關于《陜西省文書檔案目錄數據交換格式與著錄項目細則暫行規定》的補充說明的函
    為適應檔案信息化發展的需要，加快全省檔案信息數據庫建設，2004年我局和陜西省信息化領導小組辦公室共同發布了《陜西省文書檔案目錄數據交換格式與著錄項目細則暫行規定》（以下簡稱暫行規定）。距今已有五年時間，通過這幾年的實踐、應用和前一段的實際調研，了解到有關著錄項目的一些問題，主要集中在以下幾個方面，現就這幾個方面予以補充說明：

    一、檔號不全

    檔號是檔案管理員管理檔案的基礎，也是著錄的必要項。目錄號是全宗號下的一級類目，沒有目錄號，在一個全宗下就有可能造成案卷號的重復；因此，這個項目必須著錄全，沒有目錄號的要根據本館的實際給目錄號。頁號不能有空號、重號，出現空號和重號時，要重新編頁號。

    二、時間項著錄

    在《暫行規定》中要求時間項著錄時，年、月、日之間用“-”連接，和現在實施的《文件歸檔管理規則》中的時間要求有沖突，但為了檔案管理系統的方便，我們要求按《暫行規定》的執行。

    如：按《文件歸檔管理規則》的要求日期格式：20090729
    按《暫行規定》要求著錄日期格式：2009-7-29
   （一）、采用《暫行規定》格式的理由是：

    1、避免在日期數字中使用日期通配符時造成識別困難；

    2、較之《文件歸檔管理規則》日期格式，《暫行規定》日期格式中加入的“-”分隔字符更便于識別和信息系統處理。

   （二）、日期通配符：*
“*”符號代表部分無法考證的日期，代替1位至4位日期數字；如：196*-*-20，其中，年份后1位數字、月份為著錄時無法確切考證的數字。
   （三）、使用日期通配符的優點：

    1、信息量大    原規定中使用“0”來表示無法考證的數字時，會丟失部分可以著錄的信息。

    2、容易識別，便于信息系統處理

   （四）、時間項著錄時還應注意不能出現類似56年的時間著錄，必須著錄為1956年。

    三、分卷號問題    由于檔案實體保管中會出現分卷的情況，分卷號項不能取消；應設在案卷號下，而不是和其它著錄項目平行的著錄項目，如案卷號為58，分卷為1、2、3，其案卷號應分別著錄為58.1、58.2、58.3。

    四、題名著錄

   （一）題名著錄中不能出現“本局”、“本縣”之類，應著錄單位的全稱或通用簡稱。

   （二）題名著錄必須有內容信息，如：題名為傳達123號文件的報告，無法反映文件的內容，應著錄為：傳達123號文件關于干部任免的報告。

   （三）題名內容有歧義的應在關鍵詞中補充著錄其真實信息，如題名為“下樓洗澡”，如果只著錄“下樓洗澡”，根本就沒有表達真實的主題；這是在三反、五反中常用到的詞，在關鍵詞應著錄“三反五反，干部審查”。

   （四）題名中的時間，應用阿拉伯數字著錄。

    五、關鍵詞的著錄

    做為題名的補充項，只要題名反映內容，可不著錄。但類似黨員關系，工資評級、定級，人員調配，人事任免，職稱評定，大中專畢業生分配，招工，招干等涉及到人事時，須在關鍵詞項著錄人名；著錄時要注意，題名的著錄是相同的，只是在關鍵詞中每十人人名著錄一條。

    六、統一著錄格式和著錄項目的意義

    檔案管理現代化和檔案信息化的前提是檔案信息數據庫建設，而數據庫建設必須標準化和規范化，這樣才能實現檔案信息資源的共享，才能使檔案信息更好地服務于社會，服務于群眾。

    如果著錄項目和著錄格式不統一，做好的數據只能自己一家用，成為信息孤島，無法實現信息資源共享，也就失去了建數據庫的的意義。

                                                 陜西省檔案局