷內文件兩級目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄
6、無需編頁號，目錄改設頁數項
7、歸檔文件直接裝盒保管
8、無需擬寫案卷標題和填寫案卷封面，只需填寫檔案盒盒脊。
△立卷改革后檔案實行三級分類，亦可實行二級分類？
機關單位在職能活動中每年形成的文件數量較多，可采用三級分類，即按年度—機構（問題）—保管期限進行分類，當機關單位每年形成的文件數量較少的情況下，可采用二級分類法，即年度—保管期限。
△會議記錄材料如何歸檔？
會議記錄以每次會議為一件，并填寫會議記錄封面，加蓋歸檔章，統一采用活頁式的會議記錄紙。
△按"事由排列"中的事由與按問題分類中的問題是什么關系？
事由不同于分類標準中的問題，而是比問題更小的概念。"事由"可以是指一件具體的事，一個具體的問題，或是一段較緊密的工作過程等等，如申請一項撥款，任命一名干部的過程，而問題則是指一類相同性質的事情，如機關黨務工作，財務工作人事工作等。
△不同類目的文件如何排列？
不同類目文件的排列，沒有固定的要求。一般可以按照分類方案中各類目之間的順序進行排列，也可按照某種習慣的方式排列。如按機構分類的，可以按類目機構序列排列。
不同類目的排列順序宜保持穩定，以便將來的查找工作更有規律可循。
△在采用三級分類方案時，怎樣選擇問題與機構分類法？
機關單位可根據本單位原有制訂的分類大綱的規定執行，繼續沿用原有的分類方法。同一全宗應保持分類方案的穩定。
△編制歸檔文件目錄有哪些需要注意的事項？
1、責任者：一般應使用全稱或通用簡稱，注意不能使用“本局”、“縣局”等不標準的簡稱。責任者很多時可選填2-3個。
2、文號：文號即發文的字號，一般由機關代字、年度、順序號組成，如“慶檔（2005）3號”，應照實抄錄，不能有省略。
3、題名：一般照實抄錄即可。如果還有副題名或并列題名的，在正題名能夠反映文件內容時，副題名一般無須抄錄。有的文件沒有題名，或題名含義不清，應根據文件內容重新擬寫或補充標題，同時加注“[ ]”號。
4、日期：應標注年月日，一般采用8位阿拉伯數字表示，如“20050110”。
5、備注：用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況，包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀，等等。對備注項目的填寫應嚴加控制。
△成套文件是否也需要逐一填寫歸檔文件目錄？
是的。會議文件、報表、刊物等成套文件也必須和其他歸檔文件一樣，逐一填寫歸檔文件目錄。因為成套文件也是逐件加蓋歸檔章的，因此按照編目原則，填寫歸檔文件目錄時也必須逐一填寫。
具體編目時，由于成套文件的題名大都相似，難以準確揭示具體文件內容，填寫時應根據文件內容重擬標題，加括號附于原標題后，以方便檔案的查找和利用。例如，"×××工作會議文件之一"后，應加上"[×××同志在會議開幕式上的講話]"字樣。
△文件怎么裝訂？
1、文件的排列順序：正本在前，底稿在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；復文在前，來文在后。
2、裝訂方法：具體要考慮1是符合檔案保護要求，2是選用裝訂用品應盡量除低成本，裝訂方式應符合易行。
目前常見的裝訂方式除傳統的線裝外，還包括：粘接式，如裱糊漿糊、熱封膠等；穿孔式，如釘書釘等；變形材料，如鋼夾、塑料夾等；鉚接式，如熱壓膠管等。但是對材質的選擇要求較高。
△歸檔文件裝盒應注意哪些問題？
1、不同年度的歸檔文件不應放入同一檔案盒。不同保管期限的歸檔文件不應放入同一檔案盒。
2、應視文件的厚度選擇厚度適宜的檔案盒。
3、應使用標準檔案盒。
△備考表一定要有嗎？
備考表放在盒內所有文件之后，用以對盒內歸檔文件進行必要的注釋說明，一定要有。
備考表上設置的項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。
其中盒內文件情況說明主要填寫盒內歸檔文件需要說明的情況，包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況等。整理工作完畢后歸檔文件如有修改、補充、移出、銷毀等情況，也應在備考表中加以說明。歸檔文件在檔案部門保存階段內如有變動情況，應隨時在備考表中注明，以使后續管理以及檔案移交進館等工作得以正常進行。
△歸檔文件目錄除集中裝訂外，還需要分別在檔案盒重復放置嗎？
按照《規則》的制定思想，檔案盒只是歸檔文件的保管裝具，而不再是一級整理單位。《規則》沒有要求在檔案盒內放置目錄。因此，在一般情況下無需放置。
