（1）可以有效保障檔案（電子文件）的法律憑證價值。檔案具有歷史文化研究價值和法律憑證價值，特別是檔案的法律憑證價值，是整個社會信用體系的基石。但近年來，隨著社會信息化進程的加快，檔案載體形式大量電子化，而電子文件的環境依賴性、易修改性決定了其原始性即憑證價值更易破壞，從而引起社會對檔案法律憑證價值的置疑，直接影響企業經營活動、影響政府公信力、影響社會穩定。通過檔案登記備份工作，可有效化解矛盾糾紛，降低社會交易成本，提高政府行政效能。
（2）可以有效保障經濟社會重要領域的檔案（電子文件）安全。檔案是一種重要的信息資產，是規范企業經營行為、加強廉政監督的基礎臺帳，直接影響一個地區的經濟社會有序運行和一個單位的正常運轉。當前，民生領域和重點經濟領域的檔案安全問題十分突出，一些單位或部門因人員頻繁變動或相關人員責任心不強，致使檔案散失、損毀的現象時有發生。通過檔案登記備份工作，各單位、各部門因突發事件而導致檔案受損或引發糾紛時，檔案部門可利用備份數據，為其提供檔案數據恢復或可靠性認證服務，以確保電子文件和數字檔案的安全。
（3）可以實現檔案信息資源集約化管理，節約政府投資。近年來，我省信息化建設飛速發展，各個部門、各個領域在信息化建設中都普遍存在各建一套系統、各存一套備份的現象，存在重復投資等問題，同時信息系統特別是備份系統的分散管理也存在諸多不安全因素。通過檔案登記備份工作，建立區域性電子文件和數字檔案備份中心，可以將各個部門、各個領域的備份中心統一建在綜合檔案館，既節約政府投資，又發揮檔案部門專業管理、專業服務的優勢。
（4）可以強化對國家、社會重要檔案資源的統籌監管。從實際情況看，檔案部門對檔案資源的統籌和監管力度遠遠不夠，因部門利益而導致的檔案資源部門分割現象普遍存在，檔案資源整合困難重重，過去檔案部門對此缺乏有效的監管載體和手段。通過檔案登記備份工作，可以強化檔案部門對檔案資源的統籌監管，加快檔案信息資源整合步伐，同時對檔案信息資源集聚和開發利用，提高檔案信息資源為經濟社會發展服務的能力。
