民國檔案因年代久、破損多，加之公文的格式排列和文字用語與現代公文有較大區別，其數字化工作面臨著許多急需解決和亟待規范的問題。遂寧市檔案館民國檔案數字化工作從2016年9月開始啟動，嚴格按照國家檔案局有關標準規范進行操作，同時又結合館藏檔案的實際并參照中國第二歷史檔案館的一些做法，在整理加工、著錄劃控、題名擬寫方面展開了一些有益的探索。

一、館藏民國檔案數字化工作面臨的困難和問題

遂寧市檔案館，館藏有民國檔案16個全宗共16907 卷，其中民國文書檔案11939卷，民國會計檔案4968卷。民國文書檔案主要是四川省第十二行政區督查專員公署和保安司令部以及所轄各縣署的檔案，時間跨度為1914年至1949年。

就市檔案館而言，民國檔案數字化工作主要存在下列問題：一是這部分檔案雖在“十二五”期間經過搶救處理，但因年代久遠，有紙質破損、字跡褪色、擴散等現象；二是案卷整理質量較差，存在文件排列雜亂，編碼不規范，很大一部份只有案卷目錄沒有文件級目錄，有文件級目錄的也極不規范；三是現代人閱讀民國公文存在諸多障礙，如繁體字書寫、異體字較多、行文格式特殊、導語繁雜冗長、字跡模糊辨識困難、文種繁多等。要確保數字化質量，這些問題需要在數字化加工過程中進行解決。

二、民國檔案數字化工作的探索與實踐

我們在民國檔案數字化工作中，既遵守規范也尊重實際，既立足當前也著眼未來，摸索出了一些切實可行的處理原則和方法。

（一）在案卷整理與圖片掃描方面

我們在數字化加工之前，增加了鑒定和整理環節，對不規范的案卷進行逐卷、逐件的鑒定整理，以提高案卷質量，為下一步數字化加工奠定基礎。

——對粘連、破損檔案的處理。完全粘連的檔案，做到能掃描多少是多少。特別重要、破損嚴重但又無法掃描的檔案，留待以后集中作分揭、裱糊等技術處理后再數字化，但要在案卷目錄備注欄和備考表里作相應標著，便于今后查找。

——對案卷里空白頁、殘缺頁的處理。有的案卷和文件相同的空白表太多，除留一頁進行編碼掃描外其余剔除；卷內表冊和刊物的封底空頁，不編碼不掃描也不剔除；對卷中多余的空頁，剔除但不丟棄而另作它用（可作珍貴檔案仿真復制用）；對殘缺頁集中作為一件放置于該卷最后。

——對重復件的處理。民國檔案屬于國家重點檔案，資源相對稀缺珍貴，可作多種利用，因此在重復件處理上不能按現行檔案的要求進行處理。我們將重復件剔除后，集中置于該卷備考表后面，不掃描不著錄，但要另外手工單獨編碼，并在卷內備考表上注明重復的件數和頁數。

——對案卷內不同載體（照片、地圖等）檔案的處理。民國文書檔案中有的附了一些照片、地圖、樹葉標本等不同載體的檔案，其重要程度、珍貴情況也參差不齊，對此我們采取了比較靈活的處理方法：一是對普通照片如個人履歷照（它一般是附在紙質材料上），在編號、掃描時作常規處理，不另編號和掃描，放置于原處，只在案卷目錄上注明照片的張數，在文件級目錄著錄時注明“有照片×張”等信息。二是對重要照片（指涉及重要人物、重大事件、重點景物）、地圖和其它載體檔案，都是單獨作為一件處理，著錄一條文件級目錄，并將其裝入大號紙信封，封口朝上裝訂以方便取放和保管。

——對不規則檔案（幅面超大、超長）頁號編制的處理。每卷檔案都需重新編制頁號，目的是為了固定文件順序和位置以利后期的加工，特別是掃描和掛接，因此這個編號不能錯。對超大、超長幅面的檔案盡量保持原狀，均作一頁處理，采取分頁多次掃描再拼接成一頁，分頁掃描時一般不在有字跡處分開。在條目著錄時注明分頁情況。還有民國檔案的裝訂邊一般是在右邊，因此編號就一般編在文件的左上角，對原編號用筆輕輕劃掉，編號用筆選擇用2B鉛筆。

另外，在進行加工掃描時，按照《紙質檔案數字化技術規范》DA/T31-2005進行掃描，輕拿輕放，并適度調高民國檔案圖片掃描分辨率，使圖像更清淅。

（二）在目錄采集與開放控制方面

在按照《民國檔案目錄中心數據采集標準民國檔案著錄細則》（DA/T20.1）操作的同時，將開放控制作為目錄采集的重點項進行標著，并根據工作需要增減了案卷級和文件級目錄一些字段或備注項。

——著錄時增加了密級、存放位置”等字段。為了方便實體檔案的管理和今后的查閱利用，目錄著錄時我們在原有字段上增加了“密級”和“存放位置”等字段。

——根據檔案內容確定著錄的關鍵詞。我們根據館藏民國檔案的實際構成和開發利用情況，確定了“抗戰、名人、災害、宗教”等關鍵詞，著錄時在“關鍵詞”項進行標著，便于以后檢索和開發利用。

——對原來確定的密件的處理。民國檔案中也有相當一部份檔案標有“絕密、密件”等字樣，如果完全按《國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍》來處理，也不完全合符實際，目前我們的處理原則是把原有涉密文件全部列入控制使用范圍。

——對無法考證的責任者的處理。一些特殊檔案如電報、代電等，因時過境遷難以確定責任者，我們就在責任者欄填寫“無法考證”。

——對殘缺件的著錄。在前面鑒定整理環節中，發現的缺頭少尾、破損嚴重的檔案，集中作為一件放置于該卷最后，如果無法進行題名擬寫，就在題名項著上“【殘缺件】”。

（三）在題名格式與擬寫原則方面

我們根據國民政府《公文程式條例》、《民國檔案著錄細則》和民國檔案數字化培訓要求，為方便現代人閱讀理解并參照中國第二歷史檔案館的做法，確定了題名格式和擬寫原則。

——對題名格式要求。責任者和文種尊重民國公文原貌，一般不作改動，事由按白話文進行概括和提煉。

——對題名擬寫的基本原則

一是“事由”須適應現代人閱讀理解習慣。不能將原公文中的“事由”簡單地作為文件題名的“事由”，要看原事由能不能反映文件的主要內容，不能反映的就需要重擬事由，同時還要糾正和規范錯別字、異體字。如原題名：“四川省安岳縣政府為奉調受訓請秘書暫代行折懇請長假由”，這個題名含混不清，應改為：“四川省安岳縣政府關于縣長因病不能到省受訓擬請長假府務由秘書暫代的呈文。”

二是太冗長的題名要刪繁去冗力求簡明。如原題名：“四川省第十二區行政督察專員公署關于據本縣偵探員袁克勤報告本屬第二偵探證遺失業經作廢應即無效電的函?！边@個題名冗長、拗口還有錯別字，導致內容不清、層次不明、不方便閱讀和理解。題名應改為：“四川省第十二區行政督察專員公署關于偵探員袁克勤偵探證遺失業經注銷應即無效的代電。”

三是題名中不用民國官場中的客套話和禮節性的謙虛之詞。如“兄臺”“鈞鑒”“懇祈”“俯賜”“仰即”“乞請”等。還要一律省去標題結尾的“令仰知照由”或“令仰遵照由”。

四是對多次轉發文件必須找準責任者。有的文件經過幾次轉發，責任者不很明朗，在擬寫責任者時要找出主發機關。文件中常常有“奉某某令”（如“奉行政院令”、奉“省政府令”）的內容，均應不提，不在標題中出現。如原題名：“四川省第十二區行政督察專員公署關于奉省府令轉飭科員即赴中江詳查楊定銀的訓令?！睉臑椋骸八拇ㄊ〉谑^行政督察專員公署派科員田俊杰赴中江縣詳查楊定銀等具控吳開科案的訓令。”

三、工作建議

民國檔案數字化不僅工作量大，而且技術要求高。為保證此項工作在基層順利推進，特建議：

（一）盡快明確標準規范（整理、著錄、擬名方面）

民國檔案內容和形式千差萬別，上述在整理、著錄、擬名方面提到的問題只是其中一部分。希望國家檔案局、省檔案局能盡快收集各地發現的問題，明確更加細化的操作性強的標準規范，以指導工作。

（二）自上而下項目化推進

民國檔案的數字化難度大，經費欠缺；加之題名擬寫需要專業人才，基層人才匱乏，也需要聘請專業人員解決。希望把民國檔案數字化至上而下作為項目來推進。

（三）目錄驗收其標準把握應考慮當前基層實際

民國檔案目錄采集工作，對于基層來說難度非常大，市、縣兩級檔案館基本上都是局館合一，人手少；目錄采集工作基本又都是外包，題名擬寫、目錄著錄情況復雜，數量龐大，在具體標準掌握上也參差不齊。況且目前自上而下在很多方面還缺乏統一的標準規范，希望上級在驗收和審核目錄時，能切合基層當前的實際，以相對合理的標準進行驗收。

來源：四川檔案