確定文書檔案保管期限的分析方法

確定檔案保管期限的主要環節在于歸檔文件的價值鑒定或價值分析。目前，各級機關確定文書檔案保管期限應依據國家檔案局8號令。然而，再詳細的保管期限表也不能窮盡所有檔案文件材料，因此，確定某份文件保管期限必須對文件材料進行價值分析。

分析歸檔文件的責任者

　　文件材料保管期限的劃分應“以我為主”，即“我”形成的歸檔文件的保管期限相對較長。這里的“我”，一是指本機關，包括本機關各部門、直屬機關等；二是指本系統，指本機關同一系統或同一系統的上級機關，尤其指具有垂直領導關系的機關。三是指與本機關密切相關的機關。

　　1．分析歸檔文件是本機關責任者還是外機關責任者。外機關形成的非本機關主管業務的文件材料不歸檔；外機關形成的屬本機關主管業務的文件材料，應在本機關歸檔，但保管期限短。在相同內容、相同文種的情況下，本機關責任者形成的本專業文件材料比外機關責任者形成的本專業文件材料至少要長一個檔次。

　　2．分析歸檔文件是本系統責任者還是外系統責任者。外系統形成的非本專業文件材料在本機關不歸檔；外系統形成的本專業文件材料在本機關可歸檔，但其文件材料的保管期限較短。在相同內容、相同文種情況下，本系統責任者形成的本專業文件材料比外系統責任者形成的本專業文件材料至少長一個檔次。

　　3． 分析歸檔文件是本級責任者還是上級、下級責任者。本級責任者形成的文件材料，其保管期限相對較長。上級形成的文件材料比下級的要長。發文機關的級別還需考慮是本系統還是外系統，是黨政領導機關還是其他機關等情況。

　　4． 分析歸檔文件是多個責任者還是單個責任者。劃分保管期限時，無論是單個責任者還是多個責任者，只要有本機關責任者其保管期限就相對較長。應注意的是，多個責任者中要區分本機關是主辦機關還是協辦機關。如本機關是主辦機關則視作本機關的單獨發文來劃分保管期限，如本機關是協辦機關，則比本機關單獨發文的保管期限稍短一點。

　　5． 分析歸檔文件在運轉過程中的責任者。文件材料在主送、抄報、送閱等運轉過程中，可能會出現上級批復、領導簽署意見等情況。此時保管期限應從長。如有批復的請示一般保存30年以上；無批復的請示一般僅保存10年。

　　為了方便計算機輔助確定保管期限，責任者的重要程度可用分值來區分。一般來說，本機關為獨立發文的責任者或為聯合發文的主辦機關，其歸檔文件可得3分；本機關為協辦機關可得2分。本系統責任者中，上級的可得2分，下級的可得1分；外系統責任者中，上級的0.3分，本級的0.5分，下級的0.1分。

分析歸檔文件的內容

　分析歸檔文件內容是確定檔案保管期限最重要的方面。歸檔文件內容為“重要的”其保管期限相對較長。“重要的”主要指三種情況：一是反映本機關的主要職能，其中以反映本機關職能的典型性問題尤為重要；二是反映本機關的基本面貌，如年度以上工作總結、綜合統計表等；三是反映本機關經濟關系，如本機關的房產、物產及其他債權債務文件材料。

　　1． 分析歸檔文件是否體現機關主要職能。一是歸檔文件的內容是否為本機關主要職能。二是其內容是否反映本機關主要任務。三是其內容是否反映本機關的主要工作。四是其內容是否反映了本機關的中心工作。五是其內容是否反映了本機關的主要活動。六是其內容是否反映了本機關主要工作事項。七是其內容是否具有典型性。上述情況，其保管期限從長。

　　2． 分析歸檔文件是否反映本機關基本歷史面貌。一是歸檔文件是否反映本機關轄內工作全貌。二是歸檔文件是否反映本機關工作狀況。三是歸檔文件是否反映了本機關的工作水平。四是歸檔文件是否反映本機關工作規模。五是歸檔文件是否反映本機關工作變化。六是歸檔文件是否反映了本機關的工作發展。七是歸檔文件是否反映本機關較長時間的工作情況。上述情況，其保管期限相對較長。

　　3． 分析歸檔文件是否反映本機關的經濟關系。總的來說，價值高、債權債務時間長的歸檔文件其保管期限長。主要有三種情況：一是反映本機關產權關系的歸檔文件。二是反映本機關債權債務關系。三是下屬單位的經濟關系。

      4．分析歸檔文件是否涉及個人利益。歸檔文件涉及本機關人員較重要個人利益，涉及外單位個人利益，如行政確認工作中形成的宅基地使用證、房屋產權證、公民學歷和學位的證明、婚姻等文件材料；行政征收工作形成的財產稅和行為稅等文件材料；安置、撫恤、優待、補助、救災扶貧等行政給予工作中形成文件材料，一般應作永久保管。

劉愛民 陳　壯