《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）將檔案的定義表述為：“本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”
國家檔案局2000年12月發布的行業標準DA/T1-2000《檔案工作基本術語》將檔案的定義表述為：“國家機關、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。”
上述檔案定義表達了七個方面的含義：檔案形成的時間（歷史性）；檔案產生的主體（多元性）；檔案來源渠道（廣泛性）；檔案形成的特點（原始性）；檔案保存的目的（價值性）；檔案表現的形式（多樣性）；檔案本質屬性（記錄性）。
