作者：浙江省義烏市檔案局張秀芳
來(lái)源：中國(guó)檔案資訊網(wǎng)
檔案館指南是檔案館的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè),是全面、系統(tǒng)向社會(huì)介紹和報(bào)道檔案館基本情況、館藏檔案、指導(dǎo)利用者查閱檔案信息的工具書，是檔案館通向社會(huì)的橋梁。2013年義烏市檔案館為創(chuàng)建國(guó)家一級(jí)綜合檔案館，根據(jù)《檔案館指南規(guī)范》（中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T3—1992）和《全宗指南規(guī)范》（中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T14—2012）的要求，對(duì)《義烏市檔案館指南》進(jìn)行了編寫。《義烏市檔案館指南》在創(chuàng)國(guó)一級(jí)檔案館考評(píng)時(shí)，得到了國(guó)一級(jí)考評(píng)組的高度評(píng)價(jià)——新標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施以來(lái)編寫得最完整、最好的一本檔案館指南。
《義烏市檔案館指南》正文部分主要有義烏市檔案館概況、義烏市檔案館館藏檔案全宗指南、義烏市檔案館館藏資料介紹、附錄。下面我主要談?wù)剻n案館概況和館藏檔案全宗指南的編寫。
一、 檔案館概況
檔案館概況包括檔案館歷史沿革、 館藏檔案綜述、館藏資料綜述 、黨政文件查閱中心綜述、檔案利用工作綜述。
1.檔案館歷史沿革包括檔案館的機(jī)構(gòu)沿革:成立時(shí)間，檔案館類型，隸屬關(guān)系，內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，歷任正、副館長(zhǎng)，人員配備，館庫(kù)情況、設(shè)備配備情況，檔案館代碼，館址等。
2.檔案工作發(fā)展概貌、館藏檔案綜述。包括檔案的來(lái)源簡(jiǎn)況、進(jìn)館方式。檔案總數(shù)量:全??(非全宗形式檔案的類別等)總數(shù)，案卷(包括作為案卷看待的卷、冊(cè)、盒)總數(shù)，檔案上架排列總長(zhǎng)度(m)。
檔案的種類、檔案內(nèi)容與成份簡(jiǎn)況、檔案完整程度及檔案價(jià)值的簡(jiǎn)要分析，數(shù)字化管理情況。
3.館藏資料綜述包括資料的主要內(nèi)容、來(lái)源，資料的種類及分類方法，進(jìn)館方式，資料的總數(shù)量:冊(cè)(件)數(shù)。
4.黨政文件查閱中心綜述包括現(xiàn)行涉及民生方面的文件、資料的收集、總份數(shù)、冊(cè)數(shù)，報(bào)送的單位、黨政文件查閱中心的文件、資料向社會(huì)公眾的開(kāi)放。
5.利用工作綜述。接待利用者的時(shí)間，提供利用的方式:提供原件、復(fù)印件、縮微件、檔案資料匯編等。索取檔案資料內(nèi)容的方法:摘抄、復(fù)制、外借、購(gòu)買、函調(diào)、咨詢等。開(kāi)放的檔案、資料的范圍及其查、借閱手續(xù)，檔案資料檢索工具編制情況綜述等。
由于檔案局館是檔案管理機(jī)構(gòu)，相對(duì)來(lái)說(shuō)檔案材料收集比較齊全和完整，能確保指南完整和準(zhǔn)確的編寫。
二、館藏檔案全宗指南的編寫
館藏檔案全宗指南是檔案館指南的核心部分。我們根據(jù)館藏檔案（義烏市檔案館只有民國(guó)檔案和中華人民共和國(guó)成立后的檔案）情況,采取按民國(guó)時(shí)期全宗指南、中華人民共和國(guó)成立以來(lái)全宗指南排序編寫的。中華人民共和國(guó)成立以來(lái)全宗指南按全宗號(hào)排序逐一進(jìn)行介紹。全宗名稱除少數(shù)全宗外，已撤銷單位使用檔案進(jìn)館時(shí)的機(jī)構(gòu)名稱，其他單位使用現(xiàn)行機(jī)構(gòu)名稱。所用年代采用公元紀(jì)年。
對(duì)于不構(gòu)成全宗的檔案，為突出地方特色，便于整理編目，賦予了單獨(dú)全宗如印章檔案、名人檔案、實(shí)物檔案、三名檔案/名特產(chǎn)/名勝古跡、重大活動(dòng)檔案。
全宗指南的結(jié)構(gòu)為段落式條目信息，由全宗指南名稱、全宗來(lái)源簡(jiǎn)況、檔案內(nèi)容與成份介紹、檢索查閱注意事項(xiàng)四部分組成。
全宗指南名稱由全宗號(hào) 全宗構(gòu)成者名稱（全稱或通用簡(jiǎn)稱）、 “全宗指南”、 起止時(shí)間構(gòu)成，并列成分之間用空格分開(kāi)，起止時(shí)間用“～”連接。如J001 中共義烏市委全宗指南 1949～2009年 中華人民共和國(guó)成立前形成的全宗，全宗構(gòu)成者的名稱后應(yīng)加圓括號(hào)注明的政權(quán)名稱限定詞。如M001 義烏縣政府（民國(guó)）全宗指南 1927～1949年
1.全宗來(lái)源簡(jiǎn)況：列表登記下列依時(shí)間變化，記錄和反映全宗來(lái)源背景的內(nèi)容。其順序?yàn)槿跇?gòu)成者形成和職能、曾用名稱、全宗管理機(jī)構(gòu)和全宗檔案數(shù)量，全宗檔案收集、征集、接收、移交、寄存數(shù)量。
2.檔案內(nèi)容和成份：介紹內(nèi)容包括反映全宗構(gòu)成者基本職能和主要活動(dòng)方面的檔案,反映全宗構(gòu)成者每個(gè)階段中心工作或特殊工作所形成的檔案,具有重要?dú)v史價(jià)值和地方特色的檔案。涉及具有全國(guó)和國(guó)際意義知名人物的檔案。館藏年代久遠(yuǎn)和特殊載體的檔案。檔案內(nèi)容與成分介紹一般使用綜合概括的方法介紹，按全宗內(nèi)檔案的實(shí)際分類體系，文字?jǐn)⑹鰴n案的內(nèi)容，并列舉文種名稱。
以組織機(jī)構(gòu)分類檔案的全宗，分別簡(jiǎn)介機(jī)構(gòu)基本職能和主要活動(dòng)的內(nèi)容，并列舉文種名稱。
以問(wèn)題分類檔案的全宗，分別簡(jiǎn)介問(wèn)題涉及的全宗構(gòu)成者基本職能和主要活動(dòng)的內(nèi)容，并列舉文種名稱。
以其它體系分類的檔案全宗，應(yīng)根據(jù)該全宗分類的特點(diǎn)結(jié)合問(wèn)題簡(jiǎn)介全宗構(gòu)成者基本職能和主要活動(dòng)的內(nèi)容，并列舉文種名稱。
需要專門說(shuō)明的檔案按下列方法介紹：指明該檔案文件的名稱、責(zé)任者和文件形成的時(shí)間，列出該檔案文件的檢索要素，對(duì)其檔案文件內(nèi)容單獨(dú)介紹，一般性文件介紹不使用引用原文的方式，特殊性文件介紹如需使用引用原文應(yīng)符合下列條件和原則：引用原文有助于闡述文件的內(nèi)容實(shí)質(zhì)和引用原文時(shí)不詳細(xì)轉(zhuǎn)述文件中敘述的事實(shí)和事件。與全宗構(gòu)成者基本職能和活動(dòng)沒(méi)有直接關(guān)系的上級(jí)文件不做介紹，必要時(shí)只做簡(jiǎn)要交代。
對(duì)聯(lián)合全宗，寫明劃分全宗時(shí)所定的綜合名稱。對(duì)檔案匯集介紹，則應(yīng)說(shuō)明編制匯集的時(shí)間、原因、結(jié)構(gòu)、特點(diǎn)。
人物全宗構(gòu)成者主要介紹個(gè)人姓名、別名、生卒年月、簡(jiǎn)歷、籍貫、職務(wù)、職稱、主要業(yè)績(jī)及榮譽(yù)稱號(hào)等。
人物全宗應(yīng)按全宗構(gòu)成者的活動(dòng)特點(diǎn)，結(jié)合全宗內(nèi)檔案材料的實(shí)際情況介紹，內(nèi)容包括：個(gè)人手稿、著作、作品、題詞、日記、回憶錄的名稱和特點(diǎn)。履歷、自傳、證書、來(lái)往信件以及公務(wù)活動(dòng)與社會(huì)活動(dòng)中形成的文件名稱和特點(diǎn)。財(cái)產(chǎn)狀況與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)材料的名稱和特點(diǎn)，家庭主要成員、重要社會(huì)關(guān)系材料的名稱和特點(diǎn)以及檔案材料的來(lái)源、數(shù)量、整理、利用等情況。圖片、照片、錄音、錄像材料的名稱和特點(diǎn)。
未開(kāi)放的檔案，注明檔案數(shù)量和使用范圍。涉密檔案，注明檔案數(shù)量，不做任何內(nèi)容和成分介紹。
非紙質(zhì)檔案應(yīng)簡(jiǎn)介其種類、特色和數(shù)量。
3.檔案檢索注意事項(xiàng)：
（1）檢索注意事項(xiàng)包括以下內(nèi)容：可使用的檢索工具和已編制的參考資料的名稱，機(jī)讀目錄、手工檢索工具條目的數(shù)量，紙質(zhì)檔案數(shù)字化情況，非紙質(zhì)檔案副本的形式、數(shù)量以及占全宗檔案總數(shù)比例的情況。
（2）查閱注意事項(xiàng)包括以下內(nèi)容：檔案的完整和完好程度以及遺失、銷毀的情況，檔案的分類與整理方法以及不同載體組卷、裝訂和保管的情況，檔案的利用的情況、檔案向社會(huì)開(kāi)放的情況及其它有關(guān)問(wèn)題的說(shuō)明。
三、存在的問(wèn)題
它對(duì)于檢驗(yàn)和促進(jìn)檔案館業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作,提高檔案館工作水平,幫助我們熟悉館藏,豐富館藏,改善結(jié)構(gòu),開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源,指導(dǎo)利用者查閱利用檔案、資料起著重要的作用。
編寫全宗指南是檔案室一項(xiàng)必不可少的工作。編寫全宗介紹可以使檔案工作人員熟悉家底,增強(qiáng)工作的主動(dòng)性。通過(guò)編寫全宗介紹可以更清楚地了解本單位的歷史情況、機(jī)構(gòu)演變情況以及檔案的收集、分類整理辦法等。其次利用全宗介紹可以快捷地為提供查閱檔案服務(wù)。但從接收進(jìn)館的全宗來(lái)看，或多或少存在著一些問(wèn)題，主要有
1.檔案管理制度不健全，檔案材料收集不齊全。有的單位沒(méi)有制定歸檔制度，哪些文件材料該歸檔，沒(méi)有明確。有的單位歸檔工作與崗位責(zé)任制不掛鉤，按要求應(yīng)歸檔的不歸檔，也沒(méi)有有效的制度去制約。其次是落實(shí)制度執(zhí)行差。有的單位雖然制定了一些制度及崗位責(zé)任制，但實(shí)際操作中有章不循、執(zhí)章不嚴(yán)、無(wú)法兌現(xiàn)，這就造成了檔案資料應(yīng)歸檔而未歸檔或不及時(shí)歸檔。
2.檔案人員更換較頻,業(yè)務(wù)不熟。檔案工作人員的不穩(wěn)定直接影響檔案收集、管理、開(kāi)發(fā)利用、信息化管理工作。
3.人員配備不能適應(yīng)檔案管理的需求。設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)和配備檔案管理人員，是做好檔案工作的必要條件。但由于大部分單位檔案管理工作僅是其工作職責(zé)中很小的一個(gè)分支，無(wú)法全身心的投入到檔案材料收集、整理管理工作中，導(dǎo)致收集到的能反映單位職能活動(dòng)的檔案極少，這也制約了全宗指南的編寫。
4.有的全宗只移交了會(huì)計(jì)檔案，沒(méi)有把文書檔案移交檔案館（或者沒(méi)有文書檔案），并且檔案館在接收檔案時(shí)，也沒(méi)有要求移交單位編寫全宗介紹。這在很大程度上制約了全宗指南的編寫，在編寫?zhàn)^藏檔案的全宗指南時(shí)只能從其他全宗中查取相關(guān)檔案，或者參考組織史、專業(yè)志、義烏縣志等參考資料進(jìn)行彌補(bǔ)，這樣勢(shì)必會(huì)造成全宗構(gòu)成者形成的編寫不完整，同時(shí)給自己利用本單位檔案時(shí)帶來(lái)不便。
5.有的只有1998年前的全宗介紹，近年來(lái)沒(méi)有編寫全宗介紹。在檔案數(shù)字化管理實(shí)施后,檔案管理的條件、手段、方法及檔案的載體、歸類方法、歸檔范圍、檔號(hào)編制、檢索工具等與以前相比均發(fā)生了較大的變化,而單位的全宗指南卻未進(jìn)行及時(shí)更新與完善。
四、解決問(wèn)題的措施
1.健全檔案領(lǐng)導(dǎo)管理機(jī)制和檔案管理制度。《檔案法》中明確指出：“各級(jí)各類檔案館、機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu),應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度”。科學(xué)的管理不僅體現(xiàn)于有完善的工作體制和較現(xiàn)代化的工作手段，還需要有完善的制度體系。加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案收集、整理、保管、移交等制度，確保歸檔文件的齊全、完整、系統(tǒng)。明確分管領(lǐng)導(dǎo)、承辦部門具體負(fù)責(zé)、其他部門協(xié)同配合的檔案工作體系。注重檢查檔案工作進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)工作中的矛盾，解決實(shí)際困難。每年度的工作意見(jiàn)、目標(biāo)管理考核辦法、全年工作總結(jié)，領(lǐng)導(dǎo)都要突出強(qiáng)調(diào)檔案工作，真正做到檔案工作與單位的職能工作同部署、同檢查、同考核。同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)重視提高全員對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)全員主動(dòng)參與檔案管理的積極性。
2.提升檔案管理人員素質(zhì)，把好檔案質(zhì)量關(guān)。檔案管理人員的高素質(zhì)是做好檔案工作的前提和基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)、有序管理的基本要求。加強(qiáng)對(duì)專職檔案人員和相關(guān)部門檔案責(zé)任人員培訓(xùn)，可以通過(guò)安排檔案人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并邀請(qǐng)檔案局的人進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，也可以多向先進(jìn)單位學(xué)習(xí)，通過(guò)學(xué)習(xí)開(kāi)闊眼界、拓寬思路、尋找差距、取長(zhǎng)補(bǔ)短。檔案管理人員要有強(qiáng)烈的責(zé)任心和良好的職業(yè)操守，較高的業(yè)務(wù)水平和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)技能，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，保守機(jī)密。熟悉庫(kù)藏檔案的內(nèi)容和分類，精通各種檢索工具，平時(shí)養(yǎng)成良好的立卷、歸檔、調(diào)檔習(xí)慣，正確掌握檔案的收集、整理、裝訂方法，以確保歸檔質(zhì)量。只有真正做到以上幾點(diǎn)才能成為一名稱職的檔案管理人員。
3.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，全文數(shù)字化已普及推廣到各級(jí)各類檔案工作之中。檔案的全文數(shù)字化將會(huì)是衡量一個(gè)部門、單位檔案工作現(xiàn)代化程度的重要參數(shù)。可通過(guò)（1）加強(qiáng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能。補(bǔ)充具有計(jì)算機(jī)、信息化等學(xué)歷背景的技術(shù)人員，逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊(duì)伍專業(yè)結(jié)構(gòu)，滿足信息化建設(shè)工作的需要。（2）加強(qiáng)各級(jí)檔案主管部門、黨政機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位之間的橫向交流與合作，資源共享、業(yè)務(wù)協(xié)同、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)等措施，形成合力，共同推進(jìn)信息化工作的順利開(kāi)展。
