1．何謂電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作?

    電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作（以下簡稱“檔案登記備份工作”）是指由縣級以上檔案行政管理部門和同級國家綜合檔案館對本行政區(qū)域內(nèi)形成的對國家和社會具有重要保存價(jià)值的電子文件和數(shù)字檔案，特別是重要民生領(lǐng)域、重點(diǎn)經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域和重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目等檔案，進(jìn)行登記備份，以實(shí)現(xiàn)檔案證據(jù)鎖定和證據(jù)保全、檔案信息安全保障和推動檔案資源整合的功能，構(gòu)建新形勢要求的檔案安全保障體系和檔案信息資源體系。

    2．檔案登記備份工作的主要任務(wù)是什么?

    （1）建立各級檔案登記備份中心（以下簡稱“檔案登記備份中心”）。2010年，省和設(shè)區(qū)的市及縣域經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展較快的縣（市、區(qū)）建立檔案登記備份中心；“十二五”期間，省、市、縣（市、區(qū)）全部建立檔案登記備份中心，全面開展檔案登記備份工作，同時(shí)，根據(jù)國家有關(guān)容災(zāi)備份的要求，在館際間建立異地備份庫。

    （2）優(yōu)先開展涉及民生的重要檔案的登記備份工作?！笆濉逼陂g，完成重點(diǎn)涉民單位（部門）的電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、其他電子文件和檔案數(shù)字化成果的登記備份工作。根據(jù)國家關(guān)于電子文件中心建設(shè)的有關(guān)要求，全面開展機(jī)關(guān)單位的電子文件歸檔備份工作。

    （3）抓好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記備份工作。按照分級管理原則，省檔案局對列入省政府重大項(xiàng)目建設(shè)行動計(jì)劃和省級以上政府投資項(xiàng)目的檔案實(shí)施登記備份；各市、縣（市、區(qū)）檔案局應(yīng)根據(jù)檔案登記備份工作總體要求，結(jié)合本地實(shí)際，確定重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記備份的具體范圍，有序開展重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案登記備份工作。

    （4）加強(qiáng)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)。各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位要加強(qiáng)對本單位重要電子文件的歸檔和管理，加快重要傳統(tǒng)載體檔案（包括紙質(zhì)、聲像、音像、照片等）的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，為開展檔案登記備份工作打下基礎(chǔ)?！笆濉逼陂g，全省60%縣級以上機(jī)關(guān)、團(tuán)體、國有企事業(yè)單位建成數(shù)字檔案室。

    （5）積極引導(dǎo)國有企業(yè)、事業(yè)單位開展檔案登記備份工作。同時(shí)，根據(jù)自愿原則，開展民營企業(yè)、重要人物的檔案登記備份工作。

    3．檔案登記備份的范圍是什么?

    根據(jù)電子文件和數(shù)字檔案的權(quán)屬關(guān)系和進(jìn)館要求，列入登記備份范圍的檔案包括：

    （1）法定進(jìn)館單位的重要電子文件和數(shù)字檔案。包括各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、國有企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織形成的尚未到移交進(jìn)館年限的歸檔電子文件、檔案數(shù)字化成果等。

    （2）相關(guān)重點(diǎn)領(lǐng)域形成的重要電子文件和數(shù)字檔案。主要是：

    1>涉及公共利益或者單位、個(gè)人權(quán)益的重要民生領(lǐng)域的檔案。主要是各級業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體及下屬的二、三級單位形成的與人民群眾關(guān)系密切的重要業(yè)務(wù)檔案和電子數(shù)據(jù)（包括人力資源和社會保障、城鄉(xiāng)住房和建設(shè)、醫(yī)療衛(wèi)生、教育、民政、農(nóng)林、環(huán)保、工商、質(zhì)監(jiān)、食品藥品監(jiān)督、安全生產(chǎn)監(jiān)督、國土資源及其他重要民生領(lǐng)域形成的業(yè)務(wù)檔案和電子數(shù)據(jù)）；

    2>國有企事業(yè)單位形成的事關(guān)國計(jì)民生、具有重要法律憑證價(jià)值或現(xiàn)實(shí)查考價(jià)值的電子文件和數(shù)字檔案；

    3>重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目領(lǐng)域。主要是縣級以上重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目單位在建設(shè)過程中形成的對國家和社會具有長久保存價(jià)值的數(shù)字檔案。

    4>在自愿基礎(chǔ)上，對民營企業(yè)、其他社會組織和個(gè)人保存的重要電子文件和數(shù)字檔案進(jìn)行登記備份。

國家和省另有規(guī)定的，依照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

    4. 各單位進(jìn)行檔案登記備份的數(shù)據(jù)形式有哪幾種?

    根據(jù)各單位業(yè)務(wù)工作實(shí)際和信息化水平的不同，需要進(jìn)行檔案登記備份的有以下三種常見數(shù)據(jù)形式：

    一是電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。指各專業(yè)主管部門及下屬單位通過專門業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)形成的現(xiàn)行電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（庫）。

    二是電子公文。指各單位在處理公務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成的公務(wù)電子文件（一般為版式公文或文檔、圖表等形式，包括相關(guān)元數(shù)據(jù)和機(jī)讀目錄等）。

    三是檔案數(shù)字化成果。指各單位傳統(tǒng)載體檔案經(jīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)換后的數(shù)據(jù)成果，包括全文和機(jī)讀目錄等。

    5．各單位在檔案登記備份工作中應(yīng)做些什么?

    一是要完善和健全有關(guān)管理機(jī)制。各單位是保障檔案（電子文件）安全和有效的第一道防線和第一責(zé)任部門。檔案登記備份的數(shù)據(jù)形式多樣，包括電子公文、電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、檔案數(shù)字化成果等；涉及面廣，對各單位檔案、信息技術(shù)和業(yè)務(wù)部門等都有一定要求。因此，各單位在開展檔案登記備份工作前，應(yīng)統(tǒng)一部署，明確主管部門，安排專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，做好協(xié)調(diào)，責(zé)任到人，并將此項(xiàng)工作納入本單位崗位責(zé)任制考核。各單位應(yīng)按《電子文件管理暫行辦法》的要求，對本單位電子文件管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，建立管理制度，明確管理職責(zé)，規(guī)范工作流程，落實(shí)保障措施。

    二是要做好本單位電子文件和數(shù)字檔案的安全管理工作。各單位要積極創(chuàng)建數(shù)字檔案室，完善各類基礎(chǔ)目錄臺帳。對已歸檔保存的電子文件，應(yīng)通過一定的管理和技術(shù)手段（如數(shù)字摘要、電子簽名等），采取一定的保護(hù)措施，確保歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性；對各類重要電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，應(yīng)由本單位的數(shù)據(jù)備份管理機(jī)構(gòu)，進(jìn)行實(shí)時(shí)或定期備份和安全管理；對重要傳統(tǒng)載體檔案，應(yīng)根據(jù)市檔案部門的要求，加快數(shù)字化進(jìn)程。

    三是要向市檔案登記備份中心進(jìn)行登記備份。各單位應(yīng)按省市“兩辦”文件規(guī)定和同級檔案登記備份中心要求，向檔案登記備份中心進(jìn)行登記備份，并加快傳統(tǒng)檔案數(shù)字化進(jìn)程。

    6．各單位大量的業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)如何在線傳送到檔案登記備份中心?

    各單位和檔案登記備份中心可以從電信租用高速網(wǎng)絡(luò)（如VPN），并在各單位以及備份中心安放相應(yīng)的路由器設(shè)備，這樣就能通過高速鏈路傳送檔案備份文件。根據(jù)安全需要，可在各移交單位分別架設(shè)數(shù)據(jù)加密服務(wù)器（用來加密生成需要傳送的業(yè)務(wù)系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)），并且在加密服務(wù)器上安裝數(shù)據(jù)復(fù)制軟件。這樣．各單位可通過高速網(wǎng)絡(luò)在線將各自的業(yè)務(wù)備份數(shù)據(jù)加密復(fù)制到檔案登記備份中心。

    7．如何保證各單位和檔案登記備份中心進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸時(shí)的安全性和可靠性?

    對于各單位安全性、可靠性要求較高的業(yè)務(wù)系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)，可首先通過各自的加密服務(wù)器加密，然后通過與備份中心之間的VPN高速網(wǎng)絡(luò)通過復(fù)制軟件傳送（重要檔案數(shù)字化成果的數(shù)據(jù)傳送也可通過VPN高速網(wǎng)絡(luò)傳送）。復(fù)制數(shù)據(jù)的軟件本身就自帶加密功能，這作為第一次的軟件級別數(shù)據(jù)加密；用基于VPN路由器的硬件VPN加密作為第二次數(shù)據(jù)加密。通過兩次數(shù)據(jù)加密可以保證各單位在向備份中心的傳送過程當(dāng)中數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。

    8．在登記備份中如何做好保密工作?

    各級國家綜合檔案館應(yīng)嚴(yán)格按照國家保密工作規(guī)定，做好登記備份檔案數(shù)據(jù)的保密工作。對于明確標(biāo)有密級（屬于國家秘密的）的文件或檔案，在登記備份時(shí)應(yīng)按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)規(guī)定的方式進(jìn)行處理，通過專門機(jī)要渠道進(jìn)行傳遞；對于其他保密要求較高（如屬于內(nèi)部控制或涉及個(gè)人隱私等）的檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，采用脫機(jī)專人報(bào)送、數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)加密、類似銀行“保管箱”封存保管方式等進(jìn)行登記備份。對于備份電子文件和數(shù)字檔案的利用問題，應(yīng)與移交備份單位事前協(xié)商決定能否對外提供利用；移交單位明確要求不能對外提供利用的檔案，要嚴(yán)格做好安全保密工作。重要檔案數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)脫機(jī)備份、保存，防止數(shù)據(jù)泄密。

    9．檔案登記備份的推薦格式、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及載體形式有哪些要求?

    檔案備份數(shù)據(jù)的格式選擇原則：優(yōu)先采用或轉(zhuǎn)換為國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的、利于長久保存的格式（電子文件的長久保存格式可參見檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《版式電子文件長期保存格式需求》（常見格式參見下表）；無標(biāo)準(zhǔn)格式規(guī)定的，盡量采用主流專業(yè)軟件的通用格式；無通用軟件的，在移交備份數(shù)據(jù)時(shí)應(yīng)同時(shí)移交相關(guān)軟件。

    （1）電子文件的推薦歸檔格式

    按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T l7678-1999）等有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，推薦各單位優(yōu)先采用以下標(biāo)準(zhǔn)格式：

    a）文本文件。推薦采用XML、RTF、TXT標(biāo)準(zhǔn)格式。

    b）圖像文件。推薦采用TIFF、JPEG格式。

    c）圖形文件。推薦采用DXF、DWG格式。

    d）影像文件。推薦采用MPEG、AVl格式。

    e）聲音文件。推薦采用WAV、MP3格式。

    f）數(shù)據(jù)庫文件。推薦采用XML、DBF格式。

    g）超媒體鏈接文件。推薦采用XML（XSL）、HTML格式 （打包可采用MHT格式或Zip壓縮）。

    h）電子文件元數(shù)據(jù)。推薦采用XML等格式。

    i）其他格式的文件。根據(jù)備份數(shù)據(jù)格式選擇的原則具體確定，盡量采用開放、透明或通用的格式。

常見的電子文件格式

文件類型