一、 檔案信息化概述

    隨著社會信息化進程的加快，信息資源已成為人類經濟、社會活動的戰略資源。《中共中央關于制定國民經濟和社會發展第十個五年計劃的建議》中提出：大力推進國民經濟和社會信息化，是覆蓋現代化建設全局的戰略舉措。檔案是一種原生的信息資源，檔案信息化建設是國家信息化建設的一個重要組成部分。信息技術及信息產業的高速發展，給檔案工作帶來了挑戰，同時也帶來新的機遇。加強檔案信息化建設，是檔案事業適應時代和社會發展，加速檔案管理現代化的客觀要求，是發展先進生產力和先進文化的必然要求，也是提高檔案信息服務水平的必經之路，是為廣大人民群眾服務的重要舉措，對于檔案事業的新發展具有十分重要的現實意義和深遠的歷史意義。

    檔案信息化建設，是指在國家檔案建設管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行數字化管理和提供利用。它使檔案管理模式發生轉變，從以檔案實體保管和利用為重點，轉向檔案信息的數字化存儲和提供服務為重心，從而使檔案工作進一步走向規范化、數字化、網絡化、社會化。

    檔案信息化建設，是一項關系檔案事業發展全面的戰略舉措，必須遵循三條基本原則，即文檔一體化原則、雙軌制原則和確保網絡安全的原則。

三項基本原則是我們進行檔案信息建設過程中要堅持的重要指導思想。

    二、檔案信息化建設的主要內容和任務

    （一） 檔案信息化建設的主要內容

    檔案信息化建設主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設和人才隊伍建設等五個方面的內容。

    1、標準規范建設。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，制定標準、規范，并指導實施的過程。檔案信息化的標準、規范相當于信息高速公路上的“交通規則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網絡運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。

    2、基礎設施建設。主要指檔案信息網絡系統和檔案數字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網絡，才能充分發揮檔案信息化的整體效益。

    3、應用系統建設。應用系統建設主要內容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的速度與質量、集中體現了檔案信息建設的效益和檔案信息服務的效果。

    4、檔案信息化資源建設。檔案信息化資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。檔案信息是國民經濟和社會發展的戰略源資源之一，它的開發和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設主要內容包括館藏檔案的數字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄中心數據庫建設、各種數字化檔案全文及專門數據庫建設。

    5、人才隊伍建設。檔案信息化建設，人才是關鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業人才，計算機專業人才，更需要既懂檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才。

    （二）檔案信息化建設的主要任務

     1、以研制和指引電子文件歸檔管理的標準為重點，加快檔案信息資源管理標準規范的制定和推行。

     2、以檔案部門的內網、外網，黨政機關專網的建設為重點，加強檔案信息化的軟硬件基礎設施建設。

    3、以檔案信息管理系統（如深圳市檔案局和深圳世紀科怡公司共同研制的“世紀科怡檔案管理系統”、清華紫光、珠海泰坦等電子文件/檔案管理軟件）的推廣應用為基礎，以“數字檔案館”和“電子文件管理系統”的研制為重點，加強檔案管理應用系統的建設。

    4、以館藏檔案的數字化為基礎，以電子文件的歸檔管理為重點，加強檔案信息資源的建設。

    5、以檔案專業人才，計算機專業人才為基礎，以復合型人才為重點，加強檔案信息資源管理專門人才隊伍建設。

    三、檔案信息化的標準規范建設

    檔案信息化的標準規范建設包括管理性、業務性和技術性規范三個方面的內容。

    （一）管理性標準規范

     管理性標準規范是對電子文件/檔案信息進行管理的一套規則，包括計算機安全法規與標準，數字檔案信息資源合法性的確認等，它需要國家檔案行政管理部門統一制定并推廣實施，以保證電子文件/檔案信息的統一規范和資源共享。

    目前，國務院及有關部門頒布了一系列計算機安全的法規與標準，如：《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》，《計算機信息網絡國際聯網安全保護管理辦法》，《計算機病毒防治的辦法》等。

    （二）業務性標準規范

    業務性標準規范是對電子文件/檔案業務處理的規范，其范圍包含電子文件/檔案的術語標準及管理規范。它包括與檔案信息化建設相關的術語標準、資源的標識、描述數字檔案文件格式、元數據格式、對象數據格式等標準。

    國家已頒發的標準《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，是CAD電子文件收集、歸檔與利用的統一規范。國家標準《電子文件歸檔及管理規范》和地方標準《深圳市電子文件歸檔及管理辦法》，是電子文件歸檔、管理及安全有效利用的規范。

    目前，國家檔案局委托深圳市檔案局正在制定《電子郵件公文歸檔與管理規則》。正在制定的標準還有：《檔案數字資源加工規范》、《電子文件元數據標準》、《電子文件檔案著錄規則》、《電子文件保管期限表》、《電子文件檔案鑒定標準》等。

    （三）技術性標準規范

    技術標準規范包括電子文件/檔案的數據存儲壓縮格式規范、數據交換標準規范、數據加密、水印技術規范和系統軟硬件設施技術標準等。其中有些技術標準是電子信息管理的共用標準，如《信息交換用七位編碼字符集》、《信息交換用漢字編碼字符集》等。目前正在制定的標準有：《檔案信息應用系統技術標準》、《檔案信息數據存儲、壓縮格式規范》、《數據加密算法規范》、《數字水印標準》、《電子文件/檔案存儲格式與載體規范》、《照片檔案數字化技術規范》、《錄音與檔案化技術規范》等等。

    四、檔案信息化的基礎設施建設

    檔案信息化的基礎設施建設主要包括網絡環境建設、硬件環境建設、系統軟件建設等。

    （一）網絡環境建設。

    根據三種不同的服務對象和范圍，網絡環境建設分為三個層次：內網、與政府連接的政務網、與互聯網連接的公眾網，并實行三網物理隔離，形成三個相互獨立的網絡。

    1、支持內部服務的館內網 (簡稱內網)。 內網服務中心主要負責以下工作：

    （1）將采集和預處理系統產生的數據進行加工組織和存儲；

    （2）向內部用戶發布信息，并提供檢索、演示等服務；

    （3）支持內部日常辦公；

    （4）向政府網和公共網提供需要的數據；

    （5）進行網絡、數據和用戶的管理與維護；

    2、支持政府部門服務的政府專網(簡稱政務網) 。

    以政府部門為服務對象的專用服務網。政務網服務中心負責以下工作：

    （1）采集信息并送到采集與預處理系統；

    （2）向政府專網用戶提供信息服務；

    （3）進行網絡、數據和用戶的管理維護；

    3、支持大眾服務的公眾網(簡稱外網)。

    以社會大眾為服務對象的通用服務。通過該網絡向大眾媒體提供多種形式的檔案資料查詢、瀏覽服務，如文字資料、語音資料、視頻資料等，還可以提供如虛擬現實場景等特殊服務。

    外網服務中心負責以下工作：

    （1）采集信息并送到采集與預處理系統；

    （2）向Internet用戶提供信息服務；

    （3）進行網絡、數據和用戶的管理維護；

    （二）硬件基礎設施建設

    檔案信息化管理主要體現在電子文件管理系統和數字檔案館的建設和運行。根據功能需要，必須建設大容量的信息資源數據庫、大規模并發用戶的訪問服務管理系統，配置大型高速交換機、路由器、光端設備、并行處理的高性能服務器、便于擴充的規模型集群系統、智能城域網系統、操作系統、高可靠性的信息安全系統和存儲系統、數據庫管理系統和其他相關系統等。

    基礎硬件設施主要包括網絡設備、服務器、存儲設備、安全設備、案數字化加工設備以及其它支撐設備等。

    （三）系統軟件建設

    計算機運行所需的各種程序及有關文字資料統稱為軟件。計算機軟件分為系統軟件和應用軟件兩大類。

    系統軟件是由計算機設計者提供的一類程序，這類程序的著眼點是利用計算機本身的邏輯功能，達到管理計算機系統的各種資源，充分發揮計算機效率，便于用戶使用和管理的目的。系統軟件包括：計算機的監控管理程序、調試程序、語言翻譯程序、數據庫管理系統、存儲和安全管理系統、以及操作系統。計算機操作系統是系統軟件的核心，它獨立于計算機，是控制和組織計算機活動的一組程序，是用戶和管理機器的接口，是整個系統運行的基礎。目前世界上流行的操作系統有：DOS、Windows、UNIX、LINUX等。

應用軟件是用戶利用計算機及其所提供的各種軟件編制的、用來解決某些具體應用問題的程序。如：人事管理軟件、財會管理軟件、檔案信息管理軟件、電子文件管理系統軟件等。                 

    五、檔案信息化的應用系統建設

    檔案信息化的應用系統建設包括兩個層面的應用系統：一是數字檔案館的應用系統；二是現有檔案館、檔案室的業務管理應用系統。

    （一）數字檔案館的應用系統。這是一個可擴展的網絡應用系統。其功能應能涵蓋對檔案的數字化加工、數字檔案的信息采集、處理、存儲、歸檔、組織、發布、利用及數字管理全過程，具有可擴展和實用的特性。目前深圳數字檔案館的這一應用系統已基本建成，正在進一步完善之中。

    （二）現有檔案館室的應用系統。在深圳市機關企事業系統廣泛使用的檔案信息管理系統是由深圳市檔案局組織研制的“世紀科怡檔案管理系統”。該檔案管理系統共有文件管理、檔案管理、資料管理、檢索、利用、保管、鑒定、轉交接收、編研、統計、數據管理、系統維護等12個功能模塊，具有“文檔一體、綜合管理、館室銜接”的特點，軟件評測達到國家軟件行業測評8A級。

    1、“文件管理”功能模塊有3個子系統：文件登記、文件歸檔、報表打印。實現了收文、發文、登記管理、文件自動歸檔和打印功能。

    2、“檔案管理”功能模塊有4個子系統：檔案錄入、歸檔、檔案調整、制作目錄。實現了檔案錄入、歸檔處理和目錄打印功能。

    3、“資料管理”功能模塊有2個子系統：資料登記、報表打印。

    4、“檢索”功能模塊有3個子系統：文件檢索、檔案檢索和資料檢索。

    5、“利用”功能模塊有“利用人管理”、“登記”、“查詢”、“歸還”、“統計”5個子系統。能做到管理人性化，智能化。

    6、“保管”功能模塊主要記錄庫房溫濕度和存放位置索引。

    7、“鑒定”功能模塊實現了檔案鑒定和銷毀清冊電腦化管理。

    8、“統計”功能模塊實現了“基本情況年報”和“報表統計”的填報和打印功能。

    9、“數據管理”功能模塊實現了“數據導入”、“數據導出”、“備份與恢復”的功能。

    10、“移交接收”功能模塊實現了檔案室和檔案館之間移交和接收檔案的“館室銜接”功能。

    11、 “系統維護”功能模塊包括：全宗管理、實體分類、輔助字典、檔號格式、用戶管理、日志檢查等6個子系統，可完成系統中“全宗”、“實體分類”、“檔號格式”、用戶名、密碼和權限的設置。

    12、 “編研”功能模塊可以完成“組織沿革”， “大事記”，“人事任免”，“重要文獻匯編”等常用的編研工作。

    六、檔案信息化資源建設

    檔案信息資源建設是檔案信息化管理中最基本也是最重要的建設任務，包括數字信息數據的構成形式和來源兩個方面。

    （一）數字信息數據的構成形式

    主要有：文本文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件及其它文件。

    1、文本文件（Text）。使用文字處理軟件生成的，由字、詞、數字或符號表達的文件，存儲內容由ASCⅡ標準代碼的GB18030標準漢字代碼構成（如TXT、XML、DOC等格式文件）。用不同文字處理軟件編輯的文本文件一般不能交換使用，純文本文件不包含格式代碼，在使用時不受計算機硬件和軟件類型的限制。

    2、圖形文件（Graphic）。根據一定算法繪制的圖表、曲線圖，包括幾何圖形和把物理量如應力、強度等用圖標表示的圖形等等。計算機輔助設計（CAD）或繪圖中產生的文件，如設計模型、圖紙、圖畫等即為圖形文件。

    3、圖像文件（Image）。使用數字設備采集或制作的畫面，如用掃描儀掃描的各種原件畫面，用數碼相機拍攝的照片等。紙質文件、縮微膠片均可經過掃描轉換成數字圖像文件（如JEPG、BMP、TIFF等）。

    4、影像文件（Video）。使用視頻捕獲設備錄入的數字影像或使用動畫軟件生成的二維、三維動畫等各種動態畫面，如數字影視片、動畫片等。視頻捕獲設備可將模擬影像轉換成數字影像。影像文件需要較大存儲空間，其分辨率與存儲空間成正比。影像文件有不同的格式或標準，播放時需要使用相關的設備和程序（如MEPG、AVI等格式文件）。

    5、聲音文件（Audio）。用音頻設備錄入或編曲軟件生成的文件（如MP3、WAV、MIDI等）。用音頻設備錄入并轉換為數字形式的文件，采樣頻率是單位時間內的采樣次數，采樣頻率和速率越高，音質越好，文件所占存儲空間就越大。聲音文件播放時需要使用相關設備和程序。

    6、其他文件。如命令文件，亦稱計算機程序（Program）。是指為處理各種事務，用計算機語言編寫的程序，是一種計算機軟件。它的形成過程一般是由程序員編寫“源程序”輸入計算機，通過相應的編譯程序編譯后執行，有些還要經過連接程序才能執行。

    （二）數字信息數據的來源和采集范圍

    1、現有檔案館（室）藏各種檔案的數字化。通過多媒體技術、數據庫技術、數據壓縮技術、網絡技術等手段，將現存各種載體檔案進行數字化處理，并整合到相應的檔案信息數據庫中。整個數字化應用系統包括：掃描輸入、糾錯檢查、索引錄入、數據存儲、光盤輸出等主要環節。

    2、收集和接收各種形式的電子文件。有兩種方式：一是網絡在線移交接收，即將需移交的電子文件檔案通過網絡直接傳輸到檔案館（室），或加工后傳輸到檔案部門規定的地址中，并存儲在檔案館本地載體的過程。二是介質移交接收，即將電子檔案存儲在一定的介質上移交給檔案館（室），也稱卸載式移交接收。網絡移交既可實時進行，也可與介質移交一樣，按照檔案館接收周期定期移交。由于介質移交有一定的周期性，為了及時將可以公開的電子文件和電子檔案向社會各界提供利用，數字檔案館可以實時地通過網絡在線接收各立檔單位的電子文件/檔案。

    3、有檔案性質的行業、專題信息資源庫。除了上述檔案文件之外，各種具有檔案性質的政府和行業信息及專題資源庫也是數字檔案館資源建設的重要采集內容。主要途徑是：一是通過網絡在線采集網絡上現有的各種信息資源庫，如國土信息資源庫、人口統計數據庫等；二是根據社會需求，采購一些全文光盤數據庫補充數字檔案館數字資源建設的不足，如《中國科技文獻數據庫》、《中國科學文獻數據庫》等。

    4、互聯網上其他具有檔案價值的信息。為充分發揮數字檔案館作為知識庫群的作用，互聯網上其他零散、無序的具有檔案價值的信息也是數字檔案館采集的對象。例如，各網站的歷史照片、新聞報道、網頁、統計數據、歷史事件的聲像資料等。

    把有檔案價值的網絡信息下載到本地，經過一定的整理、組織、加工、成為本地的現實資源。除了下載各種檔案信息之外，數字檔案館還將根據用戶的需求，對網絡上的數據或網絡信息建立指引庫（或導航站）。首先要從成千上萬的網站中挑選出具有價值的網站，然后對這些網站進行分類，建立起指引庫，使用戶能方便地通過指引庫獲取自己需要的信息。