作者：杭州市余杭區(qū)檔案學(xué)會高建華
來源：中國檔案資訊網(wǎng)
有了電子公文系統(tǒng)，還有必要一五一十地貫徹《公文處理辦法》嗎？我認為可以研究。以下講的可能不符合某些“標準”或“規(guī)范”，但更接地氣。只要在區(qū)委辦公室協(xié)調(diào)下，區(qū)檔案局與信息化管理中心達成共識，就合法了。
1.電子公文系統(tǒng)產(chǎn)生的公文如何歸檔與整理
1.1要落實“出處生根”的歸檔理念，也即誰發(fā)文誰歸檔。不是本單位的發(fā)文，即以區(qū)委區(qū)政府或兩辦名義發(fā)的文件，也不再作為永久性文件歸入職能部門的文件中。當然，以本單位為主辦的聯(lián)合發(fā)文還有必要由本單位歸檔。
1.2要樹立“電子公文的紙質(zhì)歸檔是異質(zhì)備份”的思想，這類文件既然有了電子備份（當然，電子備份庫內(nèi)文件要盡快實現(xiàn)共享），那么，紙質(zhì)歸檔也只是一個異質(zhì)備份，這樣的紙質(zhì)備份可以簡化整理。如何簡化？比如，區(qū)檔案局即將“余黨組”“余檔”“余檔學(xué)”等幾個發(fā)文系列的文件下載到后打包由印刷廠印制成“發(fā)文匯集”就可以了。
1.3要抓好“落實性文件材料”的歸檔。電子公文的歸檔簡化后不是沒有事情可做了，而是要把重點放在往往由職能部門經(jīng)辦的落實性文件材料的歸檔上，扭轉(zhuǎn)“紅頭文件”反映情況有始無終的尷尬局面。以下“群眾路線教育活動”為例說明。為開展“群眾路線教育活動”，第1個文件是一般均為實施意見，它規(guī)定了活動開展的幾個階段，具體做法，考核要求等。這第1個文件是版式文件，也即我們通常說的紅頭文件。活動中會形成個人剖析材料，單位階段性工作總結(jié)，考核時本單位領(lǐng)導(dǎo)的匯報材料，或典型發(fā)言材料，簡報等。現(xiàn)實情況是：“紅頭文件”肯定歸檔了，其它的形成主體多元，不便收集，分散在各職能部門或個人手中。如果真是這樣，那么，憑一個“紅頭文件”是反映不了“群眾路線教育活動”的全貌的。我這里沒有提到，實際活動中還會形成照片、聲像、光盤等特種載體檔案呢。所以，落實性文件材料是我們收集的重點。
1.4整理可以簡化。因為，版式文件只是個紙質(zhì)備份了，實際查找、利用率下降了，所以，把“發(fā)文匯集”作為第1件，蓋上件號章并且填寫好檔號信息就可以了。“落實性文件材料”劃分一下保管期限，簡單地分一下類，蓋上件號章，跟在第1件后依次排列就行。
2.歷次修改稿如何處理
筆者歷來認為，文件起草稿在檔案館利用中極少查閱利用，這里其一；其二，區(qū)（縣）以下的黨政機關(guān)沒有制訂規(guī)章之類有高度法律效力的文件，可以說，我們的黨政機關(guān)70%的文件是具體的辦事辦文辦會的，至多出臺幾個規(guī)范性文件（一年之中很少），轉(zhuǎn)發(fā)的倒多點。因此，這類文件的歷次修改稿沒有保存價值。有保存價值的，我認為必須是思想形成復(fù)雜的文件，歷次修改稿反映文件出臺的曲折過程，比如說《檔案法》，要修改，已說了五、六年了，想必也形成了多稿，它的歷次修改稿有保管價值了。而以此比對，我們的黨政機關(guān)碰不上這樣的事。因此，歷次修改稿不必歸檔。建議，各單位起草文件者務(wù)必定了稿的文件再上傳電子公文系統(tǒng)，這樣可以減小電子文件的容量。
3.發(fā)文稿如何處理
發(fā)文稿紙上面主要有擬發(fā)文的各種信息，如題目、主送單位、抄送單位、擬稿、核稿、校對、主題詞等，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)也是在發(fā)文稿紙上。可以從電子公文系統(tǒng)中打印，并以蓋章代替領(lǐng)導(dǎo)手簽，解放勞動量，提高工作效率。還可以打破文書四處逮（候）領(lǐng)導(dǎo)簽字的尷尬局面。
4.關(guān)于成立文件中心問題
文件中心是一種社會化、集約化和專業(yè)化的檔案管理機構(gòu)，它的設(shè)置一般不像檔案室一樣隸屬于一個文件形成單位，而是按地區(qū)、按系統(tǒng)建立的介于文件形成單位和地方綜合檔案館之間、一種過渡性檔案管理機構(gòu)。文件中心所保管的文件屬原形成單位所有，保持原來的順序和標記，只供原形成單位使用，其他單位未征得原形成單位同意不得利用。文件一旦從文件中心移交到檔案館，就成為公共財產(chǎn)，可在解密后向公眾開放。
據(jù)了解，江蘇太倉“文檔管理中心”的工作在設(shè)計理念、功能定位、管理方式、運行模式等方面都比較超前，而且檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)扎實、現(xiàn)代化管理程度高，為政府集中辦公后節(jié)約政府資源，有利于政府信息公開查閱，檔案信息資源的共建共享等方面提供了優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，實現(xiàn)了“文檔管理中心”的社會價值。筆者認為，我區(qū)建文件中心，不必另起爐灶，放在已經(jīng)由區(qū)編制辦公室批準成立的電子文件登記備份中心，一個機構(gòu)同管紙質(zhì)與電子兩種形式的文件即可。而建立文檔在我區(qū)很有意義：一是建立文檔中心提前介入機關(guān)（紙質(zhì)）檔案管理，可提高工作質(zhì)量和效率；二是要積極創(chuàng)新檔案管理模式和集約化管理形式，減少行政成本，解放兼職檔案員的勞動強度。三是要統(tǒng)一認識，因地制宜，積極穩(wěn)妥地規(guī)劃我區(qū)今后機關(guān)文檔中心建設(shè)藍圖，使我區(qū)檔案工作能更快更好地走上規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化的軌道。
